Teknikers ansvar under en heldigital disputas

Ditt ansvar som vert

• Disputasen skal kjøres som et webinar i Zoom. Du må sikre deg en webinar-lisens, senest fire dager før disputasen. Du trenger webinarlisensen både til disputas og til øvelsesmøte. Les mer om forskjeller mellom vanlige Zoom-møter og webinar her.
• Gjennomføre et øvelsesmøte i Zoom sammen med kandidat, disputasleder og komite (gitt at de har anledning til å delta), to dager før disputasen. Mer detaljer om øvelsesmøtet står lenger ned.
• Som vert må du sette opp disputasen i Zoom, og passe på at de nødvendige deltakerne er invitert. De som må være til stede i tillegg til deg selv, er kandidaten, disputasleder og komiteen (komiteleder, 1. og 2. opponent). Webinar-invitasjonen bør også sendes til ph.d-administrator så linken kan legges ut på kandidatens disputasannonsering. 
• Andre kan velge å delta, men vil høyst sannsynlig ikke delta aktivt i disputasen.
• Du er vert, kandidat, disputasleder, 1. opponent, 2. opponent og komite-leder er paneldeltakere ("panelist"). Alle andre vil være vanlige deltakere ("attendee"). 
• Husk å minne disputasleder, kandidat og komite på at de bør slå av egen mikrofon når de ikke snakker selv. Hvis de glemmer det bør du gjøre det for dem. 
• Kandidat og opponenter bør ha på kamera under hele disputasen. Disputasleder trenger bare å ha på kamera når de skal snakke. Komiteleder skal kun snakke under private møter med resten av komiteen (les mer om de lenger ned).
• Selv om Zoom åpner for at man skal kunne la mer enn en person kan dele skjermen sin samtidig, anbefaler vi å unngå å bruke den funksjonen ettersom den ikke fungerer optimalt. Vi anbefaler heller å bare la en person dele skjerm av gangen og heller bytte mellom kandidat og opponenter når det er nødvendig. 
• Når disputasleder spør om det er noen i publikum som ønsker å stille spørsmål (ex auditorio), må du følge med under "Manage Participants" for å se om noen trykker på "Raise hand", for å signalisere at de har et spørsmål. De kan velge om de vil stille spørsmålet skriftlig i chatten eller om de vil stille det muntlig. Hvis de vil ta det muntlig må du slå på mikrofonen deres for dem. 
• Når det er tid for opponenter, komiteleder og disputasleder å "forlate" disputasen for å diskutere om kandidaten har bestått eller ikke, er det ditt ansvar å sende dem ut i et eget Zoom-møte (webinar har ikke breakout-rom). Du må bli med ut i dette møtet, for å sikre at de alle har kommet inn i møtet. Minn dem gjerne på hvordan de finner tilbake til webinaret og at de må klikke på egen privat link til dette. Du kan da forlate dem og vende tilbake til webinaret. Når komite og diputasleder er tilbake i webinaret vil disputasleder annonsere hva de har kommet frem til og si noen avsluttende ord, og så er disputasen over. (På HF har man ikke tradisjon for et slikt møte, så dette punktet er ikke relevant for disputaser på HF).
• Etter disputasen kan du forfremme interesserte deltakere i publikum til panelist, slik at de kan få vise kamera og snakke (gjøres f.eks. ved håndsopprekking). Overfør gjerne rollen som host til kandidat eller veileder, slik at du selv kan forlate webinaret når du måtte ønske. 
• Dersom det oppstår tekniske problemer som ikke kan løses umiddelbart, vil disputasleder pause disputasen til problemet er løst. Hvis ikke problemet ikke kan løses vil disputasen måtte utsettes og kandidaten vil få en ny sjanse.
• Dersom du ikke har hatt mulighet til å delta på Zoom-kurs for tekniker på digital disputas, ta en titt på opptak fra kurset som gikk 31. mars og 28. april (med fokus på webinar). Sistnevnte tar for seg webinar-løsningen spesifikt, og er mest relevant.
• Sjekkliste for tekniker (med "tidslinje") for en heldigital disputas

Øvelsesmøte i Zoom

• Du er ansvarlig for å sette opp øvelsesmøtet i Zoom. Dette burde settes opp på samme måte som disputasen, og legge inn kandidat, disputasleder og komite som paneldeltakere. Les mer om dette under "Hvordan sette opp disputas i Zoom".
• Gjør det tydelig for alle deltakere at de må bruke samme utstyr (mikrofon, kamera) og sted (kontor) under øvelsesmøtet som de skal gjøre under disputasen. 
• Alle aktive deltakere bør få sjansen til å dele skjerm. Her må du sannsynligvis inn og åpne for at paneldeltakere skal få lov til å dele skjerm.
• Hvis funksjonalitet som finnes under "Participants", endring av "View options", chat-funksjonen, etc. Minn alle på at chat-funksjonen ikke skal brukes unødvendig under selve disputasen.
• Gå gjennom rutinen for overgang til eget Zoom-møte for komite og disputasleder, og rutinen for å vende tilbake til webinaret etterpå, slik at de har prøvd dette ordentlig i forkant av disputasen. (Ikke relevant på HF). 
• Be gjerne disputasleder om å fortelle litt om rutiner knyttet til en vanlig disputas, og hva opponentene trenger å være oppmerksomme på når det kommer til prosedyren ved UiO.

