Strømming og opptak av digital undervisning
Ved strømming av undervisning er det i utgangspunktet frivillig for studenter om de ønsker å delta med bruk av bilde og/eller lyd under strømmingen av undervisning. Dette styres av studenten med innstillinger ved tilkoblingen til undervisningsstrømmen, og kan også når som helst endres av studenten så lenge strømmingen foregår.
Opptak av digital undervisning
Skal det gjøres opptak av digital undervisning hvor bare foreleser er en del av opptaket, stiller dette seg likt med opptak av vanlig undervisning ved UiO. Foreleser kan samtykke til opptak ved å selv starte opptak.
Opptak ved obligatorisk undervisning
Emner der det allerede er krav om opptak av studentene
I de tilfellene det er obligatorisk undervisning og det allerede er et krav om at det gjøres opptak av studentene, er rettsgrunnlaget for å gjøre opptak personvernforordningen art. 6 (1) nr. e, jf. universitets og høyskoleloven § 1-3.
Det skal også gis informasjon om:
- At det tas opptak
- Formålet med opptaket
- Hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
- Hvor lenge opptaket blir lagret
- Hvordan opptaket eventuelt blir publisert
- Hvem som har tilgang til opptaket
Denne informasjonen kan gis på emnesiden og i Canvas, og foreleser må minne studentene på at det gjøres opptak. Det må gis oppdatert informasjon hvis emnet har endret noe av informasjonen over som er gitt før studentene meldte seg opp i emnet.
Emner der det tidligere ikke er krav om opptak av studentene
I de tilfellene det er obligatorisk undervisning, og det er et nytt krav at studentene blir tatt opp, er det i utgangspunktet ikke mulig å ta opptak av undervisningen når studentene er en del av opptaket. Hvis det likevel skal gjennomføres opptak av undervisningen og studentene er en del av opptaket, må det vurderes særskilt.
Det må vurderes om UiOs behov for å gjøre opptak er strengt nødvendig for å oppfylle formålet med utdanningen. I dette ligger at opptak må være egnet for å nå formålet, nødvendig for å nå formålet og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene. UiO skal ikke pålegge studenter å bli filmet uten at de på forhånd har blitt informert om dette.
Hvis det ikke er nødvendig å ta opptak for å oppfylle studentenes rettigheter og institusjonen forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gjøres.
Hvis emnet kun har obligatorisk oppmøte eller tilsvarende, og det er frivillig å delta i undervisningen ved å stille spørsmål til foreleser, kan opptak gjennomføres under de samme forutsetninger som for frivillig undervisning (se under).
Opptak ved frivillig undervisning
Denne rettslige vurderingen forutsetter at UiOs standardinnstillinger i Zoom benyttes. Det vil bl.a. innebære at studenter som logger seg på for å se på strømmingen av undervisningen som standard ikke deler lyd og video med andre.
Det må gis informasjon i forkant eller i begynnelsen av forelesningen at studenter som ønsker å stille foreleser spørsmål underveis ved bruk av lyd og bilde, blir en del av opptaket. Det må gis informasjon om:
- at UiO tar opptak, og alle spørsmål fra «salen» vil bli en del av opptaket. De som ikke ønsker å bli en del av opptaket kan oppfordres til å bruke chat-funksjonen i Zoom eller sende spørsmål på e-post.
- formålet med opptaket
- hvor lenge opptaket blir lagret
- hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
- hvem som har tilgang til opptaket
- hjemmelsgrunnlag for behandlingen (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav e, jf. universitets og høyskoleloven § 1-3)
Dersom opptakene skal brukes til et annet formål enn at det er nødvendig for å gjennomføre undervisning (for eksempel kvalitetssikring/forskning/læringsanalyse etc.), må det innhentes samtykke fra de som er med på opptaket.
Strømming og opptak av digitale arrangementer som ikke er undervisning
Strømming av digitale arrangement
Ved strømming av digitale arrangementer er det i utgangspunktet frivillig for publikum om de ønsker å delta med bruk av bilde og/eller lyd under strømmingen av arrangementet. Dette styres av publikum med innstillinger ved tilkoblingen til arrangementet, og kan også når som helst endres så lenge strømmingen foregår.
