Internt regelverk for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved UiO

1. Reglement og retningslinjer

UiOs interne retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper er basert på følgende reglement og retningslinjer:

1.1 Overordnet reglement og retningslinjer

• Lov om aksjeselskaper (Aksjeloven, fastsatt 13.06.1997 med endringer, senest 01.07.2014)
• Reglement for økonomistyring i staten (fastsatt 12.12.2003 med endringer, senest 18.09.2013)
• Reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13, fastsatt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra 01.09.2013)
• Retningslinjer for forvaltningen av statens eierinteresser i aksjeselskaper (fastsatt av Kunnskapsdepartementet med virkning fra 01.01.2008)
• Meld. St. 27 (2013-2014): Et mangfoldig og verdiskapende eierskap
• Instruks om Riksrevisjonens virksomhet (forskrift vedtatt av Stortinget med virkning fra 01.07.2004)
• Årlig tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet

1.2 UiOs interne instrukser og retningslinjer

• Hovedregler for økonomiforvaltningen ved UiO (fastsatt av Universitetsstyret 02.12.2014)
• Delinstruks for økonomiforvaltningen ved UiO (fastsatt av Universitetsdirektøren 08.02.2006)

2. Interne rutinebeskrivelser for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper

Retningslinjene er først og fremst regulert gjennom Kunnskapsdepartementets reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13), og særskilte retningslinjer for forvaltningen av statens eierinteresser i aksjeselskaper.

De interne rutinebeskrivelsene er i hovedsak bygd opp rundt hovedområdene:

• Erverv av aksjer
• Institusjonens ansvar for utøvelse av eierskap i aksjeselskaper
• Rapportering

2.1 Erverv av aksjer

Etablering av eierskap

UiO er gjennom særskilt fullmakt fra Kunnskapsdepartementet gitt myndighet til å organisere virksomhet som egne rettssubjekt, og skaffe seg eierposisjon i andre selskaper. Vedtak om opprettelse eller eierskap i aksjeselskaper skal besluttes av universitetsstyret. Dette gjelder også utvidelse av aksjekapital /endring av eierandel i eksisterende aksjeselskaper.

Hvis UiO ønsker å opprette eller delta i eiendoms- eller infrastrukturselskaper som reelt har en støttefunksjon for UiOs oppgaver, må det søkes om tillatelse til dette fra Kunnskapsdepartementet. UiOs forpliktelser overfor et slikt selskap skal dekkes innenfor UiOs økonomiske ressurser.

Finansielle plasseringer i eiendom, aksjeselskap eller annen virksomhet med det formål å sikre UiO økonomisk fortjeneste, anses ikke å ha faglig interesse. Dette gjelder selv om fortjenesten kan brukes til å styrke den faglige aktiviteten ved UiO.

Kapitalinnskudd skal som hovedregel dekkes av UiOs virksomhetskapital. Unntaksvis kan Kunnskapsdepartementet søkes om bevilgning for å dekke kapitalinnskuddet. Det er ikke adgang til å benytte tingsinnskudd.

Eventuelle eierposisjoner skal fremgå av UiOs virksomhetsregnskap.

Når UiO organiserer aktivitet i egne rettssubjekt, skal det brukes aksjeselskap som organisasjonsform.

Dersom UiO i fellesskap med andre statsinstitusjoner oppretter et selskap, eller kjøper aksjer i selskap der staten eier aksjer, skal det inngås en avtale om hvilken statsinstitusjon som skal ivareta statens eierskap. Kunnskapsdepartementet skal ha melding om dette senest innen 14 dager fra ervervet.

