Reglement om sidegjøremål og økonomiske interesser ved UiO

1. Innledning

Formålet med reglementet er å forebygge interessekonflikter og verne om universitetets omdømme og tilliten til de ansattes integritet, ved å legge til rette for åpenhet om ansattes sidegjøremål og økonomiske interesser, samt eventuelle interessekonflikter og håndteringen av disse. 

Reglementet er hjemlet i statsansatteloven § 39 a (lovdata.no), universitets- og høyskoleloven § 2-2 (lovdata.no), hovedtariffavtalens sentrale bestemmelser punkt 1.1.4 (regjeringen.no), Statens personalhåndbok punkt 9.7 (regjeringen.no) og Etiske retningslinjer for statstjenesten (regjeringen.no).  

2. Definisjoner

Med «sidegjøremål» menes arbeid som utføres og verv som innehas i tillegg til den ordinære universitetsstillingen, uansett om det er lønnet eller ikke. Som sidegjøremål anses også arbeid som utføres gjennom et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte.

Med «økonomiske interesser» menes at den ansatte, direkte eller indirekte, eier eller forvalter virksomheter, andeler i virksomheter, verdipapirer eller andre formuesgoder som er egnet til å generere inntekter for den ansatte. 

3. Hva regulerer reglementet?

Reglementet beskriver rammene for ansattes adgang til å inneha sidegjøremål og økonomiske interesser, registreringsplikten for visse stillingsgrupper og offentiggjøringen av disse. 

4. Hvem gjelder reglementet for?

Reglementet gjeler for alle ansatte ved UiO. 

Registreringsplikten i punkt 6 gjelder likevel bare ansatte i bestemte stillingsgrupper, definert ut fra stillingens funksjon eller rolle innenfor universitets ansvarsområde. Ved UiO gjelder registreringsplikten:

• alle vitenskapelige ansatte, herunder vitenskapelige ledere,
• øvrige ansatte som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). 

Se veiledning.

5. Rammer for sidegjøremål og økonomiske interesser

Som utgangspunkt har ansatte rett til å ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver, drive privat ervervsvirksomhet eller inneha økonomiske interesser i sin fritid. Denne retten er imidlertid ikke ubegrenset. 

Ansatte som vurderer å ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver eller drive privat ervervsvirksomhet bør ta spørsmålet opp med UiO på forhånd for å avklare om det kan være noe til hinder for dette. 

5.1 I henhold til Statens personalhåndbok punkt 9.7.1 (regjeringen.no) kan en arbeidstaker ikke ta ekstraarbeid for annen arbeidsgiver eller drive privat erversvirksomhet i sin fritid som:

1. er forbudt for arbeidstaker i lov eller forskrift,
2. er forbudt etter reglement, tariffavtale eller annen avtale,
3. hemmer eller sinker det ordinære arbeid, med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse, se hovedtariffavtalene punkt 1.1.4 (regjeringen.no),
4. innebærer at arbeidstakeren driver med eller medvirker til illojal konkurranse med den statlige virksomheten hvor vedkommende er ansatt,
5. gjør at arbeidstakeren kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle,
6. innebærer at arbeidstakeren lett kan komme i lojalitetskonflikt overfor virksomheten hvor vedkommende er ansatt,
7. innebærer at arbeidstakeren benytter virksomhetsinformasjon på en illojal måte,
8. skader stillingen til den ansatte eller virksomhetens anseelse. 

Videre kan ansatte ikke ha økonomiske interesser som innebærer at den ansatte kommer i en posisjon som beskrevet i SPH punkt 9.7.1 (regjeringen.no) og her. 

Ansatte som er i tvil om sidegjøremålet eller den økonomiske interessen er omfattet av forbudene, skal forelegge spørsmålet for godkjenning i samsvar med punkt 9. Den ansatte kan ikke påta seg slike før godkjenning eventuelt er gitt. 

Se veiledning.

5.2 Sidegjøremålene nedenfor er ikke tillatt uten godkjenning av UiO og egen skriftlig avtale med UiO: 

1. Sidegjøremål som innebærer bruk av UiOs ressuser, ut over det bagatellmessige. En slik avtale skal regulere vilkårene for bruken av ressursene, herunder betaling (se veiledning).
2. Sidegjøremål som helt eller delvis forutsettes utført i normalarbeidstiden, ut over det bagatellmessige (se veiledning).
3. Sidegjøremål som kan komme i konkurranseforhold til UiOs virksomhet (se veiledning).
4. Sidegjøremål av langvarig eller spesielt omfattende karakter (se veiledning).
5. Sidegjøremål som kan være egnet til å skape tvil om den ansattes vilje eller evne til å utføre sitt arbeid ved UiO på den måten stillingens og universitetets formål forutsetter (se veiledning). 

