1. Formål og oppbygning
Kvalitetssystemet skal bidra til høy kvalitet på UiOs utdanninger, til et godt lærings- og arbeidsmiljø for studenter, ph.d.-kandidater og ansatte samt til at samfunnet kan ha tillit til kandidatenes kompetanse. Kvalitetssystemet skal bygge opp under UiOs unike muligheter for å koble utdanning og forskning, utnytte den faglige bredden og ta kunnskap i bruk.
Kvalitetssystemet skal bygge på den faglige aktiviteten og på forskningsbasert kunnskap om læring og utdanning. Kvalitetssystemet skal bidra til å utvikle utdanningskvaliteten og læringsmiljøet gjennom å:
- etablere et bredt kunnskapsgrunnlag for kvalitetsarbeidet
- sørge for innspill fra studenter, ph.d.-kandidater og andre interessenter
- identifisere og samle data til støtte for vurdering av kvalitet
- legge til rette for kollegial involvering og samhandling
Kvalitetssystemet omfatter all utdanning som tilbys ved universitetet. Det skal sikre jevnlige vurderinger av kvalitet og utviklingstiltak både i enkeltutdanninger og i utdanningsvirksomheten som helhet. Det skal gi rom for lokal tilpassing av kvalitetsarbeidet med utgangspunkt i faglige behov, enhetenes organisering og ulike utdanningsnivå. Det skal også fremme erfaringsdeling og spredning av god praksis.
Kvalitetssystemet skal bidra til at UiO jevnlig og systematisk vurderer om målene og ambisjonene for utdanningsvirksomheten og læringsmiljøet realiseres. Målene er nedfelt i UiOs og fakultetenes strategiske planer og årsplaner samt i program- og emnebeskrivelsene.
Kvalitetssystemet har tre hovedkomponenter:
Felles systembeskrivelse
En rammebestemmelse som plasserer ansvar og angir minimumskrav for kvalitetsarbeidet og evaluering av utdanningskvalitet (dette dokumentet).
Rutinebeskrivelser og mandater/funksjonsbeskrivelser
Fakulteter, institutter og fellesadministrasjonen fastsetter rutinebeskrivelser for aktivitetene i kvalitetssystemet i tråd med arbeidsdelingen mellom nivåene. Rutinebeskrivelsene skal angi:
- hvordan aktivitetene gjennomføres
- hvem som er ansvarlig for gjennomføringen
- hvordan resultatene behandles (formelle fora)
- hvem (hvilke roller) som er ansvarlig for oppfølgingen
Rutinebeskrivelsene skal være tilgjengelige på UiOs nettsider.
I tillegg skal det finnes mandater/funksjonsbeskrivelser for utdanningslederroller og formelle organer for utdanningskvalitet som viser ansvaret for gjennomføring og oppfølging av aktivitetene i kvalitetssystemet.
Erfaringsdeling
Alle nivåer skal bidra til felles og lokale tiltak som legger til rette for erfaringsdeling og læring på individ- og organisasjonsnivå.
2. Ansvar og involvering
Kvalitetsarbeidet inngår i ordinær styrings- og ledelsesstruktur og skal normalt bygge på eksisterende rutiner, ordninger og organer.
Fakultetene kan tilpasse ansvarsfordelingen eller legge til arbeidsoppgaver i samsvar med egne satsingsområder og organisatorisk struktur. Det finnes derfor lokale variasjoner i organiseringen av kvalitetsarbeidet.
Universitetsstyret
Universitetsstyret har det overordnede ansvaret for kvaliteten i UiOs utdanninger og vedtar universitetets strategiske plan. Styret utøver ansvaret gjennom å vedta årsplaner og budsjett samt gjennom jevnlig og helhetlig oppfølging av UiOs aktiviteter og resultater. Styret diskuterer og fatter vedtak i saker knyttet til fagtilbudet og utdanningsporteføljen og andre aktuelle tema på utdanningsfeltet.
Universitetsledelsen
Universitetsledelsen har ansvar for den overordnede koordineringen av kvalitets-arbeidet og for å følge opp resultatene. De har et særlig ansvar for å legge til rette for kvalitetsutvikling av utdanningsvirksomheten og være en drivkraft for det interne kvalitetsarbeidet og erfaringsutvekslingen.
