English version of this page

Personvernerklæring for UiO

Informasjon om hvordan Universitetet i Oslo (UiO) håndterer dine personopplysninger når du har søkt opptak og mens du er student hos oss.

Om personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen handler om:

  • Hvordan Universitetet i Oslo (UiO) samler inn og bruker personopplysninger når du har søkt opptak og mens du er student hos oss.
  • Hvem som er ansvarlig for behandling av dine personopplysninger.
  • Hvilke plikter UiO har når vi behandler opplysningene.
  • Hvilke rettigheter du har som registrert hos oss.

Personvernerklæringen følger kravene som fremgår av Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven).

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. personopplysningsloven § 2, nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysninger er om opplysningene kan identifisere en konkret person. Eksempler på personopplysninger om deg som blir registrert og behandlet ved UiO er opplysninger som navn, bilde, kontaktinformasjon, undervisnings- og eksamensmeldinger og karakterer.

Behandling av personopplysninger ved UiO

Formålet med personopplysningsloven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Det er viktig for UiO at behandlingen av personopplysninger utgjør et så lite inngrep som mulig for den enkelte registrerte som er praktisk, teknisk og økonomisk mulig, jf. personopplysningsloven §§ 8, 9, 11 og 28. Som registrert har du derfor viktige rettigheter som skal ivaretas.

All behandling av personopplysninger ved UiO skal foregå i henhold til gjeldende lover og forskrifter. UiO skal ikke behandle personopplysninger i større utstrekning enn hva som er nødvendig for oppfylle universitetets formål. Universitetets virksomhet er nærmere beskrevet i universitets- og høyskoleloven § 1-3.

Hvilke personopplysninger behandler UiO?

Søker du opptak til og/eller er student ved UiO må vi samle inn og registrere blant annet navn, fødselsnummer og kontaktinformasjon. Dersom du har samtykket, kan vi også hente inn resultatene dine fra enkelte andre læresteder. Formålet med registreringene er å administrere din søknad og dine studier hos oss. Opplysningene registrerer du normalt selv via Samordna opptak, i Søknadsweb eller i Studentweb. Enkelte opptak benytter søknadsskjema på papir, og da registrerer vi opplysningene du har gitt oss i våre systemer.

Opplysningene blir lagret i Felles Studentsystem (FS) som er det systemet UiO bruker til studieadministrative data. Søknadsweb og Studentweb er en del av FS. Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved universitetet, vil dette være registrert i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem.

Ved UiO vil du som student ha en persontilpasset kalender- og beskjedløsning. Løsningen henter opplysninger om hvilke program og emner du er registrert i fra FS.

Digitale systemer for undervisning og eksamen mottar og behandler personopplysninger om studenter.

Dine opplysninger vil også bli registrert i universitetets adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til universitetets bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av studiekortet. Studenter som ønsker studiekort, blir fotografert på SiOs kundesenter. Bildet på aktive studiekort og nøkkelkort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk.

Personopplysninger til tredjepart

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. UiO vil kunne utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler, eksempelvis til Lånekassen, i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

Med jevne mellomrom mottar UiO begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova. Vi gjør oppmerksom på at bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger.

Dine rettigheter

Innsyn

Du har krav på å få vite hvilke personopplysninger som er registrert om deg ved UiO og hvordan disse opplysningene blir behandlet jf. bestemmelsen i personopplysningslovens § 18.

Retting, sletting

Som registrert ved UiO har du i visse tilfeller rett til å kreve retting og sletting av opplysninger om deg selv, jf. personopplysningslovens § 27 og § 28. Eksempelvis vil dette kunne gjelde opplysninger som er uriktige og / eller ufullstendige, eller opplysninger UiO ikke har adgang til å behandle.

Krav fra deg som registrert skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Hvem kan jeg kontakte?

Behandlingsansvarlig

Ved UiO er det i henhold til bestemmelsen i personopplysningsloven § 2 nr. 4 universitetsdirektøren som har det overordnede ansvaret for alle behandlinger av personopplysninger, hun er behandlingsansvarlig. Den daglige oppfølgingen av dette ansvaret er delegert til IT-direktøren, og det er han og hans stab som svarer på henvendelser om behandlinger av personopplysninger ved UiO.

Dersom du ønsker å få informasjon om hva slags type opplysninger som er registrert om deg, ønsker innsyn/retting/sletting i det som er registrert om deg, eller har generelle spørsmål om behandlinger av personopplysninger ved UiO, kan du ta kontakt på behandlingsansvarlig@uio.no.

Personvernombudet

UiO har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved UiO. Ordningen er tilrettelagt og administrert av Datatilsynet. Personvernombudet kan blant annet bistå enkeltpersoner som er registrert med personopplysninger hos UiO med å ivareta deres rettigheter, men det er behandlingsansvarlig som har ansvaret for at UiO følger de oppsatte reglene. Personvernombudet kan imidlertid yte bistand og besvare eventuelle spørsmål. Du kan kontakte personvernombudet på personvernombud@uio.no.

Publisert 15. juli 2014 14:48 - Sist endret 14. nov. 2017 13:39