Gjestetilgang til UiOs IT-systemer
I noen tilfeller har personer som ikke er ansatt eller student ved UiO behov for tilgang til deler av UiOs IT-systemer. I tillegg kan enkelte ansatte eller tilknyttede som mottar lønn fra UiO ha behov for IT-tilganger i en lengre periode enn kontraktsperioden.
Disse rollene kan få IT- tilganger som gjest ved UiO
- Emeritus*: vitenskapelig ansatte som har gått av med pensjon, men som forsatt har kontor m.m. ved UiO, og teknisk-administrativt ansatte som er gått av med pensjon og som enheten mener fortsatt bør ha tilgang.
- Gjesteforsker*: forskere som ikke er lønnet av UiO, men som skal ha tilgang til infrastruktur som kontor, IT-brukerkonto, bibliotekskort, Cristin m.m.
- Ekstern konsulent: personer som UiO ikke lønner direkte, typisk vikar fra vikarbyrå, konsulenter etc. Denne rollen kan også benyttes for eksterne som skal ha ePhorte-tilgang.
- Ekstern partner: personer som ikke er lønnet av UiO, typisk styremedlemmer og personer som kun skal registeres i Cristin med en UiO-tilknytning.
* Rollene emeritus og gjesteforsker gis ikke tilgang til ePhorte.
Ulike tilganger for lønnede og ikke-lønnede gjester
Det finnes nå to løsninger for å gi tilganger siden SAPDFØ ikke tillater at det gjøres lønnsutbetalinger til personer som er registrert som gjester i systemet:
- Emeritus, gjesteforskere og andre som trenger tilgang i forbindelse med time-, måneds- eller oppdragskontrakter (toa) registreres direkte i Cerebrum.
- Eksterne konsulenter, eksternfinansierte ph.d.- studenter og andre som aldri skal få utbetalt lønn, feriepenger eller sluttoppgjør fra UiO, men som trenger tilgang til DFØs systemløsninger, får tilganger ved at de registreres i SAPDFØ.
Slik søker du om IT-tilganger for gjester
Kontaktpersonen på enheten må fylle ut søknadsskjema for IT-tilganger. Søknaden må være godkjent av leder og/ eller IT-ansvarlig på enheten.
Merk: Søknader fra Det medisinske fakultet skal sendes via en egen nettside.
Informasjon for å fylle ut skjema
Informasjon om hvem som bestiller og hvem som godkjenner tilgangen:
- Navn på den som bestiller
- E-post til den som bestiller
- Navn på leder som skal godkjenne tilgangen
Opplysninger om gjest og organisasjon:
- Opprettelse av tilgang eller fornyelse av tilgang
- Gjestens for- og mellomnavn
- Gjestens etternavn
- Adresse
-
Postnummer
-
Privat mobiltelefonnummer; registrering i SAP gir tilgang til UiOs passordbyttetjeneste per SMS.
- Privat e- post adresse
- Fødselsnummer
- Hvis ja, må fødselsnummer (11 siffer) fylles inn
- Hvis nei, må følgende informasjon legges inn:
- Kjønn
- Nasjonalitet
- Passnummer (hvis personen ikke har norsk statsborgerskap)
- Nasjonalitet på pass
- Eventuell reservasjon mot publisering av navn på nett
- Start og sluttdato. Tilgangene vil bli fjernet ved sluttdato, så det er viktig at dette følges opp på enheten for å eventuelt fornye tilgangene.
- Organisasjons-id – 8 siffer: Dette er en ny id og ikke det samme som den tidligere stedkoden. For å finne din enhets org-id kontakt din personalkonsulent eller slå opp i OrgReg.
- Navn på organisasjonsenhet: Legg inn navnet på den enheten gjesten er tilknyttet, det være seg institutt, avdeling, seksjon o.l.
- Rolle: Velg hvilken rolle vedkommende skal ha.
- Spesielle forhold: Vi trenger her en vurdering av om vedkommende skal motta noen form for lønnsutbetaling. Blir vedkommende registrert som gjest i SAPDFØ, vil ikke en eventuell utbetaling gå gjennom systemet.
Bestill gjestetilgang (nettskjema)
Oversikt over registrerte gjester ved din enhet
Du har oversikt over registrerte gjester ved din enhet i brukerinfo.uio.no under «Gjester».
Utmelding skjer automatisk på slutten av registreringsperioden. Endringer underveis i denne perioden skal meldes til sap-registrering@admin.uio.no.
Brukerstøtte
Hvis du har spørsmål knyttet til gjestetilganger, kontakt brukerstøtte på sap-registrering@admin.uio.no.
IT-reglement ved UiO
Alle som gis gjestetilgang ved UiO skal følge gjeldende IT-reglement ved UiO.
Se spesielt: Kapittel 9: Brukere og deres tilgang til IT-tjenestene - Universitetet i Oslo