Hvordan sette opp en disputas i Zoom

• Opprette og sette opp en egen disputas-bruker i Zoom.  Vær oppmerksom på at flere parallelle møter med samme Zoom-bruker fungerer dårlig. Dersom det skal foregå flere disputaser samtidig på din enhet bør du sette opp flere disputas-brukere i Zoom. Ta kontakt med Morten Berntsen om du trenger hjelp med dette.
• En disputas vil innebære to eller tre webinar-sesjoner: en for øvelsesmøtet, en for prøveforelesning (dersom dette ikke er opptak), og en for selve disputasen. For å gjøre dette så enkelt som mulig for de andre deltakerne (kun en lenkes forholde seg til) settes dette opp som ett enkelt webinar, som redigeres etter hvert som den foregående delen blir unnagjort.
• For å sette opp et webinar må du bruke webgrensesnittet. Det er ikke mulig å sette opp webinar gjennom Zoom-klienten. Du må være pålogget som disputasbrukeren. 
• Velg Schedule webinar og gi et egnet navn av typen “Digital Disputation: <kandidatens navn>”. Beskrivelse av webinaret er ikke nødvendig. 
• Sett klokkeslett til når selve disputasen skal starte. Møtet startes i god tid før dette (minst 30 minutter før), noe som går veldig bra, men for offentligheten er det viktig at det er riktig klokkeslett som vises. I tiden før selve webinaret starter kan du og de andre paneldeltakerne ha en webinar practice session.

• Ikke velg recurring, ikke Registration, ikke Password.

• Skru på video for både host og panelist, og sett Audio: Both.

• På Webinar Options skal bare Practice Mode være på, så skru av Q&A.

• Sett på bakcup-tekniker som alternative host. Denne vil etterpå vises som panelist. Så lenge du selv har scheduling privilege for den upersonlige brukerene vil du automatisk bli host når du starter opp webinaret. 

• Klikk på Schedule

• Under Invitations: Link to attendees er den lenken som du som host kan bruke, samt at det er denne som skal publiseres, så kopier denne og send til ph.d.-administrasjonen på egen enhet.

• Inviter paneldeltakere ("Panelists"). Kandidat, disputasleder, komiteleder og opponenter må være paneldeltakere. 

• På navnene til paneldeltakere sett også inn rolle foran (Candidate, Chair of the defence, chair of the committee, 1. opponent, 2. opponent). Dette gjør det lettere å holde orden på hvem som er hvem, og du slipper da å endre dette manuelt på selve disputasen. Dessuten vil det forbli navnet deres selv om de skulle forlate webinaret og komme inn igjen.

• Under “Email settings” klikk edit (ytterst til høyre) ved “No reminder email to Attendees and Panelists”. Sett på 1 hour og 1 day. Da får deltakere en påminnelse i epost. Dette gjør det lettere for paneldeltakere å finne igjen linken til webinaret når de skal komme seg tilbake igjen etter det private Zoom-møtet for å diskutere kandidat. 

• Når alt er satt opp og alle personer som skal inviteres er inkludert går du inn og redigerer webinaret. Endre tittel til "Test meeting - <kandidatens navn>", eller noe sånt, og endre tidspunkt til å stemme med når dere skal gjennomføre øvelsesmøtet. Både en dag og en time før dette starter vil alle paneldeltakere få en påminnelse. 

• Når øvelsesmøtet er utført, endrer du tidspunkt og tittel for webinaret til start på prøveforelesning eller start på disputas, avhengig av hva som gjelder for den aktuelle kandidaten. Det vil da igjen sendes ut påminnelse en dag og en time før det nye tidspunktet på webinaret. Gjeldende tittel for webinaret bør reflektere innhold, altså tittel for øvelses-møtet bør være av type "Practice defence", for prøveforelesning "Trial lecture, og for disputasen "Digital disputation", og hele veien med kandidatens navn. Dette gjør det tydeligere for alle andre at de har kommet til rett sted. 

