Generelt om reglementet
Formålet med Reglement om sidegjøremål og eierinteresser ved Universitetet i Oslo, som ble vedtatt av universitetsstyret 12. september 2006 og revidert 21. juni 2011, 3. september 2013 og 3. mai 2018, er å verne om universitetets omdømme og tilliten til de ansattes integritet, ved at det legges opp til åpenhet om mulige interessekonflikter og håndteringen av disse.
Reglementet regulerer flere forhold:
For det første fastslår reglementets pkt. 6 og pkt. 7 at visse typer sidegjøremål og eierinteresser kun er tillatt etter skriftlig avtale med UiO. Disse bestemmelsene gjelder for alle ansatte ved UiO. I denne veiledningen redegjøres det for hvilke hensyn den som treffer beslutningen bør legge vekt på i vurderingen av om samtykke bør gis.
Pkt. 6 og pkt. 7 inneholder også en henvisning til regler i Statens personalhåndbok, som forbyr ansatte å ha visse typer sidegjøremål. Dersom den ansatte har sidegjøremål som kan tenkes å rammes av disse forbudene, eller eierinteresser som kan medføre at den ansatte kommer i slike posisjoner som er beskrevet i de aktuelle bestemmelsene i SPH, fastslår reglementet at den ansatte skal avklare med UiO om det konkrete sidegjøremålet/eierskapet rammes av forbudet.
For det andre pålegger reglementet nærmere bestemte kategorier av ansatte å registrere sidegjøremål og eierinteresser. Reglementets pkt. 4 regulerer hvilke ansatte som har slik registreringsplikt. Pkt. 5 regulerer det nærmere omfanget av denne registreringsplikten.
For det tredje inneholder reglementet bestemmelser om publisering av de ansattes sidegjøremål og eierinteresser. Veilederen redegjør for hvilke hensyn som bør vektlegges ved vurderingen av om slik publisering eventuelt kan unnlates.
Det er viktig å være oppmerksom på at de ansattes adgang til å ha sidegjøremål og eierinteresser ikke utelukkende reguleres av UiOs regelverk. Som statlig virksomhet er UiOs ansatte bl.a. omfattet av Etiske retningslinjer for statstjenesten og Hovedtariffavtalene i staten. Begge disse regelsettene inneholder regler om disse forholdene. I tillegg finnes det diverse annet regelverk som kan legge føringer på den ansattes adgang til å påta seg slike oppgaver. UiO har eksempelvis egne etiske retningslinjer for kjøp av varer og tjenester samt at det finnes forskningsetiske retningslinjer for naturvitenskap og teknologi.
Overordnede utgangspunkter for vurderingene
Innledning
UiO har i utgangspunktet en positiv holdning til sidegjøremål. Sidegjøremål kan bidra til UiO-ansattes faglige utvikling, gi ansatte praktisk erfaring og innsikt av verdi for deres innovasjonsevne, og evne til å gjøre universitetets forskning og undervisning relevant for samfunnets behov. Visse sidegjøremål representerer også en faglig anerkjennelse, eller gir særlig mulighet til å gi og motta impulser, som styrker UiOs autoritet og evne til å hevde seg i internasjonal konkurranse. Videre vil enkelte sidegjøremål kunne bidra til å profilere og legitimere universitetets virksomhet.
Forbudte sidegjøremål/eierinteresser
Det fremgår både av Hovedtariffavtalene og SPH at statsansatte er avskåret fra å ha visse typer sidegjøremål/bierverv. Slike sidegjøremål kan ikke ansatte ved UiO ha. UiO har gitt disse reglene tilsvarende anvendelse for eierinteresser som har samme virkning. Dersom det kommer søknader om godkjenning av slike verv/eierinteresser, må disse avslås.
Sidegjøremål/eierinteresser som krever UiOs forutgående samtykke
UiO har besluttet at visse typer sidegjøremål og eierinteresser krever forutgående samtykke fra UiO, før den ansatte eventuelt kan påta seg oppgavene. Dette gjelder for det første sidegjøremål som på ulikt vis kan være eller oppfattes å være i konflikt med universitetets behov for tillit og integritet. Videre gjelder det for enkelte sidegjøremål av en slik karakter eller med et slikt omfang at de hemmer eller sinker den ansattes arbeid ved universitetet. Endelig gjelder det for sidegjøremål der den ansatte er i tvil om sidegjøremålet rammes av forbudene i SPH.
