1. Virkeområde
Disse rutinene gjelder lyd- og/eller bildeopptak gjort ved UiO eller i UiOs regi av UiO ansatte eller tilknyttede som utfører en oppgave for UiO. Rutinene omfatter alle former for opptaksutstyr. Det kan ikke gjøres lyd- og/eller bildeopptak i strid med disse rutinene.
Rutinene for bruk av opptaksutstyr omfatter to ulike opptakssituasjoner:
A) kun opptak av foredragsholder, eller
B) opptak (lyd, bilde, video) også av publikum/studenter.
Rutinene gjelder ikke lyd- og/eller bildeopptak gjort utelukkende for forskningsformål. Forskningsprosjekter skal følge rutine for forskning med personopplysninger.
2. Om de ulike opptakssituasjonene
A) Kun opptak av foredragsholder
Forutsetning: Kun foredragsholder blir tatt opp og det som eventuelt vises på skjerm.
Formål: Det er viktig å fastsette formålet med opptaket på forhånd. Personopplysninger skal kun samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettige formål. Se mer om formålsvurdering under punkt 6.1 Formålsvurdering
Behandlingsgrunnlag: Den som er ansvarlig for opptak plikter å sikre at han eller hun har et behandlingsgrunnlag (rettslig grunnlag) for opptaket. Aktuelle behandlingsgrunnlag for opptakssituasjon A er samtykke fra foredragsholder eller oppfyllelse av avtale. For eksterne foredragsholdere vil man kunne avtale at opptak er en del av ytelsen. For UiO-ansatte foredragsholdere der det er nødvendig å gjøre opptak av undervisningssituasjonen eller arrangementet, vil behandlingsgrunnlaget være oppfyllelse av arbeidsavtalen. For ansatte ved UiO skal det være avtalt på forhånd før det planlegges opptak av et emne, forelesningsrekke eller arrangement. Se mer om behandlingsgrunnlag under punkt 6.2 Behandlingsgrunnlag.
For foredragsholdere som selv aktiverer opptak må det legges til grunn at samtykke er avgitt til opptak. Dette forutsetter at foredragsholder har fått nødvendig informasjon i forkant og må gjøre en aktiv handling for å ta i bruk opptaksutstyret. Her må de som er ansvarlige for opptaksutstyret sikre at standardinnstilling ikke er opptak.
Hvis det skal benyttes kulturelle opptredener i arrangementet, som for eksempel et musikalsk innslag, må dette avklares ved avtaleinngåelsen med vedkommende. Behandlingsgrunnlaget for en slik opptreden vil være oppfyllelse av avtale.
Informasjon: Foredragsholder skal alltid informeres om formålet med opptaket, hvor og hvor lenge opptaket blir lagret.
B) Opptak også av publikum/studenter
Forutsetning: Lyd, bilde, video med mer fra hele eller deler av rommet tas opp. Her vil alle som er i rommet kunne bli en del av opptaket, enten ved stemme eller bilde eller begge deler.
Formål: Det er viktig å fastsette formålet med opptaket på forhånd. Personopplysninger skal kun samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettige formål. Se mer om formålsvurdering under punkt 6.1 Formålsvurdering.
Behandlingsgrunnlag: Den som er ansvarlig for opptak plikter å sikre at han eller hun har et behandlingsgrunnlag (rettslig grunnlag) for opptaket. Aktuelle behandlingsgrunnlag for opptakssituasjon B kan være hjemmel i lov, samtykke fra alle som kommer med på opptaket eller berettiget interesse. Se mer om behandlingsgrunnlag under punkt 6.2 Behandlingsgrunnlag.
Informasjon: Det skal gis informasjon til de som kommer med på opptaket på forhånd. Informasjonen må inneholde:
- At UiO vil ta opptak
- Formålet for opptaket
- Hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
- Hvor lenge opptaket blir lagret
- Hvor opptaket blir publisert
- Hvem som har tilgang til opptaket
- Hvor publikum/studenter kan oppholde seg, for å ikke bli en del av opptaket
- Spørsmål som stilles kan bli en del av opptaket.
- Behandlingsgrunnlaget for opptaket (se punkt 6.2 for utfyllende informasjon)
Det må tilrettelegges for egne områder der studenter eller tilhørere som ikke ønsker å omfattes av opptaket kan oppholde seg. Studenter som ikke ønsker å bli en del av opptaket kan for eksempel oppfordres til å sende spørsmål på e-post eller stille spørsmål i pausen.
For enkelte studier er det nødvendig og et krav å gjøre opptak av undervisningssituasjonen, for eksempel på Det utdanningsvitenskapelige fakultet og Det medisinske fakultet. For slike situasjoner er det ikke nødvendig med egne områder der studenter som ikke ønsker å omfattes av opptaket kan oppholde seg, men det må gis informasjon på forhånd. Informasjonen skal også gis på emnesidene til studieprogrammet for at studenter kan ta stilling til om de vil søke seg inn på studiet eller emnet.
Hvis det skal benyttes kulturelle opptredener i arrangementet, som for eksempel et musikalsk innslag, må dette avklares ved avtaleinngåelsen med vedkommende. Behandlingsgrunnlaget for en slik opptreden vil være oppfyllelse av avtale.
