Veileder for medlemmer av sakkyndig komite

Del 1 Bruk av sakkyndig komite

1 Generelt

Ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger skal skje etter en sakkyndig vurdering, jf. universitets- og høyskoleloven § 6-3 (3).

Formålet med den sakkyndige vurderingen er å danne grunnlag for den videre behandlingen av ansettelsessaken i universitetets organer. Den sakkyndige vurderingen blir en del av det samlede grunnlaget innstillende myndighet bygger på i sin anbefaling til ansettelsesorganet.

Komiteen baserer sin vurdering på det innsendte materialet. Komiteen skal vurdere søkernes kvalifikasjoner i henhold til UiOs kompetanseprofil og kravene som er stilt i utlysningsteksten. De sakkyndige skal gi en veiledende vurdering der minst tre av de søkerne som anses kvalifisert er rangert.

Regler og retningslinjer som skal legges til grunn:

• Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger (lovdata.no)
• Regler for ansettelse og opprykk i professor- og førsteamanuensisstilling
• Regler for praktiseringen av kravet om universitetspedagogisk basiskompetanse
• Utlysningstekst/stillingsbeskrivelse
• Nasjonale/fakultetsvise retningslinjer

2 Arbeidsmåte ved vurderingen

Fakultet utpeker ved oppnevning en administrativ leder eller koordinator for komiteen. Lederen administrerer komiteens arbeid, har ansvaret for at arbeidet kommer i gang og leveres i tide.

De sakkyndiges vurdering skal normalt foreligge innen tre måneder etter oppnevning. Kortere frist kan avtales. Hvis vurderingen ikke kan leveres innen fristen, skal dette begrunnes overfor fakultetet.

2.1 Likebehandling

Søkerne har krav på saklig og rettferdig behandling på alle trinn i saksbehandlingen, inkludert i vurderingen fra sakkyndig komite.

Medlemmene i sakkyndig komite bør være bevisste på hvordan forhåndsoppfatninger og stereotypier kan påvirke vurderingen av søkere og forsøke å motvirke det. Hvis en vektlegger noe hos en av søkerne, er en forpliktet til også å vurdere dette ved de andre søkerne.

2.2 Arbeidsfordeling

De sakkyndige arbeider normalt som utvalg og gir en felles vurdering. Det er vanlig at medlemmene fordeler søknadene mellom seg, slik at hver av komitemedlemmene har hovedansvaret for visse søkere og fører omtalen av disse i pennen. Dette må ikke føre til at søkerne vurderes etter ulike standarder og kriterier. Komiteen kan selv vurdere om komiteens leder skal føre hele dokumentet i pennen basert på innspill fra de ulike medlemmene. En enstemmig vurdering vil uansett være et kollektivt produkt. Ved dissens må mindretallet formulere sitt ståsted.

2.3 Grovsortering

Den sakkyndige komiteen skal innledningsvis finne fram til et begrenset antall søkere som finnes kvalifisert framfor de andre, jf. Regler for ansettelse og opprykk i professor- og førsteamanuensisstilling § 16.

Den sakkyndige komiteen skal uttale seg om hva som skiller de utvalgte søkerne fra de øvrige. Det må derfor gis en kort omtale av samtlige søkere og deres kvalifikasjoner. Denne omtalen bør være kortfattet. Når det gjelder en søker som ikke hører til det "begrensede antallet", har sakkyndig komiteen ingen plikt til å ta stilling til om vedkommende er kvalifisert til stillingen.

2.4 Omtale av et begrenset antall søkere

Omtalen av det begrensede antallet søkere som finnes kvalifisert framfor de andre skal være en mer omfattende og helhetlig vurdering og av de ulike kvalifikasjonsområdene.

Den sakkyndige komiteen bør først - for den enkelte søker - ta stilling til om vedkommende tilfredsstiller kravene til henholdsvis vitenskapelig og universitetspedagogisk basiskompetanse, jf. pkt. 5. Bare søkere som fyller kravene på begge områder, er kompetente for stillingen. For ansettelse og opprykk til professor må det tilsvarende tas stilling til om søkeren fyller tilleggskravene som stilles for professorkompetanse.

Merk at kravet om universitetspedagogisk basiskompetanse for førsteamanuensis ikke må være innfridd ved ansettelse, men kan innfris i løpet av de to første årene etter ansettelse. Ved ansettelse i stilling som professor kan det unntaksvis i særlige tilfeller gis mulighet til å innfri kravet i løpet av de to første årene etter ansettelse.

