Rutine for lyd-/videoopptak med kommentarer

1. Virkeområde

Rutiner for bruk av opptaksutstyr gjelder ethvert lyd- og/eller bildeopptak gjort ved UiO eller arrangementer i UiOs regi, og omfatter alle former for opptaksutstyr. Det kan ikke gjøres lyd- og/eller bildeopptak i strid med disse rutinene.

Utfyllende informasjon

Rutinene for bruk av opptaksutstyr omfatter to ulike opptakssituasjoner;
 1) presentasjoner og stemmen til foredragsholder, og
 2) opptak (lyd, bilde, video) fra rommet.

Det forutsettes at det foretas konkrete vurderinger for hver opptakssituasjon, altså hvert fag/semester/rom osv.

1) Presentasjoner og stemmen til foredragsholder

Forutsetning: Kun opptak av det som vises på skjerm og stemmen til foredragsholder blir tatt opp.

Behandlingsgrunnlag: Samtykke fra foredragsholder.

2) Video og lyd fra hele eller deler av rommet.

Forutsetning: Lyd, bilde, video med mer fra hele eller deler av rommet tas opp. Her vil alle som er i rommet kunne bli en del av opptaket, enten ved stemme eller bilde eller begge deler. Selv om det kun tas opp ett av alternativene, lyd, bilde eller video, vil det det omfattes av opptakssituasjon 2).

Behandlingsgrunnlag: Samtykke fra hver enkelt person til stede.

2. Formålsvurdering

(i) Undervisning

Dette er formålsvurderingen som gjelder for alle opptak foretatt av UiO i undervisning ved UiO: Formålet med opptak av undervisning ved UiO er å styrke studentens læring ved å gi muligheten til å spille av hele eller deler av undervisningen i etterkant av selve forelesningen, kurset mm. 

(ii) Opptak for andre formål enn undervisning

For alle andre typer opptak enn de gjort i forbindelse med undervisning ved UiO må den ansvarlige for opptaket dokumentere hva formålet med opptaket er. Formålet må være knyttet til UiOs virksomhet.

Utfyllende informasjon

UiO er ihht. personopplysningsloven §11 pliktig til å angi formålet med behandlingen av personopplysningene. Dette formålet må være "saklig begrunnet i virksomheten".

For alle opptak som skjer av og i undervisningssituasjoner er det utformet en formålsvurdering: «Formålet med opptak av undervisning ved UiO er å styrke studentens læring ved å gi muligheten til å spille av hele eller deler av undervisningen I etterkant av selve forelesningen, kurset mm. «  

Det er viktig å merke seg at alle opptak foretatt til dette formålet kun kan brukes til dette formålet.  Dersom man ønsker å bruke opptakene til et annet formål må det vurderes om man har behandlingsgrunnlag for det nye formålet, se mer under behandlingsgrunnlag.

3. Behandlingsgrunnlag

Den som er ansvarlig for opptak av lyd og/eller bilde plikter å sikre at han eller hun har et behandlingsgrunnlag, rettslig grunnlag, for opptaket. Med behandlingsgrunnlag menes klar hjemmel i lov eller samtykke fra alle tilstede.

(i) Samtykke til opptak

Hvis opptak skal gjøres basert på samtykke må det innhentes samtykke fra hver enkelt person tilstede. Hvis samtykke ikke er innhentet eller én av personene ikke samtykker til opptak av lyd og/eller bilde, kan opptak ikke gjennomføres. Se definisjon av samtykke i ulike situasjoner, skjema for samtykke og praktisk informasjon om håndtering av samtykke.

(ii) Hjemmel i lov

Det foreligger hjemmel i lov for et opptak når det er klart bestemt i en lov, eller forskrift med hjemmel i lov, at personopplysninger kan behandles.

