Kunngjøringstekst
Denne utformes av fagmiljøet/prosjektleder og sendes til kontorsjef. I teksten er det viktig at følgende fremkommer:
- Tittel på stilling (med stillingskategori og fagområde)
- Antallet år
- Evt. føringer mht. seneste startdato
- Finansieringskilde/tittel på prosjekt
- Generell beskrivelse av fagområde/prosjekt kandidaten skal jobbe innenfor
- Beskrivelse av konkrete arbeidsoppgaver i stillingen
- Kvalifikasjonskrav, herunder utdanningskrav, samt ønskede tilleggskvalifikasjoner. Gjerne noe her om personlige egenskaper.
- Kontaktperson(er)
Standard søknadsfrist for vitenskapelige stillinger er 3 uker etter utlysning, men det er mulig å be om lengre frist.
Alle stillinger på UiO lyses ut via NAV og på UiOs nettsider. Vitenskapelige stillinger lyses også ut via EURAXESS. Bruk av andre kanaler som koster penger, gjøres kun rent unntaksvis, og skal i så fall klareres med instituttledelsen (v/ kontorsjef).
Komitesammensetning
Den sakkyndige komiteen (innstillingskomité) skal normalt bestå av 3 personer, hvor fortrinnsvis begge kjønn skal være representert. Minst to bør ha kompetanse på det aktuelle stillingsnivå. Fortrinnsvis er det ønskelig med interne medlemmer i komiteen (selv om reglementet ikke forbyr eksterne medlemmer).
Avvik fra disse reglene må begrunnes.
Komiteer godkjennes fortløpende av kontorsjef.
Habilitet:
Dette er generelt omtalt i punkt 7 i de generelle retningslinjene. Videre er det omtalt mer utførlig i MNs nye lederhåndbok- under "Rekruttering og ansettelser". Merk spesielt det som står om at innstillingskomiteen skal orienteres om eventuelle bindinger (veiledning, felles publikasjoner, nært vennskap e.l.), og så er det de andre i komiteen som skal avgjøre spørsmålet om habilitet eller ikke. Det skal stå noe om habilitetsvurderinger i rapporten, slik at det tydelig fremkommer at vurderingen er gjort. Dette gjelder også om det ikke er noen bindinger/relasjoner mellom søkere og medlemmer av innstillingskomiteen.
Vurdering av søkerne
Komiteen får tilgang til aktuell stilling i rekrutteringssystemet JobbNorge, og finner all relevant informasjon om søkerne der.
For stipendiatstillinger gjelder spesielt følgende:
Det er viktig at aktuelle søkere til en stipendiatstilling vurderes med tanke på formelle opptakskrav. Søkere med utenlandsk utdanning som komiteen vurderer å innstille, må gjennom en formell vurdering fra MN-fakultetets studieadministrasjon. De produserer et offisielt brev hvor det står noe om utdanningens omfang, karaktergjennomsnitt- bachelor og master- og engelskkrav. Ingen kandidater med utenlandsk utdanning skal innstilles uten at et slikt brev foreligger!
Navn på søkere med utenlandsk utdanning som komiteen vil at MN skal vurdere, meldes inn til kontorsjef. Normalt et det inntil tre søkere per stilling som man kan melde inn til MN for vurdering av utenlandsk utdanning. Hvis det er mange utenlandske søkere til en stilling, kan det være vanskelig å konkludere med hvem som skal "slippe gjennom nåløyet" og bli oversendt MN for vurdering av formelle opptakskrav. Her vil vår egen studieseksjon (v/ Espen Murtnes og Grete Stavik-Døvle) kunne bistå. De vil på forespørsel kunne gjøre en vurdering av potensielt sett aktuelle søkere mht. opptakskrav, som hjelp for komiteen til å bestemme hvilke tre navn som skal meldes inn til MNs studieavdeling.
Om komiteen ønsker å innstille kandidater som ikke oppfyller de formelle opptakskravene (gjelder både søkere med norsk og utenlandsk utdanning), må man igjennom en sk. prekvalifisering hvor instituttleder må gi godkjenning. Merk at det IKKE er tillatt å rangere en søker som ikke er formelt kvalifisert foran en søker som er kvalifisert.
