Ledelsen ved enhetene beslutter eventuell ansvars- og oppgavefordeling for HMS-arbeidet for underliggende organisatoriske nivåer. Oppgaver kan delegeres til lokale HMS-koordinatorer og etasjekontakter for brannvern, men ansvaret påhviler til enhver tid linjeleder.
Styret og rektor
Universitetsstyret har ansvar for at UiO drives i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter innen HMS. Styret er ansvarlig for å vedta overordnede mål og planer for det systematiske HMS-arbeidet ved UiO og for å organisere dette arbeidet. Rektor er styrets leder.
Universitetsdirektøren
Universitetsdirektøren har det overordnede ansvaret for HMS-arbeidet innenfor de rammer som styret setter, og er UiOs representant for den øverste ledelsen innen HMS.
Dekan, biblioteksdirektør, museumsdirektør, fagdirektør, instituttledere, senterledere
De nevnte lederne har overordnet ansvar for det systematiske HMS-arbeidet på enheten. Lederne skal følge utviklingen. Lederne skal sørge for at ledere som rapporterer til dem, og de ansatte, har tilstrekkelig opplæring innen HMS. Lederne skal legge til rette for medvirkning fra ansatte.
Leder har ansvar for brannvern i virksomhetens arealer, kontroll av eget brukerutstyr og brukerens installasjoner. Kontrollen skal sørge for at brannsikkerheten opprettholdes og at byggverk benyttes iht. sine forutsetninger og risiko. Leder skal ved drifts og bruksforhold som kan lede til markert økning i fare for antennelse eller brannspredning, gjennomføre tiltak som sikrer at risikoen ikke øker. Leder har ansvar for å oppnevne tilstrekkelig antall etasjekontakter for brannvern som dekker virksomhetens arealer i samarbeid med brannvernleder i EA.
Fakultetsdirektør / administrative ledere
Oppgaver og ansvar innenfor det systematiske HMS-arbeidet kan delegeres til fakultetsdirektør / administrative ledere. Ansvar innen HMS skal fremgå av stillingsbeskrivelsen.
Ledere med personalansvar
HMS er et lederansvar på lik linje med økonomi-, kvalitets-, personal- og driftsansvar.
Ledere uten personalansvar (arbeidsleder, feltansvarlig o.l.)
Oppgaver og myndighet innenfor det systematiske HMS-arbeidet kan delegeres til arbeidstakere som leder andre arbeidstakere. Leder uten personalansvar fungerer da som arbeidsgiver på HMS-feltet og skal treffe avgjørelser om å ivareta HMS og prioritere ressurser ift HMS. Oppgaver og myndighet innen HMS skal fremgå av stillingsbeskrivelsen.
Fakultetsstyrer, instituttstyrer og senterstyrer
De nevnte styrene har som enhetens øverste organ, ansvar for å fastlegge mål, prioriteringer og strategier i virksomheten, innenfor rammen av gjeldene lover, forskrifter og regler, samt vedtak fattet av universitetsstyret evt. fakultetsyret. Dette gjelder også det systematiske HMS-arbeidet.
Enhet for intern revisjon (EIR)
- Skal bistå universitets ledelse med å se etter at det er etablert tilfredsstillende internkontroll ved UiO, herunder kan de gjennomføre revisjoner inne HMS.
- EIR får kopi av alle varslingssaker og vil kunne kontrollere at sakene har blitt behandlet riktig.
Eiendomsavdelingen (EA)
Eiers ansvar for bygninger, infrastruktur og faste installasjoner er delegert til Eiendomsavdelingen (EA).
- EA har ansvaret for å sette i verk, utøve og dokumentere systematisk kontroll, ettersyn og vedlikehold av bygningsdeler, byggetekniske infrastruktur og faste installasjoner for brann og elektro.
- EA har ansvaret for å gjøre seg kjent med hvilke forutsetninger og krav som gjelder for bruk av byggverkene og formidle dette til ledelsen ved brukerenhetene. Dersom det er flere brukere skal EA samordne bruken, slik at gjeldende krav og forutsetninger overholdes. EA skal dokumentere at virksomhetens plikter er oppfylt.
- EA skal ved drifts- og bruksforhold som kan lede til markert økning i fare for antennelse eller brannspredning, sette i verk tiltak som sikrer at risikoen ikke øker. Tilsvarende gjelder dersom tekniske tiltak, bygningsdeler, utstyr, anlegg mv. eller deler av slike, som er av vesentlig betydning for brannsikkerheten settes ut av funksjon i perioder.
- Ved nybygg og større rehabiliteringsprosjekter har EA fått delegert byggherreansvar.
- EA er ansvarlig for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av alle universitetets bygninger og utearealer.
- EA organiserer og administrerer renhold.
Enhet for HMS og beredskap (HMSB)
UiOs overordnede premissgivende systemansvar på HMS- og brannvernområdet er delegert til Enhet for HMS og beredskap.
- HMSB har ansvaret for felles styringssystem for HMS- og brannvern ved UiO. I tillegg bistår enheten med faglig informasjon og koordinering mellom enhetene.
- HMSB har et overordnet ansvar for at UiOs HMS-arbeid blir dokumentert i tråd med regelverket.
- HSMB bistår ledelsen, ansatte, arbeidsmiljøutvalg og verneombud i helse-, miljø- og sikkerhetsspørsmål.
- HMSB har ansvaret for utvikling og tilpasning av det organisatoriske brannvernarveidet i tråd med gjeldende regelverk.
- HMSB er sekretariat for det sentrale arbeidsmiljøutvalget (AMU)
Avdeling for personalstøtte (AP)
Det sentrale fagansvaret innenfor personal- og organisasjonsutvikling er delegert til Avdeling for personalstøtte.
- Avdeling for personalstøtte gir administrativ råd og veiledning til alle enheter ved UiO.
- Avdeling for personalstøtte gir personaladministrativ og juridisk rådgivning
- Avdeling for personalstøtte driver organisasjons-, kompetanse - og lederutvikling
Enhet for bedriftshelsetjeneste (EBHT)
Enhet for bedriftshelsetjeneste (EBHT) har en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål.
Spesielle roller innen HMS
Lokal HMS-koordinator
Strålevernkoordinator
Strålevern er et linjeansvar på lik linje med det øvrige HMS-arbeidet. Ved UiO skal det være en sentral og flere lokale strålevernkoordinatorer. Disse utfører arbeidet med strålevern på vegne av ledelsen.
- Sentral strålevernkoordinator er kontaktperson for Statens strålevern og skal påse at det er organisert strålevern både på sentralt og lokalt nivå. Strålevernkoordinator skal ha kompetanse innen strålevern.
- På enheter som bruker ioniserende eller ikke ioniserende stråling, skal ledelsen utpeke en lokal strålevernkoordinator. Strålevernkoordinator skal ha kompetanse innen strålevern.