BookitLab-veiledninger

BookitLab er oppgradert den 12. nov 2023 og fikk mange endringer i navigasjon osv. Dette gjelder særlig prosjekt/core admin brukere. For mer info, se på denne filen (kun på engelsk). Veiledninger skal oppdateres fortløpende.

Alle med en Feide-konto tilknyttet UiO (bruker@uio.no) kan logge på systemet, men man må være tilknyttet et prosjekt eller en lab, for å kunne bestille tid på et instrument eller be om en lab-tjeneste.

Nedenfor finner du veiledninger som beskriver forskjellige bruksscenarier. Noen av disse gjelder kun for personer med spesielle roller i systemet, som lab- eller prosjektledere og økonomiansvarlige ved instituttene. Hvis dette er din første befatning med Bookitlab, ta gjerne en kikk på ordlista/begrepsavklaringene. 

For å komme i gang

Jeg vil reservere et instrument / bestille tjenester

Steg 1: Logg deg på BookitLab UiO med UiO Feide konto

1. Gå på UiOs BookitLab nettside "https://ecore.bookitlab.com/uio".
2. Klikk "Feide Login" knapp. Da blir du ført til Feide påloggingsside.
3. Logg inn med UiO brukernavn og passord.  
   • UiO brukernavn er den delen før "@uio.no" og er ikke epostadressen din.
   • Hvis det ikke "Universitetet i Oslo" vises som "Din tilhørighet", velg "Universitetet i Oslo" fra listen, og klikk "Fortsett" ("Continue").
   • Hvis du ikke har UiO brukerkonto, se egen veiledning.
4. Les hvilke opplysninger som skal sendes til tjenesten for å fullføre innloggingen. Hvis det er greit, klikk "Ja, fortsett" ("Yes, continue"). 
   • Du kan se detaljer ved å klikke på hver kategori som vises.
   • BookitLab UiO tilbys av serveren som ligger innen EU området.
   • Hvis du har tilknytting til to ulike seksjoner (eller lignende), for eksempel, både som ansatt og student, blir du spurt om å velge en "org unit". Hvis du opplever noe problem å gå videre etter å ha valgt en, prøv med en annen nettleser eller incognito/privat vindu av den samme nettleseren.
5. Du vil bli ført tilbake til "BookitLab UiO" som ber deg om å velge en "core".Hvis du har spesifikk lab/"core" som du vil benytte, klikk på kortet til den "core"-en og du blir ført til dets "Dashboard".
   • Valgt "core" fungerer som et filter slik at kun instrumenter/tjenester tilbudt av den "core"-en skal vises på "Dashboard".
   • "core"-navn består av ("forkortelse for institutt/senter e.l." - "navn på lab eller tilsvarende")
   • Hvis du vil velge flere "core"-er, huk av sjekkboks på kortene (eller radene i tabell visningen) til de "core"-ene, og klikk "Continue with Selected " knappen. 
   • Hvis du vil få vite hvilke "core" som finnes, er det også nyttig å se på offentlig publisert lista av core/instrumenter/tjenester. Husk at ikke alle core/instrumenter/tjenester er synlige utenfor BookitLab systemet.
6. Når du er i "Dashboard" på BookitLab kan du se instrumenter/tjenester innenfor den "core"-en du har valgt.

