Du må alltid være oppmerksom når du arbeider med dokumenter som inneholder fortrolig informasjon. På UiO følger vi Lagringsguiden og Delingsguiden når vi skal lagre eller dele dokumenter, og det er selvfølgelig ekstra viktig når vi har å gjøre med informasjon som klassifiseres som Rød (fortrolig) i Klassifiseringsguiden.
Rød informasjon skal merkes med etikett
Vil du vite mer?
MS365 er en skytjeneste der vi kan lagre dokumenter i Teams, OneDrive og SharePoint. At det er en skytjeneste betyr at dataene vi har der, ikke er lagret lokalt hos oss på UiO, men på servere et annet sted. Vi har avtale om at dataene skal lagres i Norge, men vi skal likevel være ekstra varsomme med røde (fortrolige) data. På UiO har vi gjort forsøk med å ha røde data i MS365 under forutsetning av at dokumenter med røde data merkes med en følsomhetsetikett. Nå viser det seg at krypteringen som fulgte med etiketten vi prøvde ut, ikke kan brukes på dokumenter som skal arkiveres. Derfor innføres det nå to nye etiketter for merking av rød informasjon i MS365.
Dokumenter med rød informasjon SKAL merkes med etikett hvis de lagres eller deles i Teams, OneDrive, Sharepoint eller i en annen MS365-applikasjon.
Muligheten til å behandle rød informasjon i MS365 gjelder for administrative data. Røde forsknings- og undervisningsdata skal som hovedregel IKKE håndteres i MS365.
De nye etikettene
De nye etikettene heter Red (Internal) og Red (External). Begge beskytter dokumentene de brukes på. Forskjellen mellom dem er at dokumenter med etiketten Red (Internal) ikke kan deles med brukere utenfor UiO. Det er ikke ofte vi trenger å dele rød informasjon utenfor UiO, men når det er nødvendig kan etiketten Red (External) brukes. Hvis du skal dele rød informasjon med personer utenfor UiO, anbefales det at du i tillegg til å legge på etiketten Red (External) også angir en utløpsdato for delingen. Hvem som kan lese dokumenter med etikett, bestemmer du når du angir tilgangsrettigheter i delingsdialogen (som for andre dokumenter du deler i MS365).
Endre etikett på gamle dokumenter
Hvis du har brukt den gamle etiketten Red (in confidence) på dokumenter, anbefales det at du endrer etiketten til en av de nye etikettene. Hvis dokumenter med den gamle etiketten ikke lenger er viktige, anbefales det at du sletter dem. Du vil fortsatt kunne lese dokumenter med den gamle etiketten, men du kan ikke legge den på nye dokumenter.
Ikke send rød informasjon med e-post
Under utprøvingen av etiketter som vi har vært gjennom, har det vært tillatt å sende e-post med rød informasjon i selve e-postteksten mot at e-posten ble merket med etikett. Det vil ikke lenger være lov, og etiketten som har vært i bruk for e-post, blir fjernet. Har du e-post med etiketten Red (in confidence e-mail), vil du fortsatt kunne lese dem, men du kan ikke legge etiketten på nye e-poster. Skal du dele rød informasjon, må du ha informasjonen i et dokument som du merker med etikettt og deretter deler lenken til.