1. Innledning
Formålet med reglementet er å verne om universitetets omdømme og tilliten til de ansattes integritet, ved at det legges opp til åpenhet om mulige interessekonflikter og håndtering av slike.
Reglementet er hjemlet i universitets- og høgskolelovens § 1-5 Faglig frihet og ansvar (lovdata.no), statsansattelovens bestemmelser (lovdata.no), hovedtariffavtalens sentrale bestemmelser punkt 1.1.4 Ekstraerverv (regjeringen.no), Statens personalhåndbok punkt 10.13 Ekstraerverv mv. (lovdata.no) og Etiske retningslinjer for statstjenesten (regjeringen.no).
2. Definisjoner
Med «sidegjøremål» menes arbeid som utføres og verv som innehas i tillegg til den ordinære universitetsstillingen, uansett om det er lønnet eller ikke. Som sidegjøremål anses også arbeid som utføres gjennom et foretak eller selskap som helt eller delvis eies av den ansatte.
Med «eierinteresser» menes at den ansatte direkte eller indirekte eier virksomheter, andeler i virksomheter, verdipapirer eller andre formuesgoder som er egnet til å generere inntekter for den ansatte.
3. Hva regulerer reglementet?
For det første forbyr reglementets pkt. 6 og pkt. 7 ansatte å ha visse typer sidegjøremål og eierinteresser uten en forutgående skriftlig avtale med UiO. Dersom ansatte er i tvil om sidegjøremål/eierinteresser er i strid med forbudet, skal UiO forespørres før den ansatte påtar seg sidegjøremålet eller etablerer eierskap.
For det andre pålegger reglementet visse ansattegrupper å melde sidegjøremål og eierinteresser til UiOs sidegjøremålsregister. Hvilke ansatte dette gjelder fremgår av pkt. 4. Det nærmere omfanget av meldeplikten fremgår av pkt. 5.
4. Hvem omfattes av reglementet?
I utgangspunktet gjelder reglementet for alle ansatte ved UiO. Reglene om meldeplikt etter pkt. 5 gjelder imidlertid kun for følgende ansattekategorier:
- alle vitenskapelig ansatte, herunder vitenskapelige ledere
- øvrige ansatte som har budsjettdisponeringsmyndighet
5. Meldepliktens omfang
5.1 Ansatte som nevnt i pkt. 4 skal, med de unntak som følger av pkt. 5.2 og 5.3, melde henholdsvis sine sidegjøremål og eierinteresser til UiO.
Også sidegjøremål og eierinteresser som faller utenfor meldeplikten kan meldes til UiO, dersom den ansatte ønsker dette.
5.2 Meldeplikten etter punkt 5.1 gjelder ikke for sidegjøremål som utvilsomt ikke kommer i strid med den ansattes plikter overfor UiO, blant annet:
- Medlemskap i eksterne bedømmelseskomiteer
- Ekstern sensorvirksomhet
- Referee for fagtidsskrift
- Enkeltstående mindre ressurskrevende undervisningsoppdrag ved annen institusjon
- Enkeltstående oppdrag i forbindelse med etter- og videreutdanningskurs i regi av andre
- Enkeltstående faglige foredrag som ledd i universitetets formidlingsplikt til samfunnet
- Opplysningsvirksomhet som fagekspert gjennom deltakelse i media eller lignende, unntatt hvor dette utgjør fast virksomhet over lengre tid
- Annen lignende virksomhet av begrenset omfang og varighet som kan anses som et ledd i oppfyllelsen av universitetets samfunnsansvar
- Faglige verv som følger hovedstilling
- Ubetalte verv av mindre omfang og sporadisk vederlagsfri innsats for allmennyttige institusjoner
- Verv som kan medføre at det avdekkes opplysninger om den ansattes etniske opprinnelse, politiske oppfatninger, religion, overbevisning eller fagforeningsmedlemskap. Tilsvarende gjelder verv som kan avdekke opplysninger om den ansattes helse, seksuelle forhold eller seksuelle orientering, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 1)
- Verv i borettslag, idrettslag, o.l.
Unntaket for meldeplikt for enkeltstående oppdrag gjelder ikke gjentatte oppdrag for samme oppdragsgiver/arbeidsgiver/mellommann. Se veiledning.