Steg 2: Knytt deg til ett prosjekt i BookitLab

1. Har du ikke ennå har satt opp et budsjett og et delprosjekt som skal belastes for din bruk av instrument/tjeneste, gjør følgende:
   1. Beregn kostnad for bruk av instrument/tjenester som skal bookes/bestilles via BookitLab.
      • Prisene er ikke synlige på BookitLab før en bruker er tilknyttet ett prosjekt. Vennligst gå til hver "core"-sin nettside for å se på prisliste eller ta kontakt med  hver "core" hvis prisliste ikke er publisert.
      • Etter man er tilknyttet ett prosjekt, kan BookitLab automatisk beregne kostnad for hver booking/bestilling. Husk at prisen endres avhengig av ulike faktorer som feks. prosjekttype (intern, bidrag, eller oppdrag), peak/off peak tid, osv.
   2. Få godkjenning fra din prosjektleder, Primary Investigator (PI) eller tilsvarende som har budsjettansvar for prosjektet som skal belastes for din bruk av instrumenter eller bestilling av tjenester.
   3. Gi din prosjektleder, PI eller tilsvarende kontaktinformasjon til "core admin" av "core"-en som instrumentene/tjenestene du ønsker å bruke/bestille. 
2. Prosjektleder, primary Investigator (PI) eller tilsvarende må ta kontakt med "core admin" innfor den "core"-en som skal benyttes med følgende:
   • Brukerens UiO feidebruker kontonavn
   • Delprosjektnummer
   • Budsjett som settes til å reservere/bestille instrumenter på BookitLab (NB: prosjektet kan knyttes til flere brukere)
3. "Core admin" skal kontakte "project admin" slik at han/hun knytter brukeren til prosjektet. 
4. Brukeren får epost når hun/han er tilknyttet prosjektet og er klar for reservasjon av et instrument eller bestilling av en tjeneste.

Steg 3: Reserver instrument eller bestille tjenester

Nå er du klar til å kunne reservere instrument og/eller bestille tjenester. 

Jeg er ansvarlig for et leiested/en lab og ønsker å benytte BookitLab som et bookingssystem for våre instrumenter/tjenester

Viktige begrep

I BookitLab er de følgende begrepene essensielle:

• "Stage"- og "prod"-miljø: BookitLab er et komplekst system med mange funksjoner og muligheter. Derfor har BookitLab en "sandkassa" for at man skal kunne teste, f.eks. oppsett av en kjernefasilitet, før man setter den opp på riktig og brukere kan booke utstyr, instrumenter eller tjenester. Denne "sandkassen" kalles "stage"-miljøet og finnes på https://ecore.bookitlab.com/uiostage. BookitLab sitt "stage"-miljø er koblet mot økonomisystemet sitt utviklingsmiljø med fiktive data, og det er trygt å teste med dem. Man bør alltid begynne med "stage"-miljø før man  oppretter en kjernefasiltet/lab på "prod"-miljø som er i drift og koblet mot økonomisystemet/Unit4. 
• "Core": hvert leiested, lab, eller en lignende enhet skal registreres som en "core" i BookitLab. En "core" inneholder én eller flere "fasiliteter", dvs. utstyr eller instrument, eller ev. (også) tilby tjenester. For eksempel, er de følgende leiestedene/lab-ene registrert som "core".
  • IBV - Oslo NorMIC Imaging Platform
  • IG - Goldschmidt Laboratory
  • KI - Mass Spectrometry Laboratory
• "Instrument": lab-fasiliteter eller verktøy som en sluttbruker kan reservere og bruke (f.eks. mikroskop, SEM). 
• "Request": tjenester som en sluttbruker kan bestille (f.eks. sample analysis). 
• "Core admin": En bruker med rettigheter til å sette opp en "core" slik at dets instrumenter og tjenester, kalt "requests" blir tilgjengelige for brukere. "Core admin" har ansvar for alle opplysninger, reservasjoner og bestillinger på sin "core".
• "Project admin": En bruker med rettigheter til å opprette prosjekter i BookitLab. Det vil typisk være en prosjektøkonom som også har tilgang til økonomisystemet ved UiO, slik at vedkommende kan hente informasjon derfra til BookitLab og bekrefte at opplysningene hentet fra Unit4 til Bookitlab stemmer overens. Prosjektøkonomen har også ansvar for å knytte (legge inn) brukere på prosjektene, slik at bruken belastes rett delprosjekt i økonomisystemet.

For å opprette en ny kjernefasilitet/ et nytt leiested, dvs. "core"

En ny "core" må alltid opprettes av en person med "main admin"-rettighet i BookitLab. Deretter vil en labansvarlig få "core admin"-rettigheter på den opprettede lab/fasiliteten, slik at vedkommende kan legge inn og redigere informasjon om fasiliteten, dvs. opprette bestillingsklare instrumenter, utstyr, og ev. tjenester.

Etter å ha bli godt kjent med og testet oppsett av f.eks. en lab på "stage"-miljøet, be main admin (bookitlab-hjelp@usit.uio.no) om å opprette laben på "prod"-miljø. 

