English version of this page

Personvernerklæring for søkere, studenter og ph.d.-kandidater

Informasjon om hvordan Universitetet i Oslo (UiO) håndterer personopplysningene dine når du har søkt opptak, mens du er student eller ph.d.-kandidat og senere.

 

Hvordan lese denne erklæringen?

Les mer

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson.
 
Denne siden beskriver hvilke personopplysninger som behandles på UiO, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte om personopplysningene dine. All behandling av personopplysninger er delt opp i ulike behandlingsformål. Dette er formål hvor det er nødvendig for UiO å behandle dine personopplysninger. For hvert formål har vi derfor samlet informasjon om:
  • Rettslig grunnlag: hvorfor UiO har lov til å behandle personopplysninger
  • Kategorier av personopplysninger: hvilke opplysninger som behandles
  • Utlevering: om opplysningene utleveres til/deles med andre 
  • Overføring til utlandet: om opplysningene overføres til ett eller flere land utenfor Norge
  • Lagringstid: hvor lenge UiO tar vare på opplysningene
  • Kilde: hvilken kilde opplysningene er hentet fra

1 Behandlingsformål

1.1 Søknadsprosess

UiO har behov for å behandle personopplysningene dine når du søker om opptak til studieprogram, ph.d.-program, emner og kurs.

1.1.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b samt universitets- og høyskoleloven § 1-3, § 3-7 og § 4-15.

1.1.2 Kategorier av personopplysninger

  • Kontaktinformasjon
  • Opplysninger for sikker identifikasjon
  • Dokumentasjon av nødvendig kompetanse
  • Finansieringskilde/finansieringsbevis (ph.d.-opptak)
  • Finansdokumenter, for eksempel bankutskrift eller sponsorbrev (SFM-opptaket)
  • Nødvendig dokumentasjon for ph.d.-prosjekter
  • Andre nødvendige opplysninger, jf. emnets eller programmets nettsider

1.1.3 Utlevering

  • Samordna opptak
  • Andre universiteter og høyskoler
  • GAUS - søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Se GAUS' personvernerklæring

1.1.4 Overføring til utlandet

Nei.

1.1.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å behandle søknaden din. Dersom du får opptak, lagrer vi opplysningene så lenge du er student eller ph.d.-kandidat. 

1.1.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

  • Deg selv
  • Nasjonal vitnemålsdatabase
  • Andre universiteter og høgskoler
  • Folkeregisteret
  • Emrex - resultater fra universitet/høgskole utenfor Norge
  • Kontakt og reservasjonsregisteret (KORR). Du kan reservere deg mot dette, se nettsidene til Kontakt- og reservasjonsregisteret.
  • Samordna opptak
  • GAUS - søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Se GAUS' personvernerklæring
  • UiO bruker ulike verifiseringsbaser for å sjekke utdanningsdokumenter, språktester mm. som søkere har lastet opp.

1.2 Kontakt og informasjon 

UiO har behov for å behandle personopplysningene dine når du kontakter oss med spørsmål eller for å få informasjon.

1.2.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og høyskoleloven § 1-3, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

1.2.2 Kategorier av personopplysninger

  • Navn
  • UiO-brukernavn
  • Telefonnummer
  • E-postadresse
  • Fødselsnummer ved behov for sikker identifikasjon
  • Informasjon du gir oss i forbindelse med henvendelsen din

1.2.3 Utlevering

Nei.

1.2.4.Overføring til utlandet

Nei.

1.2.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å behandle henvendelsen din.

1.2.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

  • Deg selv
  • UNINETT ved innlogging
  • Digitaliseringsdirektoratet ved innlogging

1.3 Undervisning, eksamen og praksis

UiO har behov for å behandle personopplysningene dine når du gjennomfører undervisning, eksamen og praksis. UiO gjennomfører også digital undervisning og eksamen. 

1.3.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og universitets- og høyskoleloven § 1-3, § 3-3, § 3-9 og § 4-15.

For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven § 4-15 (5). 

For visse helse- og lærerutdanninger er det fastsatt nasjonale rammeplaner og  retningslinjer som regulerer gjennomføringen av utdanningene og praksisen.

1.3.2 Kategorier av personopplysninger

  • Opplysninger i forbindelse med gjennomføring av eksamen, blant annet eksamensbesvarelser og eksamensresultater.
  • Opplysninger i forbindelse med gjennomføring av undervisning og arbeidskrav, blant annet innlegg i læringsstøttesystemer og innleverte oppgaver.
  • Lyd og bilde i forbindelse med digital undervisning og eksamen. 
  • Opplysninger i forbindelse med gjennomføring av praksis, blant annet person- og kontaktopplysninger, program- og emnetilknytning, resultater og eventuelle andre forhold som praksisstedet bør kjenne til.
  • Helseopplysninger i forbindelse med ivaretagelse av dine rettigheter.

