Personalreglement ved Universitetet i Oslo

Inngått 4. juli 1997 og gjelder fra 15. juli 1997, revidert 24. februar 2000. Erstatter Personalreglement ved Universitetet i Oslo for tilsetting av det vitenskapelige personalet og Personalreglement ved Universitetet i Oslo for teknisk-administrative stillinger, begge inngått 11. oktober 1990.

Merknad: Justeringer som følge av lovendringer, delegasjonsvedtak og lignende gjort etter 2000 er innarbeidet administrativt i reglementet.


Kap. 1 Fellesbestemmelser

Del I Generelt

§ 1 Virkeområde

Dette reglement gjelder for alle stillinger ved Universitetet i Oslo, og som omfattes av lov om statens tjenestemenn (tjenestemannsloven) og lov av 12. mai 1995 (endret siste gang 1. september 2009) om universiteter og høgskoler (universitets- og høgskoleloven). Reglementet gjelder også for eksternt finansierte oppdragsstillinger.

I samsvar med § 1 L i forskrift til tjenestemannsloven gjelder ikke reglementet for forelesere og hjelpelærere, øvingslærere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 prosent av full stilling, eksamenssensorer og eksamensinspektører

Kapittel 2 i dette reglement gjelder alle stillinger på lønnsplan 17.510 undervisnings- og forskerstillinger, 17.515 utdanningsstillinger, 17.520 universitetsbibliotekarer og 90.400 forskerstillinger. Universitetsstyret (tidligere Det akademiske kollegium, Kollegiet) kan bestemme at andre stillinger enn de ovennevnte skal følge kapittel 2. For øvrige stillinger ved Universitetet i Oslo gjelder kapittel 3.

I universitets- og høgskolelovens forstand omfatter betegnelsen undervisnings- og forskerstillinger stillinger som pr i dag er på lønnsplan 17.510, 17.515 og 90.400. Lovens særregler gjelder bare for de stillinger som omfattes av tjenestemannsloven.

I tvilstilfelle bestemmer Universitetsstyret hvilke stillinger som er vitenskapelige etter dette reglementet.

For undervisnings- og forskerstillinger gjelder forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger av 9. februar 2006. Det foreligger generelle retningslinjer for tilsetting av professor, førsteamanuensis, forskere, universitetslektor, førstelektor, universitetslektor og førstebibliotekar. I tillegg foreligger ulike reglementer for opprykk til vitenskapelige tjenestemenn med doktorgrad.

For utdanningsstillinger gjelder forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat, iverksatt 31. januar 2006. UiO har med virkning fra juli 2010 etablert Retningslinjer for ansettelse i postoktor- og stipendiatstillinger ved UiO.

Det er fastsatt retningslinjer for universitetsbibliotekarer.

For øvrig vises til Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) iverksatt 1. januar 2007 om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning.

§ 2 Definisjoner

Med partene forstås Universitetet i Oslo og de hovedsammenslutninger som er forhandlingsberettiget ved Universitetet i Oslo etter tjenestetvistloven.

Med innstillingsorgan forstås det styre, utvalg eller den funksjon som har innstillingsmyndigheten i henhold til universitets- og høgskoleloven og/eller tjenestemannsloven.

Med tilsettingsorgan forstås det styre, utvalg eller den funksjon som har tilsettingsmyndigheten i henhold til universitets- og høgskoleloven og/eller tjenestemannsloven.

Dekanen eller den personen som dekanen bemyndiger er nærmeste foresatte tjenestemyndighet ved tilsetting i stillinger underlagt fakultetene, rektor eller den person som rektor bemyndiger ved tilsetting i vitenskapelige stillinger ved enheter direkte under Universitetsstyret, bibliotekdirektøren eller den person som bibliotekdirektøren bemyndiger for Universitetsbibliotekets stillinger, museumsdirektøren for stillinger ved museene og universitetsdirektøren eller den person som universitetsdirektøren bemyndiger ved tilsetting i øvrige stillinger. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet ved tilsetting av universitetsdirektør er rektor.

Med administrasjon forstås etter dette reglementet dekanene eller de personer som dekanene bemyndiger for stillinger ved fakultetene, universitetsdirektøren for fagdirektørene og bibliotekdirektøren, bibliotekdirektør eller den person som bibliotekdirektøren bemyndiger for Universitetsbibliotekets stillinger, museumsdirektøren eller den person museumsdirektøren bemyndiger for stillinger ved museene og rektor/universitetsdirektøren eller de personer som rektor/universitetsdirektøren bemyndiger for øvrige stillinger.