• Husk å også sette opp det private Zoom-møtet som komite og disputasleder skal delta på for å diskutere kandidaten. (Ikke relevant på HF).

  • Dette kan du gjøre med din egen Zoom-bruker.

  • Velg recurring, sett på passord og Generate Automatically under Meeting ID.

  • Velg Enable join before host.

  • Husk å dele lenke til dette møtet på e-post med komite og disputasleder litt før møtet skal i gang. Dette må gjøres for alle omgangene av webinaret, altså to eller tre ganger avhengig av om prøveforelesningen er live eller opptak. Dette er fordi komiteen må først øve på dette under øvelsesmøtet, og så må de diskutere kandidaten både etter prøveforelesningen og etter disputasen. Dersom prøveforelesningen er opptak trenger du ikke sette opp noe Zoom-møte for komiteen, da er det deres eget ansvar å snakke sammen om kandidaten. 

• Når alle forberedelser er på plass kan det være lurt å sende en informasjonsmail til alle de aktive deltakerne. Eksempel på tekst finner du her.

Før selve disputasen starter

• Zoom-webinaret bør begynne minst 30 minutter før selve disputasen starter, for å gi folk tid til å koble seg på, teste mikrofoner og kamera, og finner frem i Zoom.
• Slå av chat-funksjonen for attendees. Dette er for å begrense forstyrrelse. Husk å slå den på igjen for spørsmål fra salen. 
• Slå på at paneldeltakerne kan få dele skjerm.
• Sett Attendee view til Speaker view (i participant-panelet). 
• I løpet av disse 30 minuttene (practice session) bør du dekke noen regler og tips for alle deltakere. Dette burde inkludere:
  • Kandidaten og komiteen bør ikke forlate møtet før disputasleder har offisielt avsluttet hele disputasen. 
  • Forklar hvordan mikrofoner bør være av når man ikke snakker selv 
• Når alle nødvendige deltakere er på plass og alt fungerer kan du klikke på Broadcast. Da avsluttes webinarets øvelses-sesjon og selve webinaret starter, som betyr at resten av deltakerne vil bli sluppet inn. Nå må disputasleder ta over som ordstyrer, og lede disputasen herfra, slik at du kan fokusere på eventuelle tekniske oppgave og utfordringer. 

Generell prosedyre under en disputas

• Hvis kandidaten skal gjennomføre prøveforelesningen som videokonferanse med opponenter og disputasleder, må du være tekniker for dette også. Prøveforelesningen gjennomføres før selve disputasen. 
• Disputasleder vil starte med å introdusere kandidaten. 
• Kandidaten tar over og presenterer sitt arbeid. Dette vil sannsynligvis involvere screen share for å presentere slides eller en digital tavle. (På noen fakulteter er det første opponent som tar denne delen). 
• Disputasleder introduserer første opponent som så tar over og setter kandidatens arbeid inn i en større sammenheng. Dette kan også innebære bruk av slides. Under denne delen er det kun første opponent som snakker.
• Etter å ha satt kandidatens i en større sammenheng vil første opponent stille spørsmål. Kandidat og første opponent vil da ha en diskusjon og kan også trenge å bytte på hvem som deler skjerm. 
• Når første opponent er ferdig kan disputasleder annonsere en kort pause. På noen fakulteter vil det også være nå disputasleder inviterer salen til å stille spørsmål ex auditorio. 
• Disputasleder introduserer andre opponent, som da tar over.
• Andre opponent og kandidat har så en diskusjon.
• Når andre opponenten er fornøyd vil disputasleder åpne opp for at publikum kan stille spørsmål ex auditorio (hvis dette ikke skjedde etter 1 opponent). Om noen ønsker å spørre om noe kan de indikere dette ved å "rekke opp hånden" i Zoom.
• Når eventuelle spørsmål fra salen har blitt besvart kan disputasleder gi ordet til kandidaten, typisk for å takke komite, veiledere, etc.
• Hvis din enhet ikke har tradisjoner for at komiteen tar et privat møte, er disputasen nå ferdig, men om det er vanlig for komiteen å møtes før disputasen formelt avsluttes, må de følge de siste punktene på listen også.
• Til slutt vil hele komiteen (opponenter og komitéleder) og disputasleder bli sendt ut i et separat Zoom-møte for å diskutere om kandidaten består eller ikke. Alle andre blir værende i webinaret, inkludert kandidaten. Du som tekniker må gjøre kandidaten til co-host, før du selv blir med i dette separate Zoom-møtet. 
• Komite og disputasleder vil så vende tilbake til webinaret, og disputasleder annonserer om kandidaten har bestått, og sier et par avsluttende ord om prosessen videre. 
• Du kan nå avsluttet møtet for alle deltakere. 
• Mer detaljer om disputas.