Reglement for elektronisk kommunikasjon

---

1. Formål

Formålet med dette reglementet er å fastsette saksbehandlingsregler for elektronisk kommunikasjon med og innenfor Universitetet i Oslo samt visse bestemmelser om bruk av UiOs brevark, logo mv. Reglementet utfyller de generelle reglene som finnes i lov og forskrift. Reglementet har forrang mot tidligere regler ved UiO i den grad motstred skulle forekomme.
 

2. Virksomhetsområde

Dette reglementet gjelder for all skriftlig kommunikasjon med eller innefor UiO og all skriftlig kommunikajson hvor noe grunnet tilsettingsforhold eller verv opptrer på vegne av UiO.
 

3. Definisjoner

Begreper som anvendes i dette reglementet skal forstås på samme måte som i eForvaltningsforskriften og Rammeverk for autentisering av uavviselighet i elektronisk kommunikasjon med og i offentlig sektor. Relevante begreper som ikke er definiert der, defineres i dette punktet.

Originaldokument:
Et originaldokument er dokumentet i den form det ble laget og sendt. Dette vil ved bruk av ren elektronisk saksbehandling være den digitale kopien og ved bruk av fysisk underskrift på papir være papiroriginalen. Det skal fremgå av dokumentet dersom det er elektornisk godkjent.

Godkjenning:
Det er tre nivåer for elektronisk godkjenning ved UiO:

• Sekvensiell godkjenning: Når et dokument er godkjent av én eller flere.
• Enkelgodkjenning: Når et dokument er godkjent av én leder.
• Selvgodkjenning: Når saksbehandler selv godkjenner et dokument

Godkjenning loggføres i ePhorte.
 

4. Hovedregel

Alle dokumenter skal være godkjent før ekspedisjon (utsendelse). Godkjenning foretas i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem.

Det er som hovedregel ikke nødvendig å fysisk undertegne papirdokumenter som er godkjent i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem.

Visse dokumentoriginaler skal alltid arkiveres. Hivs dokumentoriginalen er en papiroriginal, skal både denne og en digital kopi arkiveres. Følgende dokumenttyper skal alltid eksistere som papiroriginaler:

• Signerte kontrakter, herunder ansettelsesavtaler
• Gjeldsbrev
• Prosesskrift og andre henvendelser til domstoler eller parter i rettssaker
• Andre dokumenter hvor den fysiske signaturen utgjør en egenverdi eller bruk av slik er påbudt i lov eller forskrift
• Andre dokumenter hvis viktighet tilsier dette.

Taushetsbelagt eller beskyttelsesverdig innhold skal ikke lagres i personlige e-postkonti.

Beskyttelsesverdig innhold skal ikke sendes elektronisk (via e-post) om ikke tilstrekkelige sikkerhetsmekanismer inklusive kryptering av innholdet anvendes.
 

5. Innkomne henvendelser til UiO

Henvendelser til UiO skal som hovedregel sendes med papirpost.

Enheter som kan motta henvendelser elektronisk skal opplyse om hvilken måte dette skal skje på og til hvilken adresse. Når en enhet mottar henvendelser via elektronisk post, skal denne kunne mottas på adressen postmottak@enhet.uio.no. Det kan opprettes flere adresser, men da i henhold til Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltnignsforskriften). Henvendleser til UiO eller UiOs enheter skal ikke sendes til personlige e-postadresser.

Arkivverdige henvendelser sendt på e-post direkte til saksbehandler skal registreres i UiOs elektroniske skasbehandlingssystem av saksbehandleren selv. Bekreftelse på at en elektronisk henvendelse er mottatt, skal sendes avsender uten opphold. Bekreftelsen skal inneholde et journalnummer eller annen identifikator.

Papirbaserte henvendelser som er arkivverdige skal skannes og journalføres av arkivet før de sendes skasbehandler. Papirbaserte henvendelser som er arkivverdige og som av ulike årsaker når saksbehandler direkte skal uten opphold sendes arkviet for skanning og journalføring.
 

6. Utgående henvendelser fra UiO

Henvendelser UiO sender fra seg skal som hovedregel være på papir. Unntak fra dette er om det er avtalt elektronisk kommunikasjon i den aktuelle saken eller med den aktuelle parten, eller om henvendelsen besvarer en henvendelse som UiO mottok elektronisk og hvor det går frem at svaret kan mottas elektronisk.

Ved underretning om vedtak hvis innhold ikke kan sendes via e-post skal vedtakets innhold gjøres tilgjengleig på en måte som sikrer at kun rette vedkommende får tilgang til det, samt at det registreres når denne tilgangen blir anvendt. Om vedkommende ikke skaffer seg tilgang innen en uke, skal vedtaket sendes i papirform.

Utgående henvendelser fra UiO skal normalt godkjennes elektronisk. En leder kan ved alminneligdelegasjon gi en saksbehandler tillatelse til å sende ut brev som kun er godkjent av én person (saksbehandleren selv). Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgjør hvilke nivå det skal godkjennes på.
 

7. Kommunikasjon (herunder saksbehandling) innad ved UiO

Intern kommunikasjon ved UiO skal som regel skje elektronisk. Arkivverdige henvendelser sendt eller mottatt elektronisk skal registreres i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem av saksbehandleren selv.

Kommunikasjon innad ved UiO skal normalt godkjennes elektronisk. Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgjør hvilket nivå det skal godkjennes på.
 

8. Bruk av UiOs brevhode og bruk av tittel ved UiO

Det er ikke tillatt for tilsatte å anvende UiOs brevhode eller logo i annet enn embeds medfør eller å utgi seg for å opptre på vegne av UiO, når dette ikke er tilfellet.