Veiledning til reglement for sidegjøremål og økonomiske interesser ved UiO

Overordnede utgangspunkter for vurderingene

Innledning

UiO har i utgangspunktet en positiv holdning til sidegjøremål. Sidegjøremål kan bidra til UiO-ansattes faglige utvikling, gi ansatte praktisk erfaring og innsikt av verdi for deres innovasjonsevne, og evne til å gjøre universitetets forskning og undervisning relevant for samfunnets behov. Visse sidegjøremål representerer også en faglig anerkjennelse, eller gir særlig mulighet til å gi og motta impulser, som styrker UiOs autoritet og evne til å hevde seg i internasjonal konkurranse. Videre vil enkelte sidegjøremål kunne bidra til å profilere og legitimere universitetets virksomhet.

Ansattes adgang til å inneha sidegjøremål og økonomiske interesser reguleres ikke utelukkende UiOs regelverk. Som statlig virksomhet, er UiOs ansatte bl.a. omfattet av statsansatteloven (lovdata.no), hovedtariffavtalene i staten (regjeringen.no) og etiske retningslinjer for statstjenesten (regjeringen.no). I tillegg finnes det diverse annet regelverk som kan legge føringer på den ansattes adgang til å påta seg slike oppgaver. UiO har eksempelvis egne etiske retningslinjer for kjøp av varer og tjenester, samt at det f.eks. finnes forskningsetiske retningslinjer for naturvitenskap og teknologi. 

Formålet med veilederen er å utfylle reglementet om sidegjøremål og økonomiske interesser der det er behov, og beskrive hvordan reglementet skal forstås og praktiseres ved UiO. 

Reglementets punkt 4: Hvem gjelder reglementet for?

Reglementets punkt 4 fastslår at reglementet som sådan gjelder for samtlige ansatte ved UiO. Dette innebærer blant annet at forbudene i reglementets delpunkt 5.1 og 5.3, samt kravene til forutgående godkjenning for visse typer sidegjøremål og økonomiske interesser i delpunkt 5.2 gjelder for samtlige ansatte.

I henhold til Digitaliserings- og forvaltningsdepartmentets retningslinjer for registrering av statsansattes verv og økonomiske interesser (regjeringen.no) kan imidlertid registreringsplikten bare pålegges ansatte i bestemte stillinger, ut fra en konkret vurdering av UiOs ansvarsområder og oppgaver, samt stillingens funksjon og rolle. Ved UiO gjelder registreringsplikten derfor bare ansattgrupper som omtalt i reglementets punkt 4. For administrativt ansatte gjelder dermed registreringsplikten bare dersom den administrativt ansatte i sin stilling innehar budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). 

Reglementets punkt 5: Rammer for sidegjøremål og økonomiske interesser

Ansatte har som utgangspunkt, i sin fritid, rett til å ha sidegjøremål og økonomiske interesser. For nærmere redegjørelse av hva som aksepteres av sidegjøremål og økonomiske interesser vises til Innstilling fra arbeidsgruppe for regulering av sidegjøremål (pdf).

Retten gjelder imidlertid ikke ubegrenset. 

Reglementets punkt 5.1 inneholder en henvisning til visse typer sidegjøremål som UiO-ansatte ikke kan ikke inneha etter regler som fremgår av Statens personalhåndbok (SPH) punkt 9.7.1 (regjeringen.no). I tillegg er det et parallellt forbud mot at ansatte kan inneha økonomiske interesser som innebærer at den ansatte kommer i en av de posisjonene beskrevet i SPH punkt 9.7.1 (regjeringen.no) og reglementets delpunkt 5.1. Det vil m.a.o. heller ikke være tillatt for en ansatt å ha økonomiske interesser som gjør vedkommende inhabil i mer enn sporadiske tilfeller, innebærer at den ansatte lett kan komme i en lojalitetskonflikt overfor UiO, skader UiOs anseelse m.m. Forbudene for sidegjøremål og økonomiske interesser er absolutte. 

