Spørsmål og svar

Hva skal jeg gjøre?

Se fremgangsmetode for hva må du gjøre om du har mottatt e-post om saken på denne siden.

Hva har skjedd?

Det er oppdaget at brukere ved Universitetet i Oslo (UiO) har koblet sin UiO Google-konto til tredjepartsapper og -tjenester som ikke er vurdert med hensyn til personvern og IT-sikkerhet, og som ikke er godkjent for bruk i virksomheten. Dette kan ha medført et informasjonssikkerhetsbrudd. Som et tiltak for å beskytte personvernet og informasjonssikkerheten, vil tilgangen til disse tjenestene nå bli stengt.

Hvem er berørt?

Brukere som har koblet sin UiO Google-konto til tredjepartsapper og -tjenester som ikke er godkjent, vil motta en e-post med informasjon om hvilke tiltak som skal iverksettes.

Jeg var ikke klar over at jeg hadde tatt i bruk denne tjenesten!

Det er lett å koble en tredjepartsapp til UiO-kontoen uten å merke det. Dette kan skje når du tester en app, klikker på “Logg inn med Google”, eller bruker en tjeneste som ber om tilgang til UiO-data via Google.

Selv om dette ikke var bevisst, kan tjenesten ha fått tilgang til informasjon fra UiO. Derfor fjerner vi koblingen for å sikre dataene.

Det varierer hvor tydelig tjenestene ber om tillatelse, og hvilke data de får tilgang til – for eksempel filer, kontakter eller brukerprofil.

Mange tjenester kan være utdaterte og ikke lenger i aktiv bruk.

Kort sagt: du kan ha gitt tilgang uten å være klar over det, og koblingen fjernes nå for å beskytte dine og UiOs data.

Jeg kjenner ikke til tjenesten jeg har fått e-post om

Hvis du ikke kjenner igjen tjenesten, kan du prøve å finne den i UiO Google-kontoen din her: myaccount.google.com - Third-party apps & services

Vi ber deg selv vurdere om du kjenner igjen navnet på tjenesten, og om du faktisk har brukt den.

Vil jeg miste tilgang til min UiO-konto eller Google-tjenester på UiO?

Nei. Å fjerne tilgangen for en ekstern app eller tjeneste påvirker ikke UiO-kontoen din eller tilgangen til Google-tjenester.

Du beholder vanlig tilgang til Google-tjenester på UiO, som Google Drive, Dokumenter, Sheets og Presentasjoner.

Hva betyr det at jeg har gitt samtykke eller tillatelse til en tjeneste?

Når du logger inn i en tredjepartsapp med UiO-kontoen din, gir du tjenesten samtykke eller tillatelse til å få visse rettigheter og tilgang til Google-kontoen din.

Hvilke data tjenesten får tilgang til, varierer fra app til app, men kan inkludere:

• Brukerprofil

• Filer på Google Disk

Ved at du gir tillatelse, kan tjenesten lese, skrive, endre eller bruke disse dataene i henhold til det samtykket du har gitt.

Eksempel: Når du klikker på “Logg inn med Google”, kan du få opp et vindu som viser hvilke data appen ønsker tilgang til. Dette var samtykket du ga da du koblet appen til UiO-kontoen din.

Hva gjør jeg hvis «Logg inn med Google» ikke fungerer?

Hvis «Logg inn med Google» ikke fungerer, kan det bety at tilkoblingen mellom UiO-kontoen din og tjenesten allerede er fjernet eller at tjenesten allerede er avviklet.

• For godkjente tjenester: prøv å logge inn med den autentiseringsmetoden som UiO krever (f.eks. Feide, SSO).

• For private formål: opprett en bruker og logg inn med en privat Google-konto dersom du ønsker å bruke tjenesten videre.

Jeg er student, gjelder dette meg?

Både ansatte og studenter kan ha koblet tredjepartsapper til sin UiO Google-konto.

Hvorfor må jeg slette data i tjenestene dersom tilgangen fjernes?

Å fjerne tilgangen stopper ny tilgang for tjenesten og hindrer at den kan bruke UiO-kontoen din.

Men eksisterende data kan fortsatt ligge hos tredjepartsleverandøren, derfor må du også slette data direkte i appen eller tjenesten for å sikre at alt UiO-data blir fjernet.

Jeg får ikke logget inn på tjenesten for å slette data. Hvorfor?

Mange tjenester er koblet til UiO-kontoen din via Google-innlogging. Det betyr at du ikke har et eget brukernavn og passord hos tjenesten, men logger inn via Google med UiO-kontoen din.

Hvis du prøver å logge inn direkte med en lokal konto hos tjenesten, vil det ofte ikke fungere.

Slik får du tilgang for å slette data:

1. Velg “Logg inn med Google”, “Sign in with Google” eller lignende.

2. Bruk din UiO-konto for innlogging.

3. Følg instruksjonene fra denne veiledningen om hva du må gjøre

Jeg har bare brukt UiO Google-kontoen min til å logge inn i en tjeneste jeg bruker privat. Hvorfor er det et problem?

