Innledning
Et godt fungerende studentdemokrati er et viktig verktøy for at studentene kan bidra i arbeidet med utviklingen av UiOs utdanningskvalitet og læringsmiljø. I dette arbeidet har alle enheter på alle styringsnivåer et ansvar for å legge forholdene til rette for at studentorganene kan skjøtte sine oppgaver på en forutsigbar og profesjonell måte.
1. Oppretting av studentorgan
Universitets- og høyskoleloven § 4-1 første ledd sier at studentene kan opprette et studentorgan for å ivareta studentenes interesser og fremme studentenes synspunkter overfor institusjonens styre. Tilsvarende kan studenter ved en avdeling eller en grunnenhet opprette et studentorgan for denne.
Ved UiO er studentorganene organisert i tre hovednivåer:
- UiO-nivå: Studentparlamentet representerer studenter ved hele UiO
- Fakultetsnivå: Studentutvalg representerer studenter ved et fakultet.
- Instituttnivå: Fagutvalg representerer studenter ved et institutt.
Det kan i tillegg finnes programutvalg som representerer studenter ved et studieprogram. Programutvalg kan organiseres på fakultets- eller instituttnivå, avhengig av hvordan programmet er organisert.
Fakultetet skal ha oversikt over operative studentorganer, og deres kontaktinformasjon.
Studentene kan også opprette utvalg som primært ivaretar det sosiale miljøet på et program eller et institutt. Disse utvalgene regnes ikke som studentorganer etter universitets- og høyskoleloven § 4-1 og omtales ikke her.
Valg til studentorganer
Universitets- og høyskoleloven § 4-1 andre ledd sier at det skal avholdes valg blant studentene til Studentparlamentet. For de andre studentorganene avgjør mandatet for organet hvordan representantene velges eller oppnevnes. UiO legger til rette for at studentorganene skal kunne gjennomføre valg på alle nivåer, og bistår ved behov med informasjon til aktuelle studentgrupper.
Studentorganenes forpliktelser
Studentparlamentet har et særskilt ansvar for å holde kontakt med studentutvalgene og bistå dem med erfaringsoverføring og rådgivning. Studentutvalgene har et særskilt ansvar for å holde kontakt med fag- og programutvalg på sitt fakultet og bistå dem med erfaringsoverføring og rådgiving.
Studentorganene:
- skal kommunisere seg imellom på tvers av nivåer og koordinere hvilket ansvar og oppgaver som tilfaller studentorganene på de ulike nivåene.
- skal gi god erfaringsoverføring mellom påtroppende og avtroppende tillitsvalgte.
- skal følge opp de oppgavene som inngår i avtalen med fakultetet.
Møter mellom ledelsen og studentorganene på hvert nivå
Universitetsledelsen skal ha jevnlige møter med ledelsen i Studentparlamentet. Fakultetsledelsen skal ha jevnlige møter med ledelsen i studentutvalget og eventuelt programutvalg på fakultetsnivå. Dersom det er etablert fag- eller programutvalg ved et institutt, skal instituttledelsen ha jevnlige møter med ledelsen i fag- eller programutvalget.
Møtene bør holdes regelmessig for å legge til rette for kontinuerlig dialog. Møtene skal ha en innkalling med dagsorden som sendes ut på forhånd, og de skal ha skriftlige referater. Både innkallinger og referater skal tas vare på for sporbarhet og erfaringsdeling.
UiOs tilrettelegging for studentorganer
Universitets- og høyskoleloven §4-1 sier at institusjonene skal legge forholdene til rette for at student-organene kan drive sitt arbeid på en tilfredsstillende måte. Omfanget av tilretteleggingen skal dokumenteres av institusjonen.
Universitetsledelsen skal ha en skriftlig avtale med Studentparlamentet om lokaler, utstyr og budsjettrutiner samt rammetilskudd til kontordriften. Avtalen skal også regulere honorering for medlemmene i studentparlamentets arbeidsutvalg.
Fakultetene skal ha skriftlige avtaler med sitt respektive studentutvalg om lokaler, utstyr og budsjettrutiner. Avtalen skal også regulere honorering for medlemmene i studentutvalget.
Dersom det er etablert program- eller fagutvalg ved et fakultet/institutt, kan det ved behov inngås en tilsvarende avtale mellom utvalget og fakultets-/instituttledelsen.
2. Studentenes representasjonsrett
Universitets- og høyskoleloven sier at studenter skal være representert i universitetsstyret (§ 8-1) og i læringsmiljøutvalget (§ 4-3). I tillegg sier § 4-4 at studentene skal ha minst 20 prosent av medlemmene i kollegiale organer med beslutningsmyndighet. Der dette ikke utgjør mer enn ett medlem, har studentene rett til å møte med ytterligere en student med tale- og forslagsrett.
I tillegg til den lovpålagte representasjonen i kollegiale organer med beslutningsmyndighet, legger UiO til rette for at studentene deltar i en rekke komiteer og utvalg som ikke har beslutningsmyndighet, men som diskuterer og behandler spørsmål som angår studentene på det aktuelle nivået Dette er en vesentlig del av studentenes medvirkning i strategiske og faglige diskusjoner på alle nivåer, og bidrar til at studentenes stemme blir hørt i de respektive organene.