2.2 Samarbeidsavtaler med aksjeselskaper

Ved beslutning om samarbeidsavtaler med aksjeselskaper skal følgende kriterier legges til grunn:

1. Samarbeidet skal være av faglig interesse for UiO, og aktiviteten skal styrke UiOs evne til å utføre primæroppgavene.
2. Fagmiljøer internt ved UiO skal involveres i samarbeidet. Et hovedformål med å inngå samarbeid skal være at kvaliteten på aktiviteten i interne fagmiljøer blir bedre som resultat av samarbeidet.
3. Samarbeidet skal ikke svekke UiOs faglige uavhengighet.
4. Samarbeidet skal forvaltes slik at det ivaretar UiOs økonomiske interesser.
5. UiO kan ikke direkte eller indirekte subsidiere aktivitet ved samarbeidende virksomhet. Samarbeidende virksomhet må fullt ut dekke de kostnader som følger av dets aktivitet.

Samarbeidet skal nedfelles i en skriftlig avtale (samarbeidsavtale).  Universitetsstyret - eller annen instans etter delegasjon fra styret - inngår slik avtale. Universitetsstyret delegerer med dette denne fullmakten til universitetsdirektøren.

Avtalen skal minst omfatte følgende forhold:

1. Økonomi
   Avtalen skal regulere de økonomiske forholdene mellom UiO og samarbeidende virksomhet.
2. Personalforhold
   I den utstrekning ansatte ved UiO skal utføre arbeid for samarbeidende virksomhet, skal det skje i henhold til skriftlig avtale mellom partene.
3. Styredeltakelse
   UiOs ansatte kan delta i styret til samarbeidende virksomhet. Eventuell styredeltakelse skal fremgå av avtalen.  Rektor kan ikke inneha slikt verv, med mindre det er et selskap som fullt ut eies av staten.

Andre forhold av betydning for samarbeidet skal innarbeides i avtalen.

2.3 Utøvelse av eierskap

Kunnskapsdepartementet har gitt universitetet myndighet til å forvalte statens eierinteresser på vegne av departementet.  Universitetsstyret er ansvarlig for at utøvelse av eierskap skjer i henhold til departementets særskilte retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper. Som aksjeeier skal UiO forvalte statens eierskap i samsvar med alminnelige forvaltningsrettslige regler, og innenfor Stortingets forutsetninger og vedtak.  Eierrollen skal utøves i samsvar med aksjelovens bestemmelser og selskapenes vedtekter.

Deltakelse i selskapenes generalforsamlinger          

UiO skal sikre å motta relevant, oppdatert og korrekt informasjon om selskapene for å kunne vurdere sakene som generalforsamlingen skal behandle. Dette danner grunnlag for formell utøvelse av eierrollen i generalforsamlingen, eventuell fremlegging av saker av viktighet for statsråden, oppfølging av stortingsforutsetninger og -vedtak, samt oppfølging av eventuelle krav til avkastning og utbytte.

UiO har fått fullmakt fra Kunnskapsdepartementet til å innkalle til generalforsamling i heleide aksjeselskaper. Generalforsamling skal avholdes innen 31.mai hvert år.

Universitetsstyret har delegert generalforsamlingsfullmakten til rektor.

Oppnevning og oppfølging av styret

Eierrollen innebærer å sikre at styresammensetningen er hensiktsmessig i forhold til selskapets formål og eierskap.

Universitetet legger vekt på at styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra det enkelte selskaps egenart. I tillegg skal styret i selskapet være sammensatt for å sikre at det har best mulig administrativ, økonomisk og organisasjonsmessig innsikt. Det skal være god kjønnsbalanse i styret.

Eierrollen innebærer å føre kontroll med at selskapets styre i sitt virke sikrer at selskapet utvikler seg og driver i samsvar med eiernes forutsetninger, slik disse er kommet til uttrykk gjennom vedtak i generalforsamlingen og i selskapets vedtekter.

Styrer i selskaper kontrollert av universitetet skal som hovedregel ikke styreforsikres som følge av at staten er selvassurandør. Det kan inngås avtale om skadesløsholdelse for interne og eksterne styremedlemmer. 

Mål- og resultatoppfølging

Universitetsstyret skal fastsette resultatmål for sitt eierskap. UiO skal foreta en vurdering av selskapenes oppnådde resultater, drift og økonomi i forhold til mål som er satt for selskapene og sikre at prinsippene for god eierstyring i staten er ivaretatt.