3. Bruk og publisering av opptak
Opptak av lyd og/eller bilde gjort til ett bestemt formål kan som utgangspunkt ikke benyttes til annet formål enn det som gjaldt på opptakstidspunktet.
Det følger av personvernforordningen artikkel 6 (4) at man aldri kan bruke et opptak tatt til ett formål til et nytt formål uten at man vurderer om formålet er forenelig med det opprinnelige formålet, eller innhenter samtykke til bruk til nytt formål, eller det følger av lov at opptaket skal brukes til et annet formål. Dersom man for eksempel ønsker å bruke opptak tatt for å styrke studentens læring i et forskningsprosjekt så må man i utgangspunktet innhente samtykke fra de som er med på opptaket til at opptaket også kan brukes i forskning.
Opptak skal kun lagres og deles i henhold til UiOs lagrings- og klassifiseringsguide. Deling og eventuell publisering av opptaket må være dekket av behandlingsgrunnlaget (for eksempel avtalen eller samtykket).
Offentlig publisering av bilde eller video skal kun skje hvis den/de som er en del av bildet/videoen samtykker til publisering med mindre det finnes unntak i åndsverksloven § 104.
Gjentagende arrangementer skal protokollføres i Meldeappen av den ansvarlige enheten.
4. Sletting av opptak
Et opptak skal slettes når formålet med opptaket er oppfylt jf. personvernforordningen artikkel 5 bokstav e. Hvis behandlingsgrunnlaget for opptaket er samtykke skal opptaket slettes hvis noen av deltakerne i opptaket trekker sitt samtykke, eller når man har oppgitt at opptaket skal slettes.
For opptak gjort på bakgrunn i UiOs primærvirksomheter legges det til grunn at opptakene kan beholdes så lenge de har en faglig relevans. Det betyr at opptakene må slettes når de er å anse som faglig utdaterte, med mindre videre bevaring kan forsvares av historisk verdi. Dette må vurderes konkret for hvert enkelt opptak og av hver enkelt foreleser, kursholder etc. og det er viktig å ha rutiner som sikrer at opptak ikke blir lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med opptaket. Dersom opptak skal beholdes lenger enn det som ble informert om på opptakstidspunktet, må man gi ny informasjon om lagringstid og eventuelt innhente nytt samtykke til forlenget lagring.
5. Ansvar for opptaksutstyr
Utstyr til bruk for opptak av lyd og/eller bilde er gjort tilgjengelig for brukeren «som den er». UiO kan ikke garantere for nøyaktigheten eller aktualiteten i informasjon som blir gjort tilgjengelig ved bruk av verktøyet. Den som benytter utstyret erkjenner og godtar at data- og telekommunikasjonssystemer ikke er feilfrie, og at perioder med nedetid kan forekomme fra tid til annen. UiO kan ikke garantere at opptakene vil være uavbrutt, sikre eller feilfrie, eller at det aldri vil oppstå datatap.
Bruker av opptaksutstyr er alene ansvarlig for sine handlinger utført med hjelp av opptaksutstyr. Dersom UiO blir kjent med at bruk av UiOs ressurser og verktøy medfører brudd på våre interne regler og rutiner eller norsk lov, vil rettighet til å gjøre bruk av UiOs opptaksutstyr bli trukket tilbake med øyeblikkelig virkning.
6. Utfyllende informasjon
6.1 Formålsvurdering
Det er viktig å fastsette formålet med opptaket på forhånd. Personopplysninger skal kun samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettige formål jf. personvernforordningen art. 5 (1) bokstav b. Det er ikke mulig å bruke opptaket til andre formål enn det opprinnelige formålet med mindre det er et forenelig formål eller det innhentes samtykke til dette fra de som er med på opptaket.
(i) Undervisning
Formålet med opptak av undervisning ved UiO vil som regel være å styrke studentens læring ved å gi muligheten til å spille av hele eller deler av undervisningen i etterkant av selve forelesningen, kurset mm. I noen tilfeller er formålet også kvalitetssikring av studentenes arbeid.
For opptak som skjer av og i undervisningssituasjoner er det utformet to eksempler på formålsvurderinger:
- «Formålet med opptak av undervisning ved UiO er å styrke studentens læring ved å gi muligheten til å spille av hele eller deler av undervisningen i etterkant av selve forelesningen, kurset mm.»
- «Formålet med opptak av en undervisningssituasjon eller i situasjoner der studentene er i praksis, er å styrke studentens læring ved å gi muligheten til å spille av hele eller deler av situasjonen i undervisningslæremed eller i kvalitetssikringslæremed.»
(ii) Opptak for andre formål enn undervisning
For alle andre typer opptak enn de gjort i forbindelse med undervisning ved UiO må den ansvarlige for opptaket dokumentere hva formålet med opptaket er. Formålet må være knyttet til UiOs virksomhet.