Felles komiteer og utvalg
UiO har tre felles komiteer og utvalg som er sentrale for utdanningskvaliteten:
- Utdanningskomiteen behandler utdanning på bachelor- og masternivå.
- Forskningskomiteen behandler utdanning på ph.d.-nivå.
- Læringsmiljøutvalget behandler det fysiske og psykososiale læringsmiljøet.
Alle tre er rådgivende og bidrar til utvikling av kvalitet i UiOs utdanninger og til at ambisjonene for utdanningsvirksomheten realiseres. De fungerer som møtesteder og arenaer for strategiske diskusjoner mellom universitetsledelsen, fakultetene og henholdsvis studentene og ph.d.-kandidatene.
Utdanningskomiteen har et særlig ansvar for helheten i kvalitetsarbeidet, for eksempel ved revisjon av systembeskrivelsen. Utdanningskomiteen fungerer også som viktig bindeledd mellom faglig og administrativ linje gjennom samarbeidet med studieledernettverket.
Fakultets- og instituttnivå
Dekaner og instituttledere er ansvarlige for kvalitetsarbeidet på sine nivåer og har ansvar for å følge opp resultatene. De har et særlig ansvar for å legge til rette for kvalitetsutvikling av utdanningsvirksomheten og sørge for at rollene som utdanningsleder på fakultets- og instituttnivå finnes.
Dekaner og instituttledere skal sørge for at det blir holdt løpende oversikt over utdanningsledere på fakultets- og instituttnivå, programrådsmedlemmer, programledere og emneansvarlige. En samlet oversikt over utdanningsledere og programledere skal være tilgjengelig på UiOs nettsider, mens fakultetene holder oversikt over programrådsmedlemmer og emneansvarlige.
Fakultetene og instituttene har ulike måter å organisere og navngi komiteer og utvalg, men alle skal ha møtesteder og arenaer for strategiske diskusjoner om utdanningskvalitet blant aktørene i kvalitetsarbeidet. Studentene og ph.d.-kandidatene skal være representert.
Administrasjonen på fakultetene og instituttene fungerer som støtte for den faglige ledelsen og det faglige utviklingsarbeidet. De har en viktig rolle i den praktiske gjennomføringen av kvalitetsarbeidet og tilretteleggingen for samarbeid.
De følgende rollene skal finnes:
Utdanningsleder på fakultetsnivå
Utdanningsledere på fakultetsnivå (studiedekan, vise-/prodekan for undervisning/ forskerutdanning) har ansvar for forvaltning, utvikling og koordinering av helheten i fakultetets programportefølje og er pådrivere for fakultetets kvalitetsarbeid.
Typiske arbeidsoppgaver innen hhv. utdanning og forskerutdanning er:
- lede og koordinere arbeidet med å følge opp fakultetets strategi og årsplan
- igangsette fakultære kvalitetsutviklingsprosesser
- være bindeledd mellom fakultetsledelsen og hhv. utdannings- og forskerutdanningsledere på instituttnivå
- være fakultetets representant i UiOs felles komiteer og utvalg
Utdanningsleder på instituttnivå
Utdanningsledere på instituttnivå (utdanningsleder, undervisningsleder, forskerutdanningsleder eller tilsvarende) har et overordnet og koordinerende ansvar for alle programmene og emnene ved instituttet og er pådrivere for kvalitetsarbeidet.
Typiske arbeidsoppgaver innen hhv. utdanning og forskerutdanning er:
- lede arbeidet med å følge opp instituttets strategi og årsplan
- legge til rette for utvikling av det kollegiale felleskapet innenfor utdanning
- lede utviklingsprosjekter av faglig karakter
- sørge for god informasjonsutveksling mellom fakultet og institutt samt være bindeledd mellom administrasjonen og de vitenskapelig ansatte ved instituttet
Programråd og programleder
Enheten som er ansvarlig for et program er programeier og oppnevner programråd og programleder i tråd med UiOs normalregler. Programrådet og programlederen for et program har ansvar for:
- helhet og sammenheng i programmet, og en god kopling mellom læringsmål, undervisningsformer, evaluerings- og vurderingsformer og læringsutbytte
- at programmet blir kvalitetssikret og videreutviklet i tråd med kravene.