Selv om tjenesten brukes privat, kan det være en risiko når du logger inn med UiO Google-kontoen:

• Du gir tjenesten tilgang til UiO-data i Google, som for eksempel brukerinfo eller filer, selv om du ikke aktivt bruker tjenesten.

• UiO har ansvar for sikkerhet og personvern knyttet til kontoen, og det er derfor ikke tillatt å bruke UiO-kontoen til private tjenester.

• Dersom tilknytningen til UiO opphører, mister du tilgangen til kontoen og dataene.

Hvis du vil bruke tjenesten privat, bør du opprette en egen konto med privat e-postadresse.

Kan jeg få hjelp til å hente ut data fra tjenesten?

Nei. IT-avdelingen på UiO kan ikke hente ut data fra tredjepartsapper, fordi UiO ikke har databehandleravtale eller tilgang til tjenesten.

Du må derfor selv slette eller hente ut data ved å følge instruksene eller kontakte tjenesteleverandørens kontaktpunkt for personvern.

Hvordan vet UiO at jeg bruker denne tjenesten?

IT-avdelingen har oversikt over hvilke tjenester som er koblet til brukernes UiO Google-kontoer, for å forvalte og sikre Google-tjenestene på UiO.

• Vi ser hvilke apper som har fått tilgang til kontoen din.

• Tilgangen til denne informasjonen er begrenset til utvalgte personer i IT med ansvar for sikkerhet og drift.

• UiO ser ikke innholdet ditt i tjenesten, eller hva du har gjort der.

Når og i hvilken situasjon har jeg brukt tjenesten?

UiO har ikke detaljert oversikt over tidspunkt eller situasjon når tjenesten ble brukt av deg. Vi kan kun se at tjenesten har fått tilgang til kontoen din via Google, ikke hvordan eller hvorfor du logget inn.

Kan jeg få utsatt frist til å hente ut data og slette kontoen?

Nei, det kan dessverre ikke gis utvidet frist.

Hvis du ikke rekker å hente ut data og slette kontoen innen fristen må du selv sende en skriftlig forespørsel til tjenesteleverandørens kontaktpunkt for personvern for permanent sletting etter instruksjonene på denne siden (lenke).

Kan UiO bestemme hvilke tjenester jeg kan bruke?

UiO styrer ikke hvilke tjenester du bruker privat.

Men UiO er behandlingsansvarlig for data som behandles i tilknytning til arbeid og studier – inkludert personopplysninger, forskningsdata, e-post og dokumenter.

Dette betyr at UiO kan og må legge føringer for hvilke tjenester som kan brukes med UiO-kontoen, for å bla.a. sikre at:

• Personvern og informasjonssikkerhet ivaretas

• Data behandles i tråd med lovverket (GDPR, taushetsplikt, sikkerhetskrav) og avtaleforpliktelser

• Det finnes nødvendige avtaler med tjenesteleverandørene

Hvorfor fjernes tilgangene?

• Brukere har logget inn på ulike eksterne apper eller tjenester ved å bruke sin Google-konto.
• Appene har fått tilgang til enkelte opplysninger eller filer som brukeren selv har tilgang til i Google-tjenestene gjennom denne tilkoblingen.
• Tilgangene er ikke forhåndsvurdert av UiO, og det kan derfor ikke garanteres at opplysningene er behandlet i samsvar med lovkrav til sikkerhet og personvern.
• I enkelte tilfeller har UiO-konto i Google vært brukt til å logge inn i tjenester som brukere bruker til private formål. 

Kan jeg be om godkjenning av en tjeneste jeg ønsker å bruke på UiO?

UiO ønsker å tilby et omfattende tjenestetilbud som dekker brukernes behov, samtidig som personvern, informasjonssikkerhet og andre krav ivaretas.

Tjenester må vurderes før de tas i bruk, og forvaltes mens de er i bruk. Dette er ressurskrevende, og det kan være unødvendig med flere tjenester som dekker samme behov.

IT-avdelingen tar imot søknader om nye tjenester dersom behovet ikke allerede dekkes av eksisterende tilbud. Søknaden må være forankret hos en leder ved UiO.

Du kan lese mer om denne prosessen på våre kontaktsider her.

Hva gjør jeg hvis tredjepartstjenesten ikke lenger er aktiv?

Hvis du prøver å logge inn i en tredjepartsapp eller -tjeneste og innloggingen ikke fungerer, eller du får beskjed om at kontoen ikke lenger er aktiv trenger du ikke foreta deg noe, ettersom det ikke lenger er noe samtykke å trekke tilbake.

Tjenesten jeg har tatt i bruk er godkjent av UiO. Hvorfor har jeg da fått e-post?

Hvis du har fått e-post om å slette kontoen din i en tjeneste som faktisk er godkjent av UiO, kan det skyldes flere ting:

• Du kan ha valgt feil innloggingsmetode, for eksempel «Logg inn med Google» i stedet for den godkjente løsningen (som Feide eller UiO Weblogin).

• Det kan ha oppstått en feil i systemet, slik at koblingen feilaktig ble markert for sletting.

I så fall må du melde fra til IT-avdelingen via kontaktpunktet for henvendelser knyttet til denne hendelsen.