Studentrepresentantene deltar på linje med øvrige representanter, enten organet har beslutningsmyndighet eller er rådgivende.
Hvilke organer er omfattet
Kollegiale organer med beslutningsmyndighet er definert i universitets- og høyskoleloven og i UiOs normalregler for fakulteter og institutter, hvor det også slås fast hvordan studentene skal være representert. Komiteer og utvalg uten beslutningsmyndighet har mandat fra ledelsen på det aktuelle nivået, og mandatet slår fast hvordan studentene skal være representert.
Vedlegg 1 gir en oversikt over UiOs faste organer, og listen oppdateres ved endringer i organisasjonsstrukturen. Fakultetet skal ha en oversikt over hvilke studenter som er valgt inn i kollegiale organ, komiteer og utvalg lokalt, og kontaktinformasjonen til disse studentene.
Studentene skal også ha anledning til å delta i midlertidige komiteer, utvalg og arbeidsgrupper som gjelder studentenes interesser. Det ledelsesnivået som etablerer slike fora skal i samråd med student-organet på det aktuelle nivået ta stilling til studentenes representasjon. Universitets- og høyskoleloven § 4-4 om studentrepresentasjon skal brukes så langt den passer (jf. ovenfor).
Honorar
Retningslinjer for honorar for representanter i kollegiale organer med beslutningsmyndighet forvaltes av Organisasjons- og personalavdelingen.
For komiteer og utvalg uten beslutningsmyndighet og for studentutvalgene på fakultetsnivå skal ledelsen på det aktuelle nivået gå i dialog med sine respektive studentorganer om honorering.
3. Studentorganenes høringsrett
Universitets- og høyskoleloven § 4-1 fjerde ledd sier at studentorganene skal høres i alle saker som angår studentene på det aktuelle nivået. Representasjonsretten handler om at studentene skal kunne velge representanter til å delta og bli hørt i organer hvor beslutninger fattes og saker diskuteres. Høringsretten handler om at studentorganene er høringsinstanser og skal få anledning til å gi innspill og sikre at sine interesser er belyst i forberedelsen av saker og prosesser. Representasjonsrett skal ikke brukes som en erstatning for høringsrett, eller motsatt. For å få til reell studentmedvirkning må begge være oppfylt.
Formålet med en høring er å innhente synspunkter, perspektiver og opplysninger i saker som blir utredet. Dette gjelder både saker som leder fram til et vedtak og utviklingsprosesser knyttet til strategier, årsplaner, budsjett og byggesaker. Det er særlig viktig å innhente studentenes synspunkter ved endringer i UiOs regelverk på alle nivåer.
Høringer kan være både skriftlige og muntlige. Høringer kan gjennomføres ved:
- å diskutere saken i ledelsens faste møte med studentorganet (jf. punkt 1)
- å holde møte med involverte studentgrupper
- å holde allmøte som er åpent for alle studentene på en enhet
- å sende ut skriftlige saksdokumenter med en frist for tilbakemelding
Skriftlige høringer dokumenteres med utsendte høringsdokumenter og mottatte høringssvar. En muntlig høring dokumenteres med innkallinger med dagsorden, saksdokumenter og møtereferater. Ved muntlig høring skal dagsorden og saksdokumenter sendes ut i rimelig tid, avhengig av sakens omfang.
Studentene som blir hørt kan forvente at synspunktene deres blir vurdert i den videre saksbehandlingen. En oppsummering av studentenes synspunkter skal normalt følge saken når den legges fram for lederen eller organet som skal diskutere en sak eller fatte en beslutning.
Studentorganene bør tas med i aktuelle prosesser på tidligst mulig tidspunkt. Det skal tas hensyn til at studentorganene kan ha behov for tid til å rådføre seg med sine studentgrupper.
Ved UiO er det naturlig at studentorganer høres i saker på sitt respektive nivå. Dette innebærer at Studentparlamentet involveres i høringer fra UiO-nivået, studentutvalget involveres i høringer fra fakultetsnivået og fagutvalg involveres i høringer fra instituttnivået. Programutvalg involveres avhengig av programmets organisering på fakultets- eller instituttnivå.
4. Opplæring
Universitetsledelsen skal legge til rette for at medlemmer i studentorganer og studentrepresentanter i UiOs kollegiale organer, komiteer og utvalg får nødvendig opplæring. Dette inkluderer blant annet innføring i UiOs organisering, ledelse og saksbehandling, samt studentenes rettigheter og plikter. Opplæringen skal tilpasses funksjonsperiodene for studentorganene og studentrepresentantene.
For studentorganer og studentrepresentanter på fakultets- og instituttnivå ivaretas dette ansvaret av henholdsvis fakultets- og instituttledelsen. SiO Foreninger vil også bistå studentutvalgene og fag- og programutvalgene med opplæring og rådgivning.