1.3.3 Utlevering

  • Tjenestetilbydere av datasystemer for gjennomføring av undervisning og eksamen.
  • Andre universiteter og høgskoler ved resultatutveksling i forbindelse med søknad om opptak eller godkjenning.
  • Eksterne sensorer og veiledere.
  • Virksomheter som tilbyr praksisplass for UiOs studenter.

1.3.4 Overføring til utlandet

Utgangspunktet er at ingen personopplysninger føres ut av EU/EØS for formål knyttet til undervisning og eksamen. I enkelte emner kan dette likevel forekomme, men da under forutsetning av at det er informert eksplisitt om overføringen i forkant på emnesiden eller på en annen egnet måte.

1.3.5 Lagringstid

  • Eksamen
    • Eksamensresultater og innvilget plass på undervisning blir lagret for alltid.
    • Eksamensbesvarelser lagres i henhold til UiOs bevarings og kassasjonsplan.
  • Undervisning:
    • Materiale og informasjon i UiOs undervisningsverktøy lagres så lenge du har en aktiv brukerkonto, er aktiv på et program eller emne. Brukerkonto og tilgang på UiO avsluttes noen måneder etter at du ikke lenger er aktiv student. 

    • Når du ikke lenger er student, logg inn i Canvas og hent ut det du vil bevare. 

  • Lagringstid for saksbehandling knyttet til undervisning, eksamen og praksis fremgår av UiOs bevarings- og kassasjonsplan. 

1.3.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

  • Deg selv
  • UiOs studieadministrative og tekniske systemer
  • UiOs veiledere og sensorer
  • Eksterne sensorer/veiledere
  • Praksissteder
  • Andre universiteter og høgskoler

1.4 Rapportering og bekreftelser

UiO rapporterer data om søkere, studenter og ph.d.-kandidater til Database for høyere utdanning (DBH) og Lånekassen. 

UiO bekrefter også utdanningsresultater og andre opplysninger om søkere, studenter og ph.d.-kandidater til arbeidsgivere og andre som spør om det. 

1.4.1 Rettslig grunnlag 

Det rettslige grunnlaget for UiOs rapportering er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, universitets- og høyskoleloven § 7-7 og § 7-8 samt utdanningsstøtteloven § 21 og § 23. 

Det rettslige grunnlaget for UiOs arbeid med bekreftelser er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og høyskoleloven § 1-3, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f. 

1.4.2 Kategorier av personopplysninger 

Studenter: 

  • fødselsnummer eller midlertidig fødselsnummer 
  • navn
  • statsborgerskap
  • opplysninger knyttet til utdanning, for eksempel studieprogresjon, karakterer og grader 

For ph.d.-kandidater gjelder i tillegg: 

  • opplysninger knyttet til stillingsforhold og finansiering av stillingen 
  • opplysninger knyttet til vitenskapelig publisering 

1.4.3 Utlevering 

  • Database for høyere utdanning (DBH)
  • Lånekassen - informasjon om studentstatus, godkjenningssaker, eksamensresultater og grader
  • Arbeidsgivere og andre som spør om bekreftelser 

1.4.4 Overføring til utlandet

Nei. 

1.4.5 Lagringstid

Data som er rapportert til Database for høyere utdanning (DBH) og Lånekassen tas vare på som dokumentasjon. 

Forespørsler om bekreftelser og selve bekreftelsene lagrer vi så lenge det er nødvendig for å behandle forespørselen.

1.4.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra 

UiOs administrative systemer. 

1.5 Adgangskontroll og sikkerhet

UiOs adgangskontrollanlegg har som formål å forvalte UiOs eiendommer og sørge for sikkerhet ved, og autorisert tilgang til, våre områder. Anlegget består av UiOs kortlesere og cirka 100 overvåkingskameraer som er plassert både ute og inne på UiOs eiendommer. Eiendomsavdelingen er ansvarlig for anlegget. 

Behandlingen er forankret i UiOs berettigede interesser knyttet til både materiell og personell sikkerhet i både det fysiske og det digitale miljø. UiO sin vurdering er at behandling for disse interessene veier tyngre enn de registrertes interesser.

1.5.1 Rettslig grunnlag 

Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. 