Tilsvarende følger det av reglene at dersom ansatte er i tvil om etablering av et konkret eierskap er i strid med forbudene i regelverket, skal det søkes forutgående godkjenning.
Reglementets punkt 2: Definisjoner
Bestemmelsen definerer begrepene sidegjøremål og eierinteresser og angir dermed også anvendelsesområdet for reglementet.
Reglementets punkt 4: Hvem som omfattes av meldeplikten
Reglementets punkt 4 fastslår at regelverket som sådan gjelder for samtlige ansatte ved UiO. Det innebærer bl.a. at kravene til forutgående samtykke for visse typer sidegjøremål og eierinteresser i pkt. 6 og pkt. 7 gjelder for samtlige ansatte.
Bestemmelsen fastslår videre at meldeplikten etter reglementes pkt. 5 bare gjelder for:
- Vitenskapelig ansatte, herunder vitenskapelige ledere
- Øvrige ansatte som har budsjettdisponeringsmyndighet
Administrativt ansatte har m.a.o. bare slik meldeplikt dersom de har BDM.
Reglementets punkt 5: Meldepliktens omfang
Pkt. 5 regulerer meldeplikten. I motsetning til pkt. 6 og pkt. 7, er det her bare tale om en meldeplikt og ingen plikt til å søke om UiOs forutgående samtykke.
Utgangspunktet etter pkt. 5.1 er at alle sidegjøremål og eierinteresser skal meldes. Pkt. 5.2 og 5.3 inneholder imidlertid viktige unntak fra meldeplikten for nærmere bestemte kategorier av henholdsvis sidegjøremål og eierinteresser.
Pkt. 5.2 regulerer unntakene fra meldeplikt for sidegjøremål. Utgangspunktet er at sidegjøremål som utvilsomt ikke kommer i strid med den ansattes plikter overfor UiO, ikke skal meldes. Bestemmelsen inneholder en rekke eksempler på slike sidegjøremål. Listen er ikke uttømmende.
Man må være oppmerksom på at også sidegjøremål som i utgangspunktet er unntatt fra meldeplikt, i enkelte tilfeller likevel kan kreve forutgående avtale etter pkt. 6. Eksempelvis er ekstern sensorvirksomhet unntatt fra meldeplikt. Dersom denne virksomheten får et svært stort omfang, kan den likevel kreve forutgående godkjenning fra UiO etter pkt. 6 bokstav D. Dette vil imidlertid bare helt unntaksvis være situasjonen. Normalt vil sidegjøremål som er unntatt fra meldeplikt heller ikke kreve godkjenning etter pkt. 6.
Pkt. 5.3 regulerer unntakene fra meldeplikt for eierinteresser. Utgangspunktet er det samme for eierinteresser som for sidegjøremål – det foreligger meldeplikt med mindre eierinteressen utvilsomt ikke har betydning for UiOs virksomhet.
Meldeplikten gjelder også den ansattes enkeltpersonforetak og andeler i selskaper, herunder indirekte eierskap gjennom enkeltpersonforetak eller selskaper.
I motsetning til pkt. 5.2 inneholder ikke pkt. 5.3 konkrete eksempler på eierinteresser som utvilsomt ikke har betydning for UiOs virksomhet, og som dermed ikke er meldepliktige. I praksis vil det imidlertid være en lang rekke eierinteresser som ikke er meldepliktige. Eksempelvis vil aksjeposter i børsnoterte selskaper i alminnelighet falle utenfor meldeplikten. Det samme gjelder aksjeposter eller andre former for eierskap som ikke har noen form for tilknytning til det den ansatte arbeider med eller for øvrig har befatning med ved UiO.
