English version of this page

Retningslinjer for fjernarbeid ved UiO

Godkjent av universitetsdirektøren 30. juni 2020

Iverksettes 1. september 2020


1 Generelle bestemmelser

1.1 Gjeldende regler

UiO følger forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem og det som følger av annet statlig regelverk, lover og bestemmelser knyttet til fjernarbeid.

For individuell fjernarbeidsavtale følges malen utarbeidet av DFØ i samarbeid med KMD.

Ved pandemier følger UiO de til enhver tid gjeldende bestemmelser og anbefalinger fra helsemyndighetene.

1.2 Innledning

I utgangspunktet skal lokalene til arbeidsstedet være den ansattes hovedarbeidsplass.

Det kan være enkeltstående tilfeller eller særskilte situasjoner der fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) kan være aktuelt. Fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) kan derfor benyttes etter avtale mellom nærmeste leder med personalansvar og den ansatte. Det gjelder både i en normalsituasjon og f.eks. ved en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen.

Fjernarbeid av kortere varighet og av sporadisk karakter kan også være aktuelt, men slikt fjernarbeid utløser ingen krav til formell avtale, jf. pkt. 1.3, andre avsnitt, men kan avtales mellom nærmeste leder med personalansvar og den ansatte.

Når det skal vurderes om fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) kan benyttes, vil avveininger knyttet til f.eks. virksomhetens behov og den ansattes behov ha betydning for om fjernarbeid kan benyttes. 

Fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) er i utgangspunktet en frivillig ordning, men under en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen, vil den til enhver tid gjeldende veiledning/retningslinjer utarbeidet av UiO for den aktuelle beredskapssituasjonen angi nærmere bruk av ev. fjernarbeid.

1.3 Definisjon av fjernarbeid

Retningslinjene gjelder for fast fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) innenfor en avtalt periode. For at en bestemt organisering av arbeidet skal defineres som fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor), legges det til grunn at arbeidet i gjennomsnitt har et omfang på omlag 2 dager pr. uke og har en varighet på minst 6 måneder. Definisjoner av ulike typer fjernarbeid fremgår av malen for individuell fjernarbeidsavtale ved UiO (word).

Fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) av kortere varighet og som avtales løpende med nærmeste leder med personalansvar omfattes ikke av retningslinjene. Slikt fjernarbeid av kortere varighet utløser ikke krav om individuell fjernarbeidsavtale etter pkt. 1.5 bokstav d). 

Ved vurdering av fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) under f.eks. en pandemi eller andre uforutsette hendelser, følges også de til enhver tid gjeldende retningslinjer/veiledninger utarbeidet av UiO for den aktuelle beredskapssituasjonen. Se også pkt. 1.5. bokstav e).

UiO legger til grunn at fjernarbeidet (eks. hjemmekontoret) skal være innenlands. Merknad: Retningslinjer for fjernarbeid utenlands, inkl. internasjonale ansatte som er registrert i Norge, men som skal arbeide utenlands, er under arbeid.

1.4 Hvem omfattes av retningslinjene

Retningslinjene gjelder for både teknisk-administrative ansatte, vitenskapelig ansatte og andre ansatte i særlig uavhengig stilling, men tilpasninger etter ansattgruppenes behov må vurderes. Ivaretakelse av blant annet HMS, arbeidsmiljø og forsikringer gjelder alle ansattgruppene. Jf. for øvrig forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem.

  1. Ansatte som skal ha fast fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) omlag 2 dager i uken innenfor en avtalt periode. Jf. pkt. 1.3.
  2. Ansatte som under en pandemi, eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen, har behov for fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor).

Ansatte som allerede har en individuell avtale med UiO om fjernarbeid (tilleggsavtale til arbeidsavtalen, jf. aml §§ 14-5, 14-8 (lovdata.no) og forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (lovdata.no)) omfattes ikke av pkt. 1.4 nr. 1.

1.5 Kriterier og vilkår for fjernarbeid

UiO følger bestemmelsene for fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) som følger av forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (lovdata.no). Oppfølging av ansatte iht. UiOs personalpolitikk gjelder også ved fjernarbeid. 

  1. Arbeidsoppgavene kan løses fra fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor)
    Det er en forutsetning at den ansatte har arbeidsoppgaver som kan løses fra fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor). 
  2. Behovsavklaring
    Nærmeste leder med personalansvar og ansatt skal ha en dialog om virksomhetens behov og den ansattes behov, og på grunnlag av dette avklare nærmere aktuelle ukedager og antall dager i uken med fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor). Det skal legges til rette for gode løsninger for både virksomheten, leder med personalansvar og den ansatte. 
  3. Arbeidstid
    Arbeidstidsbestemmelsene skal overholdes og er de samme ved hjemmekontor som ved hovedarbeidsplassen. For vitenskapelige ansatte gjelder bestemmelsene i Arbeidstid for vitenskapelig ansatte. Den ansattes arbeidsavtale, annet lov og avtaleverk gjelder som vanlig for den som har fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor).
  4. Avtale om individuell fjernarbeidsavtale
    Ansatte som omfattes av disse retningslinjenes pkt. 1.4, nr. 1, skal inngå en individuell fjernarbeidsavtale, jf. aml §§ 14-5, 14-8 (lovdata.no) og forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (lovdata.no). Avtalen regulerer nærmere om den ansattes fjernarbeidsforhold med UiO. 
    Den individuelle avtalen om fjernarbeid vil være et supplerende tillegg til arbeidsavtalen, og skal ikke gripe inn i den ansattes øvrige betingelser eller ordinære arbeidsforhold.
  5. Kriterier og vilkår for fjernarbeid under en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen
    Kriterier og vilkår for fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor) som gjelder i en normalsituasjon, gjelder også under f.eks. en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen. Det må likevel gjøres konkrete individuelle vurderinger og tilpasninger ut fra den aktuelle situasjonen. 

Inntil videre: Særskilt om koronasituasjonen

Vurderinger og kriterier for bruk av hjemmekontor under korona-pandemien er beskrevet i UiOs smittevernsveileder. De til enhver tid gjeldende prinsipper for smittevern skal følges. Dette omfatter bl.a. overholdelse av reglene om avstand og hygiene, unngå offentlig transport i rushtiden/tidspunkter når det er vanskelig å overholde avstandsreglene, osv. Når det gjelder risikovurdering av ansatte i risikogrupper, vises det til for øvrig til pkt. 3 nr. 3 i UiOs smittevernveileder.

Veilederen kan bli endret avhengig av utviklingen av pandemien og helsemyndighetenes retningslinjer/veiledninger. Se også Helsedirektoratets veileder for hjemmekontor og arbeidsplasser (helsedirektoratet.no).

2 Tildeling av IT-utstyr og EK-tjenester til fjernarbeid (f.eks. hjemmekontor)

Ved tildeling av IT-utstyr og/eller EK-tjenester gjelder følgende retningslinjer:

3 Anskaffelser

Ved anskaffelser og innkjøp følges de vanlige reglene, prosedyrene og rutinene for anskaffelser og innkjøp.

4 Informasjonssikkerhet

De til enhver tid gjeldende sikkerhetsregler med hensyn til bruk av IT-utstyr ved UiO skal også følges ved hjemmekontor. Eventuell oppbevaring av dokumenter og annen informasjon skal skje i tråd iht. gjeldende personvern- og taushetspliktregler.

5 Iverksetting

Retningslinjene iverksettes fra 1. september 2020.

Publisert 30. juni 2020 15:49 - Sist endret 5. aug. 2020 13:36