Vennligst gjør følgende:

1. Hvis du ikke har gjort det tidligere, logg deg på både https://ecore.bookitlab.com/uio og https://ecore.bookitlab.com/uiostage med din Feidekonto slik at din brukerkonto opprettes i BookitLab.
   • Se ev. instruksen om pålogging
   • https://ecore.bookitlab.com/uiostage er en "sandkasse" der man kan teste ut funksjonaliteten i Bookitlab, og før man tar i bruk https://ecore.bookitlab.com/uio, dvs. "produksjonsmiljøet". Det anbefales på det sterkeste å prøve/teste i stage-versjonen, før man går til produksjon.
2. Ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no med de følgende opplysningene slik at "main admin" kan opprette din lab/ditt leiested samt gi veiledning om videre oppsett, bl.a.
   • Instituttet/museum som din lab eller tilsvarende enhet tilhører
   • Engelsk navn på lab/leiested/kjernefasilitet
   • Delprosjektsnummer og prosjektets navn som mottar betalingen for utleie og tjenester.
   • Hvem som skal være "core admin"; navn og UiO brukernavn (den delen før @uio.no)
   • (hvis tilgjengelig) Lenke til informasjon, f.eks. en Vortex-side, om laben/leiestedet/kjernefasiliteten.

OBS! Navn på en "core" skal være i format av "[institutts forkortelse] - [navn på leiested i engelsk]", maks 65 tegn.

Jeg jobber som prosjekt-/instituttøkonom og ble spurt om å sette opp et prosjekt i BookitLab

Hvorfor må jeg bruke BookitLab?

BookitLab er integrert med UiOs økonomisystem, Unit4. Det vil si at når brukere betaler for bruk av f.eks. et instrument/en lab fra et delprosjekt registrert i Unit4, kan bokføringen av kostnadene ved å benytte intrumentet/laben i BookitLab gjøres veldig enkelt.

Men for at sluttbrukere (studenter, forskere, osv.) skal kunne booke instrumenter og bestille tjenester som benytter BookitLab, må delprosjektet som skal belastes brukeren være tilgjengelig for brukerne i BookitLab.

Hva må jeg gjøre først?

Prosjektøkonom/instituttøkonom må gis en spesiell rettighet i Bookitlab, kalt "project admin" for å kunne legge inn nødvendig informasjon. Denne rettigheten kan gis av en med "main admin"-rettigheter. 

Vennligst logg deg på BookitLab med Feide-kontoen din, og ta deretter kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no og be om "project admin"-rettigheter. (Hvis dette er første gang du ber om en slik rettighet i systemet, vil vi tilby opplæring.) 

Jeg er BDM og skal godkjenne prosjekter i BookitLab

Hvorfor må jeg forholde meg til BookitLab?

BookitLab fungerer ikke kun som et bookings-/bestillingssystem, men håndterer også betalingsinformasjon. Før sluttbrukere kan bruke BookitLab for å booke instrumenter eller bestille tjenester som koster noe, må de knyttes til et delprosjekt med et budsjett i BookitLab.

Prosjektøkonom/instituttøkonom setter opp nødvendige opplysninger på hvert delprosjekt, bl.a. budsjettramme, hvilke brukere som kan benytte prosjektmidlene osv. Dette må så godkjennes av en person med BDM.

Hva må jeg gjøre først?

For at du kan legges inn som en med BDM i BookitLab, må du finnes som en bruker av BookitLab-systemet. Med mindre man har logget seg på BookitLab en gang tidligere, finnes man ikke som bruker. 

Vennligst logg deg på BookitLab med Feide-kontoen din, og deretter ta kontakt med prosjekt koordinatoren til prosjektene som du skulle være BDM på.

Jeg har ikke UiO brukerkonto, men vil reservere instrumenter og/eller bestille tjenester som benytter BookitLab UiO

Ulik arbeidsflyt gjelder avhengig av typen prosjekt som skal belastes. 