Reglementets punkt 6: Sidegjøremål som krever forutgående godkjenning
Reglementets punkt 6.1
Reglementets pkt. 6.1 fastslår at visse former for sidegjøremål ikke er lovlige uten forutgående, skriftlig samtykke fra UiO. Bestemmelsen gjelder for alle ansatte ved UiO.
For sidegjøremål som omfattes av denne bestemmelsen er det m.a.o. ikke tilstrekkelig at den ansatte melder fra om sidegjøremålet, det kreves også samtykke i form av en skriftlig avtale med UiO. Det er den enkelte arbeidstakers ansvar å vurdere om vedkommendes sidegjøremål omfattes av samtykkeplikten. Dersom den ansatte er i tvil, skal UiO kontaktes.
For nærmere redegjørelse om hva som aksepteres av sidegjøremål vises til Innstilling fra arbeidsgruppe for regulering av sidegjøremål (pdf). Nedenfor gis det en kortfattet redegjørelse for de enkelte punktene i regelverket.
Reglementets punkt 6.1 A
Bestemmelsen krever avtale for sidegjøremål som innebærer bruk av UiOs ressurser ut over det bagatellmessige. Slike ressurser kan eksempelvis være utstyr, laboratorier, modeller, samlinger, databaser og lokaler. Dersom slike sidegjøremål skal tillates, bør sidegjøremålet ha faglig relevans for UiO og ikke fortrenge UiOs egen virksomhet. Det må opprettes avtale om vilkår for bruken, herunder betaling, som normalt bør være markedsmessig.
Reglementets punkt 6.1 B
Bestemmelsen krever avtale for sidegjøremål som helt eller delvis forutsettes utført i normalarbeidstiden. Dersom en ansatt skal tillates å bruke mer enn en bagatellmessig del av arbeidstiden på sidegjøremål, forutsetter dette at hans leder finner at tap av arbeidstid ikke har vesentlig negativ påvirkning på den ansattes prestasjoner.
For sidegjøremål som går ut over 20 prosent av normal arbeidstid, bør det normalt kreves at den ansatte har balanse i undervisningsregnskapet og en tellende vitenskapelig produksjon eller tilsvarende, som ikke er lavere enn fakultetsgjennomsnittet, eller at sidegjøremålet anses så verdifullt for UiO at det likevel bør tillates.
Videre bør tidspunktet for utøvelsen av sidegjøremålet tillegges vekt. Det vil bl.a. ha betydning om utøvelsen vil kunne medføre vanskeligheter med å gjennomføre undervisningsplaner mv.
Reglementets punkt 6.1 C
Bestemmelsen krever avtale for sidegjøremål som kan komme i konkurranseforhold til UiOs egen virksomhet.
Sidegjøremål som innebærer samarbeid med, eller undervisning ved, andre forsknings- eller utdanningsinstitusjoner, er i utgangspunktet ønskelig og kan tilføre UiO vesentlige positive verdier og impulser. Dersom det er sannsynlig at et slikt sidegjøremål direkte vil svekke UiOs evne til selv å lykkes med parallelle prosjekter i konkurranse om forskningsressurser, tildelinger, priser og lignende, eller har annen vesentlig negativ innvirkning på andre vedtatte mål for UiOs virksomhet, kan det likevel avslås.
Sidegjøremål bør avslås dersom de hindrer eller i vesentlig grad vanskeliggjør UiOs eller Inven2s (inven2.com) pågående arbeid med å realisere den kommersielle verdien av patenter, immaterielle rettigheter og andre arbeidsresultater. Slik kommersialisering kan omfatte tjenesteyting som kurs og analysevirksomhet så vel som produkter og metoder. Der UiO beslutter å utvikle sin virksomhet eller utnyttelsen av sine rettigheter på nye områder og dette kommer i klar konflikt med eksisterende, tillatte sidegjøremål, må det foretas en vurdering av om sidegjøremålet påvirker UiOs konkurransesituasjon eller tillit på en måte som gjør at sidegjøremålet bør avvikles. Det vises også til Interne retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UiO punkt 1.1, der det bl.a. fremgår at aktiviteter som er helt eller delvis finansiert av eksterne kilder som hovedregel skal organiseres internt ved UiO.
