Interne retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Universitetet i Oslo

Retningslinjene er godkjent 1. november 2015 på fullmakt av universitetsdirektør på vegne av universitetsstyret. Retningslinjene er saksbehandlet av Avdeling for administrativ støtte i samarbeid med Avdeling for fagstøtte og Enhet for lederstøtte.


1. Avgrensninger og definisjoner

Retningslinjene er gitt av Universitetsdirektør på fullmakt av Universitetsstyret med virkning fra 1.januar 2016 og erstatter retningslinjene av 1. januar 2009. Retningslinjene tar utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13) (regjeringen.no) og tilhørende veileder.

Ord og uttrykk i UiOs interne retningslinjer brukes slik de er definert i KDs reglement(F-07-13). For øvrig vises det til omtale av sentrale begreper i den løpende teksten og UiOs begrepsliste for prosjektøkonomistyring.

1.1 Reglementets virkeområde

Prosjekter som omfattes av bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet under punkt 1.2, skal forvaltes etter disse retningslinjene.

KDs reglement gjelder samarbeid om faglig aktivitet med andre institusjoner og virksomheter. Universitetet i Oslo (UiO) legger til grunn at aktiviteten skal være av faglig interesse og styrke evnen til å utføre primæroppgavene, ref. punkt 1.1.a i rundskriv F-07-13. [1] 

1.2 Hovedregel

Alle aktiviteter som er helt eller delvis finansiert av eksterne kilder, skal:

2. Kategorisering av prosjekter

Viktige oppgaver i forbindelse med avtaleinngåelse og prosjektoppretting er klassifisering av prosjektet, som et bidrags- eller oppdragsprosjekt.

Bidragsprosjekter utgjør hovedtyngden av prosjekter ved Universitetet i Oslo. Retningslinjene er derfor skrevet med utgangspunkt i bidragsprosjekter, men slik at særlige tilleggs- og/eller unntaksbestemmelser som gjelder oppdrag markeres spesielt. Det samme gjelder eventuelle spesielle hensyn som må tas pga. prosjektenes innhold (forskning, utdanning, mv.).

2.1 Bidragsprosjekter

Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen får støtte fra eksterne finansieringskilder, uten at det foreligger krav om motytelse i inngått avtale.

Bidragsprosjekter er bidrag eller gave fra en bidragsyter som helt[4] eller delvis finansierer aktivitet ved UiO. Bidragsfinansiert aktivitet skjer på bakgrunn av innvilget søknad eller samarbeid hvor partene finansierer felles forsknings- eller undervisningsaktivitet.

Ved bidragsfinansiert aktivitet skal det forhandles med kontraktspartene om fordeling av eierskap til forskningsresultater. Ved felles undervisningsprosjekter skal samarbeidsavtalen omfatte opphavsrett til undervisningsmateriell.

2.2 Oppdragsprosjekter

Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter institusjonen utfører mot betaling fra ekstern(e) oppdragsgiver(e) når det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen når avtale/kontrakt inngås.

Motytelse i oppdragsfinansiert aktivitet er typisk forskningsresultater eller et undervisningsopplegg. Oppdragsgiver vil som hovedregel ha eierskapet til forskningsresultatene, men UiO skal under enhver omstendighet ha anledning til å anvende resultatene til videre forskning og utdanning.

Ved oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette. I tillegg skal det beregnes en rimelig fortjeneste på oppdraget, jf. EØS- regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte. Dette betyr at institusjonen ikke kan delfinansiere oppdragsprosjekter eller dekke andre indirekte kostnader som prosjektet måtte medføre. Oppdrag kan ikke klassifiseres som bidragsfinansiert aktivitet ut i fra en vurdering av prosjektets faglige interesse.

2.3 Gaver

Midler som tilflyter institusjonen i den hensikt å styrke den økonomisk klassifiseres som gave. Det må ikke være slike bindinger på gaven slik at den kan anses som betaling for en ytelse til giveren.

Det er ikke uvanlig at midler som gis som gave til en institusjon fra giverens side er ment å tilgodese et eller flere bestemte formål, og det kan i enkelte tilfeller være vanskelig å avgjøre om man står overfor en gave eller et bidrag.  Gaver skal håndteres i henhold til UiOs retningslinjer som gavemottaker. Gaver under 30 000 resultatføres på basis ved mottak.

