Prosedyre for stoffkartotek

Formål

Denne prosedyren skal sikre at UiO

• har et oppdatert stoffkartotek
• bruker informasjonen i stoffkartoteket i det systematiske HMS-arbeidet
• har tilgjengelig sikkerhetsdatablad, verneblad og informasjonsblad for ansatte og studenter
• har gitt ansatte og studenter opplæring i bruken av stoffkartoteket og sikkerhetsdatablad eller informasjonsblad

Virkeområde

Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO hvor det lagres eller brukes kjemiske stoffer og stoffblandinger eller biologiske faktorer.

Ansvar

• Leder har ansvar for at enheten har et oppdatert stoffkartotek og for at informasjonen brukes i det systematiske HMS-arbeidet.
• Leder har ansvaret for at ansatte og studenter får opplæring i bruken av stoffkartoteket og sikkerhetsdatabladene/informasjonsbladene.
• Ansatte og studenter har ansvar for å bruke stoffkartoteket og følge de anbefalingene som gis i sikkerhetsdatablad og informasjonsblad.

Fremgangsmåte

UiO har besluttet at alle kjemikalier skal registreres i stoffkartoteket. Stoffkartoteket skal opprettes i et nettbasert program levert av ECOonline (ecoonline.no).

Opprettelse og vedlikehold av stoffkartoteket

• Enhetens organisering og lokaler skal legges inn. Sikkerhetsdatablad eller informasjonsblad fra den virksomhet som har levert kjemikaliet eller den biologiske faktoren, skal legges inn på det lokale hvor kjemikaliet eller den biologiske faktoren er i bruk evt lagres.
• Ved kjøp av kjemikalier eller biologiske faktorer skal det enten legges inn sikkerhetsdatablad eller informasjonsblad fra aktuell leverandør eller det skal kontrolleres om den informasjonen som ligger i stoffkartoteket, er oppdatert.

Krav til stoffkartoteket

• I tillegg til informasjon som identifiserer kjemikaliet, skal det legges inn informasjon om den mengden av kjemikaliet som kan være i lokalet.
• Under produktinformasjon knyttet til sikkerhetsdatabladet eller informasjonsbladet, skal det merkes av for kun synlig under søk.
• Sikkerhetsdatablad skal i utgangspunktet være på norsk, men det åpnes for at engelske sikkerhetsdatablad kan benyttes for forskningskjemikalier.

Bruk av stoffkartoteket

• Stoffkartoteket skal brukes til å få fram hvilke enheter som bruker kjemikalier som krever at de ansatte tilbys målrettede helseundersøkelser eller som medfører at det må vurderes behov for yrkeshygieniske målinger.
• Sikkerhetsdatabladene eller informasjonsbladene skal brukes for å sikre forsvarlig håndtering av kjemiske stoffer og stoffblandinger eller biologiske faktorer.
• Risikovurdering av kjemikaliene eller de biologiske faktorene skal gjennomføres. Risikovurderingen inkluderer også en substitusjonsvurdering.

Tilgang til stoffkartoteket

• Firmakode, brukernavn og passord fås fra lokal HMS-koordinator eller HMS-stab.
• For søk etter sikkerhetsdatablad i stoffkartoteket uten å logge seg inn, brukes .
  • Søk etter sikkerhetsdatablad
  • Velg "lokalt søk" på det oransje feltet for å få opp søkevindu.
• OBS Inntil videre må du henvende deg til en som har passord til ECOonline eller gå til nettsiden til det firma som leverer kjemikaliet, for å finne sikkerhetsdatablad der.

Opplæring i bruk av stoffkartoteket

• Den som skal holde stoffkartoteket oppdatert, skal ha opplæring før arbeidet starter. For opplæring i UiO-spesifikke forhold, kontakt HMS-stab. For generell kompetanse om ECOonline tilbyr ECOonline egne kurs.
• Den enkelte bruker må få opplæring i bruken av sikkerhetsdatabladene.

Referanser

• Arbeidsmiljøloven § 4-5 (lovdata.no)
• Stoffkartotekforskriften (lovdata.no) (Til 31.12.2012)
• Forskrift om utførelse av arbeid Andre del: Krav til arbeid med kjemiske og biologiske risikofaktorer (lovdata.no) (Fra 01.01.2013)
• Brukermanualen for ECOonline (må logge inn i ECOonline) (ecoonline.no)

Dokument-ID

• Utarbeidet av: HMS-stab, Organisasjons- og personalavdelingen
• Godkjent av: Tove Kristin Karlsen for Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
• Godkjenningsdato: 26.09.2012
• Utgave: 1
• Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-15