Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 4/2022

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen

Dekan Aud V. Tønnessen (Det teologiske fakultet)

Eiendomsdirektør John Skogen

Leder av AMU Cecilie Wingerei Lilleheil (Forskerforbundet)

Sarah Younes (hovedtillitsvalgt Akademikerne)

Ariel Sevendal (hovedtillitsvalgt Parat)

Natalia Zubillaga NTL

Representanter uten stemmerett:

Leder av BHT: Julie Tran

LMU- og studentrepresentant: Elisabeth Hoksmo Olsen (vara)

Forfall:

Personaldirektør Irene Sandlie

Dekan Frode Helland (Det humanistiske fakultet)

Hovedverneombud Hege Lynne 

Vara (HVO) Thomas Aulin

LMU- og studentrepresentant: Oline Marie Sæther

Observatører:

Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte, Elin Agathe Hult

Referent: 

Gro Merethe Lund, HMSB

SAKSLISTE

Referat fra AMU 19. september

Det ble meldt inn ønske om justering av et ord i sak 24/22. Justeringen er gjort.

Referatet godkjennes.

ORIENTERINGSSAKER

Oppfølgingen av EiRs evaluering av pandemihåndteringen

HMSB informerte om rapporten fra EIR med utgangspunkt i den situasjonen vi stod i våren 2020.

I presentasjonen ble det informert om at ingen enheter ved UiO hadde øvd spesifikt på pandemihåndtering. De pandemiplanene som var utarbeidet var tilpasset en helt annen form for pandemi.

Det er ikke mulig å lage detaljerte planer for hvordan man skal håndtere neste pandemi, men proaktiv stabsmetodikk og øvelser gjør oss i stand til å håndtere uforutsette kriser. Arbeidsmiljø blir påvirket i en krisesituasjon og ringvirkningene kan komme en god stund etter selve krisen. Dette må vi være obs på.

Kommentarer fra AMU:

UiO hadde ikke øvd på å håndtere den krisen som kom i 2020. Det er viktig å merke seg at det også kan bli konklusjonen på neste krise. Vi må derfor jobbe med den generiske krisehåndteringen og passe på at det generiske ikke forsvinner i håndteringen av neste krise. Det er viktig å ikke glemme ringvirkninger for studenter og ansatte, slik at vi kan håndtere effekten av en krise.

I en krisesituasjon er kommunikasjon og informasjon viktig, men samtidig utfordrende. Kommunikasjonen må handle om å informere godt og redusere usikkerheter. Under pandemien anså UiO det som viktig å kommunisere gjennom linjen. Det utelukker ikke at man ved neste krise også må vurdere å informere gjennom andre kanaler.

Ved kriser som vedvarer over tid er det spesielt viktig å ha fokus på medvirkning og medbestemmelse.

Se presentasjon fra møtet 

Koordineringen til neste års arrangement av Verdensdagen for psykisk helse.

Saken flyttes til AMU 1 2023.

Innspill til tema på LAMU-seminar 2023

Arbeidsutvalget har hatt møte og drodlet om mulige temaer til LAMU-seminaret. Det er foreslått følgende temaer til neste års LAMU seminar:

-              ARK 

-              AKAN

-              Integrering av utenlandske forskere

-              Medvirkningsplikten

Kommentarer fra AMU

AMU stilte seg bak forslagene fra arbeidsutvalget. AMU ble bedt om å komme med forslag til andre temaer. Følgende ble foreslått:

AMU sin rolle koblet LAMUene – AMU sin funksjon i organisasjonen.

BHT fremmet forslag om å komme på seminaret for å informere om tjenesten og hvordan BHT kan bistå UiO i arbeidsmiljøsaker.

Forslag til datoer for neste års AMU møter

Neste års AMU møter er vedtatt på følgende dager:

AMU 1: Mandag 27. februar 0900-1200

AMU 2: Mandag 8. mai 0900-1200

AMU 3: Mandag 18. september 0900-1200

AMU 4: Mandag 20. november 0900-1200

ARK – Mandat for arbeidsutvalg v/ AP

Avdeling for personalstøtte informerte AMU om at de har nedsatt et arbeidsutvalg som skal jobbe med planlegging og gjennomføringen av en felles ARK undersøkelse. Avdeling for personalstøtte presenterte et mandat for dette arbeidsutvalget. Det ble bedt om innspill fra AMU til mandatet og tidspunkt for gjennomføringen.

Kommentarer fra AMU:

Det er en fordel om man også kan inkludere faglige ledere på et tidlig tidspunkt i denne prosessen, slik at det ikke blir differensiering mellom faglig og administrativ ledelse.