Sidegjøremål og økonomiske interesser som forutsetter godkjenning av UiO og skriftlig avtale kan være registreringspliktige etter punkt 6. Se veiledning.

5.3 De etiske retningslinjene for statstjenesten punkt 4.2 (regjeringen.no) tillater ikke statsansatte å eie eller handle med finansielle instrumenter der dette er uforenlig med UiOs legitime interesser eller er egnet til å svekke tilliten til forvaltningen. 

Ansatte som er i tvil om et konkret eierskap rammes av disse forbudene skal forelegge spørsmålet for godkjenning i samsvar med punkt 9. Eierskapet kan ikke etableres før slik godkjenning eventuelt er gitt. 

6. Registreringspliktige sidegjøremål og økonomiske interesser 

Ansatte som nevnt i punkt 4 skal registrere visse sidegjøremål og økonomiske interesser for å forebygge interessekonflikter ved å legge til rette for åpenhet rundt disse. Alle sidegjøremål i juridisk person med økonomisk formål, samt økonomiske interesser som kan medføre risiko for interessekonflikt, er registreringspliktige for denne ansattgruppen. 

Registreringsplikten gjelder uavhengig av om sidegjøremålet eller de økonomiske interessene krever godkjenning fra UiO eller ikke. 

Se veiledning.

6.1 Registreringsplikten gjelder ikke for sidegjøremål og økonomiske interesser som utvilsomt ikke medfører risiko for interessekonflikt, blant annet: 

1. medlemskap i eksterne bedømmelseskomiteer,
2. ekstern sensorvirksomhet,
3. referee for fagtidsskrift,
4. enkeltstående mindre ressurskrevende undervisningsoppdrag ved annen institusjon,
5. enkeltstående oppdrag i forbindelse med etter- og videreutdanningskurs i regi av andre,
6. enkeltstående faglige foredrag som ledd i universitetets formidlingsplikt til samfunnet,
7. opplysningsvirksomhet som fagekspert gjennom deltakelse i media eller lignende, unntatt hvor dette utgjør fast virksomhet over lengre tid,
8. annen lignende virksomhet av begrenset omfang og varighet som kan anses som et ledd i oppfyllelsen av universitetets samfunnsansvar,
9. faglige verv som følger hovedstilling,
10. ubetalte verv av mindre omfang og sporadisk vederlagsfri innsats for allmennyttige institusjoner,
11. verv i borettslag, idrettslag o.l.,
12. aksjeposter eller andre forme for eierskap uten tilknytning til den ansattes arbeidsområde ved UiO,
13. aksjeposter i børsnoterte selskaper. 

Unntaket for registreringsplikt for enkeltstående oppdrag gjelder ikke gjentatte oppdrag for samme oppdragsgiver/arbeidsgiver/mellommann. 

Registreringsplikten gjelder heller ikke dersom sterke personvernhensyn taler for å gjøre unntak, etter henvendelse fra den ansatte. I forlengelse av dette skal sidegjøremål og økonomiske interesser som kan medføre at det avdekkes opplysninger om den ansattes rasemessige eller etniske opprinnelse, helse, politiske oppfatninger, religion, filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, seksuelle forhold eller seksuelle orientering ikke registrereres, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1 (lovdata.no). 

Se veiledning.

7. Tidspunktet for godkjenning og registrering av sidegjøremål og økonomiske interesser

7.1 Nyansatte med sidegjøremål og økonomiske interesser som forutsetter UiOs godkjenning i delpunkt 5.1 til 5.3 skal sende søknad om dette så snart som mulig og senest én måned etter tiltredelse. Øvrige ansatte som får nye sidegjøremål og erverver økonomiske interesser av slik art skal sende søknad så snart som mulig og ikke starte opp med sidegjøremålet eller erverve den økonomiske interessen før den eventuelt er godkjent, med mindre annet er avtalt med den ansattes leder. Se veiledning. 

7.2 Nyansatte som nevnt i punkt 4 skal registrere registreringspliktige sidegjøremål og økonomiske interesser som nevnt i punkt 6 så snart som mulig og senest én måned etter tiltredelse. Øvrige ansatte som nevnt i punkt 4 som får nye sidegjøremål og erverver økonomiske interesser av slik art som nevnt i punkt 6 skal registrere disse så snart som mulig. Se veiledning. 

8. Hvor sidegjøremål og økonomiske interesser registreres

Sidegjøremål og eierskap registrereres gjennom den elektroniske registreringsløsningen i DFØ sin selvbetjeningsportal, under fanen "Sidegjøremål".

