1. Bakgrunn og formål
Dette dokumentet beskriver retningslinjer for eierskap og forvaltning av immaterielle rettigheter ved UiO og tydeliggjør regler, prosess for kommersialisering, offentliggjøring av arbeidsresultatene, fordeling av inntekter og avslutning av prosjekter. Dokumentet tar utgangspunkt i de overordnede «Mål og rammer for eierskap og forvaltning av immaterielle rettigheter ved Universitetet i Oslo» (IPR-politikken), vedtatt av universitetsstyret.
Retningslinjene gjelder for alle UiOs ansatte (både vitenskapelige og teknisk-administrativt ansatte). Overtakelsesavtalen, som er et vedlegg til arbeidsavtalen for alle ansatte ved UiO, regulerer overtakelse av rettigheter til arbeidsresultater nærmere. Retningslinjene som beskrives her skal bidra til at kunnskap så effektivt som mulig kan tas i bruk.
Studenter eier resultatene sine selv og omfattes i utgangspunktet ikke av IPR-politikken, med mindre det er inngått egne avtaler om dette. Slike avtaler skal inngås dersom studenter skal delta i eksternt finansierte forskningsprosjekter.
2. Kommersialiseringsmodell
Det er et mål at kunnskap tas i bruk gjennom eksisterende eller nytt næringsliv. Samtidig skal ikke Universitetet i Oslo selv, som hovedregel, etablere selskaper. Vår politikk er at selskapsetablering normalt bør skje i regi av andre aktører, og vi ønsker også å legge til rette for at ansatte selv gjennom vår rettighetspolitikk og HR-politikk insentiveres til selskapsetablering.
Den enkelte ansatte må registrere dette som et sidegjøremål.
UiOs modell for næringsmessig utnyttelse av IPR er derfor som hovedregel lisensiering, og det på en måte som insentiverer ansatte til å engasjere seg videre i å ta kunnskapen/forskningen i bruk. Det innebærer at UiO ønsker at IPR i større grad lisensieres til oppstartsselskaper som vil realisere potensialet i oppfinnelsene og på den måten skape verdier for samfunnet. Beslutning om lisenstaker fattes av enhetsleder i samsvar med punkt 6.6 nedenfor.
I mange tilfeller vil de ansatte ha behov for hjelp fra aktører i økosystemet for å bygge selskaper. De ansatte kan selv velge hvilke aktører de ønsker å jobbe med.
2.1 Inngåelse av lisensavtaler
Vårt teknologioverføringsselskap Inven2 forhandler og inngår lisensavtaler på vegne av UiO.
Rammene for lisenstyper og lisensvilkår som kan benyttes, skal fastlegges i tjenesteavtalen med Inven2.
3. Tredelingsmodellen og fordeling av inntekter
3.1 Tredelingsmodellen for fordeling av inntekter ved lisensiering
Fordelingen av netto lisensinntekter spesifiseres i tjenesteavtalen mellom UiO og Inven2 og skal (som hovedregel) følge tredelingsmodellen hvor oppfinner, UiO og Inven2 får tildelt 1/3 hver. I starten skal idehaver og fagmiljø (enhet) der idehaver er ansatt tilgodeses med en større andel enn fakultet og UiO sentralt, hvor nettoinntekter opp til 500 000 NOK fordeles 50/50 mellom oppfinner og fagmiljø. Den ansattes andel utbetales som lønn. UiOs andel etter første 500.000 fordeles i samsvar med punkt 3.3.
UiO vil kunne motta aksjer i stedet for kontantbetaling for en lisens i et oppstartselskap. Rammene for andelen aksjer som kan kreves for lisensavgift spesifiseres i tjenesteavtalen mellom UiO og Inven2. Eierandel skal som hovedregel ikke overstige 10%. Inven2 forvalter aksjene frem til salg. I slike tilfeller vil det skje en tredeling av nettoinntekten ved salget på samme måte som ved kontantvederlag.
3.2 Beregning av netto lisensinntekter
Netto lisensinntekten er de inntekter Inven2 mottar som betaling for utnyttelse av rettighetene til arbeidsresultatene, fratrukket Inven2s eksterne fakturerte kostnader til lisensieringen. Kostnader til vedlikehold og forsvar av rettighetssikring av arbeidsresultatene etter at disse er kommersialisert skal også trekkes fra inntektene ved beregning av nettoinntekten.
