1 Gjeldende regler for dekning av utgifter til tjenestereise
- UiO har egne retningslinjer for tjenestereiser og følger statens særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands (lovdata.no). Reisen skal foretas på den for staten hurtigste og rimeligste måte når det samlet tas hensyn til alle utgifter, og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen.
- Det skal som hovedregel innhentes godkjenning til å benytte ikke–rutegående transportmiddel (drosje og andre leide fremkomstmidler mv.). Dersom forhåndssamtykke ikke er innhentet, må det redegjøres for årsaken til at ikke–rutegående transportmiddel er benyttet. Utgiftene må dokumenteres.
- Ansatte i staten skal etterstrebe å reise så billig og miljøvennlig som mulig. Adgang til å bruke taxikort er derfor begrenset, og skal kun brukes i særskilte tilfeller.
2 Taxikort
2.1 Hvem kan benytte taxikort?
2.1.1 Universitetsledelsen, dekaner og fakultetsledelsen
Taxikort kan tilstås som et personlig kort. Som hovedregel er det kun universitetsledelsen, dekaner og fakultetsledelsen (=fakultetsdirektøren) som kan benytte og disponere et personlig taxikort.
Ved behov, kan ordningen med personlig kort for universitetsledelsen, dekaner og fakultetsledelsen suppleres med et enhetskort. Enhetskortet kan lånes ut pr. reise og leveres tilbake til lokal forvalter for oppbevaring etter at tjenestereisen er avsluttet.
2.1.2 Enhetskort på fakultetsnivå
Taxikort kan tilstås som enhetskort på fakultetsnivå. Enhetskortet kan i spesielle tilfeller lånes ut pr. reise og leveres tilbake til lokal forvalter for oppbevaring etter at tjenestereisen er avsluttet. Fakultetet må utarbeide rutiner for oppbevaring, og kontroll av utlån/innlevering av enhetskort.
2.1.3 Andre ansatte/enheter
Andre ansatte eller enheter kan i helt spesielle tilfeller få innvilget taxikort. Spesielle tilfeller kan f.eks. være transport av pasienter fra helsesektoren knyttet til helserelatert forskning. Omfattende reisevirksomhet for øvrig omfattes ikke av hva som må forstås som spesielle tilfeller.
Søknad om taxikort (word) må sendes til universitetsdirektøren. Det må foreligge et særskilt tjenestebehov og det må begrunnes i søknaden.
2.2 Når kan taxikort benyttes?
Taxikort skal kun benyttes unntaksvis, og i spesielle tilfeller, dersom praktiske årsaker og/eller tidsmessige hensyn tilsier at det er mest hensiktsmessig å benytte taxikort.
Brukeren av taxikortet er ansvarlig for å følge reglene knyttet til reise og dokumentasjon. Hver reise skal dokumenteres med formål og begrunnelse for hvorfor rutegående transportmidler ikke er benyttet.
2.3 Annet
Det er ikke anledning til å benytte taxikort til bestilling av pakkekjøring. Det er heller ikke anledning til å bruke taxikort til å bestille transport av ansatte og gjester, uten at bruker av taxikortet er med som passasjer i bilen.
2.4 Dokumentasjon av reise
Hver enkelt reise skal dokumenteres og det skal redegjøres for hvorfor ikke-rutegående transportmiddel, som f.eks. taxi, er benyttet. Jf. pkt. 1.1. Se også UiOs retningslinjer for anvisning, attestasjon av reiseregninger.
2.5 Tap av taxikort
Tap av taxikort må straks meldes til utsteder, leder og lokal forvalter av kortene. Leder er ansvarlig for at taxikortet sperres ved tap av kortet.
3 Kredittkort med firmaansvar
- Kredittkort med firmaansvar er kredittkort hvor UiO står som juridisk eier av kortet, og er ansvarlig for å betale faktura fra kortselskapet.
- Virksomhetskort utstedes som hovedregel ikke til ansatte.
- For de aller fleste vil det være mer aktuelt å anskaffe et personlig kredittkort som den ansatte kan bruke på reiser.
- For mer informasjon se informasjon om virksomhetskort - kredittkort med firmaansvar og UiOs retningslinjer for tildeling og bruk av kredittkort med firmaansvar (virksomhetskort).
- Det er egne regler knyttet til rabatter som har tilknytning til arbeidsforholdet, og arbeidsgivers forpliktelser når det ytes slike rabatter. Statsansatte har ikke lov til å benytte bonuspoeng opptjent på tjenestereiser i privat sammenheng. Dette forbudet kommer til uttrykk i begge statens reiseavtaler i Statens personalhåndbok. Jf. departementets kommentarer til § 3 i begge avtaler - innland (lovdata.no) og utland (lovdata.no) - og Skatteetatens prinsipputtalelse om regler om rabatter i arbeidsforhold og arbeidsgiverforpliktelser gjeldende for inntektsåret 2019 (skatteetaten.no).
4 Brudd på retningslinjene
Brudd på disse retningslinjene kan medføre tjenesterettslige reaksjoner.
5 Iverksetting
Disse retningslinjene trer i kraft fra 15. september 2019.