Dersom den ansatte er i tvil om hvorvidt det planlagte sidegjøremålet eller den økonomiske interessen omfattes av forbudene må det sendes søknad til UiO, og kan ikke påtas med mindre søknaden godkjennes. Dersom UiO vurderer det slik at sidegjøremålet eller den økonomiske interessen omfattes av en forbudsbestemmelse, kan UiO ikke gi godkjennng til sidegjøremålet eller den økonomiske interessen. I motsatt fall skal det normalt godkjennes. Bestemmelsen gjelder for alle ansatte ved UiO. 

Reglementets delpunkt 5.2 regulerer hvilke sidegjøremål og økonomiske interesser som ikke er tillatt med mindre det foreligger godkjenning i form av en egen skriftlig avtale med UiO. Det er dermed ikke tilstrekkelig at den ansatte melder fra om slike sidegjøremål. Det er den enkelte arbeidstakers ansvar å vurdere om dennes sidegjøremål og/eller økonomiske interesse omfattes av søknads- og avtaleplikten. Dersom den ansatte er i tvil, skal UiO kontaktes. Bestemmelsen gjelder for alle ansatte ved UiO. 

Nedenfor følger kortfattet redegjørelse for de ulike alternativene i delpunkt 5.2.

Delpunkt 5.2 bokstav A krever avtale for sidegjøremål som innebærer bruk av UiOs ressurser ut over det bagatellmessige. Slike ressurser kan eksempelvis være utstyr, laboratorier, modeller, samlinger, databaser og lokaler. Dersom slike sidegjøremål skal tillates bør sidegjøremålet ha faglig relevans for UiO og ikke fortrenge UiOs egen virksomhet. Det må utarbeides avtale om vilkår for bruken, herunder betaling, som normalt bør være markedsmessig. 

Delpunkt 5.2 bokstav B krever avtale for sidegjøremål som helt eller delvis forutsettes utført i normalarbeidstiden. Dersom en ansatt skal tillates å bruke mer enn bagatellmessig del av arbeidstiden på sidegjøremål forutsetter dette at den ansattes leder finner at tap av arbeidstid ikke har vesentlig negativ påvirkning på den ansattes prestasjoner. 

For sidegjøremål som går ut over 20 prosent av normal arbeidstid bør det normalt kreves at den ansatte har balanse i undervisningsregnskapet og en tellende vitenskapelig produksjon eller tilsvarende som ikke er lavere enn fakultetsgjennomsnittet, eller at sidegjøremålet anses så verdifullt for UiO at det likevel tillates. 

Videre bør tidspunktet for utøvelsen av sidegjøremålet tillegges vekt. Det vil blant annet ha betydning om utøvelsen vil kunne medføre vanskeligheter med å gjennomføre undervisningsplaner mv. 

Delpunkt 5.2 bokstav C krever avtale for sidegjøremål som kan komme i konkurranseforhold til UiOs egen virksomhet. 

Sidegjøremål som innebærer samarbeid med, eller undervisning ved, andre forsknings- eller utdanningsinstitusjoner er i utgangspunktet ønskelig og kan tilføre UiO vesentlige positive vedier og impulser. Dersom det er sannsynlig at et slikt sidegjøremål direkte vil svekke UiOs evne til selv å lykkes med parallelle prosjekter i konkurranse om forskningsressurser, tildelinger, priser o.l. eller har annen vesentlig negativ innvirkning på andre vedtatte mål for UiOs virksomhet, kan det likevel avslås. 

Sidegjøremål bør avslås dersom de hindrer, eller i vesentlig grad vanskeliggjør, UiOs eller Inven2s (inven2.com) pågående arbeid med å realisere den kommersielle verdien av patenter, immaterielle rettigheter og andre arbeidsresultater. Slik kommersialisering kan omfatte tjenesteyting som kurs og analysevirksomhet, så vel som produkter og metoder. Der UiO beslutter å utvikle sin virksomhet eller utnyttelsen av sine rettigheter på nye områder og dette kommer i klar konflikt med eksisterende, tillatte sidegjøremål, må det foretas en vurdering av om sidegjøremålet påvirker UiOs konkurransesituasjon eller tillit på en måte som gjør at sidegjøremålet bør avvikles. Det vises også til Interne retningslinjer for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansier aktivtet ved UiO punkt 1.1 (uio.no), der det blant annet gremgår at aktiviteter som er helt eller delvis finansiert av eksterne kilder som hovedregel skal organiseres internt ved UiO. 

