Katalogtjenesten ved UiO
Ansatte ved UiO oppføres automatisk i universitetets elektroniske katalog, som er primærkilden for kontaktinformasjon om institusjonens personale.
Katalogtjenesten inneholder informasjon om ansattes navn, stillingstittel, enhet, arbeidssted/besøksadresse, brukeridentifikasjon til IT-formål, telefon-/mobilnummer og e-postadresse. Opplysningene hentes fra universitetets brukeradministrative system (Cerebrum), med UiOs lønnssystem (SAPDFØ) som kilde.
Rettslig grunnlag
Behandlingsgrunnlaget for registrering og publisering av opplysningene i katalogen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Bestemmelsen gir UiO hjemmel til å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse. UiOs interesse er å tilby UiOs brukere kontaktinformasjon som forutsetning for effektiv kommunikasjon og samhandling, samt tilgjengelighet.
Det kan likevel forekomme tilfeller hvor en ansatt ønsker å protestere mot deltakelse i katalogtjenesten. Personvernforordningen artikkel 21 nr. 1 forutsetter i denne sammenheng at:
Den registrerte skal til enhver tid, av grunner knyttet til vedkommendes særlige situasjon, ha rett til å protestere mot behandling av personopplysninger om vedkommende, og som har grunnlag i artikkel 6 nr. 1 bokstav e) eller f), herunder profilering med grunnlag i nevnte bestemmelser. Den behandlingsansvarlige skal ikke lenger behandle personopplysningene, med mindre vedkommende kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran den registrertes interesser, rettigheter og friheter, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
Rett til å protestere
- Med henvisning til interesseavveiningen, legger universitetsdirektøren til grunn at ansatte som utgangspunkt skal være registrert i katalogen.
- For å bruke retten til å protestere, må den ansatte ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal (e-post) og begrunne hvorfor den ansatte ikke ønsker at UiO skal behandle dennes opplysninger i katalogen. Protesten må begrunnes i den ansattes særlige situasjon.
- Dersom en ansatt protesterer, må arbeidsgiver foreta en avveining mellom hensynet til virksomhetens og den enkelte ansattes interesser. Protesten skal besvares uten ugrunnet opphold og senest innen én måned, jf. artikkel 12 nr. 3.
- Dersom kravet imøtekommes, forbeholder UiO seg retten til å stanse behandlingen av samtlige opplysninger i katalogen dersom det i det konkrete tilfellet ikke er mulig å stanse behandlingen av enkeltopplysninger.
- Dersom UiO ikke imøtekommer den ansattes protest, og den ansatte er uenig i UiOs behandling av dennes opplysninger i tjenestekatalogen, kan den ansatte kontakte personvernombudet ved UiO (e-post) eller klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).