UiO har vedtatt at klimagassutslipp knyttet til reiser skal reduseres med 50 prosent innen 2030 sammenlignet med 2018.
Alle ansatte har ansvar for å bidra til at UiO klarer å halvere utslippene fra tjenestereiser. Det betyr at vi må være bevisst på hvorfor og hvordan vi reiser – også når vi inviterer gjester til UiO. Hvordan disse endringene skjer i praksis er det hver enkelt leder og enhet som bør ta stilling til for å sikre at aktiviteter knyttet til forskning og utdanning ivaretas best mulig.
Oversikt over utslippet knyttet til reiser ved hver enhet vil gjøres tilgjengelig for ledere årlig. Enhetene anbefales å utarbeide føringer for egen reisevirksomhet.
Retningslinjene vil ved behov revideres for å sikre at vi når målet om 50 prosent kutt.
Alle ansatte
Før reisen
- Den ansatte og nærmeste leder skal vurdere om reisen er nødvendig, eller om formålet med reisen kan innfris gjennom digital deltakelse. Om reisen utenlands varer i mer enn 28 dager gjelder egne retningslinjer: Guidelines for working abroad.
- Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder.
- Ved bestilling av reise skal klimautslippet fra ulike reisemåter vurderes. Verktøy som Klimatsmart Semester kan brukes til dette. Så lenge det er praktisk mulig skal tog, buss eller elbil prioriteres. Reise med egen bil skal være godkjent i forkant av reisen.
- En totalvurdering av ressursbruk og klimahensyn skal gjøres i god tid før bestilling, og klimahensyn skal vektes tungt.
- Ved spesielle behov på reisen, f.eks. reise med ledsager, skal dette avklares i forkant og oppgis i reiseregning med godkjennerens navn og tidspunkt for godkjennelsen.
- UiO har rammeavtaler for reisebyrå, hotell og leiebil som skal benyttes så langt dette er mulig.
Selve reisen
- På strekninger innenlands der både fly og tog er tilgjengelige reisealternativer, bør man vurdere tog minst én vei.
- Ved reiser med fly skal den reisende etterstrebe færrest mulig mellomlandinger.
- Økonomibilletter er standard. Flyreiser på økonomiklasse er mer klimavennlige enn business, og skal prioriteres med mindre det er særskilte behov.
- Bil kan være et bedre alternativ enn fly dersom man er minst tre personer. Elbil er et mer klimavennlig alternativ enn fly dersom man reiser minst to sammen.
Ved møteaktivitet
- Ved deltagelse i faste fora skal ansatte ved UiO foreslå minimum halvparten digitale møter.
- Interne møter, seminarer og arrangementer skal legges til steder hvor man kan benytte klimavennlige transportmidler.
Betalingsmåte og bruk av bonuskort
- Det anbefales at alle reiseutlegg belastes kredittkort. Utlegg gjøres opp gjennom reiseregning.
- Ved bruk av kredittkort bør det benyttes kredittkort i henhold til UiOs gjeldende rammeavtale.
- Private reiser skal ikke bestilles via UiOs avtaler.
- Arbeidstaker kan ikke privat benytte EuroBonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter.
Reiseregning
- Den ansatte skal snarest, og senest innen en måned etter avsluttet reise, fremlegge oppgjøret for godkjenning.
- Reiseregning skal fylles ut i henhold til gjeldene lover og retningslinjer. Utgifter som ikke er dokumentert på godkjent måte, vil ikke bli refundert.
For ledere
- Det skal vurderes hvor mange deltakere fra UiO som deltar på samme tur, slik at antallet reisende begrenses mest mulig.
- Forskningsopphold for yngre forskere skal prioriteres.
- UiO har over 400 disputaser i året. Ved slike faglige arrangementer bør det vurderes om fagpersoner fra utlandet kan delta digitalt.
- Enhetsledere skal følge utviklingen av egne utslipp knyttet til tjenestereiser, og iverksette tiltak for å sikre utslippskutt.
Se også
Rammeavtaler
- UiOs avtalekatalog (logg inn i katalogen og bruk søkeordet «reise»)