- at forbedringsbehov blir vurdert og at tiltak blir satt i gang og fulgt opp.
- at studentene/ph.d.-kandidatene får informasjon om evalueringsresultatene.
Programrådet bør bestå av personer som er aktive i gjennomføringen og videreutviklingen av programmet. Programleder bør normalt lede programrådet.
Emneansvarlige
Enheten som er ansvarlig for et emne er emneeier og utpeker en emneansvarlig. Den emneansvarlige for et emne har ansvar for:
- at emnet blir kvalitetssikret og videreutviklet i tråd med kravene.
- at forbedringsbehov blir vurdert og at tiltak blir satt i gang og fulgt opp.
- at studentene/ph.d.-kandidatene får informasjon om evalueringsresultatene.
Studenter og ph.d.-kandidater
Involveringen av studenter og ph.d.-kandidater i kvalitetsarbeidet skjer gjennom deltakelse i evalueringer, gjennom deres tillitsvalgte i studentorganer på alle nivåer, gjennom representasjon i UiOs komiteer, utvalg og arbeidsgrupper samt gjennom høringer. Dette håndteres i tråd med UiOs retningslinjer for studentmedvirkning.
Felles koordinering av kvalitetsarbeidet
Avdeling for studieadministrasjon er systemeier for kvalitetssystemet og gir støtte til fakultetene og til universitetsledelsen i arbeidet med utdanningskvalitet. Avdelingen har et overordnet ansvar for forvaltning av administrative støttefunksjoner innen utdanning.
LINK – Senter for læring og utdanning skal støtte og stimulere til utvikling av undervisnings- og læringsprosesser ved UiO. LINK er en møteplass for diskusjoner om utdanningskvalitet, bidrar til å spre god praksis og skaper nettverk for læring på tvers av fag- og organisasjonsgrenser ved UiO.
Administrative nettverk hvor både fakultetene og fellesadministrasjonen deltar er arenaer for å samrå seg på tvers av UiO og bidra til erfaringsutveksling. I kvalitetsarbeidet gjelder dette særlig nettverket for administrative studieledere og forum for forskerutdanning.
Seksjon for virksomhets- og økonomistyring bistår og gir råd til universitetsledelsen med virksomhetsstyring, finansiell styring og analyse. Seksjonen koordinerer UiOs arbeid med virksomhetsstyring og -rapportering.
Enhet for intern revisjon
Enhet for internrevisjon (EIR) har som formål å fremme og beskytte UiOs verdier gjennom å gi risikobaserte og objektive bekreftelser, råd og innsikt. EIR rapporterer direkte til styret og er faglig uavhengig av universitetsledelsen. EIR gjennomfører arbeidet etter internasjonale standarder for internrevisjon og utarbeider årlig en revisjonsplan, godkjent av universitetsstyret, som jevnlig omfatter prosesser og aktiviteter med betydning for kvalitetsarbeidet.
3. Kunnskapsgrunnlag for kvalitetsarbeidet
Det er en grunnleggende målsetning at kvalitetsarbeidet skal ta utgangspunkt i oppdatert faglig og utdanningsfaglig kunnskap. Kvalitetssystemet skal bidra til et bredt kunnskapsgrunnlag der både kvalitativ og kvantitativ informasjon og forsknings- og utviklingsaktiviteter inngår. Systemet skal legge til rette for at studenter og ph.d.-kandidater, undervisere og andre aktører kan gi innspill.
Kunnskapsgrunnlaget skal gi undervisere, studenter og ph.d.-kandidater informasjon, analyser og data for utvikling og læring og gi ledere på alle nivåer et grunnlag for beslutninger. Oppfølgingen skjer både som del av lederansvaret, den kollegiale involveringen og i virksomhetsstyringen og arbeidet med utdannings-porteføljen.
Emneevaluering
Emner skal evalueres hver gang de gjennomføres. Formålet med evalueringen er å legge til rette for jevnlig og systematisk videreutvikling av emnet. Som ledd i evalueringen skal studentene/ph.d.-kandidatene få anledning til å gi innspill til og ha dialog med den emneansvarlige om kvaliteten på emnet.
Evalueringen skal inkludere en vurdering av emnets læringsutbytte, undervisningsformer og organisering. Andre sentrale tema er emnets læringsmiljø, studentenes/ph.d.-kandidatenes arbeidsinnsats og eventuelt emnets vurderingsformer.