Bidragsprosjekt/UiO som samarbeidspartner i prosjektet

1. Ta kontakt med "core admin" på den laben/kjernefasilteten du ønsker å benytte, helst ved å vise til en person, f.eks. prosjektleder/PI, som kan verifisere at du trenger tilgang, at "core admin" kan; A) opprette en gjestekonto for deg, og B) knytte din gjestekonto til delprosjektet som skal belastes.
   • Personer med labansvar ("core admin"" finner man i oversiktsiden over "core"-ene på BookitLab ved UiO. 
     • Under institutt-nivå ("department"), finner du "core"-er.
     • Klikk på et grått-ark-ikon. Da får du se "core"-en sin side.
     • Finn "core staff" eller gå til "core" egen nettside påuio.no for å finne hvem du bør ta kontakt med.
   • Søknad for å få opprettet en gjestekonto sendes av en kontaktperson på instituttet hvor lab/leiested ("core") hører hjemme. Opplysningene dine som trengs finnes på lista "Opplysninger om gjest og organisasjon".  
   • Prosjektlederen/PI-en må også sende "core admin" opplysninger om delprosjektnummeret som skal belastes samt budsjettet som er godkjent av BDM. Se også på "Steg 2: Knytt deg til ett prosjekt innen BookitLab systemet" under veiledningen for de som har UiO brukernavn.
2. Når din UiO gjestekonto er opprettet, logg deg på https://ecore.bookitlab.com/uio. 
   • For mer informasjon om pålogging, se "Steg 1: Logg deg på BookitLab UiO med UiO Feide konto".
3. Informer "core admin" (og eventuelt "project admin" også, hvis du vet hvem det er) at du har logget deg på BookitLab slik at hen kan ta prosessen videre.
4. Du får beskjed når du er tilknyttet prosjektet, og klar til å reservere instrument/bestille tjenester.

Oppdragsprosjekt / korttidskontrakt om forskning uten prosjekt

1. Ta kontakt med "core admin" på relevant lab/leiested slik at "core admin" kan; A) opprette en gjestekonto for deg, og B) forberede det slik at din gjestekonto tilknyttes et spesielt opprettet prosjekt innen BookitLab.
   • Lab-ansvarlige ("core admin") finnes på oversiktsiden av "cores" på BookitLab UiO. 
     • Under instituttnivå ("department"), kan du finne "cores".
     • Klikk på et grått-ark-ikon. Da kommer du inn på "core"-en sin side.
     • Finn "core staff" eller gå til "core's" egen nettside på uio.no for å finne hvem du bør ta kontakt med.
   • Søknad for å opprette en gjestekonto skal sendes en kontaktperson på relevant institutt. Opplysningene dine som trengs finnes på lista "Opplysninger om gjest og organisasjon".  
   • Siden en bruker må være tilknyttet minst ett prosjekt innen BookitLab, må et prosjekt opprettes innen BookitLab. Dette prosjektet brukes kun til å administrere kostnadene internt hos UiO, men det må settes opp med budsjett. Beregn kostnadene og informer om et budsjett også til "core admin".
   • For mer info om forholdet mellom en bruker og et prosjekt i BookitLab, se på "Steg 2: Knytt deg til ett prosjekt innen BookitLab systemet" under veiledningen for de som har UiO brukernavn.
2. Når din UiO gjestekonto er opprettet, logg deg på https://ecore.bookitlab.com/uio. 
   • For mer informasjon om pålogging, se på "Steg 1: Logg deg på BookitLab UiO med UiO Feidekonto".
3. Informer "core-admin" (og eventuelt "project admin" også, hvis du vet hvem det er) at du har logget deg på BookitLab, slik at hen kan ta prosessen videre.
4. Du får beskjed når du er tilknyttet prosjektet og klar til å reservere instrument/bestille tjenester.

Ordliste/Begrepsavklaringer

Nedenfor har vi forsøkt å oppsummere de viktigste begrepene man møter på når man tar Bookitlab i bruk. Begrepene er sortert etter den engelske benevnelsen for det i systemet.

Ord som BDM, dvs. person som har budsjettdisponeringsmyndighet, og som har en viktig funksjon i systemet, er ikke forklart her.

Veiledninger for ulike roller

Avhengig av hva din rolle (rettighet) er i BookitLab, får du et tilpasset brukergrensesnitt med tilgang til relevante funksjoner.

• For alle brukere
• For lab-leder/-tekniker ("core admin")
• For prosjektøkonom ("project admin")

Har du spørsmål?

Er det noe du lurer på, eller noe vi kan hjelpe med, vennligst ta kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no.