Formål
Prosedyren skal sikre at alle HMS-avvik meldes og behandles for å ivareta de involverte og forhindre gjentakelse. Prosedyren skal sikre at alvorlige ulykker håndteres og varsles raskt og riktig.
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder alle enheter ved UiO.
Ansvar
Ansatte/studenter har ansvar for å melde om HMS-avvik. Leder har ansvar for å behandle meldinger om HMS-avvik. Universitetsdirektøren har ansvar for å føre statistikk over meldinger om HMS-avvik.
Fremgangsmåte
Innmelding
Ansatte skal melde HMS-avvik ved å bruke skjema for melding om HMS-avvik i CIM. Personopplysninger om hvem som var involvert i avviket/hendelsen skal ikke registreres i skjemaet. HMS-avviket sendes automatisk til riktig leder basert på melders organisasjonstilhørighet. Studenter skal melde HMS-avvik i Si-fra systemet.
Behandling
Leder skal
- kvalitetssikre og klassifisere HMS-avviket, sørge for at HMS-avviket er tilstrekkelig belyst og at det ikke inneholder sensitive personopplysninger
- informere om HMS-avviket til verneombudet i verneområdet der HMS-avviket har oppstått
- i samråd med innmelder og verneombud vurdere saken og identifisere mulige tiltak
- beslutte tiltak
- følge opp gjennomføringen av de besluttede tiltakene
- lukke saken
- sørge for nødvendig rapportering
Ved alvorlige ulykker og alvorlige nestenulykker skal leder gjennomføre en analyse av HMS-avviket og sørge for at den skadede (om mulig) og verneombud deltar på analysen. Leder kan ta med andre deltagere ved behov. Mal for analyse av HMS-avvik (word) kan brukes. Dersom analysen viser at ansatte eller studenter har blitt eksponert for registreringspliktig kjemikalie eller faktor, så skal enheten rapportere dette til Enhet for HMS og beredskap. Skjema for eksponeringsregistrering skal da brukes.
Rapportering
- Leder skal rapportere statistikk over meldinger om HMS-avvik til Arbeidsmiljøutvalget /Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU).
- Ved ulykker som har medført alvorlig skade og alvorlig nestenulykke skal leder sende kopi av HMS-avviket og analysen til LAMU.
- Ved HMS-avvik som har ført til eksponering for registreringspliktig kjemikalie eller faktor, skal leder sende skjema for eksponeringsregistrering til Enhet for HMS og beredskap i lukket konvolutt.
- Ved ulykker som har medført alvorlig skade (Arbeidstilsynets definisjon) eller død skal leder snarest, og senest samme dag, varsle ledelsen, nærmeste politimyndighet og Arbeidstilsynet (AT). Varslingen til AT skal også bekreftes skriftlig av leder gjennom skjemaet Melding om arbeidsulykke som har voldt død eller alvorlig personskade (arbeidstilsynet.no).
- Ved mulig skade som vil avdekkes senere, sykefravær og personskade der lege er oppsøkt (yrkesskade), samt ved dødsulykker, skal leder innen 3 dager sende melding om yrkesskade til NAV for ansatt eller for student (nav.no) .
- Når melding om yrkesskade er sendt til NAV skal leder og ansatt også sende Skademelding til Statens pensjonskasse (SPK) (pdf) (spk.no) for ansatte som er innmeldt der.
- Ved el-ulykke skal leder sende skjema for el-ulykke med personskade til Direktoratet for sikkhehet og beredskap (DSB) (dsb.no).
- Ved ulykker og unormale hendelser som er varslingspliktige etter Strålevernforskriften, skal leder snarest og senest innen 3 dager sende rapport til Statens strålevern (nrpa.no). Sentral strålevernkoordinator i Enhet for HMS og beredskap skal bistå.
- Ved utslipp av genmodifiserte organismer (GMO) skal leder samme dag rapportere til Helsedirektoratet på epost: postmottak.5050spbh@helsedir.no. Følgende opplysninger oppgis: Hva som har skjedd. Hvorfor det skjedde. Identiteten og mengden av GMO som er sluppet ut. Opplysninger som er nødvendige for å vurdere uhellets virkninger for helse og miljø. Hvilke tiltak som er iverksatt.
Arkivering
Referanser
- Regelverk og andre rammevilkår
- Det er bedre å lære av en feil, enn å gjenta den (pdf) (regelhjelp.no)
- Registrere skader og sykdom (arbeidstilsynet.no)
- Strømskader (stami.no)
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS og beredskap
- Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 30.08.2017
- Utgave: 5
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-108