Utfyllende informasjon

Generelt

Med behandlingsgrunnlag menes rettslig grunnlag for å foreta opptak. Aktuelle behandlingsgrunnlag utenom samtykke vil eksempelvis kunne være at opptaket er «nødvendig for å utføre en oppgave av allmenn interesse», jf. personopplysningsloven § 8, bokstav d, eller at opptaket er unntatt flere grunnleggende krav etter personopplysningsloven av hensyn til ytringsfriheten, jf. § 7. Det kan kun gjøres opptak til uttrykkelig angitte formål som er saklig begrunnet i virksomheten. Opptak i forelesninger- og kurssituasjoner mv. vil i de fleste tilfeller klart omfattes av et formål som er saklig begrunnet i UiOs primærvirksomhet; forskning, utdanning, innovasjon og formidling.

For hver gang det skal gjøres nye lyd- og/eller bildeopptak må det vurderes konkret om det foreligger behandlingsgrunnlag for det enkelte opptaket. Det vil ikke være aktuelt å vurdere det rettslige grunnlaget genereltfor hele UiO, og samtykke må innhentes for hvert opptak/opptaksserie. Opptak kan ikke benyttes til andre formål uten at det foreligger nytt behandlingsgrunnlag, herunder nytt samtykke.

Samtykke til opptak

Et samtykke fra hver enkelt person skal være informert, frivillig og uttrykkelig. I det ligger det at den som er ansvarlig for opptaket, arrangør av en tilstelning, foreleser, kursholder etc., har et selvstendig ansvar for å informere personene i rommet om at opptak vil bli gjort, på hvilken måte, hvordan det vil bli publisert og at dersom de ikke ønsker å samtykke, er de i sin fulle rett til det. Selv om opptaket blir gjort i undervisnings- eller forskningsøyemed, vil hensynet til den enkelte personvern i all hovedsak veie tyngre enn fordelene UiO vil oppnå ved å ta opptak.

For forelesere, kursholdere, foredragsholdere etc. som selv aktiverer opptak må det legges til grunn at samtykke da er avgitt til opptak. Dette forutsetter at bruker, herunder foreleser, kursholder, foredragsholder, både har fått nødvendig informasjon i forkant og må gjøre en aktiv handling for å ta i bruk opptaksutstyret. Her må de som er ansvarlige for opptaksutstyret sikre at default ikke er opptak.

For opptak hvor det er en mulighet for at andre personer enn foreleser, kursholder, foredragsholder etc. blir identifisert, må det innhentes samtykke fra den enkelte i rommet. Dersom det er flere som skal holde forelesning, kurs, seminar, konsert og lignende sammen, må hver av disse ha samtykket til at det gjøres opptak.

Et samtykke må innhentes på en slik måte at det kan samles og gjøres lett tilgjengelig for etterprøvbarhet.

Ved opptak som går over flere ganger, hvor formålet er likt og hvor deltakerne er de samme, eksempelvis forelesningsserier, kursrekker og obligatorisk undervisning, vil et samtykke innhentet fra deltakerne kunne gjelde for alle opptakene.

Samtykke i opptakssituasjon 2):

Dersom det er en ren forelesning hvor hovedfokuset er at kun foreleser snakker kan det oppfordres til at de som ikke ønsker å bli tatt opp kan sette seg bak i lokalet, og dermed utenfor rekkevidde av kamera/mikrofon. Dette må anses som tilstrekkelig samtykke til at opptak kan gjøres så lenge det er informert godt til alle deltakere at opptak skal gjøres og hva de må foreta seg for ikke å bli en del av opptaket.

I flere situasjoner, som eksempelvis obligatorisk undervisning og andre mindre seminar, kurs etc., skal samtykke innhentes uten at deltakerne føler de må samtykke, altså det skal ikke foreligge tvang. Dette må være opp til den enkelte ansvarlige, men eksempler på hvordan samtykke kan innhentes slik at kravene i personopplysningsloven er oppfylt, er at samtykkeskjema utformes og deles ut, og at deltakerne leverer inn det til den ansvarlige før opptak starter. Skjema kan også gjøres anonyme dersom situasjonen tilsier det. Da vil det være et krav at det er innkommet antall samtykke som tilsvarer korrekt antall deltakere.

