Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 3/2022

SAKSLISTE

Sak 23/22  

Referatet fra møte 2/22  Referatet er godkjent

ORIENTERINGSSAKER

Sak  24/22

Status byggesaker v/ EA Leif Johnny Johannessen

Eiendomsavdelingen redegjorde for status for to store byggesaker; Livsvitenskapsbygget og nytt vikingtidssmuseum. 

AMU har etterspurt mer informasjon om hvordan medvirkning sikres i byggesaker generelt. Eiendomsavdelingen påpeker at ansvaret for tilstrekkelig medvirkning ligger hos ledelsen i enhetene som blir påvirket av de konkrete byggesakene. Eiendomsavdelingen gjør likevel noen tiltak for å øke fokuset på medvirkning gjennom sjekkpunkter i prosjekthåndboka: Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no).

I noen tilfeller glipper det med medvirkning fra brukere som blir berørt av byggeprosjekter. Bedriftshelsetjenesten kommer også ofte for sent inn i byggeprosessene. For å forbedre dette kan det være aktuelt å se mer på rollen som eiendomskoordinator og kompetansetilbudet til disse. Eiendomskoordinatorene er de som i størst grad kan bistå leder med å sikre tilstrekkelig medvirkning. Arbeidsgiver skal sikre at lederlinjen gir tilstrekkelig opplæring av eiendomskoordinatorene.

Eiendomsavdelingen vil også jobbe med kontinuerlig oppfølging av både interne og eksterne prosjektledere slik at de følger opp prosedyrer og sjekklister i prosjekthåndboken.

Se presentasjon for mer informasjon. 

Sak 25/22

Brukers egenkontroll v/ EA John Skogen

Det er behov for å gjennomføre og dokumentere internkontroll for bruken av de elektriske anleggene ved UiO. Leier (dvs. fakulteter, institutter og andre enheter) skal gjennomføre egenkontroll av elektrisk utstyr som er tilkoblet det elektriske anlegget. Det betyr at enhetene selv må gjør en visuell kontroll av sitt brukerutstyr (PCer, kaffetraktere, vitenskapelig utstyr etc). Det er behov for å lage gode og enkle prosedyrer for gjennomføring og dokumentasjon av slik internkontroll. EA ønsker prosesser med god medvirkning. HMSB bistår gjerne i utviklingen. 

Se skjema for egenkontroll
Se presentasjon for mer informasjon. 

Sak 25/22 Del 2

Energikostnadene ved UiO v/ EA John Skogen

Energikostnadene til UiO er og blir skyhøye fremover. Regjerningen vil ikke gi støtte til statlige aktører. Man må i samarbeid med brukerne lete etter tiltak der det er mulig å spare energi. Det oppfordres til å fokusere på «lavt-hengende frukter» som å huske og slå av lys i rom som ikke er i bruk. Samtidig er det viktig at man sikrer arbeidsmiljøet på definerte arbeidsområder, for eksempel at avtrekk ikke blir slått av i laboratoriebygg. Ledelsen ved UiO vil komme tilbake til tema og drøfte mulige tiltak i IDF-møter og andre møtefora.

Sak 26/22

Status kjemikalier ved UiO v/ HMSB Elin Agathe Hult

HMSB redegjorde for kjemikaliestyringen. UiO har en omfattende bruk av kjemikalier. Det er derfor viktig å ha kontroll på kjemikaliene og da må vi vite hva vi har. Informasjonen om kjemikaliene (databladene) må være oppdaterte. Per nå er gjennomsnittsalder på datablader på UiO 3,08 år. Det er generelt en positiv utvikling i mange enheter, men noen henger litt etter. Vi må anerkjenne at det er arbeidskrevende å holde stoffkartoteket oppdatert. Et fakultet som ligger bra an er Matematisk- naturvitenskapelige fakultet.

Se presentasjon for mer informasjon.

Prosjekt fra MatNat v/ Ørjan Pretorius og Kathrine Schou

Matematisk og naturvitenskapelig fakultet redegjorde for sitt prosjekt. Bakgrunn for prosjektet: Ledelsen ved UiO og fakultetet har sett nødvendigheten av å sette fokus på kjemikaliestyring som samsvarer med regulatoriske krav. Det ble derfor nedsatt en prosjektgruppe med deltakelse fra alle relevante institutter. Målet var at man innen utgangen av 2021 skulle få oversikt over kjemikaliene ved fakultetet og få kastet det som ikke lenger er i bruk. Resultatet per i dag er god kontroll på kjemikaliestyringen.

Suksesskriterier for opprydningen: MatNat definert overordnede mål og delmål med konkrete tiltak. Vernerunden ble en viktig arena for å jobbe med tiltakene. Brukermedvirkning ble ivaretatt og oppfølgingen av tiltak ble fulgt.

