Rutiner for innstillingskomiteer ved ansettelser i stipendiatstillinger

1. Oppnevning av innstillingskomité

Instituttleder/kontorsjef oppnevner innstillingskomite etter forslag fra veileder for
stillingen. Instituttene kan ha supplerende krav, men følgende krav gjelder for hele
fakultetet

a) Krav til sammensetning av komité

• minimum tre personer
• komitéen må bestå av minimum én fast ansatt
• begge kjønn skal være representert, såfremt det er mulig

b) Krav til komitemedlemmer

• må inneha tilsvarende stilling (ph.d.) eller høyere vitenskapelig stilling
• habilitet: komitemedlemmer skal selv vurdere sin habilitet og opplyse om dette. Å være eller ha vært søkers mastergradsveileder anses ikke som grunn for inhabilitet

2. Vurdering av kandidater – absolutte kvalifikasjonskrav

Opptak til doktorgradsprogram er et absolutt vilkår for tiltredelse i stilling som
stipendiat. Fakultetet ansetter ikke søkere med doktorgrad innen samme fagområde
som den utlyste stillingen.

a) Vurderes av komiteen

• en femårig mastergrad ved et universitet i Norge (mastergraden, inkludert forsvar av oppgaven må være fullført innen 30. juni 2024. Kandidater uten avlagt mastergradseksamen kan innstilles, men ansettelse kan ikke skje før kravet er oppnådd og dokumentert)
  
  eller
• en utdanning som er godkjent som likeverdig med en femårig mastergrad
   
• Følgende karakterkrav gjelderⁱ:
  • emner på beachelornivå skal ha en gjennomsnittskarakter tilsvarende norsk C eller bedre
  • emner på masternivå skal ha en gjennomsnittskarakter tilsvarende norsk B eller bedre
  • masteroppgaven skal ha en karakter tilsvarende norsk B eller bedre
     
• Gode ferdigheter i engelsk (for søkere som ikke er fritatt for dokumentasjon av dette) (se §5 Krav til kompetanse i engelskⁱⁱ).

Gode ferdigheter i engelsk må dokumenteres ved å ta en av de nevnte tester, (se ii krav til kompetanse i engelsk). Kandidater uten dokumenterte engelskkunnskaper kan innstilles, men ansettelse kan ikke skje før kravet er oppnådd og dokumentert. Det kan ikke søkes unntak for engelskkravet.

b) Vurderes av fakultetetⁱⁱⁱ

• utenlandsk utdanning på mastergradsnivå som tilsvarer en mastergrad i det norske universitetssystemet
• annen utdanning eller kompetanse tilsvarende mastergradsnivå, som etter individuell vurdering godkjennes som grunnlag for opptak
• dokumentasjon på engelsk ferdigheter. Det kan ikke søkes unntak for engelskkravet

3. Vurdering og omtale av søkere

• Innstillingskomiteen må omtale alle søkerne skriftlig.
• Søkere skal vurderes og beskrives etter de samme kriterier. Kvalifikasjonene som søkerne vurderes etter, må være i samsvar med de krav som er beskrevet i utlysningsteksten.
• Søkere som ikke tilfredsstiller eller ikke kan dokumentere at de tilfredsstiller de absolutte kravene kan grupperes og omtales som ikke kvalifisert og trengs ikke å omtales videre i innstillingen. Grunnlag for gruppering kan være manglende oppnådd karakterkrav, feil faglig bakgrunn, manglende engelskkompetanse, ikke relevant utdanning eller ikke relevant arbeidserfaring. Avslag for videre vurdering kan være: ”Følgende søkere tilfredsstiller ikke karakterkravene for opptak til ph.d.-programmet ved MN-fakultetet» ev. «Følgende søkere vurderes ikke for opptak til ph.d.-programmet pga. manglende påkrevd dokumentasjon”.
• Det skal benyttes intervju i ansettelsesprosessen.

4. Innstillingen

• Innstillingskomiteen kan bare innstille kandidater som er kvalifisert for opptak. Dersom komiteen ønsker å innstille en kandidat hvor karaktergrunnlaget til søkeren er svakere enn hovedregelen eller der det kan være tvil om andre kvalifikasjonskrav er oppnådd, må det på forhånd være innvilget dispensasjon fra fakultetet^iv.
• Komitéen skal i sin uttalelse normalt rangere de tre best egnede søkere, dersom det er så mange som er kvalifisert for stillingen.
• Innstillingskomiteens innstilling med ev. fakultetets vurdering av utenlandsk utdanning og/eller innvilget dispensasjon fra regulære opptakskrav sendes til kontorsjefen som legger saken fram til ansettelsesutvalget på instituttet.
• Kandidater som ikke har fått sensur på mastergradsoppgaven, må innen startdato kunne fremlegge bevis på avlagt grad med karakteren B eller bedre. Disse kandidatene kan ikke starte i jobben før denne dokumentasjonen foreligger.
• Kontorsjefen oversender anmodning om ansettelse, som skal ha som vedlegg bla.  ansettelsesutvalgs vedtak, vurdering av utenlandsk utdanning til HR- rådgiver.

