Hvordan defineres priser i BookitLab?
Innen BookitLab opprettes et Price Sheet med prisregler per core som gjelder i en bestemt periode. Prisregler defineres per Instrument Price Category, avhengig av ulike kombinasjoner av de følgende:
- Project Category (Prosjektkategori): avhengig av typen på prosjektet brukeren betaler fra, kan man sette ulike prisinnstillinger. Kategori kan velges mellom; Intern, Bidrag, eller Oppdrag. På UiO setter vi ikke andre prosjektkategorier enn disse tre.
- Fee Type (Gebyrtype): hvordan total kostnaden skal beregnes. For eksempel, om prisen er satt per time av booking, velg Reservation (H).
- Time Slot Type (Tidsinndelingstype): det er også mulig å sette ulike priser mellom Peak tid og Off Peak tid. Peak og Off Peak tid må defineres i instrumentets innstillinger.
- Threshold/Factor (Terskel/Faktor): Det finnes to moduser; enkelt sats og flere satser. Per instrumentpriskategori, kun én terskelmodus kan brukes. Flere satser kan bare brukes for forbruksmateriell (annen tjeneste). Prismodeller kan anvendes forskjellig avhengig av valgt terskelmodus.
- Single Rate(Enkel sats): Avhengig av antall forbruksmateriell per logg, brukes én prissatsregel for hele ordren.
- Multi Rates(Flere satser): Ulike prissatser brukes basert på antall enheter per logg.
- Eksempel: Når følgende regler er satt,
- Med enkel sats, hvis en logg er opptil 5 enheter, så brukes en pris på 30 kr per enhet. Hvis en logg er mer enn 5, så brukes en pris på 20 kr per enhet.
- Med flere satser, uavhengig av hvor mange enheter som er registrert per logg, brukes en pris på 30 kr for de første 5 enhetene, og en pris på 20 kr fra den 6. enheten.
Terskel/Faktor = N/A, Sats = 30 Terskel/Faktor = 5, Sats = 20
- Rate (sats): pris per enhet som er satt på Fee Type.
- Unit (enhet): Bruk kun Hours.
Vær oppmerksom på at priser IKKE defineres for hvert enkelt instrument. Dette er fordi flere ulike instrumenter kan ha den samme prisinnstillingen.
Eksempel: Et leiested har flere instrumenter av samme type (f.eks. SEM). Da kan de opprette en prisinnstilling for den typen instrumenter, og alle instrumentene av denne typen (f.eks. SEM-1, SEM-2) kan benytte denne prisinnstillingen.
Prisen på tjenester av leiesteder bør i prinsippet oppdateres en gang per år. Husk å opprette et nytt ark for en ny periode i god tid.
Opprett et nytt Price Sheet
Price Sheet må opprettes for å muliggjøre automatisk beregning av kostnaden.
- Klikk på trepunktsikonet på Billing i navigasjonsmenyen og deretter Price Sheet i undermenyen.
- Klikk på + New Period-knappen øverst til høyre. Dette åpner panelet Add Price Period til høyre.
- Velg en core, startdato, og sluttdato for perioden da dette pricelistearket vil være gjeldende.
- Trykk på Save knappen. En ny rad med ID legges deretter til.
- Trykk på ikonet "Åpne pricelisteark for denne perioden" (en penn på et ark med linjer) i Price Sheets kolonnen for den opprettede raden for å legge til priser.
Da kommer man til Price Sheet siden. Gå videre til å opprette nye prisregler i Price Sheet.
Opprett en ny prisregel
Forutsetning: Instrument Price Category er opprettet.
- Åpne Price Sheet der man vil legge til en ny prisregel. (Evt. referer til instruksen "Opprett et nytt Price Sheet" stegene 1, 2 og 6)
- Trykk +-knappen øverst til høyre og fyll inn feltene der.
- Hvis en regel lagres med PROJECT CATEGORY-feltet tomt, skal prissatsen (Rate) gjelde alle prosjektkategorier.
- Les Veiledning om "Fee Type" nedenfor også.
- Når alle feltene er fylt ut, trykk på Add new price rule-knappen.
- Gjenta stegene 7 og 8 for å ha en komplett liste av priser for ulike kombinasjoner av relevante faktorer.
Sett Instrument Price Category til instrumenter, tjenester eller forbruksvarer
Hvis ikke gjort før, må core admin redigere innstillingene på instrumenter, tjenester eller forbruksvarer slik at hver av dem er koblet mot en riktig prisinnstilling.
- For instrumenter kan dette gjøres ved å velge en riktig Instrument Price Category på Resource-fanen av instrumentets innstillingsside (Instruments Settings).
- For tjenester kan dette gjøres på Request Settings-fanen på redigeringssiden av Request Type.
Veiledning om Fee Type
Det er mange alternative Fee Type'er, og enkelte alternativer er lett å forstå fra navnet. Imidlertid er det flere av dem man bør være forsiktig med å velge mellom.
Reservation og Usage
For instrumenter er det foreløpig best å sette pris med en Fee Type av Reservation, enten det som setter timepris eller fast pris. Dette er fordi vi på UiO foreløpig ikke har et system som registrerer start- og sluttid for bruk av et instrument. Vi antar at brukere benytter et instrument på den bookede tiden og dermed betaler for enten reservert tid eller per reservasjon.
Det er fornuftig å tenke på hvordan relevante innstillinger gjøres på instrumentene, blant annet restriksjoner eller kanselleringsregler.
Assisted Override
Fee Type'er som starter med Assisted Override setter totalpris for bruk av instrumentet og assistanse. De kan brukes kun når ASSISTED RESERVATION toggle er på i reservasjonsdetaljer.
Fixed og Hourly (or "H")
Prissetting med Fee Type som har "... (fixed)" i navnet, er en fast pris som belastes per booking/booking med assistanse/treningssesjon (avhengig av hva som kommer før "(fixed)" på Fee Type), uavhengig av lengden. Dersom en Fee Type som har "... (Hourly)" (eller "...(h)") med samme type (f.eks. "Reservation", "Assisted Reservation", osv.) også er satt på den samme Instrument Price Category i Price Sheet, belastes både den faste prisen og prissatsen ganger lengden på bookingen/treningssesjonen, osv.
Other Service
Denne kan brukes for å sette en fast pris eller sats per enhet av forbruksvarer. Når ett prisark for en forbruksvare opprettes, må man sette sats per definert enhet på Consumable Types-siden.
Hvor settes avbestillingsgebyr?
Avbestillingsgebyr og betingelser kan settes på hver instruments Instrument Settings-side, på Cancellation-fanen. Avbestillingsgebyr kan settes som prosentdel av pris på reservasjon, og ulike verdier kan settes avhengig av når bookingen er kansellert.
Dersom brukeren kansellerer reservasjonen, skal kun kanselleringsgebyret faktureres og ikke kostnaden for reservasjonen. Hvis reservasjonen annulleres av admin, kommer ikke kanselleringsgebyr heller.