Forbedret logikk for utsending av invitasjoner

Opprett invitasjon

Vi starter nå en gradvis utrulling av de nye funksjonene og flere vil få tilgang til disse etterhvert.  

Sammendrag

Når du oppretter en invitasjon, velger du først om den skal sendes via e-post eller SMS. Deretter bestemmer du utsendingstidspunkt, enten umiddelbart eller planlagt, sette opp gjentakende utsendinger, og påminnelser til mottakere som ikke har svart.

Du skriver invitasjonsteksten og sjekker at denne er rett i forhåndsvisningen, og legger til mottakere med én e-postadresse eller ett telefonnummer per linje. E-postlister støttes ikke.

På siden "Inviterte" får du oversikt over alle utsendinger og bolker:

Bolker opprettes hver gang du sender en invitasjon. De viser blant annet neste/siste utsending, antall mottakere, status og avsender. I hver bolk kan du se detaljer om utsendinger, påminnelser og status per mottaker.

Listen Inviterte viser en søkbar og filtrerbar oversikt over alle mottakere for hele skjemaet.

Grundig forklaring av de nye funksjonene og endringene

1) Begynn med å velge om invitasjonen skal sendes via e-post eller SMS. Videre vil vi ta for oss å sende invitasjon på e-post. 

2) Nå skal du sette tidspunkt for utsendingen ved å enten skrive inn dato og tid i feltene eller trykke på ikonene og velge i kalender eller klokken. Ønsker du å sende invitasjonen med en gang du er ferdig med utfyllingen, huker du av for "Umiddelbart". Det er lagt til en beige oppsummeringsboks der tiden for utsendingen vises, dette kan være særlig nyttig hvis det skal settes opp repeterende invitasjoner og påminnelser.

3) Repeterende invitajsoner, dette er hvor mange ganger denne invitasjonen skal sendes til respondentene. Her kan du velge satte intervaller eller egendefinerte utsendinger, samt hvor mange ganger invitasjonen skal sendes. Velges en intervall blir tidspunkt, dag, måned og år bestemt av den første utsendingen som du setter i punkt 2. F.eks. Velger du at første utsending skal være den 03.02.2025 10:00 og velger at den skal sendes ukentlig tre ganger, vil utsendingene bli hver tirsdag i tre uker = 03.02.2025 10:00, 10.02.2025 10:00 og 17.02.2025 10:00.

4) Påminnelser, velg etter hvor mange dager påminnelsen skal sendes og skriv hva som skal stå i påminnelsen, skriver du ingenting sendes det ut en standard tekst. Påminnelsene sendes etter hver mottatte invitasjon, ikke bare den første. Påminnelser sendes kun til de som ikke allerede har svart på invitasjonen.

5) Skriv så inn invitasjonsteksten, du kan se forhåndsvisningen til høyre på skjermen så du kan tilpasse til ønsket utforming.

5) Legg til mottakere, for de som inviteres via e-post legger du til en e-postadresse per linje. NB: Du kan ikke sende invitasjoner til e-postlister. 
Skal du invitere via SMS legger du til telefonnummer, med landskode forran hvis utenlandsk, på samme måte som e-postadresser. 

Hver e-postadresse legges i en boks i en liste, trykker du på e-postadressen kopierer du denne og ved å trykke på x sletter du boksen. Du kan også slette eller kopiere hele listen ved å trykke på ikonene over listen. 

Inviterte

På denne siden får du en oversikt først over bolkene og så over alle som er inviterte. 

1) Bolker: Hver gang du trykker på "send invitasjon" opprettes det en bolk. i en bolk er det en invitasjon som sendes minst en gang til mottakere. I denne listen får du informasjon om hva som er i bolken: Hvilken bolk det er, når neste invitasjon skal sendes og når det sist ble sendt en, antall mottakere, antall sendte og hvor mange av disse som er sendt, samt hvem som har sendt invitasjonen.

• Du kan trykke på hver av bolkene for å komme inn på bolkens egen side. Her får du to lister, en for å vise utsendingene og en for å vise alle invitasjonene i bolken.
   

• Utsendinger gir informasjon om hvilken utsending det er, når den skal sendes og til hvor mange, samt påminnelser og status for sendingen. Åpner du en sending får du informasjon om statusen for hver enkelt mottaker for denne sendingen. Om den skal sendes eller er sendt, om de er allerede invitert, om de ikke kan svare og om de er ugyldige mottakere.

• Invitasjoner er en liste med alle invitasjoner som er sendt eller skal sendes i denne bolken. Her får du informasjon om hvilken sending den tilhører, når den skal sendes, om og når påminnelsen sendes, mottaker og status. 

   

2) Inviterte: Dette er en liste som viser alle inviterte mottakere for hele skjemaet. Dette er en søkbar liste, som også kan filtreres.