Calendar – Opprett møte eller annen aktivitet og reserver møterom

Les også om hvordan du angir hvilken av flere kalendre som skal være foretrukket kalender ved opprettelse av nye aktiviteter.

Vær oppmerksom på at om du kansellerer et møte, kanselleres også eventuelle rombestillinger du har gjort fra kalenderen.

Opprett en aktivitet i Calendar

Dobbelt-klikk på ønsket tidspunkt for start for aktiviteten. I boksen kan du gi aktiviteten et passende navn i feltet New Event og hvor aktiviteten skal finne sted i feltet Add Location. Standard er at aktiviteter skal vare i en time og fylles automatisk ut etter tidspunktet du klikket på i kalenderen. Klikk på linjen for aktivitetens tidsrom for å endre start- eller sluttidspunktet:

Calendar: Opprett aktivitet

Heldagsaktivitet

Dersom aktiviteten du oppretter varer hele dagen, klikker aktiverer du valget all-day. Standard er en dag, men endres ved at du setter en senere sluttdato. Merk at du ved heldagsaktiviteter varsles en dag i forveien.

Calendar - Opprett en heldagsaktivitet

Opprett en gjentagende aktivitet

Dersom aktiviteten skal skje på samme tidspunkt flere ganger, har du muligheten til å sette at aktiviteten skal gjentas hver dag, hver uke, hvert år eller eget valgt intervall (Custom...):

Calendar: Repeterende aktivitet

Varsling og reisetid

I Calendar kan man legge til reisetid (travel time) og varsling (alert). For reisetid kan tidsrommet før aktivitet settes fra 5 minutter til 2 timer, mens for varslingen kan tidsrommet settes fra når aktiviteten starter til 2 dager forut i tid.

Calendar: Legg til reisetid til aktiviteten

Hvordan aktiviteten vises for andre

Du kan sette at du er Busy, Free, Tentative eller Out of Office. I tillegg kan du markere om aktiviteten skal være Private.

Calendar: Hvordan aktiviteten vises for andre

Inviter deltakere og reserver møterom

Når du oppretter en aktivitet i kalenderen, kan du invitere deltakere ved å klikke på feltet Add Invitees. Dette gjør du enkelt ved å begynne å skrive inn navn. Kalenderprogrammet vil da forsøke å fullføre navnet ved å gjøre oppslag i Exchanges Global Address List og i din lokale adressebok i Contacts.

Møteinnkallelse: Opptatt, ledig og ikke i gruppekalenderen

Deltakerne du vil kalle inn, vises i en liste med et lite ikon foran seg. I eksemplet den første personen med ikon for at vedkommende allerede er opptatt på dette tidspunktet, den andre personen er ikke en del av UiOs kalendersystem og at den tredje personen er ledig på det aktuelle tidspunktet. Du kan nå klikke på Check Availability... for å finne et tidspunkt hvor alle er ledige.

Vis tilgjengelighet for deltakere i møtet

Alle tre deltakere som jeg ønsker å kalle inn er derimot ledige timen etter og du kan da klikke på dette tidsfeltet og møtetidspunktet endrer seg i kalenderen, eller du kan ganske enkelt klikke på knappen Next Available Time. Avslutt Check Availability med klikke på knappen Done. Når du sender møteinnkallelsen vil møtedeltakere som er en del av kalendersystemet få opp innkallelsen i sin kalender. Deltakere som ikke er med i kalendersystemet vil få en e-post med innbydelsen.

Reservere møterom

Legg merke til at møterom når du skal reservere møterom, gjør du det ved å invitere møterommet på samme måte som du inviterer møtedeltakere. NB! Du må vite navnet på rommet du vil reservere. Når du begynner å skrive inn navnet, gjør kalenederen oppslag på samme måte som for personer.

Legg til kommentar eller vedlegg til aktivitet

Calendar: Legge til kommentar eller vedlegg til aktivitet

Foretrukket kalender

Calendar kan ha flere kalendere, både jobbrelaterte og private. Du kan også koble kalenderen til tjenester som f. eks. Google Calendar og Facebook. Du bør derfor sette en av dine jobbrelaterte kalendre til din foretrukne kalender når du oppretter nye aktiviteter:

Calendar: Sett hvilken kalender som er din foretrukne

Publisert 26. okt. 2016 08:43 - Sist endret 9. nov. 2016 11:12