Opptak av digitale arrangement
Skal det gjøres opptak av digitale arrangementer hvor bare foredragsholder er en del av opptaket, stiller dette seg likt med opptak av vanlig undervisning ved UiO. Foredragsholder kan samtykke til opptak ved å selv starte opptak. Er det flere foredragsholdere må alle foredragsholderne godta, eller så må opptaket være nødvendig for å oppnå formålet med avtalen med foredragsholderne.
Hvis andre enn foredragsholderne kan bli en del av opptaket må det gis informasjon I forkant eller I begynnelsen av arrangementet at spørsmål og kommentarer fra saken ved bruk av lyd og bilde blir en del av opptaket. Det må også gis informasjon om:
at UiO tar opptak, og alle spørsmål fra «salen» vil bli en del av opptaket. De som ikke ønsker å bli en del av opptaket kan oppfordres til å bruke chat-funksjonen i Zoom eller sende spørsmål på e-post.
- formålet med opptaket
- hvor lenge opptaket blir lagret
- hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
- hvem som har tilgang til opptaket
- hjemmelsgrunnlag for behandlingen
Hjemmelsgrunnlaget avhenger av hvilke typer arrangement det er tale om. De mest aktuelle behandlingsgrunnlagene for arrangementer ved UiO er:
- Det fremgår av universitets og høyskoleloven § 1-3 at UiO bl.a. skal “bidra til å spre og formidle resultater fra forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid”, og “legge til rette for at institusjonens ansatte og studenter kan delta i samfunnsdebatten”. Hvis det er et arrangement som har dette som formål er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav e jf. universitets og høyskoleloven § 1-3.
- Personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f – Det kan være i UiOs berettigede interesse at det gjøres opptak av arrangementet. Det må da vurderes UiOs behov for å ta opptak, opp mot deltakernes rettigheter.
Hvis du er i tvil om du har lov til å ta opptak av arrangementet kan du ta kontakt med Utøver av behandleransvaret: behandlingsansvarlig@uio.no
Opptak av fysiske arrangementer
Kan eg ta opptak?
Ja, det kan du. Om du berre skal ta opptak av det som blir vist på skjerm og stemma til forelesar, kan du ta opptak utan samtykke frå deltakarane. Informer gjerne i forkant av forelesninga om at spørsmål kan takast i pausane, på e-post eller etter avtale.
Om opptakssituasjonen er slik at alle i rommet kan bli ein del av opptaket, anten ved stemme, bilde eller begge deler, må du vurdere om du trenger samtykke fra deltakerne. Om mogleg, informer deltakarane om kvar i rommet kameraet vil filme slik at dei har moglegheita til å setje seg utanfor opptaksområdet.
- Les rutinebeskrivelse for opptak på UiO. Rutinebeskrivelsen inneheld det du treng å vite om reglar og juridisk informasjon.
Opptak av lyd/og eller bilde tatt til eit bestemt føremål kan ikkje nyttast til eit anna føremål enn det som var avtalt på opptaktstidspunktet, utan at samtykke er henta inn frå alle personar som er med på opptaket.
Informasjon om eigne rettar
Alle som er med på opptaket skal også vere informert om eigne rettar. Bruk gjerne informasjonsskrivet vi har lagt ut her.
Utstyr og rom
Lokal IT veit kva eininga di eig av utstyr og kva rom som er eigna for opptak.
Skal du sjølv redigere lyd eller video du har tatt opp?
Om ein student ikkje motset seg opptak, men vil ikkje bli vist på video
Sjekk vinkelen på kamera. Som regel vil kameraet vere vendt mot forelesar og vil ikkje filme bak ei viss rad. Sjekk dette og gi beskjed til studentane kvar dei må sitje for å unngå å bli filma. Oppmod dei gjerne om å stille spørsmål i pausane eller på e-post.
Om dei same deltakarane skal følgje ei forelesningsrekke
Ved opptak som går over fleire gonger, der formålet er likt og deltakarane er dei same (f. eks forelesningsseriar, kursrekker og obligatorisk undervisning), vil eit samtykke innhenta frå deltakarane kunne gjelde for alle opptaka.
Kva gjer eg etter opptak?
Kvar kan eg lagre opptak?
Kvar det vert lagra er i utgangspunktet opp til forelesar, men det er mest hensiktsmessig å lagre opptaket på emnesida eller ei anna side som studentane eller publikum har enkel tilgang til.
Kor lenge kan eg lagre opptak?