Inven2s egeninnsats i form av timekostnader skal ikke trekkes fra ved beregning av nettoinntekten. Kostnader som blir dekket gjennom tilskudd fra virkemiddelapparatet eller andre kan heller ikke trekkes fra ved beregning av nettoinntekten.
3.3 Fordeling av UiOs andel
Av UiOs andel (tredjedel) av netto lisensinntekter over 500 000 NOK skal vanligvis en definert del tilføres fagmiljøet hvor oppfinner/den ansatte har sitt virke i form av forskningsbevilgninger via det laveste administrative nivå (grunnenhet) over oppfinner/ den ansatte. De første 10 millioner NOK i netto akkumulerte lisensinntekter, fordeles likt mellom grunnenhet og fakultet. Nettoinntekter utover 10 millioner NOK fordeles med 1/3 til lokal enhet, 1/3 til fakultet og 1/3 til UiO sentralt.
3.4 Fordeling av inntekter/aksjer dersom UIO (ved Inven2) etablerer et selskap
UiO skal som hovedregel ikke ha selskapsetablering som kommersialiseringsmodell. I unntakstilfeller kan det likevel etableres et selskap på vegne av UiO for å kommersialisere et arbeidsresultat. I disse unntakstilfeller hvor UiO (ved Inven2) har etablert et oppstartsselskap på grunnlag av arbeidsresultatene skal Inven2 normalt tegne seg for alle aksjene. Oppfinner/den ansatte skal få en opsjon til å kjøpe en tredel av aksjene til pålydende. Dette utgjør oppfinner/den ansattes tredel, mens Inven2 forvalter UiOs tredel frem til salg av aksjene. UiO skal motta sin tredel ved utbetaling av gevinsten ved salg av aksjene.
For arbeidsresultater som eies i fellesskap med andre virksomheter med UiO som minoritetseier, kan Inven2 delta i selskapsetablering som del av kommersialiseringen på vegne av UiO.
4. Ansvar og myndighet internt ved UiO
Det er visse ansvarsområder knyttet til IPR-politikken, og for at politikken skal fungere smidig, skal disse ansvarsområdene bli tatt hånd om av de ulike aktørene, som oppsummeret nedenfor.
Ansvaret til enhetsleder:
- holde oversikt over tredjepartsavtaler der immaterielle rettigheter tildeles tredjepartsaktøren
- sørge for at prosjektledere og -deltakere forstår og oppfyller sine plikter
- hjelpe til med å identifisere alle immaterielle rettigheter knyttet til tredjepartsavtaler, og holde oversikt over forvaltningen av disse
Ansvaret til ledere av forskningsprosjekter:
- Sørge for at alt forskningspersonale og studenter som jobber under en tredjepartsavtale, er informert om, forstår og samtykker, om nødvendig skriftlig, i å overholde vilkårene i en slik avtale.
- sikre at besøkende eller andre ikke-ansatte ved universitetet som jobber på et prosjekt, ikke bryter forpliktelser overfor tredjepartsfinansiører eller samarbeidspartnere, og om nødvendig, sikre at separate avtaler blir etablert.
- sørge for at eventuelle nye immaterielle rettigheter blir meldt til enhetsleder.
Ansvaret til deltakere i forskningsprosjekter:
- sette seg inn i de avtaler og vilkår som gjelder for det aktuelle prosjektet
- informere prosjektlederen eller veilederen sin om immaterielle rettigheter med kommersielt potensiale hvor de selv er oppfinnere
- hjelpe prosjektlederen med å identifisere andre som har bidratt til oppfinnelsen
Støttefunksjoner:
Ansatte og ledere kan benytte seg av støttetjenester på ulike nivåer i UiOs organisasjon og inngå avtaler om at disse innen klart definerte rammer kan få ansvar og myndighet på vegne av f.eks. et eller flere fakultet.
5. Inven2 AS
Inven2 AS (Inven2) er UiOs teknologioverføringsselskap, «Technology Transfer Office» eller «TTO».
5.1 Eierskap
Inven2 eies av UiO og Oslo universitetssykehus (OUS) med 50% hver. Eierne har inngått en aksjonæravtale som regulerer eierskapsutøvelsen nærmere, og forvaltning av selskapet skal skje i samsvar med prinsippene for statlig eierskap og statens eierforvaltning.
