Etter overgangen til DFØ SAP var det av fleire årsaker behov for å behalde gamle data frå SAPUiO i Cerebrum i overgangsperioden. Det er no på tide å slette desse dataene.
Viktige datoar:
Måndag 15.Onsdag 17. november svitsjer vi frå SAPUiO-data til SAPDFØ-data i katalogar. Dette påvirker i hovudsak personpresentasjonar.- Torsdag 25. november sender vi e-postvarsel til alle med tilknytting frå SAPUiO som ikkje er blitt registrert i SAPDFØ eller midlertidig gjesteregistrering. Sjå rapport over kven dette er.
- Torsdag 9. desember sletter vi alle data frå SAPUiO frå Cerebrum. Dei som då ikkje har tilknytting frå ande kjeldesystem vil bli tatt av den vanlege avviklingsautomatikken.
- Dette vart utført 9. desember kl 15:41. Rundt 800 personar vart påvirka.
Dette gir nokre konsekvenser, som forklart vidare. Kontakt oss på cerebrum-kontakt@usit.uio.no om du har spørsmål eller om noko er uklart.
Varselet til dei som vert påvirka
USIT sender ein e-post til alle dette gjeld:
From: noreply@usit.uio.no Reply-To: it-support@uio.no Subject: Varsel om manglende tilknytting til UiO / Notice about missing affiliation to UiO [English below] Vi kan ikke lenger se at du er registrert som ansatt, emeritus, gjesteforsker, ekstern konsulent, sensor eller lignende ved Universitetet i Oslo. Hvis dette er feil, må du snarest kontakte din kontaktperson ved UiO eller din leder. Du vil snart miste dine IT-tilganger ved UiO, med mindre du også studerer ved UiO. Som student vil du beholde dine student-tilganger, inkludert Feide-tilgang. Dersom du ikke er student, vil du miste din Feide-tilgang i morgen. Du vil også motta en automatisk e-post med mer informasjon, og tidspunkt for når din brukerkonto blir sperret. English ------- We can no longer see that you are affiliated to the University of Oslo, either as an employee, guest researcher, external examiner etc. If this is incorrect, please contact your contact person or supervisor at UiO as soon as possible. You will lose your IT access at UiO unless you are also a student at UiO. As a student, you will keep your student IT privileges, including access to Feide. If you are not a student, you will lose access to Feide tomorrow. You will also receive an automatic e-mail with more details, including the date for when your user account will be deactivated. -- IT support
Konsekvens: Feilregistrerte vil miste IT-tilgang
Enkelte sluttbrukarar vil miste sin IT-tilgang og begynner på normal avviklingsprosess. Dette vil påvirke alle som har slutta på UiO, men kan også treffe folk som er feilregistrerte. Alle som er registrert i SAPDFØ, ToA og/eller gjesteregistreringa vil ikkje miste sin generelle IT-tilgang. Studentar vil behalde sine studentrelaterte tilgangar.
Lokal IT kan sjekke om dette påvirker nokre av deira brukarar, i Cerebrum sin oversikt over SAPUiO-tilknytta personar som mangler ny tilknytting. Du finn også oversikt over eigne rapportar per fakultet.
Fjerninga av IT-tilgangar vil også påvirke kva automatiske grupper du er medlem av.
Kva sluttbrukarar kan gjere:
- Ansatte: Henvend deg til di lokale personalavdeling, så dei kan sjå over at du er korrekt registrert.
- Gjestar: Henvend deg til dei som er ansvarlege for gjesteregistreringa di (din sponsor), så dei kan registrere deg som gjest, eventuelt sjekke status på di gjesteregistrering.
Feilsøking
Du kan sjå om ein person er ok registrert i bofh, ved å sjå på kor personen sine tilknyttingar (affiliations) kjem frå. Tilknyttingar frå SAPUiO heiter "[from SAP]", og det er dei som forsvinner.