Delpunkt 5.2 bokstav D krever avtale for sidegjøremål av langvarig og spesielt omfattende karakter. 

Fast og langvarig tilknytning til én aktør kan skape grunnlag for tvil om den ansattes tillit og integritet, blant annet ved at den ansatte til ugunst for UiO vil kunne påvirkes til å være mindre åpen for å ta inn over seg ny kunnskap. 

UiO bør utvise tilbakeholdenhet med å tillate fast ansettelse, partnerskap, styremedlemskap eller generelle, langvarige oppdragsavtaler med aktører som i stor grad opererer innenfor den ansattes arbeidsfelt, med unntak for institusjoner som har avtale med UiO om faglig samarbeid og delte ansettelser. 

I enkelte tilfeller vil varigheten av sidegjøremålet være uavklart når godkjenning gis. Dersom det senere viser seg at sidegjøremålet blir mer langvarig enn først antatt, vil reglementets punkt 12 kunne gi grunnlag for å trekke tilbake godkjenningen. 

Delpunkt 5.2 bokstav E krever avtale for sidegjøremål som kan være egnet til å skape tvil om den ansattes vilje eller evne til å utføre sitt arbeid ved UiO på den måten stillingen og universitetets formål forutsetter. 

Typiske situasjoner hvor det kan oppstå tvil om den ansattes vilje til å utføre sitt arbeid i samsvar med UiOs interesser er sidegjøremål der oppdragsgiveren har en klar og vesentlig interesse som kan tenkes å påvirke utfallet av den ansattes pågående vitenskapelige arbeid ved UiO. 

Tilsvarende bør UiO utvise varsomhet med å tillate at samme oppdrags-, arbeidsgiver eller mellomann gjentatte ganger engasjerer den ansatte til oppdrag som i sum får en vesentlig betydning for den ansattes privatøkonomi, i tilfeller der den ansatte er i posisjon til å påvirke utfallet av rettssaker, tillatelser, tildelinger og andre enkeltsaker til oppdragsgivers fordel eller der arbeidet fremmer én konkurrents produkt- eller tjenesteutvikling fremfor andre konkurrenter. 

Det vil kunne være en glidende overgang mellom forhold som omfattes av bokstav E og forhold som rammes av forbudene mot å inneha bestemte typer sidegjøremål i SPH punkt 9.7.1 (regjeringen.no) og delpunkt 5.1 bokstav A til H. Eksempelvis kan arbeidstakere ikke inneha sidegjøremål som "innebærer at arbeidstakeren lett kan komme i lojalitetskonflinkt overfor virksomheten hvor vedkommende er ansatt." Dersom sidegjøremål ligger i dette grenselandet mellom sidegjøremål/økonomiske interesser som forutsetter UiOs godkjenning i henhold til reglementet og forbudsbestemmelsen i SPH, samt delpunkt 5.1 bør det ikke gis godkjenning til å ha sidegjøremålet/den økonomiske interessen. 

Vitenskapelige ansatte og administrativt ansatte med BDM som har sidegjøremål/økonomiske interesser som nevnt i bokstav A til E ovenfor må i tillegg registrere sidegjøremålet/den økonomiske interessen i tråd med registreringsplikten i reglementets punkt 6. 

Reglementets punkt 6: Registreringspliktige sidegjøremål og økonomiske interesser

Registreringsplikten gjelder utelukkende vitenskapelige ansatte og administrativt ansatte med BDM. 

I motsetning til i delpunkt 5.2, er det her bare tale om en ren registreringsplikt og ikke plikt til å søke UiO om forutgående godkjenning med avtale. Dersom det imidlertid gjelder sidegjøremål/økonomiske interesser som nevnt i reglementets delpunkt 5.2 bokstav A til E, må den ansatte i tillegg søke om forutgående godkjenning med avtale fra UiO. 