Den emneansvarlige lager en kortfattet oppsummering med en vurdering av kvaliteten i emnet, studentenes/ph.d.-kandidatenes viktigste tilbakemeldinger, eventuelle justeringer som er gjort og mulighetene for videreutvikling av emnet. Oppsummeringen skal deles med emneeier og studentene/ph.d.-kandidatene som har deltatt.
For opplæringsdelen i ph.d.-programmene kan fakultetet finne andre, hensiktsmessige rutiner for kvalitetssikring i tråd med intensjonene for emneevaluering.
Resultatene fra evalueringen følges først og fremst opp av den emneansvarlige med støtte fra fagmiljøet og emneeier, men inngår også i den jevnlige videreutviklingen av utdanningsporteføljen, jf. kapittel 4.
Periodisk programevaluering
Innenfor en seksårsperiode skal det foretas en evaluering av helheten i hvert program. Formålet med evalueringen er å vurdere kvaliteten på programmet og mulighetene for videreutvikling av programmet.
Periodisk programevaluering skal gjennomføres for alle program. For program på mindre enn 60 studiepoeng kan det gjøres tilpasninger i opplegget. Fakultetet kan evaluere flere program i en felles prosess.
Den periodiske programevalueringen består av en egenevaluering og en ekstern evaluering:
- Egenevalueringen koordineres av programledelsen og baseres på evalueringsmaterialet som er samlet opp i perioden og annet relevant materiale.
- Den eksterne evalueringen gjennomføres av et evalueringspanel og baseres på programledelsens egenevaluering og annet relevant materiale. Programeier sørger for at panelet får tilgang til nødvendig informasjon.
Egenevalueringen skal normalt inkludere de følgende temaene:
- En vurdering av programmets læringsutbytte, faglige innhold, undervisningsformer og vurderingsordninger samt relevans for videre studier og arbeidsliv.
- En vurdering av programmets læringsmiljø og infrastruktur.
- En vurdering av programmets internasjonalisering og muligheter for utveksling.
- En vurdering av om programmets fagmiljø står i forhold til programmets størrelse og faglige innhold og er kompetansemessig stabilt over tid.
- En vurdering av programmets opplegg for faglig ledelse og av vilkårene for kvalitetssikring og -utvikling av programmet, herunder studentmedvirkning.
- En kortfattet gjennomgang av øvrige krav i NOKUTs studietilsynsforskrift.
Programeier fastsetter mandat for evalueringen og kan legge til andre fokusområder.
Evalueringspanelet oppnevnes av programeier og skal ha følgende kompetanse:
- Panelet skal ha spesialistkompetanse i programmets faglige kjerneområde(r).
- Panelet skal ha kompetanse fra undervisning og/eller forskningsveiledning.
- Panelet skal ha minst én deltaker som er student/ph.d.-kandidat.
- Panelet skal ha minst én deltaker fra arbeids- eller samfunnsliv.
Evalueringspanelet utarbeider en rapport med vurdering av kvaliteten på programmet og mulighetene for videreutvikling av programmet. Rapporten sendes til programeier og skal gjøres tilgjengelig på UiOs nettsider.
Resultatene fra evalueringen følges først og fremst opp av programledelsen med støtte fra fagmiljøet og programeier, men inngår også i den jevnlige videreutviklingen av utdanningsporteføljen, jf. kapittel 4.
Undersøkelser og analyser
Både universitets-, fakultets-, institutt- og programledelsen kan gjennomføre undersøkelser og analyser av utdanningskvalitet og læringsmiljø. Dette kan for eksempel være:
- Oppsummeringer og analyser av data om utdanning, læring og vurdering.
- Undersøkelser om studentenes/ph.d.-kandidatenes lærings-/arbeidsmiljø.
- Undersøkelser om utdanningskvalitet rettet mot ansatte.
- Fremdriftsrapportering for ph.d.-kandidater og veiledere.
- Kandidat- og arbeidsgiverundersøkelser.
- Studiebarometeret, den nasjonale studenttilfredshetsundersøkelsen.
Den koordinerende enheten fastsetter opplegg/rutinebeskrivelse for gjennomføring. Andre enheter konsulteres ved behov.
