Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 4/2024

Arne Benjaminsen 
Elisabeth Pedersen Lange  
Torborg Storaas 

Thomas Aulin (HVO)
Natalia Zubillaga (HTV)
Sarah Younes (HTV)
Ingunn Skjerve (HTV)
Ariel Sevendal (HTV)

Forfall:
Cecilie W. Lilleheil

Observatører:
Bedriftshelsetjenesten: Julie Tran
Studentparlamentet: Ole Martin Bakkevoll
Enhet for HMS og beredskap: Elin Agathe Hult, Johan Løberg Tofte, Trond Gran Larsen (sak 40)
Farmasøytisk institutt: Solfrid Odnes (sak 39)
OPA: Linn Grimstad-Nielsen (sak 41)

Referent
Rigmor Smith-Gahrsen (HMSB)

SAKSLISTE

Referat godkjennes.

DISKUSJONSSAKER

Kontorsjef Solfrid Odnes på Farmasøytisk institutt og Johan Løberg Tofte leder ved Enhet for HMS og beredskap presenterte.
Se presentasjonen. 

AMU ba i forbindelse med sak 28/24 om mer informasjon om oppfølging av ansatte etter hendelsen i Gydas vei og konsekvenser for UiO som helhet.
Kontorsjef fra Farmasøytisk institutt la fram hva som er gjort for å møte de ulike behovene for oppfølging hos ansatte, og hvem som har bistått. Fraværet synes ikke å ha økt pga. hendelsen, men det er ingen tvil om at hendelsen har preget mange ansatte i forskjellig grad. God støtte fra leder og nære kolleger er viktig i det daglige, men også disse må få støtte og informasjon om hvordan sette grenser og håndtere forventninger ut over deres rolle (de er ikke behandlere eller helsepersonell).
Med bakgrunn i erfaringer fra hendelsen, risikovurdering og Arbeidstilsynets pålegg har det også vært truffet ulike tiltak for informasjon og opplæring i forebygging og håndtering av vold og trusler. Det er gitt tilbud om ulike kurs internt ved UiO (PLIVO, sikkerhet), samt fra eksternt firma. Skriftlig prosedyre for vanskelige studentsamtaler er laga og sikkerhetsveileder fra HMSB er brukt. Det er vurdert hva som er klokt å øve på, bl.a. med hensyn til (re)traumatisering. Alle pålegg fra Arbeidstilsynet blir lukket per desember 2024.

Enhet for HMSB har bistått i arbeidet på FAI. UiO må finne ut hvordan lærdommen fra hendelsen kan formidles og brukes i andre enheter - på instituttnivå hvor risikovurderinger må utføres. Internrevisjonens rapport om vold og trusler mot ansatte, som nettopp er kommet, kan brukes. HMSB og OPA samarbeider om nettsider og andre ressurser som kan styrke det psykososiale arbeidsmiljøet. 
LAMU og verneombud har også vært en viktig del av etterarbeidet på FAI. AMU ønsker at arbeidet som er gjort på FAI, kommer hele UiO til gode. Denne hendelsen (og 22. juli) viser at UiO har mange ressurser å trekke på. Det inkluderer også ressurser fra kriseteam i kommunen. Det er viktig at dette er kjent i hele organisasjonen. 

(Saksnotat fulgte innkallingen.) 
Seniorrådgiver Trond Gran Larsen fra Enhet for HMSB presenterte en overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse. Presentasjonen tok utgangspunkt i KDs styringsdokument for arbeidet med sikkerhet og beredskap og illustrasjon av metoden UiO arbeider etter i risikoanalyser. Lista over identifiserte uønska hendelser og trusler ble presentert. Det ble fokusert på fem områder med høy risiko, med varierende grad av usikkerhet (kunnskapsgrunnlag). Tiltakslista som er utvikla, ble vist og noen forutsetninger for tiltaksgjennomføring, navn på ansvarlige ved ulike enheter og aktiviteter på disse enhetene presentert.  

Trusselbildet er sammensatt og kan endres raskt. Målet er differensierte sikkerhetstiltak som balanseres mot UiOs samfunnsoppdrag. Det er flere tegn som tyder på at UiOs sikkerhetskultur er i bedring. Dette viser seg gjennom flere henvendelser og større etterspørsel etter kursing. Inkludert risikovurdering og sikkerhet ved arrangementer.