Selskapet skal bidra til innovasjonsarbeid, teknologi- og forretningsutvikling i samsvar med de målsetninger som til enhver tid fremgår av universitets- og høyskoleloven, helseforetaksloven og den offentlige politikk for kunnskapsoverføring fra eierne til samfunnet.
5.2 Avtaleverk og fullmakter
Inven2s oppgaver og fullmakter er nærmere regulert i en tjenesteavtale med UiO.
Øvrige avtaler mellom selskapet og eierne skal inngås på vanlige, forretningsmessige vilkår.
5.3. Adgang til å ta oppdrag for andre enn eierne
Inven2 har adgang til å selge konsulenttjenester til andre enn eierne så lenge det ikke kommer i konflikt med Inven2s formål eller eiernes interesser, og så lenge en slik aktivitet ikke overstiger vilkårene for eiernes kjøp av tjenester etter unntaket for utvidet egenregi etter regelverket for offentlige anskaffelser.
Inven2 skal sørge for at eventuelle oppdrag for tredjeparter ikke kommer i konflikt med interessene til UiO eller OUS.
Inven2 kan ikke påta seg private kommersialiseringsoppdrag fra ansatte ved UiO.
6. Prosess for overtakelse og forvaltning av IPR
6.1 Innledning
Innovasjon består av prosesser som leder til et nytt eller forbedret produkt eller tiltak som vil forbedre tjenester eller løse samfunnsmessige behov. Det handler om å tilføre samfunnet verdi.
Det kan være at arbeidstakeren trenger hjelp til å identifisere ideer og kartlegge behov; eller det kan være at man trenger hjelp til å beskytte ideen eller utvikle og teste konseptet. Alt dette er dynamiske prosesser som bidrar til at man får modnet og forbedret ideen over tid. Etter hvert kan det være klart for å bygge en forretningsplan, etterfulgt av forretningsutvikling og utlisensiering av IP til et oppstartsselskap eller et etablert selskap. Tiden hele prosessen tar, varierer veldig og avhenger i stor grad av prosjekttype. Det kan ta fra noen få måneder til mange år.
6.2 Meldeplikt
På et stadium i innovasjonsprosessen pikter den ansatte å melde inn en «Disclosure of Invention» (DOFI) til UiO ved enhetsleder.
6.2.1 Hva meldeplikten omfatter
Den ansatte skal i henhold til Overtakelsesavtalen uten unødig opphold gi melding til UiO ved enhetsleder når vedkommende har frembrakt alene eller i samarbeid med andre, et arbeidsresultat innen rammene av kapittel 4 i IPR-politikken.
6.2.2 Hva meldingen skal inneholde
Melding skal gis på et særskilt skjema som finnes på www.inven2.com og inneholde alle opplysninger som det bes om. Dersom det er nødvendig for å vurdere om et arbeidsresultat har potensial for næringsmessig utnyttelse kan UiO ved Inven2 be om ytterligere opplysninger.
6.2.3 Utsatt tilgjengeliggjøring
Oppfinnelser kan bare patenteres dersom patentsøknad er inngitt før oppfinnelsen gjøres tilgjengelig for andre. Den ansatte er derfor forpliktet, med forbehold om retten til publisering (jf punkt 8.1 tredje avsnitt), til å vente med å gjøre oppfinnelsen tilgjengelig for andre, muntlig eller skriftlig, til etter at UiO har tatt stilling til om rettighetene skal overtas – og hvis oppfinnelsen overtas – til søknad om patent er inngitt (se punkt 6.6 nedenfor).
Etter at patentsøknad er inngitt står arbeidstakeren fritt til å offentliggjøre oppfinnelsen, for eksempel som et foredrag eller en faglitterær publikasjon.
6.2.4 Unnlatt melding
Dersom den ansatte forsømmer sin plikt til å gi melding om et arbeidsresultat til UiO (ved Inven2), og i stedet utnytter arbeidsresultatet selv eller gjennom andre, skal UiO ha rett til 2/3 av de nettoinntekter som direkte eller indirekte skapes gjennom næringsmessig utnyttelse av arbeidsresultatet.
