Retningslinjer for utlevering av private data

1. Formål

Disse retningslinjene regulerer utlevering av private data ved UiO når brukeren selv er forhindret fra å hente ut disse. Retningslinjene skal sikre at personvern, rettigheter til data og annet relevant lovverk ivaretas ved utlevering av private data i forbindelse med brukers sykdom, bortgang eller opphør av brukerkonto av andre årsaker. I tilfeller der bruker har gått bort, skal retningslinjene ivareta avdødes vedvarende rett til privatliv.

2. Frister

Enhver forespørsel om utlevering av private data må sendes innen 60 dager etter at et brukerforhold har opphørt. Fristen er satt for at UiO skal ha tid til å sikre dataene. Data slettes automatisk etter 90 dager.

3. Virkeområde og definisjoner

Med «private data» menes data som brukeren har eierskap over og som ligger lagret i brukerens personlige lagringsområder ved UiO. Personlige lagringsområder ved UiO inkluderer brukers personlige e-postkasse ved UiO, brukers personlige områder i UiOs datanettverk og brukers personlige områder i annet elektronisk utstyr eller tjenester UiO har stilt til brukerens disposisjon.

Med «utlevering», forstås enhver form for tilgjengeliggjøring av data til parter utenfor UiO, for eksempel ved at mottaker får dataene overlevert eller innsyn i dataene.

«Bruker» refererer til en fysisk person som har eller har hatt en IT-brukerkonto ved UiO. Dette kan være nåværende og tidligere ansatte, studenter eller gjester.

Med «behovshaver» menes en fysisk eller juridisk person som ber om utlevering av brukerens private data. Behovshaver kan for eksempel være brukeren selv, pårørende eller etterlatte til brukeren, eller et dødsbo.

Dersom UiO som virksomhet har behov for innsyn i en ansatt eller tidligere ansatt sine data, gjelder Retningslinjer for innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale ved UiO.

4. Hovedregel

UiO utleverer ikke private data når brukeren selv er forhindret fra å hente ut disse.

5. Unntak

5.1 UiO kan utlevere private data når det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse UiO er underlagt. Behovshaver må dokumentere at det foreligger en rettslig forpliktelse.

5.2 UiO kan utlevere private data når det er nødvendig av tungtveiende hensyn. Tungtveiende hensyn foreligger når:

• brukeren selv er forhindret fra å hente ut private data på grunn av alvorlig sykdom, bortgang eller annet uventet og plutselig tap av tilgang til UiOs IT-ressurser,
• de private dataene er av stor økonomisk verdi, ikke kan lovlig rekonstrueres eller er av betydning for en persons liv eller helse,
• utlevering ikke strider mot regler om taushetsplikt, personvernlovgivning, rettigheter til data, avtalemessige forpliktelser eller andre lover og regler, og 
• utlevering ikke krenker brukerens privatliv.

I vurderingen av om utlevering krenker brukerens privatliv kan UiO ta hensyn til om en bruker har fremtidsfullmakt, testament eller andre dokumenter som regulerer ønske om innsyn i eller utlevering av private data.

UiO ved IT-direktøren vurderer etter eget skjønn om data skal utleveres på bakgrunn av tungtveiende hensyn.

6. Andre krav

Utlevering av private data forutsetter at IT-avdelingen ved UiO utfører et søk og gjør et innsyn i brukers data. Derfor kan utlevering kun gjennomføres med målrettede søk i data basert på relevante og presise søkeord. Behovshaver må dermed konkretisere filnavn, søkeord eller lignende dersom utlevering skal vurderes.

I noen tilfeller vil det av tekniske grunner ikke være mulig å utlevere data, for eksempel dersom data er slettet eller på andre måter er utilgjengelige for IT-avdelingen.

Retningslinjene ble vedtatt av Universitetsdirektøren 4. september 2026