6.2 Behandlingsgrunnlag
Den som er ansvarlig for opptak plikter å sikre at han eller hun har et behandlingsgrunnlag, rettslig grunnlag, for opptaket. Aktuelle behandlingsgrunnlag vil være hjemmel i lov, oppfyllelse av avtale, samtykke fra alle som kommer med på opptaket eller at opptaket tjener UiOs berettigede interesse.
For hver gang det skal gjøres nye lyd- og/eller bildeopptak må det vurderes konkret om det foreligger behandlingsgrunnlag for det enkelte opptaket. Det vil ikke være aktuelt å vurdere det rettslige grunnlaget generelt for alle opptak ved UiO.
(i) Hjemmel i lov
Det foreligger hjemmel i lov for et opptak når det er nødvendig å gjennomføre for å oppfylle en oppgave som fremgår av lov eller forskrift.
Hvis opptaket er nødvendig for å oppfylle UiOs forpliktelser som utdanningsinstitusjon, jf. universitets- og høyskoleloven § 1-3, vil det som regel være tilstrekkelig hjemmelsgrunnlag for opptaket. Det kan kun gjøres opptak til uttrykkelig angitte formål som er saklig begrunnet i virksomheten. Opptak i forelesninger-, kurs-, og praksissituasjoner o.l. vil i de fleste tilfeller klart omfattes av et formål som er saklig begrunnet i UiOs primærvirksomhet; forskning, utdanning, innovasjon og formidling.
Det må vurderes om UiOs behov for å gjøre opptak er strengt nødvendig for å oppfylle formålet med utdanningen. I dette ligger at opptak må være egnet for å nå formålet, nødvendig for å nå formålet og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene. UiO skal ikke pålegge de som kommer med på opptaket å bli filmet uten at de på forhånd har blitt informert om dette.
Hvis det ikke er nødvendig å ta opptak for å oppfylle studentenes rettigheter og institusjonen forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gjøres.
(ii) Samtykke til opptak
Hvis opptak skal gjøres basert på samtykke må det innhentes samtykke fra alle som kommer med på opptaket. Samtykke må være frivillig. Hvis en student eller ansatt «må» samtykke for å kunne gjennomføre undervisningen, vil ikke samtykket være frivillig. Hvis samtykke ikke er innhentet eller én av personene ikke samtykker til opptak av lyd og/eller bilde, kan ikke opptak gjennomføres. Se definisjon av samtykke i ulike situasjoner, skjema for samtykke og praktisk informasjon om håndtering av samtykke.
Et samtykke må innhentes på en slik måte at det kan samles og gjøres lett tilgjengelig for etterprøvbarhet.
Ved opptak som går over flere ganger, hvor formålet er likt og hvor deltakerne er de samme, eksempelvis forelesningsserier og kursrekker, vil et samtykke innhentet fra deltakerne kunne gjelde for alle opptakene.
Særlig om bruk av samtykke ved obligatorisk undervisning
Hvis det er nødvendig at det gjøres opptak i obligatorisk undervisning, skal det ikke innhentes samtykke fra studentene. Dette fordi samtykket ikke vil være frivillig dersom emnet er obligatorisk for å ta en grad og det skal gjøres opptak. Da må opptaket enten kunne hjemles i lov, eller så må opptaket kun være av foredragsholder.
Det må vurderes om UiOs behov for å gjøre opptak er strengt nødvendig for å oppfylle formålet med utdanningen. I dette ligger at opptak må være egnet og nødvendig for å nå formålet, og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene. UiO skal ikke pålegge studenter å bli filmet uten at de på forhånd har blitt informert om dette.
Hvis det ikke er nødvendig å ta opptak for å oppfylle studentenes rettigheter og institusjonen forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gjøres.
(iii) Berettiget interesse
UiO vil kunne ha en berettiget interesse til å ta opp et arrangement som ikke er undervisning. Denne interessen må veie tyngre enn hensynet til personvernet til de som kommer med på opptaket.
Det er viktig i denne vektingen at bidragsyter har fått muligheten til å ta stilling til eventuelt opptak/strømming på forhånd.
Ved bruk av berettiget interesse som behandlingsgrunnlag må man opplyse om de berettigede interessene som ligger til grunn for opptaket i tillegg til den øvrige informasjonen man må opplyse om som fremgår av punkt 2.B i denne rutinen.
Hvis de er informert og likevel stiller, er det lov å ta opptak av arrangementet. Det finnes da heller ikke et samtykke det går an å trekke tilbake.
(iv) Oppfyllelse av avtale
I noen tilfeller vil UiO gjennom arbeidsavtalen eller styringsretten bestemme at ansatte skal filme undervisningen, for eksempel i noen emner der opptak av undervisning er en forutsetning for deltagelse eller i tilfeller ansatte må gjennomføre undervisningen digitalt. I disse tilfellene vil behandlingsgrunnlaget være oppfyllelse av arbeidsavtalen. Det er viktig at dette er drøftet og avtalt med den ansatte i forkant av undervisningen.
Dersom UiO inngår avtale med en ekstern foredragsholder eller annen ekstern bidragsyter, må eventuelt opptak som skal gjøres bli en del av avtalen slik at foredragsholderen er informert og har tatt høyde for dette ved inngåelse av avtalen.