English version of this page

Retningslinjer for tjenestereiser ved UiO

Fastsatt av universitetsdirektøren 21. september 2012

Sak 2012/11532


Prinsipper

  • Miljø- og bærekraftsmessige hensyn skal søkes ivaretatt ved planlegging og gjennomføring av reisen.
  • Før en reise foretas, skal det vurderes nøye om reisen er nødvendig og om den kan erstattes med telefonmøter, videokonferanse e.l .
  • Alle reisetjenester skal skje på en kostnadseffektiv og behovsdekkende måte slik at tid og ressurser i organisasjonen frigjøres for virksomhetenes primæroppgaver.
  • Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder, jfr. Særavtale for reiser innenlands for statens regning § 1 pkt 2 / Særavtale for reiser utenlands for statens regning § 1 pkt 2 (lovdata.no).
  • Reise med egen bil skal være godkjent i forkant av reisen.
  • Spesielle reiser, f.eks. med ledsager, skal alltid avklares i forkant og oppgis i reiseregning med godkjennerens navn og tidspunkt for godkjennelsen.
  • Private reiser skal ikke bestilles via UiOs avtaler.

Reisebyrå

  • UiO har en reisebyråavtale av følgende grunner:
    • Reisebyrået skal søke rimeligste og best egnede reisemåte.
    • Reisebyrået holder kontinuerlig oversikt over alle UiO sine reiserelaterte avtaler.
    • Reisebyrået utarbeider rapporter som viser organisasjonens reisevirksomhet.
  • Bestillinger skal skje gjennom det reisebyrået UiO har inngått avtale med, enten via telefon, e-post eller reisebestillingsportal.
  • Ved bestilling av enkeltreiser påløper et servicegebyr til reisebyrået. Servicegebyret belastes hver enkelt faktura/kredittkortbelastning.
  • For å oppnå lavest mulig pris skal den reisende bestille sine reiser så tidlig som mulig. Vær oppmerksom på at det ofte kun er fullprisbilletter tilgjengelig på avreise mellom kl 07.00-08.00 og 16.00-17.00.
  • Det er inngått reiseavtaler for å sikre lavest mulig totalkostnad. Reisekostnader som skal dekkes via reiseregning skal være kjøpt hos de leverandører det er gjort avtale med i den grad det er mulig. Alle reiseavtaler gjøres tilgjengelig gjennom reisebyrået.

Tog

  • Alle ansatte oppfordres til å benytte tog som et miljøvennlig, effektivt og trafikksikkert alternativ der denne transportmåten er hensiktsmessig og tidsnyttig.

Flyreiser

  • Flyreiser skal bestilles gjennom reisebyrået UiO har avtale med.
  • Reisen skal gjennomføres på rimeligst mulig måte, dog slik at reisetiden ikke blir urimelig lang, jfr. Særavtale for reiser innenlands for statens regning § 3 (lovdata.no) / Særavtale for reiser utenenlands for statens regning § 3 (lovdata.no).
  • På langdistansereiser bør reisebyrået kontaktes da det ofte er kun få avreisetider til disse destinasjoner. Velger man noe lengre tid enn den ideelle reisetid, kan det være mye penger å spare.
  • Økonomibilletter er standard.
  • Ved noen tilfeller kan det av tjenestemessige årsaker være behov for å endre returreisen. Da kan fleksible billetter benyttes. Begrunnelse og forhåndsgodkjenning for ikke å velge billigste alternativ vedlegges reiseregning.
  • I noen tilfeller kan det av ulike årsaker bli nødvendig å endre rabatterte billetter. Hvis endring ikke er mulig, kjøpes ny flybillett rimeligst mulig. Kvitteringer for begge flybilletter vedlegges og godtgjøres etter reiseregning, samt at forklaring påføres.
  • Innenlandsflyreiser og enkle tur-retur-reiser innen Europa skal bestilles fra reiseportalen. Det skal velges alternativ innenfor policy. Ved kompliserte reiser kontaktes UiOs reisebyrå per telefon eller e-post og en reisekonsulent vil veilede til beste/billigste alternativ.

Hotell

  • Avtalehotellene skal benyttes så langt dette er mulig. Slike hotellopphold bestilles gjennom reiseportalen samtidig med flyreisen for å unngå bestillingsgebyr på hotellbestillingen.
  • Finnes ikke gode alternativer på reiseportalen, kontakt reisebyrået som har egne gunstige hotellavtaler.
  • Hotellsatsene skal ikke overstige øvre beløpsgrense for overnatting.
  • Hotellet gjøres opp av den enkelte med kredittkort.

Leiebil

  • Bruk UiOs til en hver tid gjeldende avtale for leiebil.
  • Type bil tilpasses den enkeltes behov. Hovedprinsippet for valg av biltype er: nøkternt, men med akseptabel sikkerhet og komfort.
  • Husk å krysse av for forsikring.
  • Leiebilen betales fortrinnsvis med kredittkort.

Kredittkort / betalingsmåte

Reiseregning

Reiseforsikring

Bonuskort

Publisert 20. sep. 2012 18:13 - Sist endret 4. nov. 2016 10:42