Komiteen må uttale seg om søkeres kompetanse på hvert av disse to hovedområdene, og si eksplisitt om søkeren dokumenterer å ha oppfylt kravene til universitetspedagogisk basiskompetanse.

Deretter bør komiteen danne seg et bilde av hvilke kvalifikasjoner ut over basiskompetanse den enkelte søker dokumenterer innenfor de ulike kvalifikasjonsområdene.  Det er søkerens ansvar å dokumentere egen kompetanse på en måte som gir det beste grunnlag for en saklig, kvalitativ vurdering. Tilsvarende stilles det krav til den sakkyndige komité om eksplisitt redegjørelse for vurderingsgrunnlag, kriterier og konklusjoner i samsvar med denne veiledningen.

2.5 Nærmere om vurderingen

Den sakkyndige komiteen skal gjøre en fullstendig vurdering av de vitenskapelige kvalifikasjonene og en innledende vurdering av utdanningsfaglige kvalifikasjoner, kunnskap i bruk og kvalifikasjoner innen akademisk ledelse og administrasjon, jf. pkt. 4 om kompetanseprofil. Komiteen vurderer ikke personlige kvalifikasjoner.

I vurderingen av kvalifikasjonene skal det legges vekt på kvaliteten – dvs. hvor gode eller sterke kvalifikasjoner søkerne dokumenterer. Dette skal også ses i forhold til de kravene som er stilt i utlysning.

Vurderingen av vitenskapelige kvalifikasjoner skal baseres på kvaliteten og originaliteten til det vitenskapelige arbeidet. Bruk av bibliometriske indikatorer kan være et tilleggsmoment i vurderingen. 

Vurdering av utdanningsfaglige kvalifikasjoner baseres på søkerens pedagogiske mappe. En pedagogisk mappe bør inneholde følgende elementer:

• En «utdanningsfaglig CV», som angir en kortfattet beskrivelse av søkerens erfaring med planlegging, gjennomføring og evaluering og utvikling av undervisning og veiledning, herunder omfang og nivå.
• Dokumentasjon på påberopte forhold.
• Egenrefleksjon knyttet til egen rolle som underviser, samt diskusjon og begrunnelse for egne valg i planlegging, gjennomføring og utvikling av undervisning og veiledning.

Den pedagogiske mappen bør ikke være for omfattende, og som hovedregel vil et omfang tilsvarende 3-6 sider pluss vedlagt dokumentasjon være tilstrekkelig. Dersom det er angitt et annet krav til omfang i kunngjøringsteksten vil dette kravet være gjeldende. Også vedleggene bør begrenses til å dekke de mest sentrale punktene med representative eksempler.

UiO vurderer utdanningsfaglige kvalifikasjoner basert på kriterier knyttet til Scolarship of Teaching and learning, SoTL:

• Fokus på studentenes læring
• En klar utvikling over tid
• En forskende tilnærming
• En kollegial holdning og praksis

De ulike kvalifikasjonsområdene skal prinsipielt vurderes på samme måte. Alle områder krever dokumentasjon og vurdering mot eksplisitte kriterier. Det er viktig at den enkelte bedømmingskomité selv eksplisitt klargjør sine kriterier og bruken av disse. UiOs vurderingsmatrise, jf. pkt. 7 og del 4, kan være til hjelp i dette arbeidet.

Del 2 Kompetanseprofil, vurdering og vekting

3 UiOs kompetanseprofil

Ved Universitetet i Oslo (UiO) er det vedtatt en kompetanseprofil som tar sikte på å vise bredden kvalifikasjoner som skal vurderes og klargjøre vektleggingen av de ulike kvalifikasjonene, jf.  Regler for ansettelse og opprykk i professor- og førsteamanuensisstillinger §§ 10-14.

3.1 Områder av kvalifikasjoner som skal vurderes

3.2 Ved ansettelse

Ved rangering av søkere trekkes hele bredden av kvalifikasjoner trekkes inn og vurderes eksplisitt. De sakkyndige foretar en fullstendig vurdering av de vitenskapelige kvalifikasjonene i pkt. 1, og en innledende vurdering av kvalifikasjonskravene i pkt. 2-4. Kvalifikasjonene i pkt. 2-4 kan bli gjenstand for supplerende vurdering og utdyping gjennom prøveundervisning, intervju og referanseintervju. Personlig egenhet vurderes av innstillende myndighet senere i prosessen.