Det er krevende å få dette til å bli en del av arbeidsrutinene og arbeidet er derfor en kontinuerlig prosess. HMS-koordinator sørger for fremdrift.

AMU kommenterte at dette var en suksesshistorie og at man håper at øvrige enheter ved UiO følger etter.

Se presentasjon for mer informasjon

LAMU seminar 2023 - utnevne personer som kan sitte i utvalget v/ Cecilie Wingerei Lilleheil

Formål: LAMU-seminaret er et tilbud om kompetanseheving fra AMU til LAMU.

Det er hensiktsmessig å nedsette et utvalg som kan jobbe frem programmet for neste års seminar (våren 2023).

Følgende personer er innsatt i arbeidsutvalget for neste års seminar: Frode Helland (ledelses-representant), Ariel Sevendal (ansatte-representant), Irene Sandlie (ledelses-representant), Thomas Aulin (hovedverneombud) og Gro Merethe Lund (sekretær, HMSB)

Sak 28/22

Verdensdagen for psykisk helse v/ Cecilie Wingerei Lilleheil 

Mandag 10. oktober – fredag 14. oktober er verdens dagen for psykisk helse. Se nettside med program. LAMUene og AMUs medlemmer oppfordres til å delta.

DISKUSJONSSAKER

Frekvens gjennomføring av ARK v/ AP Linn Grimstad Nielsen  

AP har sendt et høringsnotat til alle enheter med forslag om at UiO inngår en felles langsiktig avtale om ARK. Avtalen vektlegger at UiO gjennomfører ARK samtidig for alle enheter, med et intervall på hvert tredje år (saksnummer i ephorte: 2022/30202). Høringsfristen ble satt til 1.9.22. Det kom svar fra 13 enheter (SV, HF, UV, JU, MED, MN, TF, STK, UIO ENERGI, EA, OD, UB og NHM). Samtlige av disse støtter en langsiktig avtale hvor undersøkelsen gjennomføres samtidig på hele UiO med en frekvens hvert tredje år. Det har ikke kommet noen tilbakemeldinger som ikke støtter forslaget.

AMU ble bedt om å komme med innspill til veien videre. AMU var svært positive til en langsiktig avtale med frekvens hvert tredje år. Det ble blant annet spilt inn at det er viktig å sette av nok ressurser i forkant, og spesielt i etterkant av undersøkelsen. Oppfølgingen er viktig. En sentral koordinering kan gi noen utfordringer rent ressursmessig, men det er en fordel å ta pulsen på hele universitetet samtidig. Det gjør at vi kan sammenligne oss selv med oss selv. Hovedmålet er at vi skal ha et trygt og godt arbeidsmiljø på UiO. 

Se presentasjon for mer informasjon

Evaluering av AMU 2022 v/ Cecilie Wingerei Lilleheil

AMU ønsker å se seg selv i kortene og evaluere AMU-arbeidet gjennom 2022. Det vil bli utarbeidet et elektronisk spørreskjema der AMU-medlemmene kan gi sine tilbakemeldinger. Det er takhøyde i AMU og anonymt skjema er ikke nødvendig. Skjema vil bli sendt ut i forkant av neste AMU møte. Resultatene blir lagt frem i selve møtet 21. november og dette vil danne et utgangspunkt for diskusjon og evaluering.

Saker til videre oppfølging

Listen ble oppdatert. Se tabellen nederst i referatet. 

ORIENTERINGSSAKER

Faste orienteringssaker

a.    Aktuelt fra hovedverneombudet

Lokale og sentrale HVO har vært på todagers konferanse på UiS.

Opprettholder fast møtefrekvens med de lokale HVOene.  

Hatt fokus på å kommunisere med verneombud omkring hvordan verneombudsrollen ved UiO best kan ivaretas.

Vernetjenesten melder om stor slitasje på administrativt ansatte som følge av BOTT-samarbeidets innføring av nytt økonomi- og lønnssystem.  Det gjelder ikke kun sentralt, men på flere enheter.

b. Aktuelt fra universitetsdirektøren

Statsbudsjettet legges frem i løpet av oktober.

Fokus på BOTT og lønn. Har valgt å ikke gå videre med BOTT HR fordi det har vært krevende. SHOT undersøkelsen er viktig.

Fint å se mange mennesker på campus post pandemi.

c. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten

Ny leder av BHT kommer i midten av oktober. BHT gjennomfører handlingsplanmøter med enhetene i november.

d. Aktuelt fra HMSB

Kurssidene er oppdaterte og oppdateres fortløpende.

Se kurstilbud fra HMS og beredskap.

e. Aktuelt fra Eiendomsavdelingen

Det registreres en del sykefravær på grunn av korona.

f. Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget. 

Møte 4 2022

Møte 4 2022