UiO bruker statistikk- og rapportverktøyet Tableau, som har egne rapporter for utdanningsledere, programledere og emneansvarlige. Analyser av utdanningsdata foregår både i Avdeling for studieadministrasjon, LINK og Seksjon for virksomhets- og økonomistyring samt på fakultets- og instituttnivå.
Resultatene fra undersøkelser og analyser følges først og fremst opp av den koordinerende enheten, men deles med andre enheter og fagmiljøer og inngår i den jevnlige videreutviklingen av utdanningsporteføljen, jf. kapittel 4.
Si fra for studenter og ph.d.-kandidater
Studentene og ph.d.-kandidatene skal alltid ha et sted å melde fra om fysiske og sosiale forhold, uavhengig av øvrige evalueringer:
- Studenter kan bruke Si fra-systemet.
- Ph.d.-kandidater som ikke er ansatt ved UiO kan bruke Si fra-systemet.
- Ph.d.-kandidater som er ansatt ved UiO kan bruke varslingskanalen for ansatte.
Si fra-systemet for studenter og varslingskanalen for ansatte har felles rutiner for behandling av sakene som meldes inn. Sakene kan også danne grunnlag for videre oppfølging og evaluering.
Læringsmiljøutvalget skal holdes orientert om omfang og type innmeldinger som gjelder det fysiske og sosiale læringsmiljøet. Resultatene fra Si-fra-systemet inngår i fakultetenes virksomhetsrapporter og oppsummeres årlig til universitetsstyret.
Forsknings- og utviklingsaktiviteter
Forsknings- og utviklingsaktiviteter utgjør et sentralt element i UiOs systematiske arbeid med kvalitet. Tre typer aktiviteter er her sentrale:
- Utviklingsprosjekter som bygger bro mellom den universitetspedagogiske kompetansen som vitenskapelige ansatte må tilegne seg ved ansettelse, opprykk og merittering, og det lokale kvalitetsarbeidet.
- Analyseprosjekter som kopler og utnytter ulike kvantitative og kvalitative data som er knyttet til utdanningsvirksomheten ved UiO og som har betydning for studentenes og ph.d.-kandidatenes læring og resultater.
- Forsknings- og innovasjonsprosjekter som tar sikte på å utvikle ny kunnskap om betingelsene og rammene for studenters og ph.d.-kandidaters læring og god utdanningsorganisering. Aktivitetene i sentre for fremragende utdanning og andre eksternfinansierte satsinger vil også inngå og utnyttes.
LINK har et særlig ansvar for å skape arenaer som stimulerer forsknings- og utviklingsaktivitetene, og for å identifisere og systematisere forskning om utdanning, undervisning og læring som har relevans for utviklingen av et bredt kunnskapsgrunnlag for kvalitetssystemet.
UiO har også tidsavgrensede satsninger og ressurssentre med aktiviteter innen kvalitetsutvikling, inkludert sentre for fremragende utdanning, fagnære ressurssentre og andre eksternfinansierte satsinger. Disse aktivitetene vil inngå og utnyttes i kvalitetsarbeidet.
Universitetsbiblioteket (UB) er en partner for UiOs enheter og studenter i utviklingen av utdanningskvalitet. UB har særlig ansvar for å tilby ferdighetstrening som styrker studentenes informasjonskompetanse og for å være en ressurs for fagmiljøene på dette feltet. I tillegg er UB en åpen og tverrfaglig møteplass som gjør tilgjengelig kunnskap for brukerne gjennom fysiske og digitale samlinger og tjenester.
4. Videreutvikling av utdanningsvirksomheten
Lederansvaret
Universitets-, fakultets- og instituttledelsen skal systematisk følge opp og legge til rette for videreutvikling av utdanningsvirksomheten sin på bachelor-, master- og ph.d.-nivå. Dette skal omfatte både de enkelte utdanningstilbudene og utdanningsvirksomheten som helhet samt læringsmiljøet for studentene og ph.d.-kandidatene.
Lederansvaret innebærer å vurdere hvordan resultatene fra program- og emneevalueringer følges opp. Oppfølgingen skal særlig ivareta programmene i perioden mellom hver periodisk programevaluering.Resultatene av oppfølgingen skal dokumenteres gjennom referater, rapporter eller på andre måter. Det er særlig viktig å dokumentere avtaler om utviklingstiltak.