5.3 Meldeplikten for eierinteresser etter pkt. 5.1 gjelder ikke for eierinteresser som utvilsomt ikke har betydning for UiOs virksomhet. Se veiledning.
6. Sidegjøremål som er forbudt, eller krever UiOs godkjenning
6.1 Sidegjøremål (jf. definisjon i pkt.2) som nevnt nedenfor er ikke tillatt uten i henhold til egen skriftlig avtale med UiO:
- Sidegjøremål som innebærer bruk av UiOs ressurser, ut over det bagatellmessige. En slik avtale skal regulere vilkårene for bruken av ressursene, herunder betaling (se veiledning)
- Sidegjøremål som helt eller delvis forutsettes utført i normalarbeidstiden, ut over det bagatellmessige (se veiledning)
- Sidegjøremål som kan komme i konkurranseforhold til UiOs virksomhet (se veiledning)
- Sidegjøremål av langvarig eller spesielt omfattende karakter (se veiledning)
- Sidegjøremål som kan være egnet til å skape tvil om den ansattes vilje eller evne til å utføre sitt arbeid ved UiO på den måten stillingens og universitetets formål forutsetter (se veiledning).
6.2 Statens personalhåndbok pkt. 10.13.1 (lovdata.no) forbyr statsansatte å ha følgende sidegjøremål:
- sidegjøremål som er direkte forbudt for ham/henne i lov eller forskrift,
- det direkte er satt forbud mot ved reglement, tariffavtale eller annen avtale,
- emmer eller sinker det ordinære arbeid, med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse, jf. Hovedtariffavtalene pkt. 1.1.4 (regjeringen.no), SPH pkt. 7.1.1.1.4 (lovdata.no), SPH pkt. 7.2.1.1.4 (lovdata.no).
- innebærer at tjenestemannen driver med eller medvirker til illojal konkurranse med den statlige virksomheten hvor han/hun er ansatt,
- gjør at tjenestemannen kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfelle,
- innebærer at tjenestemannen lett kan komme i lojalitetskonflikt i forhold til virksomheten hvor han/hun er ansatt,
- innebærer at han/hun benytter virksomhetsinformasjon på en illojal måte,
- skader tjenestestillingens eller den offentlige arbeidsgivers anseelse.
Hvis den ansatte er i tvil om et sidegjøremål krever forutgående samtykke fra UiO, eller omfattes av forbudene i SPH, skal den ansatte forelegge spørsmålet for godkjenning i samsvar med pkt. 10. Den ansatte kan ikke påta seg slike sidegjøremål før godkjenning eventuelt er gitt.
7. Eierinteresser som er forbudt, eller krever UiOs godkjenning
Ansatte ved UiO kan ikke ha eierinteresser som innebærer at den ansatte kommer i en posisjon som beskrevet i SPH pkt. 10.13.1 (lovdata.no), jf. ovenfor under pkt. 6.
Videre forbyr de etiske retningslinjene for statsansatte at statsansatte eier eller handler med finansielle instrumenter der dette er uforenelig med den statlige arbeidsgivers legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til forvaltningen.
Hvis den ansatte er i tvil om et konkret eierskap rammes av disse forbudene, skal den ansatte forelegge spørsmålet for godkjenning i samsvar med pkt. 10. Eierskap kan ikke etableres før slik godkjenning eventuelt er gitt.
8. Når sidegjøremål og eierskap skal meldes
Ved nyansettelser skal ansatte som nevnt i pkt. 4, som har meldepliktige sidegjøremål eller eierskap, melde disse så snart som mulig og senest én måned etter tiltredelse. Det samme gjelder ansatte med sidegjøremål og eierinteresser som krever forutgående avtale etter pkt. 6 og pkt. 7.
Ansatte som nevnt i pkt. 4 plikter å melde eventuelle nye sidegjøremål og eierskap så snart som mulig. Det samme gjelder for ansatte som får nye sidegjøremål/eierskap som krever godkjenning etter pkt. 6 eller pkt. 7. Den ansatte skal ikke starte opp med sidegjøremålet eller erverve eierskap før det er godkjent, med mindre annet er avtalt med den ansattes leder.