Dersom det er ønskelig med opptak fra et obligatorisk kurs/forelesning eller lignende må man enten (i) innhente samtykke fra samtlige personer i rommet, eller (ii) velge opptaksalternativ 1) eller la være å gjøre opptak. I slike situasjoner vil det kunne diskuteres hvorvidt et samtykke kan oppfattes som frivillig dersom eksempelvis dette emnet er obligatorisk for å oppnå en grad. Det må derfor gjøres en grundig vurdering av formålet med dette opptaket. Vil det være saklig begrunnet i UiOs virksomhet og er det nødvendig at opptak gjennomføres. Dersom man likevel velger å gjøre opptak må adgangen til disse opptakene begrenses og kun være tilgjengelig i en begrenset periode.

Her er det viktig å merke seg at det er nok at én person i rommet ikke samtykker til at opptaket ikke kan gjøres.

4. Informasjon om opptak

Den som er ansvarlig for opptaket skal informere personene tilstede om følgende:

  • At UiO ønsker å foreta et opptak
  • Formålet for opptaket
  • Om opptaket har hjemmel i lov eller i samtykke fra foredragsholder eller fra foredragsholder, deltakere og andre i rommet.
  • At det er frivillig å gi samtykke til opptak
  • At et avgitt samtykke kan trekkes tilbake på et hvilket som helst tidspunkt
  • Hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
  • Hvor lenge opptaket blir lagret
  • Hvordan opptaket blir publisert 
  • Hvem som har tilgang til opptaket

Utfyllende informasjon

Se mal for informasjonsskriv.

5. Bruk av opptak

Opptak av lyd og/eller bilde gjort til ett bestemt formål kan ikke benyttes til annet formål enn det som gjaldt på opptakstidspunktet, uten at ny vurdering av behandlingsgrunnlag er gjort.

Utfyllende informasjon

Det følger av bestemmelsen i personoplysningsloven § 11 litra c. at man aldri kan bruke et opptak tatt til ett formål til et nytt formål uten at man vurderer det rettslige grunnlaget for den nye behandlingen. Dersom man for eksempel ønsker å bruke opptak tatt for å styrke studentens læring i et forskningsprosjekt så må man vurdere om man har et behandlingsgrunnlag for denne nye behandlingen.

6. Sletting av opptak

Et opptak skal slettes når formålet med opptaket er oppfylt.

Utfyllende informasjon

Et opptak skal slettes når formålet med opptaket er oppfylt, jf. personopplysningsloven § 28. For opptak gjort på bakgrunn i UiOs primærvirksomheter legges det til grunn at opptakene kan beholdes så lenge de har en gyldighet faglig sett. Det betyr at opptakene må slettes når de er å anse som faglig utdaterte, med mindre videre bevaring kan forsvares av historisk verdi. Dette må vurderes konkret for hvert enkelt opptak og av hver enkelt foreleser, kursholder etc.

7. Ansvar for opptaksutstyr

Utstyr til bruk for opptak av lyd og/eller bilde er gjort tilgjengelig for brukeren «som den er». UiO kan ikke garantere for nøyaktigheten eller aktualiteten i informasjon som blir gjort tilgjengelig ved bruk av verktøyet. Den som benytter utstyret erkjenner og godtar at data- og telekommunikasjonssystemer ikke er feilfrie, og at perioder med nedetid kan forekomme fra tid til annen. UiO kan ikke garantere at opptakene vil være uavbrutt, sikre eller feilfrie, eller at det aldri vil oppstå datatap.

Bruker av opptaksutstyr er alene ansvarlig for sine handlinger utført med hjelp av opptaksutstyr.  Dersom UiO blir kjent med at bruk av UiOs ressurser og verktøy medfører brudd på våre interne regler og rutiner eller norsk lov, vil rettighet til å gjøre bruk av UiOs opptaksutstyr bli trukket tilbake med øyeblikkelig virkning.

Publisert 11. aug. 2016 11:20 - Sist endra 7. mars 2017 08:37