9. Innholdet i søknaden og registreringen

9.1 Både søknad om godkjenning etter delpunkt 5.1 til 5.3 og registrering av sidegjøremål etter punkt 6 skal inneholde følgende opplysninger:

1. registreringsdato,
2. den ansattes navn, tittel og instituttilknytning/ansettelsessted,
3. navn og organisasjonsnummer på den organisasjon/virksomhet sidegjøremålet er knyttet til,
4. organisasjonstype: annen offentlig virksomhet, helseforetak, næringsvirksomhet, utdannings- og forskningsinstitusjon, annet,
5. start- og sluttdato for sidegjøremålet,
6. omfanget av sidegjøremålet i prosent av en full stilling,
7. sidegjøremålets art, eksempelvis undervisning, styreverv, konsulentoppdrag, dommerverv mv.

Dersom eierskapet forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte også gi øvrige opplysninger som kan ha betydning for UiOs vurdering.

9.2 Både søknad om godkjenning etter delpunkt 5.1 til 5.3 og registrering av økonomiske interesser etter punkt 6 skal inneholde følgende opplysninger:

1. registreringsdato,
2. den ansattes navn, tittel og instituttilknytning/ansettelsessted,
3. navn og organisasjonsnummer på det enkeltpersonforetak/det selskap den ansatte har eienandeler i,
4. eierskapsform: enkeltpersonnforetak, andeler i selskap, annet,
5. størrelsen på eierandelen hvis det ikke dreier seg om et enkeltpersonforetak,
6. når eierandelen ble etablert,
7. hvilken virksomhet enkeltpersonforetaket/selskapet driver.

Dersom eierskapet/den økonomiske interessen forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte også gi øvrige opplysninger som kan ha betydning for UiOs vurdering.

9.3 UiO kan pålegge en ansatt å gi ytterligere opplysninger om sidegjøremål og økonomiske interesser. 

Se veiledning.

10. UiOs behandling av søknader om godkjenning

• I de tilfeller sidegjøremålet eller den økonomiske interessen krever UiOs godkjenning etter delpunkt 5.1 til 5.3, skal UiO behandlingen søknaden så snart som mulig og meddele om godkjenning gis, eller om videre prosess, senest innen én måned etter at UiO mottok søknaden.
• UiO skal snarest mulig behandle søknader fra den ansatte om unntatt offentliggjøring av sidegjøremål og økonomiske interesser eller enkeltopplysninger knyttet til dette etter delpunkt 9.3. Senest innen én måned skal UiO gi beskjed om søknaden etterkommes, eller om den videre prosess. UiO skal ikke offentliggjøre opplysningene før universitetet har tatt stilling til søknaden og meddelt den ansatte utfallet.
• Beslutning om godkjenning eller unntatt offentliggjøring skal foretas av den ansattes nærmeste overordnede. Dette innebærer for instituttledere at beslutning treffes av dekanen, og for dekaner og fagdirektører at beslutningen treffes av rektor og universitetsdirektøren etter samråd.
• I tvilstilfeller skal den med beslutningsmyndighet forelegge søknaden for sin overordnede. 

11. Endringer i sidegjøremål og økonomiske interesser og fornyede vurderinger om godkjenning

• Ved endringer i sidegjøremål eller økonomiske interesser som forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte uten unødig opphold fremsette fornyet søknad og redegjøre for endringene. Tilsvarende gjelder dersom det skjer endringer i arbeidsforholdet ved UiO som tilsier ny vurdering. UiO skal i begge tilfeller foreta en fornyet vurdering innenfor fristene som følger av punkt 10.
• Den ansatte plikter så snart som mulig å melde endringer i registreringspliktige sidegjøremål og økonomiske interesser, herunder endringer i sidegjøremålets art, omfang og varighet, samt økning i og avvikling av eierandeler. Uvesentlige endringer omfattes ikke av registreringsplikten.
• Uavhengig av ovennevnte forpliktelser, skal den ansatte foreta en gjennomgang og eventuell oppdatering av registrerte sidegjøremål og økonomiske interesser når UiO ber om det, herunder melde fra om sidegjøremål og økonomiske interesser som er avsluttet, foreta eventuelle korrigeringer i eksisterende sidegjøremål/økonomiske interesser og bekrefte at de registrerte sidegjøremålene/økonomiske interessene er oppdaterte og dekkende. 

Se veiledning. 