1.5.2 Kategorier av personopplysninger

I forbindelse med adgangskontroll behandles: 

  • navn 
  • adresse 
  • telefonnummer 
  • e-postadresse 
  • kortnummer 
  • opplysninger for kontakt og identifikasjon. 
  • passeringsdata når kortbruker registrerer kort i kortleser 
  • opptak fra kameraovervåking 

I forbindelse med sikkerhet behandles loggdata: 

Det logges aktivitet ved tilgang til og bruk av IT-tjenester levert av UiO. IT-systemene vil normalt logge feilede og vellykkede autentiseringer og hvilke tjenester eller ressurs bruker forsøker å benytte. En egen prosedyre for behandling av logger fra systemer, tjenester og applikasjoner ved UiO ligger på UiOs nettside om Logging, rutiner og rettigheter.

1.5.3 Utlevering

Uninett/Cybersikkerhetssenter for forskning og utdanning (loggdata for MS365).

1.5.4 Overføring til utlandet

Nei.

1.5.5 Lagringstid

Kontaktinformasjonen din blir lagret så lenge du har et gyldig adgangskort for å ha tilgang til UiOs eiendommer. 

Passeringsdata fra kortleser slettes etter seks måneder.

Opptak fra videoovervåking lagres i sju dager. Ved utlevering til politiet, kan opptak lagres i inntil 30 dager. 

Logger fra IT-systemer lagres så lenge det er nødvendig for å oppnå sikkerhetsformålet. Lagringstiden vil variere avhengig av loggkilde. De fleste logger slettes/anonymiseres etter 12 uker. Logger kan likevel lagres opptil 6-12 måneder når dette er nødvendig av hensyn til sikkerheten. 

1.5.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

  • Adgangskontrollanlegget
  • UiO sine IT-tjenester

1.6 Utveksling

UiO har behov for å behandle personopplysningene dine i forbindelse med utveksling.

1.6.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og høyskoleloven § 1-3 og avtale med den enkelte. 

1.6.2 Kategorier av personopplysninger

  • Nødvendig dokumentasjon for opptak ved studiestedet 
  • Nødvendig identifikasjon for opptak ved studiestedet 

1.6.3 Utlevering

Opplysninger om deg utleveres til institusjonen du har søkt opptak hos. 

1.6.4 Overføring til utlandet

Ja, i og utenfor EU/EØS, avhengig av hvilken institusjon du har søkt opptak hos. 

1.6.5 Lagringstid

Vi lagrer opplysningene om deg så lenge du er på utveksling eller så lenge avtalen om utveksling gjelder. Noen av opplysningene lagrer vi for alltid, jf. kapittelet om undervisning, eksamen og praksis.

1.6.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

  • Deg selv
  • UiOs studieadministrative systemer 

1.7 Annen nødvendig administrasjon

UiO kan få behov for å behandle personopplysningene dine ved mistanke om falske dokumenter, annullering av eksamen eller prøve, utestenging og bortvisning, politiattester eller skikkethetsvurdering.

1.7.1 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e samt universitets- og høyskoleloven § 1-3, § 3-7, § 4-7, § 4-8, § 4-9 eller § 4-10.

For behandling av særlige kategorier personopplysninger er det rettslige grunnlaget personvernforordningen artikkel 9 bokstav g samt universitets- og høyskoleloven § 4-15 (5). 

For behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 10 samt universitets- og høyskoleloven § 4-15 (4).  

UiO krever inn politiattester og gjennomfører løpende skikkethetsvurdering av studenter i  helse- og lærerutdanningene samt i teologistudiet. UiO kan også starte særskilt skikkethetsvurdering ved forhold som krever oppfølging. UiO vil kontakte deg dersom det er behov for å vurdere innholdet i en politiattest eller gjennomføre en særskilt skikkethetsvurdering.

Dersom UiO henter inn opplysninger fra eller sender opplysninger til Register over utestengte studenter (RUST), er det rettslige grunnlaget for behandlingen universitets- og høyskoleloven § 3-7 (8), § 4-8 (1), (2) og (3) eller § 4-10 (3).

1.7.2 Kategorier av personopplysninger

Nødvendig dokumentasjon for å vurdere saker om falske dokumenter, annullering av eksamen eller prøve, utestenging og bortvisning, politiattester eller skikkethet.  

1.7.3 Utlevering

Register for utestengte studenter (RUST). For mer informasjon, se personvernerklæring for RUST.

1.7.4 Overføring til utlandet  

Nei. 

1.7.5 Lagringstid 

Lagringstid for saksbehandling knyttet til de aktuelle sakstypene fremgår av UiOs bevarings- og kassasjonsplan. 

1.7.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

  • Deg selv
  • Eventuelle bekymringsmeldinger om skikkethet fra medstudenter, praksislærere eller andre du kommer i kontakt med i løpet av studiet. 
  • Register for utestengte studenter (RUST). For mer informasjon, se personvernerklæring for RUST.