2.4 Andre salgsinntekter/inntekter

Aktivitet som etter art og omfang ikke naturlig kan klassifiseres som oppdragsfinansiert virksomhet kan i de fleste tilfeller klassifiseres som salg. Disse omfattes ikke av reglementet men er omtalt i veilederen. Merk at egenbetaling fra studenter skal kategoriseres som salgsinntekter og totalbudsjetteres på samme måte som oppdragsprosjekter. Hva universitetet kan ta betalt for av studenter reguleres gjennom Forskrift om egenbetaling ved universiteter og høyskoler (lovdata.no).

Tildelinger under 30 000 kr kan føres som inntekt på basis forutsatt at finansiøren ikke krever rapportering av midlene. De vanligste vil være salg av forsknings- og undervisningstjenester.

For mer informasjon om typer av prosjekter refereres til eksempelliste (regjeringen.no) knyttet til veileder til regelverket.

3. Merverdiavgift

Merverdiavgiftsloven gjelder fullt ut og uavhengig av BOA-reglementet. Så selv om det i praksis ofte vil være harmoni mellom det BOA-reglementet betegner som motytelse og omsetningsbegrepet i mva-loven er det ikke mulig å begrunne vurderinger i den ene med den andre. Se tabell under.

Bidragsprosjekt Oppdragsprosjekt
Ingen motytelse Motytelse
Tilskudd – ingen omsetning Vederlag/betaling – omsetning

Bestemmelsene i BOA-reglementet gjøres i praksis én gang i forbindelse med kategorisering. Merverdiavgiftsloven må derimot vurderes hver gang det skal utfaktureres på prosjektet.

For oppdragsprosjekter hvor omsetningsvilkåret i mva-loven er oppfylt vil de ordinære unntakene og fritakene for plikt til å beregne påslag av MVA gjelde.

Unntak Fritak
Undervisningstjenester Eksport
Helsetjenester -

Rutiner og kontaktpunkt for håndtering og spørsmål knyttet til merverdiavgift for eksternt finansierte prosjekter finnes på UiO sine nettsider for ansatte.

Definisjon av motytelse

Med motytelse menes at risiko og kontroll over en eiendel overføres fra institusjonen til motparten(e) i avtaleforholdet, med andre ord at det foreligger en transaksjon mellom partene i avtaleforholdet. Med risiko menes i denne sammenhengen eiendelens gevinst- eller tapspotensial, og med kontroll menes beslutningsmyndighet og råderett over eiendelen, jf. definisjonen av transaksjon i SRS 9.

4. Roller og ansvar

Universitetsstyret har det overordnede ansvaret for at bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet drives i samsvar med gjeldende regler, rammeverk og vedtatte strategier, og for at aktiviteten støtter opp under primæroppgavene.

I planlegging og gjennomføring av prosjekter følges prinsippet om delegert ressursforvaltning ved Universitetet i Oslo, som innebærer at ansvaret er lagt til fakultets- og instituttnivå (eller tilsvarende). Gjennomføring av eksternt finansierte aktiviteter er et lederansvar (prosjekteier), og den enkelte prosjektleder har ingen fullmakter til å inngå bindende avtaler. Følgende enheter og personer har ansvaret for gjennomføringen av retningslinjene:

  • Prosjekteier: UiO ved leder (instituttleder eller tilsvarende med budsjettdisponeringsmyndighet) for den enheten som har godkjent søknaden for prosjektet [2]
  • Prosjektleder: Den person som er faglig leder for prosjektet og for å gjennomføre prosjektet innen rammene avtalt med finansiør og prosjekteier.

4.1 Overordnet ansvar

Universitetets sentrale administrasjon (LOS) har det overordnede ansvaret for det til enhver tid gjeldende reglementet og for utvikling av verktøy som standardkontrakter, budsjetteringsmaler og regnskapsrapporter. LOS kan også ved behov gi støtte til lokal administrasjon.