6.3 Evaluering av DOFI
Inven2 skal på oppdrag fra enhetsleder evaluere den mottatte DOFI basert på den/de ansattes innspill, tidligere erfaringer og markedskunnskap, åpent tilgjengelig informasjon, søk i abonnementsbaserte markeds-, legemiddelstruktur- og patentdatabaser samt tilbakemeldinger fra industriaktører. DOFI-evalueringen skal også fastslå hvem som er oppfinner/har skapt arbeidsresultatet.
Inven2 skal dokumentere DOFI-evalueringen i en rapport til den ansatte og UiO ved enhetsleder, innen to måneder etter mottatt DOFI, med en anbefaling om hvorvidt UiO bør overta rettighetene til arbeidsresultatene og opprette et kommersialiseringsprosjekt. Anbefalingen skal baseres på en av arbeidsresultatets næringsmessige potensial, forventet ressursbehov og sannsynligheten for å få inngått en kommersiell avtale.
6.4 Beslutning basert på DOFI
Inven2s rapport skal danne grunnlag for enhetsleders beslutning om eventuell overtagelse av rettigheter og opprettelse av prosjekt. Beslutningen skal treffes uten utgrunnet opphold etter mottatt rapport. Dersom UiO ved Inven2 har bedt om ytterligere opplysninger som er nødvendig for å vurdere om arbeidsresultatet har potensial for næringsmessig utnyttelse, skal fristen regnes fra det tidspunkt slike opplysninger ble gitt til UiO (ved Inven2).
I de tilfeller hvor en innmeldt DOFI inkluderer ansatte fra flere enheter eller andre virksomheter enn UiO, skal beslutning fattes i møte hvor UiOs enhetsleder(e) deltar. Kopi av beslutning skal sendes til den ansatte.
Dersom UiO velger å ikke overta rettighetene i den innmeldte DOFI’en, beholder den ansatte rettighetene til arbeidsresultatet og kan ta disse videre på eget initiativ og i privat regi, forutsatt at dette godkjennes som et sidegjøremål av UiO. Rammene for den ansattes videre bruk av tid og ressurser for egen rettighetsutnyttelse bør normalt reguleres i egen avtale mellom den ansatte og leder.
6.5 Erklæring om overtakelse av rettigheter fra den ansatte og etterfølgende bistand
Dersom UiO beslutter å overta rettighetene og opprette et kommersialiseringsprosjekt skal UiO ved Inven2 gi skriftlig melding om dette til den ansatte.
UiO (ved Inven2) skal inngå en avtale med den ansatte om overtakelse av rettighetene til den ansattes arbeidsresultater beskrevet i den innmeldte DOFI’en («Right to Invention Agreement»).
Dersom UiO har overtatt et arbeidsresultat skal den ansatte i rimelig utstrekning yte bistand i forbindelse med patentering og næringsmessig utnyttelse dersom UiO (ved Inven2) ber om det.
Dersom slik bistand går ut over det som er rimelig å forvente innenfor ansettelsesforholdet ved UiO, skal det inngås særskilt avtale om godtgjørelse for den bistand den ansatte yter.
I den grad en oppfinnelse er fremkommet i samarbeid med andre institusjoner, eller med bidrag fra oppfinnere som ikke har et tilsettingsforhold ved UiO, skal eierskapet være regulert i særskilt avtale om eierskapet («Joint Ownership Agreement»).
6.6 Opprettelse av prosjekt, konseptutvikling og verifiseringsplan
Når rettighetene til arbeidsresultatene i DOFI’en er overtatt av UiO, treffer enhetsleder beslutning om opprettelse av et kommersialiseringsprosjekt for videreutvikling av oppfinnelsen. Rammene for kommersialiseringsprosjektet fastsettes i avtale med kommersialiseringsaktør, normalt Inven2.
Prosjektet innledes med et prosjektoppstartsmøte, hvor Inven2 og den/de ansatte (oppfinner) og eventuelt støttefunksjoner ved UiO deltar. I møtet gjennomgås vurderingene fra DOFI-evalueringen og elementer som skal inngå i verifiseringsplanen.
Konklusjonene fra oppstartsmøtet danner grunnlag for første versjon av verifiseringsplanen. Dette dokumentet er et levende dokument som vil følge kommersialiseringsprosjektet gjennom hele dets levetid og oppdateres etter hvert som man får flere resultater og ny kunnskap, typisk etter hver milepæl.