3.3 Ved opprykk

De sakkyndige foretar en fullstendig vurdering av kvalifikasjonskravene i pkt. 1-4. Personlige kvalifikasjoner vurderes ikke ved opprykk.

4 Vitenskapelig og universitetspedagogisk basiskompetanse

UiO krever at søkerne dokumenterer vitenskapelig og universitetspedagogisk basiskompetanse, jf. Regler for ansettelse og opprykk i professor- og førsteamanuensisstilling §§ 11-12.

• Vitenskapelig basiskompetanse
• Universitetspedagogisk basiskompetanse

Begrensninger i basiskompetansen innen ett av disse kvalifikasjonsområdene kan ikke kompenseres ved andre kvalifikasjoner.

I definisjonen av universitetspedagogisk basiskompetanse vises blant annet til «grunnleggende ferdigheter». Med «grunnleggende ferdigheter» menes at den enkelte kan ta i bruk de mest vanlige undervisnings- og veiledningsformer og har de ferdigheter som kreves for god planlegging og nødvendig videre utvikling, samt at man forstår, begrunner og vurder sin undervisning med utgangspunkt i egne og andres erfaringer, gjerne med referanse til relevant forskning.

4.1 Tilleggskrav for professor

I tillegg til kravene til vitenskapelig og universitetspedagogisk basiskompetanse stilles enkelte utdanningsfaglige tilleggskrav for ansettelse og ved opprykk til professor, jf. Regler for ansettelse og opprykk i professor- og førsteamanuensisstilling § 13. Disse ferdighetene må kunne dokumenteres på ansettelsestidspunktet, og de må være oppfylt ved søknad om opprykk.

I de utdanningsfaglige tilleggskravene vises til et «bredt spekter av ferdigheter». Dette tilsier både et større omfang og et høyere nivå av ferdigheter enn «grunnleggende kompetanse». Spekteret av ferdigheter må imidlertid sees i lys av oppgavene som er tilgjengelige over tid i det fagmiljøet der man er ansatt.

For ansatte ved universitetsmuseene kan museal formidlingskompetanse erstatte de utdanningsfaglige tilleggskravene til professor ved ansettelse og opprykk.

Søkere til professor må i tillegg dokumentere kvalifikasjoner ut over vanlig utførelse av arbeidsplikter i stilling på lavere nivå innen enten kunnskap i bruk eller akademisk ledelse og administrasjon. «Ut over» vil i denne sammenhengen dels vise til at omfanget av slik virksomhet er større enn det som anses vanlig i fagmiljøet og dels at kvaliteten av virksomheten og resultatene av den er klart høyere enn vanlig. Denne vurderingen vil måtte baseres på et visst skjønn og et kjennskap til det fagmiljøet stillingen er knyttet til.

5 Vekting av kvalifikasjoner

Regler for ansettelse og opprykk i professor- og førsteamanuensisstilling angir at hele bredden av kvalifikasjoner skal trekkes inn og vurderes.

Ansettelse bygger på en helhetlig vurdering av alle kvalifikasjonskrav som tilligger stillingen, inkludert personlige kvalifikasjoner. Vitenskapelige kvalifikasjoner vektes tyngre enn andre kvalifikasjoner for ordinære professor- og førsteamanuensisstillinger, med mindre annet følger av utlysningsteksten. Utdanningsfaglige kvalifikasjoner vil tillegges vekt foran kvalifikasjoner innenfor områdene kunnskap i bruk og akademisk ledelse og administrasjon, med mindre annet er angitt i utlysningsteksten. Det skal gjøres en avsluttende vurdering av de samlede kvalifikasjonene.

Det er viktig å være klar over at personlige kvalifikasjoner etter en helhetlig vurdering kan få utslagsgivende betydning i ansettelsessaken. Dette må være basert på saklig begrunnelse knyttet til personlige egenskaper oppgitt i utlysningen. Vurdering av personlige kvalifikasjoner gjøres imidlertid etter at sakkyndig komite har levert sin vurdering.