Det er viktig at de enkelte ansatte på UiO også læres opp i ARK-prosessen, slik at de kan bidra til endringer i sitt arbeidsmiljø.

Se presentasjonen fra møtet

Forslag til reviderte kriterier for HMS-prisen    

Strategi 2030 har som mål at UiO skal være en nyskapende organisasjon og et attraktivt arbeids- og studiested. HMS-prisen er derfor en viktig pris som bygger opp under strategiarbeidet.

Arbeidsutvalget har sett behovet for å revidere kriteriene til HMS-prisene. I AMU ble det diskutert hva som er hensiktsmessige kriterier. Følgende kriterier ble vedtatt:

Ut fra en helhetsvurdering skal prisen tildeles en ansatt som, utover det man kan forvente

- gjennom sitt daglige virke, sin forskning eller sine verv bidrar til å sette viktige problemstillinger innen arbeidsmiljø og læringsmiljø på dagsorden

- fremmer konstruktive forslag og tiltak som bidrar til å skape et bedre arbeids- og læringsmiljø

- er pådriver for å iverksette og følge opp arbeidsmiljøtiltak

- er en positiv bidragsyter for et godt arbeidsmiljø til kollegaer, ledere og/eller studenter ved sin enhet

- bidrar til å øke forståelsen og kunnskapen for arbeidet med systematisk helse, miljø og sikkerhet

For å innhente mulig kandidater til prisen diskuterte AMU hva som er god markedsføring. Det ble bestemt at leder av AMU Cecilie Lilleheil kontakter Uniform og ber om at prisen løftes frem.

Kriteriene oppdateres på nettsiden til HMS-prisen:

HMS-prisen - Universitetet i Oslo (uio.no)

Oppsummering av evalueringen av AMU.         

I AMU 19. september 2022 ble det vedtatt at AMU skulle evalueres. Elektronisk evaluering ble sendt ut til AMU medlemmene. Totalt 11 personer svarte på evalueringen.  

Evalueringen scoret høyt på flere parameter, men samtidig ble det en relativ lav score på hvor inspirerende AMU-medlemmene opplever AMU i arbeidshverdagen.

Evalueringen viser at AMU ønsker seg følgende fremover

- Mindre orientering og mer diskusjon av saker

- Flere tydelige indikatorer som viser utviklingen i HMS-arbeidet ved UiO

- Mer forankring til arbeidsmiljøloven og hvorfor vi diskuterer saken i AMU

Kommentarer fra AMU:

• En evaluering av AMU er nyttig. Det er nærliggende å tro at de tre punktene som AMU har pekt ut som man ønsker seg fremover vil kunne bidra til at AMU blir mer inspirerende å delta i.  Derfor burde vi blant annet fokusere på å få til mindre orientering og mer diskusjon av sakene.
• AMU må spørre seg om vi klarer å gripe tak i de viktigste sakene. Kanskje sykefravær er en slik indikator som kan brukes mer systematisk.
• AMU sin rolle er blant annet å overvåke arbeidsmiljøet ved UiO. AMU burde hatt en mer analytisk tilnærming til hva LAMUene er opptatt av. Er det mulig å trekke noe ut av sakene som behandles i LAMUene? Det er «der ute» arbeidet skjer.
• Det kunne vært interessant å se på tilrettelegging av arbeidet for ansatte. Gjøres dette systematisk eller er det mer tilfeldig?
• AMU ble enige om at satsing for AMU 2023 er: Psykososialt arbeidsmiljø, fysisk arbeidsmiljø/arbeidsplasser og samarbeid mellom AMU og LAMUene.
• Se presentasjonen fra møtet

ORIENTERINGSSAKER

Saker til videre oppfølging

Faste orienteringssaker

a. Aktuelt fra hovedverneombudet

b. Aktuelt fra universitetsdirektøren

c. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten

Nye leder/bedriftslege på plass. Jobber med handlingsplaner for neste år med enhetene.

d. Aktuelt fra HMSB

Har revidert en rekke av policyene innen HMS som har blitt tydeligere på hvem som har ansvar for hva. Noe vi jobber med som skal opp er mål for HMS-arbeidet.

e. Aktuelt fra Eiendomsavdelingen

Energisituasjonen har vært oppe i flere fora. Temperatur, sambruk og elbil-ladning. Er i dialog med fakultetene for å se på dette. Elbil-ladingen ble stengt forrige uke.

f. Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget

Evaluert SHOT undersøkelsen. LMU skal forlenge arbeidet. Skal ha erfaringsdeling med LMU på flere andre institusjoner i Oslo.

g. Referat fra lokale arbeidsmiljøutvalg