Overordnet ansvarsmatrise
Universitetsstyret Overordnet ansvar
Sentral administrasjon Gjeldende reglement, verktøy og veiledning
Fakultet, institutt, eller tilsvarende Gjennomføring av avtalt prosjektaktivitet iht. vedlegg ansvarsmatrise

4.2 Dokumentasjon av rutiner

LOS ved avdeling for Administrativ støtte har tilrettelagt for overordnede rutinebeskrivelser innen operativ økonomistyring av eksternt finansierte prosjekter, i henhold til UiOs minimumsstandard for prosjektøkonomistyring. I tillegg ytes det bistand og rådgivning til enhetene på kontrakter, søknads- og driftshåndtering av EU-prosjekter samt koordinering og tilrettelegging i tilknytning til større satsninger (f.eks. SFF og SFI).

I prosjekter finansiert av Norges forskningsråd og EU skal deres standardavtaler benyttes. I tillegg er det utarbeidet et sett av standard kontraktsmaler som kan benyttes. Juristene sentralt kan yte juridisk bistand ved ytterligere avklaringer og skal involveres dersom det er aktuelt å gjøre endringer i standardavtalene. Juristene i Avdeling for forskningsadministrasjon, Seksjon for forskningforvaltning, kan i slike tilfeller kontaktes på juridiskbistand@admin.uio.no. Alle vedlegg til avtale skal foreligge i endelig form før avtale signeres. Avtale skal undertegnes av prosjekteier ved ansvarlig enhet, og arkiveres lokalt.

Fakultetsledelsen er ansvarlig for å etablere tilfredsstillende lokale oppfølgingsrutiner for de eksternt finansierte prosjektene.  Lokale rutiner dokumenteres skriftlig og må være i henhold til UiO praksis og rutiner for prosjektøkonomistyring. Rutinene skal gi nødvendig oversikt til å rapportere faglig framdrift, økonomisk status, og ev. andre relevante parametere for oppfølging ved fakultetet.

Vedlegg: Ansvarsmatrise

  Roller og ansvar
Faser Prosjekteier Prosjektleder
Prosjektsøknad
  • Tydeliggjøre rammebetingelser for prosjektene overfor prosjektleder
  • Sikre at prosjektsøknader er innen instituttets faglige prioriteringer
  • Vurdere egenandel inn mot og nettobidrag fra prosjektene
  • Ev. å gjøre prioriteringer mellom prosjekter
  • Avklare og kvalitetssikre sin prosjektidé med prosjekteier
  • Utarbeide faglig innhold
  • Aktivitetsplanlegging (milepælsplan)
  • Utarbeide søknadsbudsjett i samarbeid med støtteapparatet innen rammebetingelsene satt av prosjekteier
Oppstart
  • Drive prosjektporteføljestyring
  • Ha kjennskap til prosjektenes påvirkning på basisøkonomien
  • Ha innsikt i nettobidragets størrelse (herunder instituttets egenandel)
  • Håndtere vesentlig avvik i samarbeid med prosjektleder
  • Dialog med prosjektleder ved vesentlig avvik ifm. gjennomføringen av prosjektene
  • Gjennomføre aktiviteten innen prosjektets rammer
  • Avklare ev. veivalg knyttet til gjennomføringen av aktivitet innen prosjektets rammer
  • Avklare status for gjennomføringen ifm. rapportering til finansiør
  • Dialog med prosjekteier ved vesentlig avvik ifm. gjennomføringen av aktiviteten
Gjennomføring
Avslutning
  • Vurdere ev. forlengelser av prosjekter
  • Eventuelt å tilrettelegge for videreføring av aktivitet innen enhetens egen aktivitet hvis aktuelt
  • Avklare ev. forlengelse med prosjekteier
  • Ferdigstille aktiviteten

Fotnoter

[1] Vi viser ellers til Statens regnskapsstandarder (særlig SRS 9 og 10) for behandling av inntekter, herunder inntekter som ikke kan/skal klassifiseres som prosjekter i disse retningslinjenes forstand.

[2] For prosjekter som berører flere institutter ved et fakultet, vil prosjekteierrollen kunne være på fakultetsnivå eller tilknyttet et spesifikt institutt (eks. SFF og SFI).

Av Terje Bakke, Thomas Kjensli
Publisert 11. feb. 2016 14:02 - Sist endret 8. mars 2019 12:47