6 Bruk av UiOs vurderingsmatrise

Universitets- og høyskolerådet (UHR) har utarbeidet en verktøykasse, NOR-CAM, for vurdering av faglige resultater, kompetanse og erfaring. Basert på denne, samt UIO-KVM, inneholder denne veilederen en tilpasset en matrise for vurdering basert på institusjonens behov. Til hvert av områdene i UiOs kompetanseprofil inneholder vurderingsmatrisen tre kolonner med eksempler på resultater/kompetanse, dokumentasjon og refleksjon. På denne måten synliggjør matrisen hva som kan være meritterende. Listen er ikke uttømmende. Hva som legges inn i de ulike dimensjonene må tilpasses konteksten den skal benyttes i. Enhetene kan ha lokale matriser tilpasset sitt fagområde.

Resultater/kompetanse, dokumentasjon og refleksjon bør vise hva man har gjort og oppnådd på de ulike områdene, samt kvalitet, utvikling og bredde i virksomhet og resultater. Det vil være positivt om en søker relatere sine kvalifikasjoner til UiOs forpliktelser på de aktuelle områdene.

Resultater og kompetanser: Matrisen er utarbeidet særlig med tanke på professor- og førsteamanuensisstillinger. Den er imidlertid fleksibel og kan tilpasses til ulike formål, aktiviteter og stillinger. Hva som skal telle, og hvor mye, kan variere med hva slags stilling som skal besettes og hvilken profil stillingen lyses ut med. Denne kolonnen inneholder eksempler på hva som kan være relevant.

Dokumentasjon: Vurderingen av de ulike kvalifikasjonsområdene skal bygge på en dokumentasjon som gjør det mulig å ta stilling til kvaliteten i dem. Matrisen inneholder en nærmere beskrivelse med eksempler på aktuell dokumentasjon av de ulike kvalifikasjonsområdene. Det er lagt vekt på å formulere eksemplene slik at de dreier seg om aktiviteter og resultater av slike kvalifikasjoner, ikke om «evner» eller «forutsetninger».

Refleksjon: Denne kolonnen gjelder søkerens egen refleksjon rundt de ulike punktene. Tanken er at denne kolonnen er søkerens subjektive vurdering av sine egne resultater og kompetanser. Målet er å få til et godt samspill mellom de dokumenterbare og/ eller målbare størrelsene og ens egen kvalitative vurdering av disse. Refleksjon kan vise om søkeren forholder seg til de ulike kompetanseområdene på en måte som er preget av systematisk undersøkelse og refleksjon knyttet til bevisst bruk av vitenskapelig og erfaringsbasert kunnskap.

Del 3 Videre prosess

Vurderingen fra sakkyndig komite sendes til søkerne med merknadsfrist på 14 dager. Eventuelle merknader vil følge saken under den videre behandling frem til ansettelsesvedtak. Sakkyndig komite kan bli bedt om å kommentere merknader fra søkere. Tilsvar fra sakkyndig komite vil også følge saken fram til ansettelsesvedtak.

Når vurderingen er oversendt innstillende myndighet og eventuelle merknader er besvart er komiteens arbeids avsluttet.

UiO praktiserer meroffentlighet for vurderinger fra sakkyndig komité. Dette innebærer at det gis innsyn i den sakkyndige vurderingen for andre enn parter i saken etter forespørsel. Innsyn gis først etter at merknadsfristen har gått ut.

Den sakkyndige vurderingen er en del av den samlede vurdering før innstillende myndighet gir sin innstilling til ansettelsesorganet. Innstillingen bygger på et bredere grunnlag enn vurderingen fra sakkyndig komite. Ansettelse/opprykk behandles endelig av ansettelsesorganet.

Del 4 Matrise for vurdering av kvalifikasjoner

Matrisen eksemplifiserer resultater/kompetanse, dokumentasjon og refleksjon for alle områder i kompetanseprofilen. Det understrekes at matrisen har mange punkter fordi den skal eksemplifisere muligheter for ulike momenter som kan trekkes inn, ikke fordi hvert enkelt punkt skal dekkes. Enhetene kan ha etablert lokale matriser som med eksempler tilpasset fagområdet. For universitetsmuseene, se nærmere om museal formidlingskompetanse.

Resultater/kompetanse, dokumentasjon og refleksjon bør vise hva man har gjort og oppnådd på de ulike områdene, samt kvalitet, utvikling og bredde i virksomhet og resultater.