Valg av kommersialiseringsstrategi (lisensiering til et oppstartsselskap som etableres basert på gjeldene IP, eller lisensiering til en eksisterende aktør) besluttes av enhetsleder basert på idehavers motivasjon og ønsker, anbefaling fra Inven2 og eventuelt støttefunksjoner ved UiO. Inven2s fullmakter og handlingsrom fastsettes i avtalen som nevnt i første avsnitt.
Fra prosjektet er opprettet og til det avsluttes skal Inven2 føre et eget prosjektregnskap.
6.7 Rettighetssikring
Inven2 beslutter på vegne av UiO om rettighetene til arbeidsresultatene skal beskyttes rettslig, i første rekke ved å søke patent. Inven2 har videre ansvaret for prosessen for rettighetssikringen og signerer patentdokumenter på vegne av UiO som eier. Inven2 skal vedlikeholde og eventuelt forsvare rettighetssikringen og varsle UiO dersom de mottar eller sender varsel om søksmål.
I prosessen for rettighetssikringen skal UiO (ved den ansatte) involveres.
6.8 Bruk av UiOs lokaler og utstyr
For kommersialiseringsprosjekter i regi av Inven2 på vegne av UiO, kan UiO stille lokaler og utstyr til rådighet etter nærmere avtale. Enhver avtale som inngås skal være forretningsmessig basert og sikre UiO fullt vederlag på forretningsmessige vilkår. Dette innebærer full dekning av alle driftskostnader knyttet til den aktuelle virksomhet. Slike avtaler må ikke inngås til fortrengsel for UiOs ordinære virksomhet.
7. Oppfølging av kontrakter og ivaretakelse av rettigheter
UiO (ved Inven2) skal sørge for oppfølging av inngåtte kontrakter, herunder kontrollere og kreve inn lisensinntekter, samt sørge for vedlikehold av patenter og eventuell annen rettighetssikring i aktive kommersialiseringsprosjekter.
I de tilfeller hvor kommersialisering er skjedd gjennom selskapsetablering, skal Inven2 forvalte UiO sine eierinteresser i selskapet.
8. Offentliggjøring av arbeidsresultatene mv.
8.1 Karanteneperiode etter melding er mottatt
Før 2 måneder har gått fra UiO (ved Inven2) mottok melding etter punkt 6.2, skal den ansatte ikke uten skriftlig samtykke fra UiO (ved Inven2) gjøre en oppfinnelse tilgjengelig for andre. Det samme gjelder for andre arbeidsresultater, hvis hemmelighold er en betingelse for næringsmessig utnyttelse eller er avtalt med tredjepart.
UiO (ved Inven2) skal søke å gjøre den perioden hvor oppfinnelsen eller annet arbeidsresultat ikke kan gjøres tilgjengelig for andre kortest mulig, og skal så langt som mulig tilstrebe å gi den ansatte melding om hvorvidt UiO (ved Inven2) overtar rettighetene til arbeidsresultatene uten ugrunnet opphold etter punkt 6.5 ovenfor.
Lærere og vitenskapelig personale ved UiO har likevel rett til å publisere oppfinnelsen eller annet arbeidsresultat dersom UiO (ved Inven2) ble varslet om det i meldingen om oppfinnelsen etter punkt 6.2, og tredjeparts rett ikke er til hinder. Dette omfatter for eksempel konfidensialitetsavtaler.
Dersom disse vilkårene for publisering er oppfylt, har ikke UiO rett til å overta oppfinnelsen eller annet arbeidsresultat etter punkt 6.4. Har den ansatte ikke tatt skritt til publisering innen ett år etter varselet i meldingen etter punkt 6.2 kan UiO likevel overta oppfinnelsen eller annet arbeidsresultat.
En ansatt som har forbeholdt seg retten til å publisere en oppfinnelse, kan ikke uten skriftlig samtykke fra UiO (ved Inven2) søke patent på oppfinnelsen.
8.2 Plikt til hemmelighold etter at UiO har overtatt arbeidsresultatene
Den ansatte skal ikke gjøre oppfinnelsen tilgjengelig for andre før patentsøknad er inngitt. Ved behov kan UiO (ved Inven2) kreve at oppfinnelsen holdes hemmelig en begrenset periode etter at patentsøknad er inngitt, dersom det er nødvendig for å oppnå tilfredsstillende patentrettslig vern.