9. Hvor sidegjøremål og eierskap skal meldes
Sidegjøremål og eierskap skal meldes gjennom den elektroniske registreringsløsningen i selvbetjeningsportalen.
10. Innholdet i meldingen
Melding om sidegjøremål og søknad om godkjenning i.h.t. pkt. 6 skal inneholde følgende opplysninger:
- Registreringsdato
- Den ansattes navn, tittel og instituttilknytning/ansettelsessted.
- Navn og organisasjonsnummer på den organisasjon/ virksomhet sidegjøremålet er knyttet til
- Organisasjonstype: statlig/kommunal arbeidsgiver (ikke utdanningsinstitusjon), offentlig/privat utdanningsinstitusjon, stiftelse, annet
- Start- og sluttdato for sidegjøremålet
- Omfanget av sidegjøremålet i prosent av en full stilling
- Sidegjøremålets art, eksempelvis undervisning, styreverv, konsulentoppdrag, dommerverv mv.
Dersom sidegjøremålet forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte også gi slike øvrige opplysninger som den ansatte forstår er av betydning for UiOs vurdering.
Melding om eierforhold og søknad om godkjenning i.h.t. pkt. 7 skal omfatte følgende opplysninger:
- Registreringsdato
- Navn og organisasjonsnummer på det enkeltmannsforetak/det selskap den ansatte har eierandeler i
- Eierskapsform: enkeltpersonforetak, andeler i selskap/annet
- Størrelsen på eierandelen hvis det ikke dreier seg om et enkeltpersonforetak
- Når eierandelen ble etablert
- Hvilken virksomhet enkeltpersonforetaket/selskapet driver
Dersom eierskapet forutsetter UiOs godkjenning, skal den ansatte også gi slike øvrige opplysninger som kan ha betydning for UiOs vurdering.
UiO kan pålegge en ansatt å gi ytterligere opplysninger om sidegjøremål og eierskap.
De opplysningene som fremgår av meldingen vil bli publisert i sidegjøremålsregisteret, jf. reglementets pkt. 15. Allmennheten vil dermed få innsyn i opplysningene. Dersom den ansatte mener det er grunnlag for å unnta opplysningene, eller enkelte av dem, fra slik publisering, skal dette angis i meldingen. Standpunktet bør begrunnes.
11. UiOs behandling av meldinger og søknader om godkjenning
- I de tilfeller sidegjøremålet eller eierskapet krever UiOs godkjenning, jf. pkt. 6 og pkt. 7, skal UiO behandle søknaden så snart som mulig og meddele om godkjenning gis, eller om videre prosess, senest innen en måned etter at UiO mottok søknaden.
- Tilsvarende skal UiO snarest mulig behandle søknader fra den ansatte om unntatt publisering/offentliggjøring av sidegjøremål og eierinteresser, eller enkeltopplysninger knyttet til dette. Senest innen én måned skal det gis beskjed om søknaden etterkommes, eller om den videre prosess. UiO skal ikke offentliggjøre opplysningene før universitetet har tatt stilling til søknaden og meddelt den ansatte resultatet.
- Beslutning om godkjenning iht. pkt. 6 og pkt. 7 og om eventuell unntatt publisering/offentliggjøring skal foretas av den ansattes nærmeste overordnede. Dette innebærer for instituttledere at beslutning treffes av dekanen, og for dekaner og fagdirektører at beslutningen treffes av rektor og universitetsdirektøren etter samråd.
- I tvilstilfeller skal den som har beslutningsmyndighet forelegge søknaden for sin overordnede.
12. Oppdatering av sidegjøremål og eierinteresser og fornyede vurderinger om godkjenning
- Den ansatte plikter så snart som mulig å melde endringer i meldepliktige sidegjøremål, herunder endringer i sidegjøremålets art, omfang og varighet. På samme måte plikter den ansatte uten unødig opphold å melde endringer i meldepliktige eierandeler mv., herunder økning i og avvikling av eierandeler. Uvesentlige endringer omfattes ikke av meldeplikten etter dette punkt.
- Dersom det inntrer endringer i sidegjøremål eller eierinteresser som forutsetter universitetets godkjenning, skal den ansatte uten unødig opphold fremsette fornyet søknad og redegjøre for endringene. UiO skal foreta en fornyet vurdering innenfor de frister som følger av pkt. 11.
