Sette opp filtre i Mail

Å sortere, eller filtrere, meldingene i ulike mapper er nøkkelen til god oversikt. Det finnes to muligheter for å sortere meldingene; sentralt eller lokalt.

Denne veiledningen viser hvordan du setter opp filtre lokalt i Mail.

Filtre er regler som kjøres på alle innkommende e-post. En regel kan være at dersom det kommer en e-post fra en kollega, så skal den flyttes til en bestemt mappe. Men en regel kan også være at ved innkommende e-post fra din leder, så skal maskinen spille av en lyd og vise den innkommende e-posten i en annen farge.

Sentral sortering

Dette er den anbefalte metoden for å sortere e-post. Sentral sortering settes opp ved å lage et filter i webmail-tjenesten Outlook Web App (OWA)

Med sentral sortering blir meldingene filtrert i e-postsystemet før de blir tilgjengelige i Apple Mail. Dette er mer praktisk fordi sorteringen er uavhengig av programmet man bruker til å lese/sende e-post og gjøres et sted for samtlige e-postprogrammer du bruker. 

Ønsker man derimot å sortere meldingene til Mail sine lokale mapper (Local Folders) utenfor e-postserveren, må dette gjøres i Mail.

Lokal sortering i Mail

Lokal sortering i Mail vil kun bli utført i det Mail startes opp og/eller kjører. Man bør derfor ikke sette opp fraværsmelding/autosvar i Mail, men heller bruke den sentrale tjenesten. Et alternativ til lokale filtre kan være Smart Mailboxes.

Sortering av e-post gjøres ved å bruke Filters. Gå til Mail → Preferences... (Valg...) → Rules (Regler):

Mail - Innstillinger for filtre

Uthev e-post fra en person

Start med å klikke på knappen Add Rule.

I vinduet som kommer opp, starter du med å gi regelen et passende navn i Description-feltet.

Sette opp regel om å vise bestemte e-post med farge

Regler bygges opp på formen Hvis..., så... . Det første valget i en regeloppbygging er viktig, her skiller du på om alle eller et av forholdene må være oppfylt for at en regel skal gjelde (If all/any of the following conditions are met:). Man legger til flere forhold eller handlinger med pluss-knappen og fjerner dem evt. med minus-knappen. I eksemplet har vi satt at e-post som kommer fra IT-direktøren (From contains ...) skal (Perform the following actions:) vises med grønn bakgrunn i innboksen (Set Color of background Green). Avslutt oppsett av regel med OK.

Du blir så spurt om du vil kjøre regelen du nettopp laget på eksisterende e-post. Apply betyr her ja, mens Don't Apply betyr at regelen kun skal gjelde for fremtidige e-post.

Mail - Kjør regel på eksisterende e-post

Flytt e-post fra en gruppe personer til egen mappe

Dette eksemplet er laget for å vise samspillet mellom Mail og Contacts.

Start med å velge Mailbox → New Mailbox eller med å klikke Pluss-tegnet (+) i nedre venstre hjørne i hovedvinduet til Mail og velg New Mailbox fra menyen som kommer opp.

I New Mailbox-vinduet som kommer opp, velger du On My Mac i Location menu og skriver inn et navn slik som HF-IT, og klikker OK

Opprett ny Mailbox

Gå nå til Mail → Preferences... → Rules. Klikk Add Rule.

Filter basert på gruppe i Contacts

Velg at regelen skal gjelde om forholdet Sender is member of group og velge deretter gruppen fra Contacts, her HF-IT. Slår regelen til, skal følgende handling skje: Move Message til mailbox HF-IT.

Publisert 26. okt. 2016 08:43 - Sist endret 9. nov. 2016 11:07