Eit opptak skal slettast når opptaket ikkje lenger er fagleg relevant. Det betyr at opptaka må slettast når dei er å ansjå som fagleg utdaterte, med mindre vidare bevaring kan forsvarast av historisk verdi. Dette må vurderast konkret for kvar enkelt oppta/opptaksserie og av kvar enkelt forelesar, kurshaldar etc.
Rutine for publisering av undervisningsvideo med fortrolige (røde) data
Forelesningsvideoer-mappene under semestersiden til et emne kan inneholde video med fortrolige (røde) data dersom rutinene beskrevet nedenfor følges.
Fortrolige (røde) data er data som UiO er pålagt å begrense tilgangen til og som vil forårsake skade for offentlige interesser, universitetet, enkeltperson eller samarbeidspartner hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende.
En forelesningsvideo ved det medisinske fakultet der en identifiserbar pasient omtales, eller der pasienten selv deltar, vil være et eksempel på en video med fortrolige (røde) data.
Ansvar for gjennomføring av rutinen
Ansvaret for at rutinen gjennomføres ved publisering av opptak av undervisning med fortrolige (røde) data er plassert hos fagansvarlig for emnet i samarbeid med lokal studiewebredaktør på fakultetet. Ansvaret for at gjennomføringen av rutinen dokumenteres er plassert hos lokal studiewebredaktør på fakultetet.
Studiewebredaktør på fakultetet kan delegere ansvaret for kontroll av tilganger til andre på fakultetet, men har fortsatt ansvar for at rutinen følges.
Se oversikt over hvem som er studiewebredaktører på fakultetene.
Omfang
Rutinen gjelder for:
- Alle forelesningsopptak med fortrolig (rød) video som lastes opp på forelesningsvideoer-mappen på semestersiden fra applikasjonen Forelesningsopptak-2.
- Annen fortrolig (rød) video som er undervisningsmateriale og lagres i forelesningsvideoer-mappene på semestersidene. Videoen må være tatt opp med verktøy som er godkjent for fortrolige (røde) data.
- F.eks. kan lokalt installert programvare være godkjent dersom videoen lagres lokalt på en UiO-installert maskin (ikke i skyen). Dette gjelder f.eks. opptak med Zoom hvis man følger rutinen for røde data i Zoom.
- Skytjenester må være godkjente for røde data i forbindelse med opptak av undervisningsvideo.
Hvis studentene deltar i den digitale undervisningen, må man i tillegg til denne rutinen følge regelverk for personvern ved opptak. Se også oversikt over kontaktpersoner på fakultetene for opptak.
Rutine for sikring av tilgang til undervisningsvideo med fortrolige (røde) data
For å kunne gjennomføre og laste opp opptak av forelesninger med fortrolige (røde) data, må fagansvarlig i samarbeid med studiewebredaktør hvert semester gjennomføre følgende 2 trinn:
1. Kontrollere tilgangsrettighetene til undervisningsvideo som skal inneholde røde data.
Tilgangsrettighetene kontrolleres på forelesningsvideoer-mappen under semestersiden til emnet det aktuelle semesteret.
Det er anbefalt å bruke automatisk vedlikeholdte tilgangsgrupper der det tar seg gjøre, f.eks. for studenter på emnet. Man trenger ikke å kontrollere medlemmer av automatisk vedlikeholdte tilgangsgrupper.
Lese-, skrive- og administrasjonsrettighetene på forelesningsvideoer-mappene må kontrolleres:
- Leserettighet for studenter: Kun studenter som har behov for tilgang til undervisningsvideoene skal ha lesetilgang til forelesningsvideoermappen. Det er anbefalt å å begrense leserettighetene til studentene som følger emnet det semesteret.
- Skrive- og leserettighet for undervisere: Her skal tilgangen begrenses til de som har behov for det. En gruppe som inneholder alle ansatte på fakultetet vil f.eks. favne for bredt.
- Administrasjonsrettighet: Rettigheter til å administrere mappen bør begrenses til de som har behov for det. Brukeren forelesningsvideo@services.uio.no skal ha administrasjonsrett. Det samme gjelder gruppen it-uio-cert-drift. Andre tekniske grupper som ofte har rettigheter, feks. it-usit-vortex-drift, skal ikke ha tilgang.
2. Holde oversikt over emner der man har vurdert og/eller gjennomført publisering av undervisningsvideo med røde data.
Oversikten vedlikeholdes på fakultetsnivå med ett dokument per fakultet.