AMU vil komme tilbake til dette saksområdet. 

(Saksnotat med vedlegg fulgte innkallingen.) Seniorrådgiver Linn Grimstad-Nielsen fra Seksjon for kompetanse og organisasjonsutvikling i OPA presenterte.
Se presentasjonen. 

AU for ARK arbeider for tida opp mot ledere for at ARK handlingsplaner skal samordnes med andre planer og mål ved UiO.
Dette er den første av to ARK-evalueringer. Evalueringsskjemaet har kartlagt:

• Tilgjengelig informasjon og støtte: Oppleves hovedsakelig som god. 95 % krysser av for meget god og god info. God støtte fra lokale ARK-koordinatorer.
• Deltakelse i oppfølgingsarbeidet: Det rapporteres om god deltakelse i oppfølgingsarbeidet.
• Valgte tiltaksområder: Stor spredning, flest tiltak innen medvirkning og informasjonsflyt og færrest innen området ledelse.
• Opplevelse av hvordan ARK har fungert: ca. 70 % av de som har besvart, mener at undersøkelsen har fungert meget godt/godt.

AMU la vekt på at tiltaksutforming og -gjennomføring må følges opp med evaluering for å se om tiltaka gir ønsket effekt, særlig i miljøer hvor man vet det finnes problemer med arbeidsmiljø eller ledelse. Vi må unngå skinnprosesser. Verneombudenes rapport samsvarer ikke helt med resultatene i ARK-evalueringen. Her svarer flere av verneombudene at de ikke har blitt godt nok involvert i ARK-prosessen. Det må også følges opp. 
Det skal gjennomføres en evaluering til. Arbeidsutvalget vil diskutere hva som vil være det beste tidspunktet for å bidra til kontinuitet i arbeidsmiljøarbeidet.

(Saksnotat fulgte innkallingen.)
Seniorrådgiver Rigmor Smith-Gahrsen, Enhet for HMSB innledet kort, særlig med utgangspunkt i slide 5 og 7 i presentasjonen. 

Ønsket om mer diskusjon som er kommet fram, fikk bred tilslutning. Svarprosenten var lav, men jevnt fordelt mellom AR og AG-siden. Flere av sakene det ønskes mer oppmerksomhet omkring vil komme til AMU i seinere møter (sykefravær, omplassering, HMS-kompetanse, verneombudsundersøkelsen, ARK, byggesaker). AU for AMU ser nærmere på resultatene og kommer tilbake med en oppfølgingssak relatert til hvordan AMU best mulig kan fremme sin rolle og bidra til å oppnå målet om et godt arbeidsmiljø ved UiO.

VEDTAKSSAKER

(Saksnotat fulgte innkallingen.) 

Vedtak:
Det arrangeres LAMU-seminar mandag 7. april 2025. Tema for seminaret blir: Psykologisk trygghet og sykefraværsarbeid. 

Forslaget ble enstemmig vedtatt. 

(Saksnotat fulgte innkallingen.)

Vedtak: 
AMU ber Senter for utvikling og miljø om å opprette lokalt arbeidsmiljøutvalg så snart som mulig, og seinest innen 31. mars 2025. Eventuell endring i organisering av arbeidsmiljøutvalget blir tatt opp til ny behandling i forkant av innflytting i Bærekraftshuset.

Forslaget ble enstemmig vedtatt. 

Vedtak:
Det holdes AMU møter den 3. mars, 5. mai, 15. september og 17. november kl. 12-15 i 2025.

Forslaget er enstemmig vedtatt.

INFORMASJONSSAKER

(Saksnotat fulgte innkallingen.)
Seniorrådgiver Elin Agathe Hult fra Enhet for HMS og beredskap informerte med utgangspunkt i saksnotatet.

AMU har etterspurt informasjon om utvalgets innsynsrett (jf. sak 28/24). Arbeidsmiljøregelverket er ganske spesifikt noen steder, andre steder ikke med hensyn til AMUs innsynsrett (jf. saksnotatet). AMU skal ha den informasjonen som er nødvendig for å kunne oppfylle sitt mandat. Det gjør at innsynsretten må være vid. Innsynsretten balanseres av taushetsplikten (jf. risikoinformasjon). Personopplysningsregelverk (GDPR) gir føringer om å minimere behandling av personopplysninger. Hver sak må vurderes for seg. For saker som er unntatt offentlighet, følger AMU samme rutiner for utsending av dokumenter som UiO-styret. 