Reglementets punkt 6.1 D
Bestemmelsen krever avtale for sidegjøremål av langvarig eller spesielt omfattende karakter.
En fast og langvarig tilknytning til én aktør kan skape grunnlag for tvil om den ansattes tillit og integritet, blant annet ved at den ansatte til ugunst for UiO vil kunne påvirkes til å være mindre åpen for å ta inn over seg ny kunnskap.
UiO bør være tilbakeholden med å tillate fast ansettelse, partnerskap, styremedlemskap eller generelle, langvarige oppdragsavtaler med aktører som i stor grad opererer innenfor den ansattes arbeidsfelt, med unntak for institusjoner som har avtale med UiO om faglig samarbeid og delte ansettelser.
I enkelte tilfeller vil varigheten av sidegjøremålet være uavklart når samtykket gis. Dersom det senere viser seg at sidegjøremålet blir mer langvarig enn først antatt, vil sidegjøremålsreglenes pkt. 13 kunne gi grunnlag for å trekke tilbake samtykket.
Reglementets punkt 6.1 E
Bestemmelsen krever avtale for sidegjøremål som kan være egnet til å skape tvil om den ansattes vilje eller evne til å utføre sitt arbeid ved UiO på den måten stillingen og universitetets formål forutsetter.
Typiske situasjoner hvor det kan oppstå tvil om den ansattes vilje til utføre sitt arbeid i samsvar med UiOs interesser er sidegjøremål der oppdragsgiveren har en klar og vesentlig interesse som kan tenkes å påvirke utfallet av den ansattes pågående vitenskapelige arbeid ved UiO.
Tilsvarende bør UiO være varsom med å tillate at samme oppdrags-, arbeidsgiver eller mellommann gjentatte ganger engasjerer den ansatte til oppdrag som i sum får en vesentlig betydning for den ansattes privatøkonomi, i tilfeller der den ansatte er i posisjon til å påvirke utfallet av rettssaker, tillatelser, tildelinger og andre enkeltsaker til oppdragsgivers fordel, eller der arbeidet fremmer én konkurrents produkt- eller tjenesteutvikling fremfor andre konkurrenter.
Det vil kunne være en glidende overgang mellom forhold som omfattes av pkt. E, og forhold som rammes av forbudene mot å inneha bestemte typer sidegjøremål i SPH pkt. 10.13.1 (lovdata.no), jf. nedenfor. Eksempelvis forbyr SPH tjenestemenn å inneha sidegjøremål som «innebærer at tjenestemannen lett kan komme i lojalitetskonflikt i forhold til virksomheten hvor han/hun er ansatt.» Dersom sidegjøremål ligger i dette grenselandet mellom samtykkebestemmelsene i reglementet og forbudsbestemmelsen i SPH, bør det ikke gis samtykke til å inneha sidegjøremålet.
Reglementets punkt 6.2: Sidegjøremål som det er forbudt å ha
Pkt. 6.2 inneholder en henvisning til visse typer sidegjøremål som det er forbudt for UiO-ansatte å inneha, i henhold til regler som fremgår av Statens personalhåndbok (SPH), pkt. 10 13.1 (lovdata.no). Reglementet fastslår at dersom den ansatte ønsker å påta seg et sidegjøremål og er i tvil om dette omfattes av forbudsbestemmelsene i SPH, skal vedkommende be om forhåndsgodkjenning. Dersom UiO vurderer det slik at sidegjøremålet omfattes av en forbudsbestemmelse, kan det ikke samtykkes til sidegjøremålet.
Reglementets punkt 7: Eierinteresser som krever forutgående godkjenning
Reglementets pkt. 7 forbyr ansatte å ha eierinteresser, som innebærer at de kommer i en av de posisjonene som er beskrevet i SPH pkt. 10.13.1 (lovdata.no). Det vil m.a.o. være forbudt for en ansatt ha eierinteresser som gjør tjenestemannen inhabil i mer enn sporadiske tilfeller, innebærer at han lett kan komme i en lojalitetskonflikt overfor virksomheten han arbeider i ved UiO, skader UiOs anseelse, etc. Det er m.a.o. parallellitet mellom forbudene mot å inneha sidegjøremål og forbudene mot å inneha eierinteresser.