ⁱ Hvordan beregne karaktersnitt
Bokstavkarakter gis følgende verdi:

A=5; B=4; C=3; D=2; E=1; F=0

Snittkarakter = (antall studiepoeng * karakter) / (total antall studiepoeng)

Vanlige avrundingsregler for desimaltall følges, f.eks. 3,4 = 3 = C ev. 2,5 = 3 = C.

Merk at det er to karakterkrav fra mastergradsnivå:

• krav om B eller bedre på karaktersnitt på emner som inngår i mastergraden

og 

• krav om B eller bedre karakter på mastergradsoppgaven. Disse skal ikke slås sammen til en gjennomsnittskarakter, men vurderes separat.

ⁱⁱ Krav til kompetanse i engelsk

Gode ferdigheter i engelsk er påkrevd for alle som skal delta på ph.d.-programmet. Internasjonale søkere må dokumentere dette før ansettelse ved å ta en av følgende tester med angitte resultater eller bedre:

• TOEFL – Test of English as a Foreign Language med minimum 90 i totalresultat på internet-Based Test (testsenter eller home edition)
• IELTS – International English Language Testing Service med minimum 6,5 i totalresultat 
• Certificate in Advanced English (CAE) og Certificate of Proficiency in English (CPE) fra Universitetet i Cambridge
• PTE Academic – Pearson Test of English Academic med minimum 62 i totalresultat

Følgende søkere er fritatt fra ovennevnte krav:

• søkere fra EU/EØS-land
• søkere med ett års fullført universitetsstudier i Australia, Canada, Irland, New Zealand, Singapore, Storbritannia, USA
• søkere med International Baccalaureate (IB) diplom
• søkere med fullført bachelor- og/eller mastergrad med engelsk som undervisningsspråk i et av de nordiske landene eller Nederland

Det er ikke mulig å søke unntak fra kompetansekravene i engelsk. 
 

ⁱⁱⁱ Utenlandsk utdanning

Det er fakultetet som vurderer omfang og karakternivået på fullført utenlandsk
utdanning. Søkere med utenlandsk utdanning eller innpassede emner fra en
utenlandsk institusjon i en norsk grad, må få sin utdanning vurdert av fakultetet ved
phd-godkjenning@mn.uio.no. Innstillingskomiteen sender en liste over søkere som
ønskes vurdert via e-post hvor stillingsnummeret fremkommer i e-postens emnefelt.
Innstillingskomiteen skal ikke innstille en søker som ikke er blitt vurdert og funnet
kvalifisert av fakultetet.

Innsendingsfristen er 20. mars for stillinger utlyst som en del av vårkampanjen 2024,
men det er en fordel om ønsker om vurdering sendes inn fortløpende. Tre kandidater
med utenlandsk utdanning kan vurderes av fakultetet per stilling. Fakultetet vil i
perioden frem til 17. april prioritere dette arbeidet, og søknader mottatt innen 20. mars
vil bli behandlet først og garantert behandlet innen 17. april. Søknader mottatt etter
fristen vil bli behandlet fortløpende, men ha en lengre behandlingstid og det er ingen
garanti for at de er ferdigstilt innen 17. april.

Vurderingsskjema fra fakultetet skal vedlegges innstillingen som sendes til
ansettelsesutvalget via kontorsjef.

^iv Søknad om dispensasjon fra karakterkrav

Instituttleder sørger for utfylling av nettskjemaet for
søknad om dispensasjon fra karakterkrav:

• Komiteen må begrunne hvorfor kandidaten er velegnet til å gjennomføre en doktorgrad til tross for svake karakterer.
• Instituttleder må vurdere og begrunne egnethet og robusthet av veiledergruppen til å veilede en kandidat som ikke oppfyller de formelle opptakskravene til gjennomføring på et forsvarlig nivå.

Dersom fakultetet gir dispensasjon kan kandidaten innstilles men ikke foran andre
kvalifiserte kandidater. Svaret fra fakultetet sendes instituttet og skal vedlegges
ansettelsesutvalgets vedtak som kontorsjefen oversender HR- rådgiver. 

Denne veiledningen er utarbeidet på grunnlag av følgende dokumenter:

• Utfyllende regler ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet til Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet i Oslo 
• Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO 
• «Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat» (Kunnskapsdepartementet: 31. januar 2006 nr. 102) gitt med hjemmel i lov 1. april 2005 nr. 15 om universitet og høyskoler.