- Den ansatte plikter også uten unødig opphold å søke om fornyet godkjenning når det skjer endringer i arbeidsforholdet ved UiO som tilsier revurdering av registrerte sidegjøremål/eierinteresser.
- Uavhengig av ovennevnte forpliktelser skal den ansatte foreta en gjennomgang og eventuell oppdatering av registrerte sidegjøremål og eierinteresser når UiO ber om det. Det hører med å melde fra om de sidegjøremål og eierandeler som er avsluttet, å foreta eventuelle korreksjoner i eksisterende sidegjøremål/eierinteresser, eller å bekrefte at de registrerte sidegjøremålene/eierinteressene er oppdaterte og dekkende.
13. Tilbaketrekking av tidligere gitt tillatelser
En tidligere gitt tillatelse til sidegjøremål eller eierinteresser kan trekkes tilbake eller endres dersom de faktiske forholdene, lovgivningen eller retningslinjer fra andre organer endrer seg, slik at sidegjøremålet/eierinteresser blir i strid med sidegjøremålsreglene eller annet regelverk. Det samme gjelder dersom det tilkommer nye opplysninger, som innebærer at sidegjøremålet/eierinteresser vurderes til å være i strid med slikt regelverk.
14. Registrering, behandling og fjerning av opplysninger
- Alle innmeldte sidegjøremål og eierinteresser vil bli registrert i UiOs sidegjøremålsdatabase.
- UiO er behandlingsansvarlig.
- Formålet med behandlingen fremgår av innledningen i dette reglementet.
- Som en del av formålet vil opplysningene bli publisert.
- Registreringen og publiseringen har hjemmel i personvernforordningen (forordning 2016/679) artikkel 6 nr. 1 bokstav f, jf. personvernforordningen artikkel 5 og personopplysningsloven 2018 § 1. Bakgrunnen for publiseringen er at UiO gjennom åpenhet ønsker å sikre tilliten til universitetets uavhengighet og de ansattes integritet, samt at man ønsker å unngå interessekonflikter.
- Den ansatte kan kreve retting av feilaktige opplysninger om seg selv.
- De opplysningene som ikke publiseres iht. pkt. 15 eller kan kreves fremlagt etter offentlighetsloven, vil kun være tilgjengelig for enhetens ledelse og andre ved UiO som har saklig interesse i å kjenne dem.
- UiO vil av eget tiltak fjerne sidegjøremål fra publisering når den ansatte avvikler sitt ansettelsesforhold ved universitetet. Den ansatte kan anmode universitetet om at sidegjøremål eller eierinteresser som er opphørt blir unntatt fra publisering, jf. pkt. 12 ovenfor.
15. Publisering
Registrerte sidegjøremål og eierinteresser vil bli offentliggjort med de opplysninger som fremgår av punkt 10 første avsnitt, bokstav A – G, og tredje avsnitt, bokstav A – F, med mindre UiO etter anmodning fra den ansatte finner at det foreligger grunnlag for unntatt offentliggjøring av samtlige eller enkelte opplysninger knyttet til sidegjøremålet/eierinteressene.
16. Klageadgang - sidegjøremålsnemnda
- Nektelse av å påta seg eller fortsette med et sidegjøremål/eierinteresser – herunder nektelse av å inngå avtale som nevnt i punkt 6 eller 7 – skal gis en kort begrunnelse når den det gjelder anmoder om det.
- Nektelse som nevnt i punktet ovenfor kan den ansatte påklage til sidegjøremålsnemnda.
- Sidegjøremålsnemnda skal ha tre medlemmer, oppnevnt av universitetsstyret. Nemndas leder skal være jurist og ikke ansatt ved UiO. Ett medlem oppnevnes etter forslag fra fagforeningene ved UiO, og ett medlem etter forslag fra universitetsdirektøren.
- Klager som er begrunnet i at behandlingen av personopplysninger er rettsstridig, kan rettes til UiO som behandlingsansvarlig eller eventuelt klages inn for Datatilsynet. Det samme gjelder andre innsigelser til behandlingen.
17. Brudd på reglementet
Ved brudd på dette reglementet gjelder statsansattelovens bestemmelser (lovdata.no).