1. Formål
Formålet med dette reglementet er å fastsette saksbehandlingsregler for elektronisk kommunikasjon med og innenfor Universitetet i Oslo. Reglementet utfyller de generelle reglene som finnes i lov og forskrift. Reglementet har forrang mot tidligere regler ved UiO i den grad motstrid skulle forekomme.
2. Virkeområde
Dette reglementet gjelder for all skriftlig kommunikasjon som er journal- og/eller arkivpliktig med eller innenfor UiO og all skriftlig kommunikasjon hvor noen grunnet tilsettingsforhold eller verv opptrer på vegne av UiO.
3. Definisjoner
Begreper som anvendes i dette reglementet skal forstås på samme måte som i eForvaltningsforskriften (lovdata.no) og Rammeverk for autentisering av uavviselighet i elektronisk kommunikasjon med og i offentlig sektor (regjeringen.no). Relevante begreper som ikke er definert der, defineres i dette punktet.
Originaldokument:
Et originaldokument er dokumentet i den form det ble ferdigstilt Dette vil ved bruk av ren elektronisk saksbehandling være den digitale versjonen og ved bruk av fysisk underskrift på papir være papiroriginalen. Det skal fremgå av dokumentet dersom det er elektronisk godkjent.
Godkjenning:
Det er tre nivåer for elektronisk godkjenning ved UiO.
- Sekvensiell godkjenning: Når et dokument er godkjent av én eller flere
- Enkel godkjenning: Når et dokument er godkjent av én leder.
- Selvgodkjenning: Når saksbehandler selv godkjenner et dokument.
Godkjenningen loggføres i ePhorte.
4. Hovedregel
Alle dokumenter skal være godkjent før ekspedisjon (utsendelse). Godkjenning foretas i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem.
Det er som hovedregel ikke nødvendig å fysisk undertegne papirdokumenter som er godkjent i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem.
Av administrative grunner skal følgende dokumenttyper alltid oppbevares som papiroriginaler:
- Signerte kontrakter, herunder spesielt kontrakter med andre land. Unntatt her er ansettelseskontrakter.
- Gjeldsbrev
- Prosesskrift og andre henvendelser til domstoler eller parter i rettssaker
- Andre dokumenter hvis viktighet tilsier dette
5. Taushetsbelagt og beskyttelsesverdig informasjon
Informasjon som er taushetsbelagt eller må anses som beskyttelsesverdig, som personsensitiv, virksomhetskritisk informasjon eller informasjon av stor kommersiell verdi, er universitetet pålagt å begrense tilgangen til og behandle i tråd med gjeldende lov, forskrift, avtaler, reglement og annet regelverk.
Klassifisering av informasjonsressurser ved UiO er beskrevet i tillegget til LSIS (Ledelsessystem for informasjonssikkerhet) om klassifisering av data og informasjon
6. Taushetsbelagt og beskyttelsesverdig informasjon
Taushetsbelagt eller beskyttelsesverdig innhold skal ikke lagres i personlige e-postkonti. Dette omfatter både brukerens e-postkonti ved UiO og privat e-postkonti utenfor UiO.
Beskyttelsesverdig innhold skal ikke sendes via e-post eller andre elektroniske løsninger om ikke tilstrekkelige sikkerhetsmekanismer inklusive kryptering av innholdet anvendes.
7. Innkomne henvendelser til UiO
Henvendelser til UiO skal som hovedregel sendes elektronisk der det er tilrettelagt for mottak av taushetsbelagt eller beskyttelsesverdig innhold. Dersom det ikke er tilrettelagt for elektronisk mottak skal henvendelser sendes med papirpost.
Hvis en enhet kan motta henvendelser elektronisk skal det opplyses om hvilken måte dette skal skje på og til hvilken adresse. Når en enhet mottar henvendelser via elektronisk post skal denne kunne mottas på adressen postmottak@enhet.uio.no. Det kan opprettes flere adresser, men da i henhold til Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften). Henvendelser til UiO eller UiOs enheter skal ikke sendes til personlige e-postadresser.
Journal- og / eller arkivpliktige henvendelser sendt på e-post direkte til saksbehandler skal registreres i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem av saksbehandleren selv.
Hvis en elektronisk henvendelse utløser saksbehandling skal bekreftelse på at henvendelsen er mottatt sendes avsender uten opphold. Bekreftelsen skal inneholde et journalnummer eller annen identifikator.
Papirbaserte henvendelser som er journal- og / eller arkivpliktige skal skannes og journalføres av arkivet før de sendes saksbehandler. Papirbaserte henvendelser som er arkivpliktige og som av ulike årsaker kommer til saksbehandler direkte skal uten opphold sendes arkivet for skanning og journalføring.
8. Utgående henvendelser fra UiO
Henvendelser UiO sender fra seg skal som hovedregel sendes elektronisk. Dersom det ikke er tilrettelagt for elektronisk mottak skal henvendelser sendes med papirpost.
Innholdet i følgende meddelelser skal som hovedregel sendes til digital postkasse via UiOs elektroniske saksbehandlingssystem:
- enkeltvedtak
- forhåndsvarsel etter forvaltningsloven § 16,
- for andre meldinger som har betydning for vedkommendes rettsstilling eller for behandlingen av saken, og
- for meldinger som det av andre grunner er av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar
Dersom mottaker for meddelelser som omfattes av bokstav a-d har reservert seg mot å motta slike meddelelser elektronisk fra forvaltningen, skal meddelelsen sendes mottaker i papirpost.
Andre henvendelser kan sendes via andre elektroniske kanaler som er tilpasset innholdet i informasjonen.
9. Godkjenning av utgående henvendelser fra UiO
Utgående henvendelser fra UiO skal normalt godkjennes elektronisk. En leder kan ved alminnelig delegasjon gi en saksbehandler tillatelse til å sende ut brev som kun er godkjent av en person (saksbehandler selv). Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgjør hvilket nivå det skal godkjennes på.
10. Kommunikasjon (herunder saksbehandling) innad ved UiO
Intern kommunikasjon ved UiO skal som hovedregel skje elektronisk. Arkivpliktige henvendelser sendt eller mottatt elektronisk skal registreres i UiOs elektroniske saksbehandlingssystem av saksbehandleren selv.
Kommunikasjon innad ved UiO skal normalt godkjennes elektronisk. Dokumentets innhold og saksbehandlers fullmakter avgjør hvilket nivå det skal godkjennes på.
11. Videresending av ansatt e-post
- Det er forbudt for alle ansatte ved UiO å aktivere funksjonalitet for automatisk videresending som fører til at UiO-relatert e-post videresendes til en ekstern e-postleverandør.
- Ansatte kan aktivere funksjonalitet for automatisk videresending fra sin UiO-e-postadresse til en annen e-postadresse innenfor .uio.no-domenet.
- Det er tillatt å videresende enkelteposter ut av UiO sitt e-postsystem, så lenge innholdet er av en slik karakter at dette ikke bryter med annet lov- eller regelverk.