Døme på ein person med tilknytting frå DFØ SAP:
bofh> person info BRUKARNAMN [...] Affiliations: ANSATT/vitenskapelig@150000 (MATNAT) [from DFO_SAP]
Denne personen vil behalde sin tilgang.
Døme på ein person med tilknytting frå den midlertidige gjesteregistreringa:
bofh> person info BRUKARNAMN [...] Affiliations: TILKNYTTET/emeritus@150000 (MATNAT) [from Manual]
Denne personen vil også behalde sin tilgang.
Døme på ein person som berre er registrert i SAPUiO:
bofh> person info BRUKARNAMN [...] Affiliations: TILKNYTTET/ekst_partner@150000 (MATNAT) [from SAP]
Denne personen vil miste sin tilgang.
Det er berre tilknyttingar med kjelda [from SAP] som kjem til å forsvinne. Alle andre tilknyttingar vil behaldast. Til dømes vil ein person med to tilknyttingar, ein frå SAPUiO og ein frå DFØ SAP, behalde sin tilgang.
Studentar frå Felles Studentsystem - "[from FS]" - vil også behalde tilgangen, men ikkje fagpersonar som berre er tilknytta FS. Med andre ord er tilknyttinga "TILKNYTTET/fagperson" ikkje godt nok for å behalde IT-tilgangen. Dette er som før.
Konsekvens: Folk mister tilgang til gamle enheter med delt stedkode
Som varsla i april 2021 var det ein del organisasjonsenheter som tidlegare delte stedkode med andre enheter, som måtte få seg ein eigen stedkode. Dette gjald rundt 180 enheter.
Relatert til denne endringa, betyr dette at mange personar tilknytta desse enhetene vart flytta eit nivå ned i organisasjonstreet, etter migreringa til SAPDFØ i mai 2021. Mange har truleg ikkje merka noko til dette endå, fordi Cerebrum har beholdt tilknyttinga til gamal enhet frå SAPUiO. Desse personane er difor tilknytta både gamal enhet, og enheter på nivået under. Etter slettinga av SAPUiO-data vil dei miste si tilknytting til gamal enhet.
Nokre konsekvenser av dette:
- Gamal tilknytting vil forsvinne frå Feide. Feide-tenester som bruker enhetstilknytting vil kunne bli påvirka.
- Folk vil fjernast frå den automatiske ansatt- eller tilknyttet-gruppa for den gamle enheten.
Eit døme på ein slik person i bofh:
bofh> person info brukar
[...]
Affiliations: ANSATT/tekadm@160010 (OD-PERSONAL) [from DFO_SAP]
ANSATT/tekadm@160002 (OD-ADMIN) [from SAP]
I dette tilfellet er personen tilknytta stedkoden 160002 frå SAPUiO, men sidan dette er ein av stedkodane som var delt av fleire organisasjonsenheter, har personen flytta til ein underenhet i SAPDFØ. Det er tilknyttinga til 160002 som vil forsvinne, som betyr at personen blant anna mister medlemskap i gruppa "ansatt-160002".
Konsekvens: Gamle mobilnummer forsvinn
Det er ein del færre mobilnummer registrert i DFØ SAP enn det var i SAPUiO. Når vi sletter mobilnummera frå SAPUiO vil alle som ikkje har registrert sitt mobilnummer i DFØ-portalen oppleve at mobilnummeret forsvinner frå alle tenester som bruker det. Dette gjeld blant anna personpresentasjonar og adresseboka.
Dette påvirker i hovudsak feltet "Mobilnummer jobb". Feltet for privat mobilnummer vart med frå SAPUiO.
Alle som vart påvirka av dette skal få tilsendt ein e-post om å sjekke sine mobilnummer i DFØ-portalen.
Løysinga er at sluttbrukaren må logge på i DFØ-portalen og registrere sitt mobilnummer, i feltet "Mobilnummer jobb".
Spør om det er noko, til cerebrum-kontakt@usit.uio.no.