Steg 1. Beregn budsjett
Har du ikke ennå satt opp et budsjett og et delprosjekt som skal belastes for din bruk av instrument/tjeneste, gjør følgende:
- Beregn kostnad for bruk av instrument/tjenester som skal bookes/bestilles via BookitLab.
- Prisene er ikke synlige på BookitLab før en bruker er tilknyttet ett prosjekt. Vennligst ta kontakt med lab'en hvis prisliste ikke er publisert.
- Etter man er tilknyttet ett prosjekt, kan BookitLab automatisk beregne kostnad for hver booking/bestilling. Husk at prisen endres avhengig av ulike faktorer som feks. prosjektstype (intern, bidrag, eller oppdrag), peak/off peak tid, osv.
- Få godkjenning fra din prosjektleder, Primary Investigator (PI) eller tilsvarende som har budsjettansvar for prosjektet som skal belastes for din bruk av instrumenter eller bestilling av tjenester.
- Gi din prosjektleder, PI eller tilsvarende kontaktinformasjonen til core admin på core-en som instrumentene/tjenestene du ønsker å bruke/bestille.
Steg 2. Prosjektleder/PI kontakter med core admin
Prosjektleder, primary Investigator (PI) eller tilsvarende må ta kontakt med core admin innfor den core-en som skal benyttes med følgende:
- Brukerens Feidebruker kontonavn
- Brukeren må logge inn BookitLab UiO i forkant slik at han finnes i systemet når han skal knyttes til et prosjekt.
- Har brukeren ikke UiO/UiB Feidekonto, refererer til veiledningen "Jeg har ikke UiO brukerkonto men vil benytte BookitLab UiO".
- Delprosjekts nummer og navn
- Hvis eksternt prosjekt som ikke finnes i UiOs økonomisystem, Unit4, må et prosjekt opprettes i BookitLab slik at faktura sendes til ditt institusjon. For øvrig informasjon som trengs ved å opprette ekstern/oppdrag prosjekt, se veiledning om opprettelse av et eksternt prosjekt.
- Budsjett som settes til å reservere/bestille instrumenter på BookitLab
- Prosjektet kan knyttes til flere brukere.
- Ved behov, kan beløpsgrense og sluttdato settes per bruker.
Steg 3. Core admin kontakter med project admin
Core admin skal videresende brukeres og prosjektets opplysninger til project admin (enten prosjektøkonom eller instituttøkonom tilknyttet til fakultet/institutt der prosjektet ligger).
Steg 4. Project admin knytter brukeren til prosjektet
Brukeren får e-post når hun/han er tilknyttet prosjektet og er klar for reservasjon av et instrument eller bestilling av en tjeneste.
Ref. Veiledning om opprettelse av prosjekter
Nå er du klar til å kunne reservere instrument og/eller bestille tjenester.