Dersom den ansatte er i tvil om et konkret eierskap faller inn under ett av de forbudte tilfellene, skal den ansatte forelegge dette for UiO, med spørsmål om eierskapet kan godkjennes.
Dersom UiO vurderer det slik at eierskapet faller innunder ett av de forbudte tilfellene, skal det ikke godkjennes. I motsatt fall skal det normalt godkjennes.
Reglementets punkt 8: Når sidegjøremål/eierskap skal meldes
Pkt. 8 første avsnitt regulerer plikten til å melde/søke om godkjennelse i forbindelse med nyansettelse ved UiO. Ved nyansettelser skal meldepliktige sidegjøremål/eierskap meldes senest innen én måned etter tiltredelse. Normalt vil det imidlertid være naturlig at UIO tar opp dette spørsmålet allerede i intervjuet til stillingen. Dette gjelder særlig spørsmålet om søkeren har sidegjøremål/eierinteresser som krever særskilt avtale med UiO.
Pkt. 8 andre avsnitt regulerer meldeplikten for arbeidstakere som allerede ansatt ved UiO, og som deretter påtar seg meldepliktige sidegjøremål/eierskap. Disse skal melde dette så snart som mulig. Dersom sidegjøremålet krever avtale, skal den ansatte ikke påta seg sidegjøremålet før avtale foreligger. Det samme gjelder dersom den ansatte er i tvil om et eierskap er forbudt.
Reglementets punkt 10: Innholdet i meldingen
Pkt. 10 regulerer hvilke opplysninger som skal fremgå av henholdsvis melding om sidegjøremål/søknad om godkjenning om sidegjøremål og melding om eierskap/søknad om godkjenning av eierskap. Disse opplysningene vil normalt også fremgå av det offentlig tilgjengelige sidegjøremålsregisteret, med mindre noen av opplysningene er unntatt fra innsyn i medhold av pkt. 15.
Reglementets punkt 11: UiOs behandling av meldinger og søknader om godkjenning/søknader om unntatt offentliggjøring
Bestemmelsen regulerer UiOs frister for behandling av slike søknader og hvem som skal behandle søknadene.
Reglementets punkt 12: Oppdatering av sidegjøremål og eierinteresser og fornyede vurderinger om godkjenning
Bestemmelsen gjelder både endringer i meldepliktige sidegjøremål/eierinteresser og endringer i arbeidsforholdet som tilsier revurdering av registrerte sidegjøremål/eierinteresser.
Videre pålegger bestemmelsen den ansatte en plikt til å søke om fornyet godkjenning av sidegjøremål/eierinteresser som krever slik godkjenning, dersom det skjer endringer i disse sidegjøremålene/eierinteressene.
Reglementets punkt 13: Tilbaketrekking av tidligere gitte tillatelser
Bestemmelsen regulerer UiOs adgang til å trekke tilbake tidligere gitte samtykker etter reglementets pkt. 6 og pkt. 7. Det understrekes at slik tilbaketrekking kan skje selv om det vil medføre ulemper eller kostnader for den ansatte, som kan ha investert i tillit til et gitt samtykke.
Reglementets punkt 14: Registrering, behandling og fjerning av opplysningene
Bestemmelsen ivaretar informasjonsplikten i personvernforordningen.
Reglementets punkt 15: Publisering
Utgangspunktet er at både sidegjøremål og eierinteresser vil bli publisert med de opplysninger som fremgår av pkt. 10.
Den ansatte kan anmode om at opplysninger unntas fra offentlighet. UiO må da vurdere om offentleglova gir grunnlag for å unnta de aktuelle opplysningene. I motsatt fall vil disse bli publisert.
Reglementets punkt 16: Klageadgang
Dersom UiO nekter den ansatte å ha et sidegjøremål/eierinteresse, eller eventuelt krever avvikling av dette, kan beslutningen påklages til sidegjøremålsnemnda.
Beslutning om å publisere opplysninger om sidegjøremål/eierinteresser kan ikke påklages av den ansatte.