Retningslinjer for tjenestereiser ved UiO

Prinsipper

• Miljø- og bærekraftsmessige hensyn skal søkes ivaretatt ved planlegging og gjennomføring av reisen.
• Før en reise foretas, skal det vurderes nøye om reisen er nødvendig og om den kan erstattes med telefonmøter, videokonferanse e.l., se UiOs grønne reisetips.
• Alle reisetjenester skal skje på en kostnadseffektiv og behovsdekkende måte slik at tid og ressurser i organisasjonen frigjøres for virksomhetenes primæroppgaver.
• Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder, jfr. Særavtale for reiser innenlands for statens regning § 1 pkt 2 / Særavtale for reiser utenlands for statens regning § 1 pkt 2 (lovdata.no).
• Reise med egen bil skal være godkjent i forkant av reisen.
• Spesielle reiser, f.eks. med ledsager, skal alltid avklares i forkant og oppgis i reiseregning med godkjennerens navn og tidspunkt for godkjennelsen.
• Private reiser skal ikke bestilles via UiOs avtaler.

Reisebyrå

• UiO har en reisebyråavtale av følgende grunner:
  • Reisebyrået skal søke rimeligste og best egnede reisemåte.
  • Reisebyrået holder kontinuerlig oversikt over alle UiO sine reiserelaterte avtaler.
  • Reisebyrået utarbeider rapporter som viser organisasjonens reisevirksomhet.
• Bestillinger skal skje gjennom det reisebyrået UiO har inngått avtale med, enten via telefon, e-post eller reisebestillingsportal.
• Ved bestilling av enkeltreiser påløper et servicegebyr til reisebyrået. Servicegebyret belastes hver enkelt faktura/kredittkortbelastning.
• For å oppnå lavest mulig pris skal den reisende bestille sine reiser så tidlig som mulig. Vær oppmerksom på at det ofte kun er fullprisbilletter tilgjengelig på avreise mellom kl 07.00-08.00 og 16.00-17.00.
• Det er inngått reiseavtaler for å sikre lavest mulig totalkostnad. Reisekostnader som skal dekkes via reiseregning skal være kjøpt hos de leverandører det er gjort avtale med i den grad det er mulig. Alle reiseavtaler gjøres tilgjengelig gjennom reisebyrået.

Tog

• Alle ansatte oppfordres til å benytte tog som et miljøvennlig, effektivt og trafikksikkert alternativ der denne transportmåten er hensiktsmessig og tidsnyttig.

Flyreiser

• Flyreiser skal bestilles gjennom reisebyrået UiO har avtale med.
• Reisen skal gjennomføres på rimeligst mulig måte, dog slik at reisetiden ikke blir urimelig lang, jfr. Særavtale for reiser innenlands for statens regning § 3 (lovdata.no) / Særavtale for reiser utenenlands for statens regning § 3 (lovdata.no).
• På langdistansereiser bør reisebyrået kontaktes da det ofte er kun få avreisetider til disse destinasjoner. Velger man noe lengre tid enn den ideelle reisetid, kan det være mye penger å spare.
• Økonomibilletter er standard.
• Ved noen tilfeller kan det av tjenestemessige årsaker være behov for å endre returreisen. Da kan fleksible billetter benyttes. Begrunnelse og forhåndsgodkjenning for ikke å velge billigste alternativ vedlegges reiseregning.
• I noen tilfeller kan det av ulike årsaker bli nødvendig å endre rabatterte billetter. Hvis endring ikke er mulig, kjøpes ny flybillett rimeligst mulig. Kvitteringer for begge flybilletter vedlegges og godtgjøres etter reiseregning, samt at forklaring påføres.
• Innenlandsflyreiser og enkle tur-retur-reiser innen Europa skal bestilles fra reiseportalen. Det skal velges alternativ innenfor policy. Ved kompliserte reiser kontaktes UiOs reisebyrå per telefon eller e-post og en reisekonsulent vil veilede til beste/billigste alternativ.

Hotell

• Avtalehotellene skal benyttes så langt dette er mulig. Slike hotellopphold bestilles gjennom reiseportalen samtidig med flyreisen for å unngå bestillingsgebyr på hotellbestillingen.
• Finnes ikke gode alternativer på reiseportalen, kontakt reisebyrået som har egne gunstige hotellavtaler.
• Hotell dekkes etter regning innenfor en forsvarlig kostnadsramme.
• Hotellet gjøres opp av den enkelte med kredittkort.

Leiebil

• Bruk UiOs til en hver tid gjeldende avtale for leiebil.
• Type bil tilpasses den enkeltes behov. Hovedprinsippet for valg av biltype er: nøkternt, men med akseptabel sikkerhet og komfort.
• Husk å krysse av for forsikring.
• Leiebilen betales fortrinnsvis med kredittkort.

Kredittkort / betalingsmåte

• Det anbefales at alle reiseutlegg belastes kredittkort. Utlegg gjøres opp gjennom reiseregning.
• Ved bruk av kredittkort bør det benyttes kredittkort i henhold til UiOs gjeldende rammeavtale.

Reiseregning

• Reiseoppgjøret foretas på grunnlag av reiseregning med underbilag. Den ansatte skal snarest, og senest innen 1 måned etter avsluttet reise, fremlegge oppgjøret for godkjenning.
• Reiseregning skal fylles ut i henhold til gjeldene lover og retningslinjer. Utgifter som ikke er dokumentert på godkjent måte, vil ikke bli refundert.

Reiseforsikring

• UiOs kredittkortleverandør har reiseforsikring inkludert i sitt kort. Reiser der minimum 50 % er betalt med dette kortet, er dekket av denne forsikringen.
• Staten er selvassurandør og har satser for dekning av tap, skader og ulykker under tjenestereise. Hvis det kommer til slike utbetalinger, vil dette bli direkte belastet enheten hvor den reisende er ansatt. For nærmere bestemmelser se Særavtale for reiser innenlands for statens regning § 3 (lovdata.no) / Særavtale for reiser utenenlands for statens regning § 3 (lovdata.no).

Bonuskort

• Arbeidstaker kan ikke privat benytte Eurobonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter, jfr. Departementets kommentar til Særavtale for reiser utenlands for statens regning § 3 (lovdata.no).