1.8 Kvalitetssikring og tjenesteforbedring

UiO benytter personopplysninger som samles inn ved bruk av IT-tjenester til å feilrette, produsere statistikk og utføre analyser for kvalitetssikring og tjenesteforbedring.

1.8.1 Rettslig grunnlag 

Rettslig grunnlag for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav f. 

Behandlingen er forankret i UiOs berettigede interesser knyttet til god kvalitet på IT-tjenestene som tilbys ved universitetet. UiOs vurdering er at behandling for disse interessene veier tyngre enn de registrertes interesser.

1.8.2 Kategorier av personopplysninger

  • Brukeridentifikator (for eksempel navn, brukernavn)
  • Autentiseringslogger
  • IP-adresse
  • Opplysninger om hvordan du bruker tjenesten. Informasjonen inneholder forskjellige variabler, som hvilken side du har besøkt, hva du har søkt på i vår søkemotor, dato og tidspunkt for besøk samt teknisk informasjon om enheten din.

1.8.3 Utlevering

Nei.

1.8.4 Overføring til utlandet

Nei.

1.8.5 Lagringstid

Logger fra IT-systemer lagres så lenge det er nødvendig for å oppnå sikkerhetsformålet. Lagringstiden vil variere avhengig av loggkilde. De fleste logger slettes/anonymiseres etter 12 uker. Etter anonymisering kan logger lagres i lengre tid.

1.8.6 Hvilken kilde opplysningene er hentet fra

  • Den aktuelle IT-tjenesten
  • Deg selv

2 Forekomst av automatisert saksbehandling

Les mer

Når du søker om opptak til eller er student på Universitetet i Oslo, vil en rekke prosesser i forbindelse med opptaket og studieløpet ditt utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det rettslige grunnlag er universitets- og høyskoleloven § 4-15.

Automatisert saksbehandling skjer ved

  1. vurdering av om du er kvalifisert for opptak 
  2. poengberegning ved opptak 
  3. tildeling av studieplass 
  4. beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner via Studentweb 
  5. søknad om plass på undervisning og melding til eksamen 
  6. beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler 
  7. kontroll av utdanningsplanen 
  8. oppretting av fakturaer 
  9. søknad om utveksling 
  10. beregning av oppnådd grad 
  11. inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon 

3 Den registrertes rettigheter

3.1 Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få informasjon om hvordan UiO behandler personopplysningene dine. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få. 

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved UiO. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det. 

Hvis du ønsker innsyn i pasientjournal ved en av UiOs klinikker, for eksempel tannlegeklinikken ved Det odontologiske fakultet, må du kontakte klikken for å få innsyn i din journal.  

3.2 Rett til retting

Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg kontakte oss. Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle. 

3.3 Rett til sletting

I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen. Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser om hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om de rettslige vilkårene for å kreve sletting er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk. 

3.4 Rett til begrenset behandling

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre bruk og behandling blir begrensede. 

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har protestert mot behandlingen, har du rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi eventuelt har rettet personopplysningene dine, eller har fått vurdert om protesten din er berettiget. 

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensing av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensing av dine personopplysninger, må vilkårene i personvernforordningen artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensing av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte. 

3.5 Rett til å protestere

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen av personopplysningene dine. Eksempler kan være dersom du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Retten til å protestere er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Hvis du protesterer mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å protestere er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, for eksempel hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser. 

3.6 Rett til å klage over behandlingen

Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under punkt 4. 

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger. 

4 Kontakt

4.1 Personvernombudet

UiO har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved UiO. Personvernombud ved UiO kan nås via e-post personvernombud@uio.no. 

4.2 Behandlingsansvarlig

Universitetet i Oslo (UiO) er behandlingsansvarlig for de behandlingsformål som fremgår av denne erklæringen. Har du spørsmål til innhold til erklæringen kan du ta kontakt via e-post: behandlingsansvarlig@uio.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest én måned etter vi mottar anmodningen.

For utøvelse av dine rettigheter er det nødvendig med sikker identifisering av deg. Du kan bruke nettskjema for verifisering av deg: https://nettskjema.no/a/170097

5 Begrensninger av dine rettigheter på grunn av nasjonal rett

Les mer

Universitetet i Oslo er et offentlig organ. Dette innebærer at informasjon om deg kan bli utlevert i henhold til offentleglova. UiO utleverer bare informasjon om deg hvis det er nødvendig i henhold til lov. 

Publisert 13. apr. 2021 10:03 - Sist endret 6. okt. 2021 12:13