Utgangspunktet er at alle sidegjøremål i juridisk person med økonomisk formål og økonomiske interesser skal registreres, med mindre de utvilsomt ikke medfører risiko for interessekonflikt eller kan avdekke særlige kategorier (sensitive) personopplysninger (lovdata.no). Registreringsplikten gjelder også den ansattes enkeltpersonforetak og andeler i selskaper, herunder indirekte eierskap gjennom enkeltpersonforetak eller selskaper. 

I delpunkt 6.1 bokstav A til M fremgår en ikke utømmende liste over eksempler med sidegjøremål og økonomiske interesser som er unntatt fra registreringsplikten. I praksis vil det være en lang rekke sidegjøremål og interesser som ikke er registreringspliktige. 

Behandling av særlige kategorier av personopplysninger er forbudt, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1 (lovdata.no). Sidegjøremål eller økonomiske interesser som kan avdekke opplysninger om en persons rasemessige eller etniske opprinnelse, helse, politiske oppfatninger, religioner, filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, seksuelle forhold eller seksuelle orientering er unntatt fra registreringsplikten. Eksempelvis omfattes ikke verv i en religiøs organisasjon av registreringsplikten, uansett om denne har et økonomisk formål. 

Sidegjøremål/økonomiske interesser som i utgangspunktet er unntatt fra registreringsplikt kan, i enkelte tilfeller, likevel kreve UiOs forutgående godkjenning og avtale etter reglementets delpunkt 5.2. Ekempelvis er ekstern sensorvirksomhet (bokstav B) unntatt fra registreringsplikten, men dersom omfanget blir svært stort kan det likevel kreve forutgående godkjenning fra UiO etter reglementets delpunkt 5.2 bokstav D. Dette vil imidlertid kun helt unntaksvis være tilfelle - som klar hovedregel vil sidegjøremål som er unntatt fra registreringsplikt heller ikke kreve forutgående godkjenning og avtale etter reglementets delpunkt 5.2. 

Reglementets punkt 7: Tidspunktet for godkjenning og registrering av sidegjøremål og økonomiske interesser. 

Delpunkt 7.1 regulerer for det første tidspunktet for når nyansatte skal sende søknad om godkjenning av sidegjøremål/økonomiske interesser etter reglementets delpunkt 5.1 til 5.3. Søknad skal sendes senest innen én måned etter tiltredelse. For nyansatte vil det imidlertid være naturlig at UiO tar opp dette spørsmålet allerede i intervjuet til stillingen. 

For det andre regulerer delpunktet når øvrige/nåværende ansatte skal sende søknad for samme. Søknad skal sendes så snart som mulig, og den ansatte skal ikke påta seg sidegjøremålet eller erverve den økonomiske interessen før UiO eventuelt har godkjent og det er inngått avtale. 

Delpunkt 7.2 regulerer for det første tidspunktet for når nyansatte vitenskapelige ansatte og administrativt ansatte med BDM skal registrere registreringspliktige sidegjøremål og økonomiske interesser. Normalt vil det være naturlig at UiO tar opp dette spørsmålet allerede i intervjuet til stillingen. Registrering skal likevel skje senest innen én måned etter tiltredelse. 

For det andre regulerer delpunktet når nåværende vitenskapelige ansatte og administrativt ansatte med BDM skal registrere registreringspliktige sidegjøremål og økonomiske interesser Den ansatte skal registrere disse så snart som mulig. 

Reglementets punkt 9: Innholdet i søknaden og registreringen

Reglementets punkt 9 regulerer hvilke opplysninger som skal fremgå av en melding om registrering av sidegjøremål/økonomisk interesse, samt søknad om forutgående godkjenning fra UiO. 

Opplysningene fra meldingen/registreringen etter reglementets punkt 6 vil normalt offentliggjøres i sidegjøremålsregistreret, med mindre noen av opplysningene er unntatt fra innsyn i samsvar med reglementets punkt 13.     

Reglementets punkt 11: Endringer i sidegjøremål og økonomiske interesser og fornyede vurderinger om godkjenning

Reglementets punkt 11 omfatter både endringer i registreringspliktige sidegjøremål/økonomiske interesser og endringer i arbeidsforholdet som tilsier et behov for revurdering av sidegjøremål/økonomiske interesser. 