Det skal være årlige, bilaterale møter mellom universitetsledelsen og utdanningsledere på fakultetsnivå. Det skal være tilsvarende faste møtepunkter mellom utdanningsleder på fakultetsnivå og utdanningsledere på institutt og/eller programnivå. Samtalene skal handle om prioriterte aktiviteter og oppnådde resultater samt om det systematiske kvalitetsarbeidet.
Studentmedvirkning
Et godt fungerende studentdemokrati er et viktig verktøy for at studentene kan bidra i arbeidet med utviklingen av UiOs utdanningskvalitet og læringsmiljø. I dette arbeidet har alle enheter på alle styringsnivåer et ansvar for å legge forholdene til rette for at studentorganene kan skjøtte sine oppgaver på en forutsigbar og profesjonell måte. Dette håndteres i tråd med UiOs retningslinjer for studentmedvirkning.
Kollegial involvering og samarbeid
Oppfølgingsarbeidet i kvalitetssystemet skal legge opp til bred involvering i diskusjoner av resultater, veivalg og fremtidige prioriteringer. Kjennetegn ved oppfølgingsarbeidet er at ansvarlige utdanningsledere legger til rette for kollegial involvering og at studentene og ph.d.-kandidatene inkluderes systematisk i arbeidet.
Det skal finnes møteplasser og arenaer der representanter for vitenskapelig ansatte, studenter/ph.d.-kandidater, administrasjon og ledelse i felleskap kan identifisere utfordringer og muligheter i oppfølgingsarbeidet og dele kunnskap og erfaringer.
LINK skal støtte og stimulere til utvikling av undervisnings- og læringsprosesser ved UiO. LINK er en møteplass for diskusjoner om utdanningskvalitet, bidrar til å spre god praksis og skaper nettverk for læring på tvers av fag- og organisasjonsgrenser.
Virksomhetsstyring
Virksomhetsstyringen er en årlig syklus som legger til rette for helhetlig og systematisk videreutvikling av utdanningsvirksomheten og læringsmiljøet. Hovedelementene i syklusen er utarbeidelse av UiOs årsplan, utarbeidelse av enhetenes årsplaner, fordeling og virksomhetsrapportering.
Virksomhetsstyringen skal gi styret og ledelsen status for oppfølgingen av UiOs årsplan, gjennomføring av årets aktiviteter og den økonomiske situasjonen. Rapporten skal bidra til å gi innsikt i hvordan ressursene disponeres og gi et beslutningsgrunnlag for fremtidige prioriteringer både sentralt og lokalt.
Virksomhetsrapporteringen baseres på fakultetenes ledelsesvurderinger, oppdaterte prognoser og aktuelle analyser og kartlegginger. Resultatene fra evalueringene i kvalitetssystemet inngår ikke direkte i virksomhetsrapporteringen, men utgjør en viktig del av kunnskapsgrunnlaget for rapporteringen.
Arbeid med utdanningsporteføljen
Arbeidet med utdanningsporteføljen skal legge til rette for at styret deltar i overordnede, strategiske vurderinger i utviklingen av porteføljen, for eksempel etablering og nedlegging av fag og program, mens oppfølgingen overlates til fakultetene selv.
Fakultetenes vurderinger og prioriteringer er hovedgrunnlaget for styring og utvikling av utdanningsporteføljen. Det er lagt opp til stor handlefrihet for fakultetene når det gjelder håndteringen av egen portefølje. Utviklingen i utdanningene skjer både ved jevnlige endringer i og ved etablering og nedlegging av utdanningstilbud.
Universitetsstyret behandler årlig en samlet sak om etablering og nedlegging av program og om dimensjonering av utdanningsporteføljen. Grunnlaget for behandlingen er konkrete forslag fra fakultetene om etablering og nedlegging av utdanningstilbud. Saken behandles i tett samspill med budsjettprosessen.
Fakultetene skal jevnlig gjennomgå program- og emnebeskrivelsene, inkludert læringsutbyttebeskrivelsene, i tråd med årshjulet for skriftlig studieinformasjon. Formålet med gjennomgangen er å kvalitetssikre informasjonen om programmene og emnene basert på evalueringsresultater og andre tilbakemeldinger.