Seniorrådgiver Rigmor Smith-Gahrsen fra Enhet for HMS og beredskap informerte. 

Både ansatte og BHT skal medvirke i søknadspliktige byggesaker. EA legger fram oversikt over byggesaker for AMU ei gang i året. Medvirkningen skjer imidlertid på enhetene. 
EAs planavdeling har innkalt til møte 25.11. hvor BHTs rolle, ansvaret prosjektleder og enhetskoordinatorer har og hvordan enhetene får informasjon om pågående prosjekter presenteres. Enhetskoordinatorer (eiendomskoordinatorer) er målgruppen for møtet.
Kurset "HMS-arbeid ved UiO" (modul 5+6) tematiserer dette. EAs prosjekthåndbok omtaler også dette under interessentanalyse. 

AMU vil komme tilbake med en bredere belysning av saken. 

(Oversikt fulgte innkallingen.)
Hovedverneombud Thomas Aulin og personaldirektør Elisabeth Pedersen Lange informerte. 

AMUs AU gjennomgår LAMU-referater med henblikk på saker som kan være interessante å referere for AMU. Enkelte enheter publiserer ikke sine referater. 
Saker som ble trukket fram: 

• Medvirkning i byggesaker ved MedFak/KlinMed: Saken viser kompleksiteten på dette feltet. Her er ikke bare UiO, men også OUS involvert.
• JUS og UV følger opp lovpålagt HMS-kompetanse.
• OD fokuserer på sykefravær og kvinnehelse.
• OD tar også opp budsjett/økonomiprosesser ift. HMS.

(Oversikt fulgte innkallingen.) 
Seniorrådgiver Rigmor Smith-Gahrsen fra Enhet for HMS og beredskap informerte kort. 
Oversikten blir fulgt opp i kommende møter. 

DISKUSJONSSAK

Hovedverneombud Thomas Aulin presenterte. 
Se presentasjonen. 
AMU har vedtatt å tematisere opplæring som kan bidra til god oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen i møte to hvert år (se sak 21/24). Det kan imidlertid være behov for å ta dette opp oftere. Hovedverneombudet ba AMU vurdere å bruke Sykefraværskonferansen 27.-28.1.2025 som et tiltak for opplæring i sykefraværsoppfølging, særlig for ledere. OPA følger opp saken og vurdere om det kan være tjenlig.   

INFORMASJONSSAK

a. Aktuelt fra hovedverneombudet 
-Undersøkelsen gjennomført blant verneombudene ved UiO er klar. Takk til BHT for fasilitering! Rapporten kommer som sak til AMU og direktørnettverket. Noen LAMUer har allerede tatt den opp. Det er stort sett gode tall. Verneombudene trives når de først har fått vervet. Verneombudene rapporterer litt dårligere opplevelse av ARK enn det som framgår av ARK-evalueringen.
-Vernetjenesten har gitt innspill til EIR sin rapport om vold og trusler.
-Vernetjenesten vil gi innspill til UiOs høring angående endring i AML § 4-3 om psykososialt arbeidsmiljø. Det vil også komme et eget høringssvar fra verneombudene

b. Aktuelt fra universitetsdirektøren 
-UiOs styre har vedtatt at HMSB blir en del av OPA.
En vurdering av overføringen vil komme som IDF-sak seinere. 

c. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten 
-Arbeidet med verneombudsundersøkelsen er avsluttet.
-BHT er i gang med handlingsplanmøter for 2025. Enhetene må forberede tiltaksønsker og prioriteringer.
-BHT skal være involvert i søknadspliktige byggesaker. Det må sikres at denne involveringen skjer tidlig nok. BHT imøteser en god ordning for dette. 

d. Aktuelt fra HMSB: Ikke noe å melde.

e. Aktuelt fra Eiendomsavdelingen: Ikke noe å melde.

f. Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget 
-Innovasjon i læringsmiljøet tas oss på Læringsmiljøkonferansen. Det arbeides med utforming av Campus Blindern og disponering av Kristian Ottosens hus (KOH). Arealutforming vil ha betydning for psykososialt læringsmiljø. Grønt kontor og gjenbruksenheten til EA har flyttet inn i KOH.