UiO skal også foreta en vurdering av selskapets ivaretakelse av samfunnsmessig ansvar og oppnåelse av sektorpolitiske mål. Det skal foretas en selvstendig vurdering av selskapets ikke-forretningsmessige mål, slik at oppnådde resultater kan etterprøves for de selskapene som i sine vedtekter ikke stiller krav om økonomisk utbytte.

Vurderingene legges til grunn for årlig rapportering fra UiO til Kunnskapsdepartementet om forvaltning av samtlige eierinteresser, samt utkast til beretning til Riksrevisjonen for de selskaper hvor UiO har 50 % eller mer av stemmene, eller hvor staten på grunn av aksjeeie eller ved statlig kontroll av selskapsinteresser mv. har dominerende innflytelse.

Resultater internt ved UiO, som følger av eierskap, bør vurderes regelmessig som del av den øvrige mål- og resultatstyringen. 

2.4 Rapportering

UiO skal hvert år utarbeide en oppdatert oversikt over aksjeselskap som eies helt eller delvis av staten, og der UiO har fått fullmakt til å forvalte aksjer på vegne av staten. Av oversikten skal det fremgå selskapets aksjekapital, statens eierandel i selskapet og en kortfattet oversikt over selskapets formål og virksomhet.

Oversikten skal danne grunnlag for departementets videre rapportering til Stortinget, statsregnskapet og Riksrevisjonen. Opplysningene skal sendes departementet og selskapsdatabasen hos Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) innen den frist og i tråd med de retningslinjer departementet fastsetter.

Kunnskapsdepartementet skal umiddelbart orienteres om aktiviteter av viktighet i selskapene, og som har betydning for å sikre en effektiv kontroll med at statens interesser forvaltes på en forsvarlig måte.

For selskaper der flere statsinstitusjoner har aksjer, skal rapportering skje av den institusjon som er satt til å ivareta statens eierskap.         

Universitetsstyret skal årlig bli orientert om UiOs eierinteresser i form av en oversikt over aksjeselskap som eies helt eller delvis av staten, og der universitetet har fått fullmakt til å forvalte aksjer på vegne av staten. Av oversikten skal fremgå:

• selskapets aksjekapital
• statens eierandel i selskapet
• en kortfattet oversikt over selskapets formål og virksomhet
• andre forhold av betydning

Eventuelle eierposisjoner skal fremgå av UiOs virksomhetsregnskap.

Spesielt om aksjeselskaper der UiO har 50 % eller mer av stemmene, eller hvor staten på grunn av aksjeeie eller ved statlig kontroll av selskapsinteresser mv. har dominerende innflytelse

Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen skal på et så tidlig tidspunkt som mulig orienteres om tidspunkt for avholdelse av generalforsamling.  For disse selskapene skal Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen ha kopi av innkalling til generalforsamlingen. Riksrevisjonen har rett til å være tilstede på generalforsamlinger som er heleid av staten. 

UiO skal senest syv dager etter avholdt generalforsamling oversende til Kunnskapsdepartementet utkast til en beretning til Riksrevisjonen.  Beretningen skal gi informasjon om hvert enkelt selskaps mål- og resultat-oppnåelse, samt vurdering av statens eierstyring. Sammen med beretningen skal også oversendes årsberetning, årsregnskap, revisors beretning og protokoll fra generalforsamlingen. 

For de selskaper som er heleid av staten, skal Riksrevisjonen rutinemessig ha tilsendt fullstendige utskrifter av møteprotokoller fra møter i samtlige styrende og kontrollerende organer i virksomheten.

2.5 Salg av aksjer

Salg av aksjer skal skje etter forretningsmessige prinsipper. Salg av aksjer skal behandles som eksterne inntekter og kan benyttes til institusjonens drift, men også til kapitalinnskudd. Resultatet av aksjesalg, hvor aksjer er finansiert over UiOs virksomhetskapital, vil inngå i UiOs virksomhetskapital.