Universitetet i Oslo (UiO) skal gi studenter og doktorgradskandidater veiledning av høy kvalitet. Retningslinjene gjelder for alle utdanningsnivåer, fra bachelor til ph.d., og bruker «kandidat» som fellesbetegnelse for alle som mottar veiledning.
Den ansvarlige enheten (fakultet, institutt, senter eller museum) skal kvalitetssikre veiledningen gjennom opplæring og bevisstgjøring av veilederne.
Den enkelte veileder skal gjennomføre veiledningen i tråd med rammene den ansvarlige enheten setter. Veilederne har et særlig ansvar for å gjøre kandidatene kjent med regelverket og retningslinjene som gjelder for kandidatens arbeid.
Arbeids- og læringsmiljøet ved UiO skal være trygt og inkluderende. Trakassering, rasisme og diskriminering skal ikke forekomme. Universitetets retningslinjer mot trakassering gjelder for alle veiledere, studenter og ph.d.-kandidater i alle faglige og sosiale situasjoner.
I. Relasjonen mellom veilederen og kandidaten
En god veiledningsrelasjon innebærer at veilederen og kandidaten har gjensidig respekt for hverandres faglige og personlige integritet. Dette innebærer blant annet:
- Veilederen må være bevisst de asymmetriske maktforholdene som eksisterer i veiledningsrelasjonen. Faglig kunnskap og autoritet skal ikke utnyttes for å vinne faglige eller personlige fordeler.
- Veilederen og kandidaten må være forberedt, møte til avtalt tid og unngå forstyrrelser i veiledningen.
- Veilederen og kandidaten må ikke komme med bemerkninger eller opptre på måter som bryter med UiOs retningslinjer mot trakassering.
- Veilederen og kandidaten har begge et ansvar for å bidra til en saklig dialog.
- Veilederen og kandidaten må utvise forsiktighet i omtale av kolleger og medstudenter.
- Fortrolige opplysninger som har kommet fram under veiledningen må ikke videreformidles til utenforstående.
- Veilederen må ikke bruke veiledningstiden til å ta opp sine egne faglige eller personlige utfordringer med mindre det har betydning for kandidatens arbeid/opplæring.
- Dersom veilederen ser at kandidaten trenger hjelp på grunn av personlige utfordringer, skal veilederen oppfordre kandidaten til å oppsøke aktuelle hjelpeinstanser. Dette kan være for eksempel kandidatens fastlege, SiO Helse og rådgivning, UiOs bedriftshelsetjeneste eller tilsvarende.
II. Habilitet
Veilederen må sørge for å holde en profesjonell avstand til kandidaten og har et særskilt ansvar for ikke å innlede relasjoner som setter kandidaten i en sårbar situasjon.
Habilitetsreglene i forvaltningsloven gjelder også for veiledningsforhold. Veilederen og kandidaten kan for eksempel ikke være i nær familie, ha en seksuell relasjon eller ha en så nær personlig tilknytning til hverandre at veilederen kan være inhabil.
Dersom en kandidat har flere veiledere, gjelder habilitetsreglene i forvaltningsloven normalt også mellom veilederne. Fakultetet kan gjøre unntak etter en særskilt vurdering.
Veilederen skal ikke motta gaver eller honorar for veiledning utover det som er avtalt med ansvarlig enhet.
Veilederen og kandidaten skal være åpne om andre forhold som kan påvirke veiledningen og bidra til håndteringen av disse.
III. Veilederens og kandidatens forpliktelser
Veiledningssituasjonen innebærer at veilederen og kandidaten har ulike forpliktelser overfor hverandre, og begge må bidra til at veiledningsrelasjonen fungerer godt. Dette innebærer blant annet at:
Veilederen
- skal holde seg oppdatert om rammer og retningslinjer for veiledningen.
- skal være en god forskningsetisk rollemodell og formidle krav til faglig redelighet.
- skal bidra til å integrere kandidaten i arbeids- eller læringsmiljøet på en god måte.
- skal sette seg inn i kandidatens prosjekt, herunder bidra til å identifisere forskningsetiske problemstillinger.
- skal se til at nødvendige godkjenninger er på plass før oppstart av, og om nødvendig underveis i prosjektet.
- skal se til at oppbevaring, bruk og publisering av data og personopplysninger samt avslutning av prosjektet gjøres i tråd med regelverket.
- skal gjøre kandidatene kjent med relevant regelverk og retningslinjer for kandidatens arbeid, tilpasset kandidatens nivå.
Kandidaten
- skal motta og aktivt delta i faglig veiledning.
- skal følge de gjeldende forskningsetiske prinsippene.
- skal oppbevare data og personopplysninger i tråd med regelverket.
- skal bidra konstruktivt til en god veiledningsrelasjon.
Hovedveileder og medveileder
- Veilederne skal opptre respektfullt overfor hverandre
- Hovedveilederen har det primære ansvaret for den faglige oppfølgingen av kandidaten. Medveilederen skal gi faglig veiledning og deler det faglige ansvaret for kandidaten med hovedveilederen.
- Det skal avtales hvem av veilederne som har ansvar for kontakt med ansvarlig enhet.
IV. Uenighet og konfliktforebygging
Både veilederen og kandidaten skal tilstrebe å opptre slik at uenigheter ikke eskalerer og at det oppstår konflikter mellom dem.
Dersom kandidaten eller veilederen opplever at relasjonen fungerer dårlig, kan de hver for seg eller sammen involvere en tredjepart for å finne en løsning:
- Studenter kan henvende seg til enheten som er ansvarlig for emnet/oppgaven.
- Ph.d.-kandidater som er ansatt ved UiO kan henvende seg til nærmeste leder. Dersom det er vanskelig å gå til nærmeste leder, kan de i stedet involvere verneombud eller tillitsvalgt.
- Ph.d.-kandidater som ikke er ansatt ved UiO kan henvende seg til den ansvarlige enheten.
- Studenter og ph.d.-kandidater kan også henvende seg til Studentombudet eller Vitenskapsombudet.
- Veiledere kan henvende seg til nærmeste leder eller til den som er ansvarlig for programmet.
Dersom kandidaten eller veilederen finner det vanskelig å fortsette veiledningsrelasjonen, er det mulig å bytte veileder. Kandidaten og veilederen kan hver for seg eller sammen søke om bytte av veileder. Endring av veilederforholdet kan også initieres av den ansvarlige enheten.
Alle som opplever kritikkverdige forhold eller adferd ved UiO, kan si fra om dette. Studenter og ph.d.-kandidater som ikke er ansatt ved UiO kan bruke Si fra-systemet. Veiledere og ph.d.-kandidater som er ansatt ved UiO kan bruke varslingskanalen for ansatte.