Bestemmelsen ilegger videre den ansatte en plikt til å søke om fornyet godkjenning av sidegjøremål/økonomiske interesser som forutsetter godkejnning etter reglementets delpunkt 5.2, dersom det skjer endringer i disse. I tillegg illegges den ansatte en plikt til å melde om vesentlige endringer i registreringspliktige sidegjøremål/økonomiske interesser etter reglementets punkt 6. 

I henhold til bestemmelsen skal den ansatte også foreta en gjennomgang og eventuell oppdatering av registrerte sidegjøremål og økonomiske interesser, herunder melde fra dersom de er avsluttet, foreta eventuelle korriger, eller når UiO ber om det, bekrefte at det som er registrert er korrekt og dekkende. Dette er for å blant annet ivareta det personvernrettslige prinsippet om riktighet, jf. personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav d (lovdata.no). 

Reglementets punkt 12: Tilbakekalling av tidligere godkjenninger

Reglementets punkt 12 regulerer UiOs adgang til å trekke tilbake tidligere gitte godkjenninger i henhold til reglementets punkt 5 i sin helhet. Slik tilbakekalling kan skje selv om det vil medføre ulemper eller kostnader for den ansatte, som kan ha investert i tillit til en gitt godkjenning. 

Reglementets punkt 13: Offentliggjøring av registreringsplikttige sidegjøremål og økonomiske interesser

I henhold til reglementets punkt 13 er hovedregelen er at sidegjøremål og økonomiske interesser publiseres offentlig i sidegjøremålsergisteret med de opplysningene som fremgår av reglementets punkt 9. 

Den ansatte kan be om at opplysninger unntas fra offentlighet. UiO må da vurdere om offentleglova og/eller sterke personvernhensyn gir grunnlag for å unnta de aktuelle opplysningene. Hvis det ikke foreligger grunnlag for å unnta, publiseres opplysningene. 

Reglementets punkt 14: Personvern

Reglementets punkt 14 ivaretar informasjonsplikten etter personvernforordningen. 

I henhold til tredje kulepunkt i reglementets delpunkt 14.2, skal UiO av eget tiltak slette sidegjøremål/økonomiske interesser fra register og offentliggjøring når det ikke lenger er risiko for interessekonflikter, med mindre det foreligger forhold som tilsier at sletting først kan skje på et noe senere tidspunkt.

Det vil eksempelvis ikke lenger være risiko for interessekonflikt når sidegjøremålet/den økonomiske interessen er opphørt, eller den ansatte ikke lenger har oppgaver eller ansvar som gjør at det foreligger reell risiko for interessekonflikter. Sletting skal for øvrig også skje når den ansatte sitt arbeidsforhold ved UiO opphører. 

Opplysningene må i noen tilfeller likevel kunne lares noe tid etter at for eksempel arbeidsforholdet til den ansatte er opphørt eller den ansatte har fått nye oppgaver dersom risikoen fremdeles er til stede. 

Opplysningene vil også kunne lagres til arkivformål selv om de slettes fra sidegjøremålsregisteret, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e (lovdata.no) og personopplysningsloven § 8 (lovdata.no). 

Reglementets punkt 15: Klageadgang

Dersom UiO nekter den ansatte å ha et sidegjøremål/en økonomisk interesse, eller eventuelt krever avvikling av dette, kan beslutningen påklages til sidegjøremålsnemnda. 

Beslutning om å publisere opplysninger om sidegjøremål/økonomiske interesser kan ikke påklages av den ansatte til sidegjøremålsnemnda. Klager om behandlingen av personopplysninger kan rettes til UiO og/eller Datatilsynet. 

Reglementets punkt 16: Brudd på reglementet

En ansatt som bryter for eksempel et forbud, registreringsplikten eller søknadsplikten vil ha brutt én av sine tjenesteplikter. Et slikt brudd på tjenesteplikten kan medføre reaksjoner fra UiO i samsvar med statsansattelovens bestemmelser.