Formål
Denne prosedyren skal sikre at UiO
- har et oppdatert stoffkartotek
- bruker informasjonen i stoffkartoteket i det systematiske HMS-arbeidet
- har tilgjengelig sikkerhetsdatablad, verneblad og informasjonsblad for ansatte og studenter
- har gitt ansatte og studenter opplæring i bruken av stoffkartoteket og sikkerhetsdatablad eller informasjonsblad
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO hvor det lagres eller brukes kjemiske stoffer og stoffblandinger eller biologiske faktorer.
Ansvar
- Leder har ansvar for at enheten har et oppdatert stoffkartotek og for at informasjonen brukes i det systematiske HMS-arbeidet.
- Leder har ansvaret for at ansatte og studenter får opplæring i bruken av stoffkartoteket og sikkerhetsdatabladene/informasjonsbladene.
- Ansatte og studenter har ansvar for å bruke stoffkartoteket og følge de anbefalingene som gis i sikkerhetsdatablad og informasjonsblad.
Fremgangsmåte
UiO har besluttet at alle kjemikalier, uavhengig av merkeplikt, samt biologiske faktorer i klasse 2, 3 og 4, skal registreres i stoffkartoteket. Stoffkartoteket skal opprettes i et nettbasert program levert av Eco online (ecoonline.no).
Opprettelse og vedlikehold av stoffkartoteket
- Enhetens organisering og lokaler skal legges inn. Sikkerhetsdatablad eller informasjonsblad fra den virksomhet som har levert kjemikaliet eller den biologiske faktoren, skal legges inn på det lokalet hvor kjemikaliet eller den biologiske faktoren er i bruk evt lagres.
- Ved kjøp av kjemikalier eller biologiske faktorer skal det kontrolleres om sikkerhetsdatablad eller informasjonsblad som ligger i stoffkartoteket, er fra aktuell leverandør og er oppdatert. Ved manglende informasjon eller gammel informasjon, skal informasjonen oppdateres.
- Ved innlegging/oppdatering av sikkerhetsdatablad skal det velges sikkerhetsdatablad fra følgende baser etter prioritert rekkefølge:
- Eco Archive - sikkerhetsdatabladene oppdateres av kjemikalieleverandør (blå linjer)
- Eco Plus - sikkerhetsdatabladene oppdateres av Eco online (rosa linjer). Brukere som skal ha tilgang til å hente sikkerhetsdatablad fra Eco Plus skal meldes inn til Eco online av Enhet for HMS og beredskap.
- Eco Publisher - sikkerhetsdatabladene oppdateres av UiO (hvite linjer)
Krav til stoffkartoteket
- I tillegg til informasjon som identifiserer kjemikaliet, skal det legges inn informasjon om den mengden av kjemikaliet som kan være i lokalet.
- Sikkerhetsdatablad skal i utgangspunktet være på norsk, men det åpnes for at engelske sikkerhetsdatablad kan benyttes for forskningskjemikalier.
Bruk av stoffkartoteket
- Stoffkartoteket skal brukes til å få fram hvilke enheter som bruker kjemikalier som krever at de ansatte tilbys målrettede helseundersøkelser eller som medfører at det må vurderes behov for yrkeshygieniske målinger.
- Sikkerhetsdatabladene eller informasjonsbladene skal brukes for å sikre forsvarlig håndtering av kjemiske stoffer og stoffblandinger eller biologiske faktorer.
- Risikovurdering av kjemikaliene eller de biologiske faktorene skal gjennomføres. Risikovurderingen inkluderer også en substitusjonsvurdering.
Tilgang til stoffkartoteket
- Firmakode, brukernavn og passord fås fra lokal HMS-koordinator eller Enhet for HMS og beredskap.
- Administrator ved enheten skal gi den som skal holde stoffkartoteket oppdatert tilgang til lokasjonene som den skal oppdatere.
- Administrator ved enheten skal sende inn oversikt over opprettede fellesbrukere (tilgang til å lese sikkerhetsdatablader) til hms-post@admin.uio
- Administrator ved enheten skal sende inn oversikt over brukere som skal ha tilgang til Eco plus og opplæringsvideoer til hms-post@admin.uio
- Verneombudet skal ha tilgang til stoffkartoteket innen sitt verneområde.
Opplæring i bruk av stoffkartoteket
- Den som skal holde stoffkartoteket oppdatert, skal ha opplæring før arbeidet starter. For opplæring i UiO-spesifikke forhold, kontakt Enhet for HMS og beredskap. For generell kompetanse om Eco online, se lenker til nettkurs:
Stoffkartotek innleggere (Brukere som skal ha tilgang til nettkurs for innleggere skal meldes inn til hms-post@admin.uio)
Stoffkartotek (Bruk Mozilla Firefox)
- ECO online tilbyr egne klasseromkurs.
- Den enkelte bruker skal ha opplæring i bruken av sikkerhetsdatabladene.
Referanser
- Regelverk og andre rammevilkår
- Brukermanualen for Eco online (må logge inn i Eco online) (ecoonline.no)
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS og beredskap
- Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 19.05.2017
- Utgave: 4
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-95