12. Tilbakekalling av tidligere godkjenninger

En tidligere gitt godkjenning til sidegjøremål eller økonomiske interesser kan trekkes tilbake eller endres dersom de faktiske forholdene, lovgivningen eller retningslinjer fra andre organer endrer seg, slik at sidegjøremålet/den økonomiske interesser vurderes å være i strid med reglene om sidegjøremål og økonomiske interesser eller annet regelverk.

 Se veiledning. 

13. Offentliggjøring av registreringspliktige sidegjøremål og økonomiske interesser

Registrerte sidegjøremål og økonomiske interesser punkt 6 offentliggjøres på UiO sin nettside med de opplysningene som fremgår av delpunkt 9.1, bokstav A til G og delpunkt 9.2, bokstav A til F. Allmennheten vil dermed få innsyn i opplysningene.

Dersom den ansatte mener det er grunnlag for å unnta samtlige eller enkelte opplysninger fra slik offentliggjøring skal dette angis i søknaden eller registreringsmeldingen etter punkt 9. Standpunktet bør begrunnes. Dersom UiO etter anmodningen finner at det foreligger grunnlag for unntatt offentliggjøring av samtlige eller enkelte opplysninger vil disse ikke offentliggjøres. 

Den ansatte kan be UiO om at sidegjøremål eller eierinteresser som har opphørt blir unntatt fra offentliggjøring. 

Se veiledning. 

14. Personvern

14.1 Behandling og kontakt:

• Alle registrerte sidegjøremål og økonomiske interesser vil bli registrert i UiOs sidegjøremålsdatabase og offentliggjort på UiOs nettside.
• UiO er behandlingsansvarlig for personopplysningene knyttet til registrering og offentliggjøring, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7 (lovdata.no).
• Formålet med behandlingen fremgår av punkt 1. Som ledd i å oppfylle formålet vil opplysningene bli offentliggjort på nettsiden til UiO. Bakgrunnen for offentliggjøringen er at UiO ønsker å unngå interessekonflikter og gjennom åpenhet sikre tilliten til universitetets uavhengighet og de ansattes integritet.
• Rettslig grunnlag for registreringen og offentliggjøringen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (lovdata.no), med supplerende rettsgrunnlag i statsansatteloven § 39 a (lovdata.no). For at formålet for registreringsplikten om transparens skal oppnås, er det nødvendig at opplysningene er offentlig tilgjengelige. Der personvernhensyn eller andre hensyn taler for at opplysninger ikke skal offentliggjøres, unntas disse fra publisering i henhold til punkt 13. Se for øvrig UiOs personvernerklæring for ansatte (uio.no).
• For spørsmål og avklaringer om personvern i forbindelse med registrering av sidegjøremål og økonomiske interesser kan personvernombudet ved UiO kontaktes. 

14.2 Rettigheter, tilgang og sletting:

• Når UiO behandler personopplysninger om deg har du visse rettigheter etter personopplysningsregelverket, se punkt 7 i UiOs personvernerklæring for ansatte (uio.no).
• Opplysningene som etter punkt 13 ikke publiseres eller kan kreves innsyn i etter offentlighetsloven, vil kun være tilgjengelig for enhetens ledelse og andre ved UiO som har saklig interesse i å kjenne til dem.
• UiO vil av eget tiltak slette sidegjøremål og økonomiske interesser fra register og offentliggjøring når det ikke lenger er en risiko for interessekonflikter, med mindre det foreligger forhold som tilsier at sletting først kan skje på et noe senere tidspunkt.
• Selv om registrerte opplysninger er slettet fra UiO sitt sidegjøremålregister og ikke lenger er offentlige, kan de lagres til arkivformål, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (lovdata.no) og personopplysningsloven § 8 (lovdata.no). 

Se veiledning. 

15. Klageadgang

• Nektelse av å påta seg eller fortsette med et sidegjøremål eller økonomisk interesse, herunder nektelte av å inngå avtale som nevnt i delpunkt 5.1 til 5.3, skal gis en kort begrunnelse når den det gjelder ber om dette.
• Den ansatte kan påklage nektelse som nevnt i kulepunktet ovenfor til sidegjøremålsnemdna.
• Sidegjøremålsnemnda skal ha tre medlemmer oppnevnt av universitetsstyret. Nemndas leder skal være jurist og ikke ansatt ved UiO. Ett medlem oppnevnes etter forslag fra fagforeningene ved UiO og ett medlem etter forslag fra universitetsdirektøren.
• Klager om behandlingen av personopplysninger kan rettes til UiO som behandlingsansvarlig. En har også rett til å klage til Datatilsynet (datatilsynet.no). 

Se veiledning. 

16. Brudd på reglementet

Ved brudd på dette reglementet gjelder statsansattelovens bestemmelser (lovdata.no). Se veiledning.