English version of this page

Gjestetilgang til UiOs IT-systemer

I noen tilfeller har personer som ikke er ansatt eller student ved UiO behov for tilgang til deler av UiOs IT-systemer. I tillegg kan enkelte ansatte eller tilknyttede som mottar lønn fra UiO ha behov for IT-tilganger i en lengre periode enn kontraktsperioden. 


Disse rollene kan få IT- tilganger som gjest ved UiO

  • Emeritus*: vitenskapelig ansatte som har gått av med pensjon, men som forsatt har kontor m.m. ved UiO, og teknisk-administrativt ansatte som er gått av med pensjon og som enheten mener fortsatt bør ha tilgang. 
  • Gjesteforsker*: forskere som ikke er lønnet av UiO, men som skal ha tilgang til infrastruktur som kontor, IT-brukerkonto, bibliotekskort, Cristin m.m.
  • Ekstern konsulent: personer som UiO ikke lønner direkte, typisk vikar fra vikarbyrå, konsulenter etc. Denne rollen kan også benyttes for eksterne som skal ha ePhorte-tilgang.
  • Ekstern partner: personer som ikke er lønnet av UiO, typisk styremedlemmer og personer som kun skal registeres i Cristin med en UiO-tilknytning.

Rollene emeritus og gjesteforsker gis ikke tilgang til ePhorte.

Ulike tilganger for lønnede og ikke-lønnede gjester

Det finnes nå to løsninger for å gi tilganger siden SAPDFØ ikke tillater at det gjøres lønnsutbetalinger til personer som er registrert som gjester i systemet:

  1. Emeritus, gjesteforskere og andre som trenger tilgang i forbindelse med time-, måneds- eller oppdragskontrakter (toa)  registreres direkte i Cerebrum.
  2. Eksterne konsulenter, eksternfinansierte ph.d.- studenter og andre som aldri skal få utbetalt lønn, feriepenger eller sluttoppgjør fra UiO, men som trenger tilgang til DFØs systemløsninger, får tilganger ved at de registreres i SAPDFØ.

Slik søker du om IT-tilganger for gjester

Kontaktpersonen på enheten må fylle ut søknadsskjema for IT-tilganger. Søknaden må være godkjent av leder og/ eller IT-ansvarlig på enheten.

Merk: Søknader fra Det medisinske fakultet skal sendes via en egen nettside.

Informasjon for å fylle ut skjema

Informasjon om hvem som bestiller og hvem som godkjenner tilgangen:

  1. Navn på den som bestiller
  2. E-post til den som bestiller
  3. Navn på leder som skal godkjenne tilgangen

Opplysninger om gjest og organisasjon:

  1. Opprettelse av tilgang eller fornyelse av tilgang
  2. Gjestens for- og mellomnavn
  3. Gjestens etternavn
  4. Adresse
  5. Postnummer

  6. Privat mobiltelefonnummer; registrering i SAP gir tilgang til UiOs passordbyttetjeneste per SMS.

  7. Privat e- post adresse
  8. Fødselsnummer
    • Hvis ja, må fødselsnummer (11 siffer)  fylles inn
    • Hvis nei, må følgende informasjon legges inn:
      • Kjønn
      • Nasjonalitet
      • Passnummer (hvis personen ikke har norsk statsborgerskap)
      • Nasjonalitet på pass
  9. Eventuell reservasjon mot publisering av navn på nett
  10. Start og sluttdato. Tilgangene vil bli fjernet ved sluttdato, så det er viktig at dette følges opp på enheten for å eventuelt fornye tilgangene.
  11. Organisasjons-id – 8 siffer: Dette er en ny id og ikke det samme som den tidligere stedkoden. For å finne din enhets org-id kontakt din personalkonsulent eller slå opp i OrgReg.
  12. Navn på organisasjonsenhet: Legg inn navnet på den enheten gjesten er tilknyttet, det være seg institutt, avdeling, seksjon o.l. 
  13. Rolle: Velg hvilken rolle vedkommende skal ha.
  14. Spesielle forhold: Vi trenger her en vurdering av om vedkommende skal motta noen form for lønnsutbetaling. Blir vedkommende registrert som gjest i SAPDFØ, vil ikke en eventuell utbetaling gå gjennom systemet.

Bestill gjestetilgang (nettskjema)

Oversikt over registrerte gjester ved din enhet

Du har oversikt over registrerte gjester ved din enhet i brukerinfo.uio.no under «Gjester».

Utmelding skjer automatisk på slutten av registreringsperioden. Endringer underveis i denne perioden skal meldes til sap-registrering@admin.uio.no.

Brukerstøtte

Hvis du har spørsmål knyttet til gjestetilganger, kontakt brukerstøtte på sap-registrering@admin.uio.no.

IT-reglement ved UiO

Alle som gis gjestetilgang ved UiO skal følge gjeldende IT-reglement ved UiO.

Se spesielt: Kapittel 9: Brukere og deres tilgang til IT-tjenestene - Universitetet i Oslo

Publisert 9. nov. 2008 14:14 - Sist endret 23. juli 2021 18:32