8.3 Adgang for den ansatte til å søke patent i 2-måneders perioden etter at melding er mottatt
Den ansatte kan med samtykke fra UiO (ved Inven2) søke patent på oppfinnelsen i 2 måneders perioden etter punkt 6.3 dersom det er nødvendig for å sikre prioritet i forhold til andre søknader.
8.4 Andre handlinger som kan begrense UiOs rett til arbeidsresultatene
I 2-måneders perioden etter punkt 6.3 skal den ansatte ikke uten skriftlig samtykke fra UiO (ved Inven2) foreta andre handlinger som kan forringe muligheten for næringsmessig utnyttelse, slik som å inngå avtale med andre om utnyttelse av arbeidsresultater.
8.5 Offentliggjøring og utnyttelse dersom UiO ikke overtar rettighetene til arbeidsresultatene
Dersom UiO (ved Inven2) ikke innen utløpet av 2 måneders perioden etter punkt 6.3 ovenfor overtar rettighetene til arbeidsresultatene, står den ansatte fritt til å offentliggjøre og på annen måte disponere over arbeidsresultatene, i den utstrekning dette ikke er i strid med forpliktelser overfor tredjepart, eller i strid med den ansattes øvrige forpliktelser overfor UiO som arbeidsgiver.
8.6 Særregler for datamaskinprogrammer – åpen kildekode
En ansatt som har skapt et datamaskinprogram, kan kreve at det bare skal lisensieres som «åpen kildekode», det vil si at kildekoden skal være åpent tilgjengelig og at bearbeidelser av datamaskinprogrammet som distribueres til andre også skal være åpent tilgjengelig. Dersom datamaskinprogrammet omfatter en oppfinnelse, plikter likevel den ansatte å holde kildekoden hemmelig etter reglene i punkt 8.2 og 8.4 ovenfor. Den ansatte kan ikke kreve at lisensiering skal skje som «åpen kildekode» hvis det vil være i strid med tredjeparts rettigheter.
9. Avslutning av prosjekt og tilbakeføring av rettigheter
Inven2 kan tilbakeføre overtatte rettigheter til den ansattes institutt. Etter tilbakeføring står instituttet fritt til å utnytte arbeidsresultatene, eller tilbakeføre rettighetene til den ansatte som da står fritt til å utnytte arbeidsresultatene selv eller gjennom andre, i den utstrekning dette ikke er i strid med forpliktelser overfor tredjemann, eller i strid med den ansattes øvrige forpliktelser overfor UiO som arbeidsgiver.
Formell beslutning om tilbakeføring av arbeidsresultater fattes av enhetsleder ved UiO. Dersom enhetsleder vurdere at oppfinnelsen skal tilbakeføres til den ansatte, er det enhetsleders ansvar å sørge for at UiO inngår en avtale med den ansatte som regulerer tilbakeføringen, herunder forholdet til sidegjøremålsreglementet, mv.
Tilbakeføring av rettigheter til den ansatte skal alltid skje på en slik måte at UiOs ikke mister mulighet til å benytte resultatene til fremtidig forskning og undervisning.
10. Tvist om rettigheter eller inntektsfordeling
Tvister mellom UiO og den ansatte knyttet til Overtakelsesavtalen skal søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan hver av partene bringe tvister som gjelder oppfinnelser inn for Meklingsnemda for arbeidstakeroppfinnelser. Partene kan avtale at nemda skal fungere som voldgiftsrett etter arbeidstakeroppfinnelsesloven § 13. For øvrig gjelder tvistelovens bestemmelser.
Tvister mellom UiO og den ansatte kan også bringes inn for UiOs IPR-utvalg. Utvalget har en sammensetning som sikrer uavhengighet både i forhold til UiO og den ansatte. Utvalget avgir en rådgivende uttalelse i saken, basert på UiOs vedtatte rettighetspolitikk.
Tilknyttede politikker
IPR-politikk ved Universitetet i Oslo
Beskrivelse av rettslige rammer og av UiOs overordnede rammer for sikring og forvaltning av immaterielle rettigheter (IPR) og fysisk materiale som har et potensial for næringsmessig utnyttelse.