Eksportkontrolloven:
Denne er det svært viktig å være klar over eksistensen av. Den kan legge føringer på hvem vi har lov til å tilsette i en stilling basert på nasjonalitet. I eksportkontroll-loven finnes det egne retningslinjer for kontroll med kunnskapsoverføring. Videre har vi en liste med land som er underlagt sanksjoner.
For å unngå at den enkelte komite skal bruke mye tid på å gjøre egne vurderinger her, så anbefales det å ta kontakt med kontorsjef dersom man har søkere fra sanksjons-landlisten som kan være aktuelle å innstille til en stilling. Da kan vi sammen ta en vurdering på om det konkrete prosjektet i stillingen kommer i konflikt med eksportkontroll-loven. Merk at iranforskriften i eksportkontroll-loven gjør at man må være ekstra på vakt dersom det dukker opp potensielt interessante søkere fra Iran.
Rapport fra sakkyndig komite
Språk: Engelsk eller norsk, men fortrinnsvis engelsk.
Krav til innhold:
MN-fakultetet har utarbeidet innstillingsmaler (se under "Innstillingsmaler" på Rutiner og maler i ansettelsessaker ved MN - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)). Følger man malen så er komiteen sikker på at alle nødvendige punkter besvares. Vi ønsker spesielt å peke på følgende som rapporten skal inneholde (her er det punkter som kan avvike fra malen):
1) Referansenummer for stillingen (som man finner i JobbNorge) slik at det ikke hersker noen tvil om hvilken stilling det er snakk om.
2) Kvalifikasjoner- krav og ønskede kvalifikasjoner- skal klippes inn fra kunngjøringsteksten. Det er disse søkerne skal vurderes opp mot.
3) For kandidater som ikke vurderes som kvalifisert, skal det stå en kort begrunnelse mhp. hvilke kvalifikasjonskrav som ikke er oppfylt, eventuelt om det er formelle mangler ved søknaden. Her er det lov å bruke samme begrunnelse på flere kandidater, men det er viktig at alle kandidater nevnes med navn og eventuelt søkernummer.
4) Begrunnelse for utplukk av kandidater til intervju.
5) Kort oppsummering fra intervjuer og referansesjekk. Man skal bruke intervjuer i alle ansettelsesprosesser. Merk at MN-fakultetet har instruert instituttene om at også interne kandidater som vurderes innstilt skal intervjues og det skal innhentes referanser også for disse kandidatene. Dette altså selv om disse kandidatene vurderes som godt kjent i miljøet fra før av. Om ikke dette kravet er oppfylt, vil rapporten bli sendt i retur til komiteen.
6) (Kun for stipendiatstillinger) Rapporten skal for de innstilte kandidatene inkludere informasjon om karaktersnitt BSc og MSc. Se også punkt over om søkere med utenlandsk utdanning.
7) (NYTT punkt fra 2023) Vurderinger av søkere som eventuelt har oppgitt nedsatt funksjonsevne, hull i CV og/eller innvandrerbakgrunn.
Vedtak om ansettelse
Dette gjøres i instituttets ansettelsesutvalg (AU). Sakene behandles vanligvis på sirkulasjon, slik at man får igjennom sakene med minst mulig tidstap.
Kontraktsinngåelse
Etter AU-vedtak går saken fra kontorsjef til MN-fakultetets HR-avdeling som utarbeider arbeidskontrakt. Kontaktperson her er Elin Thoresen.
Frister som gjelder KD-stillinger våren 2024 (lyst ut i MNs felleskampanje)
- 29. februar: Søknadsfrist for stillingene
- 8. mars: Frist for å ha nedsatt sakkyndige komiteer (kan gjerne oppnevnes tidligere)
- 20. mars: Frist for innsending av navn på kandidater (max tre) med utenlandsk utdanning som man ønsker vurdert med tanke på formelle opptakskrav.
- 3. mai: Siste frist for innlevering av innstilling/rapport fra sakkyndig komite
- 16. mai: Siste frist for godkjenning av instilling/vedtak om ansettelse i instituttets ansettelsesutvalg
- 14. juni: Siste frist for HR til å ha sendt ut tilbud/arbeidskontrakt
- 1. oktober: Siste frist for når kandidater må ha tiltrådt i stillingene