Merknad: Definisjonen av ”nærmeste foresatte tjenestemyndighet” og ”administrasjonen” er endret etter innføring av enhetlig ledelse i 2004. Dekan, henholdsvis instituttleder har etter det totalansvar ved sine respektive enheter. Fakultetsdirektøren ivaretar imidlertid ledelse av fakultetsnivåets administrative og forvaltningsmessige arbeid i samråd med og på delegasjon fra dekanen, jf § 9 i Normalregler for fakulteter av 8. september 2003. Ved institutter ivaretar kontorsjefen ledelse av instituttets administrative og forvaltningsmessige arbeid i samråd med og på delegasjon fra instituttleder, jf § 8 i Normalregler for institutter av 8. september 2003.

§ 3 Instansrekkefølge

Når Universitetsstyret tilsetter, fastsetter universitets- og høgskoleloven § 11-2 at mindretallsanke i henhold til tjenestemannsloven § 5 nr 3 ikke kan bringes inn for annet organ til avgjørelse. Ellers bringes mindretallsanke inn for Universitetsstyret til endelig avgjørelse når et fakultetsorgan eller tilsvarende tilsetter.

Merknad: Myndighet til å behandle saker etter tjenestemannslovens §§ 4 nr 5 og 5 nr 3 er delegert til Universitetsstyrets tilsettingsutvalg.

Ved uenighet om en tilsetting i henhold til tjenestemannsloven § 4 nr 5, avgjør Universitetsstyret selv saken i henhold til universitets- og høgskoleloven § 11-2 når et annet organ enn Universitetsstyret har tilsettingsmyndigheten.

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 11-3 nr 1 avgjør tilsettingsorganet selv saker etter tjenestemannsloven § 17 nr 3 om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff.

Når det i et fakultetsorgan eller tilsvarende ikke er flertall for avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff i henhold til tjenestemannsloven § 18 nr 2, fastsetter universitets- og høgskoleloven § 11-3- nr 2 at saken kan bringes inn for Universitetsstyret til avgjørelse.

Klage fra en tjenestemann i henhold til tjenestemannsloven § 19 over vedtak etter universitets- og høgskoleloven § 11-3 nr 3 om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff, avgjøres endelig av departementet når vedtaket er fattet av Universitetsstyret og ellers av Universitetsstyret selv. Jf forvaltningsloven kapittel VI.

§ 4 Habilitet

Samme person bør av habilitetshensyn ikke sitte i både innstillings- og tilsettingsorgan (gjelder ikke personer som er med i organet ex officio).

§ 5 Plikt til å ta imot og utføre verv i innstillings- og tilsettingsråd

Deltakelse i innstillings- og tilsettingsorgan er en tjenesteplikt. Medlemmene av organet kan således ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll.

§ 6 Taushetsplikt

Taushetsplikt praktiseres i henhold til forvaltningsloven § 13.

Del II Andre bestemmelser

§ 7 Beregning av tjenestetiden

Ved beregning av tjenestetid, jf tjenestemannsloven §§ 9 og 10, legges all sammenhengende tjeneste ved Universitetet i Oslo til grunn for tjenestetidsberegning. Lønnede og ulønnede permisjoner skal ikke regnes med i tjenestetiden, Jf Administrasjonsdepartementets Personalmelding nr 15/95 punkt 2.3. Etter Hovedavtalen § 1 nr. 7 skal verv som tillitsvalgt likestilles som vanlig tjeneste, og skal av den grunn ikke gå til avdrag i tjenestetiden. Jf Hovedavtalen § 33.

Merknad: Endret gjennom PM 2005 -5 pkt 1”Beregning av tjenestetid i tjenestemannslovens §§ 9 og 10 – endring av praksis knyttet til arbeidstakere i lønnet fødsels/adopsjonspermisjon”. Permisjon som gjelder lønnet fødsels- og adopsjonspermisjon skal i henhold til denne meldingen medregnes. Det er samtidig vist til at det kan ”ikke avtales at permisjoner eller annet fravær skal medregnes ved beregning av tjenestetid i relasjon til §§9,10 og 13”

§ 8 Sletting av ordensstraff

I henhold til tjenestemannsloven § 14 slettes ordensstraffer etter i fem år.

Merknad: Etter personopplysningslovens § 11, første ledd bokstav e skal personopplysninger ”ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen”. Personalreglementets grense på fem år må dermed forstås som maksimumsgrense.

§ 9 Arbeidstid

Alle tilsatte skal overholde arbeidstid og tjenesteplikter i henhold til gjeldende avtaler. Det vises til arbeidsmiljøloven kapittel 10.

§ 10 Velferdspermisjoner

Velferdspermisjoner gis i henhold til gjeldende regler i hovedtariffavtalen.

For utdanningsstillinger gjelder pkt 14 i UiOs retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO, etablert med virkning fra juli 2010.

§ 11 Permisjoner i forbindelse med opplæring; overgang til annen stilling

Vurdering av søknader om permisjon i forbindelse med overgang til annen stilling skal som utgangspunkt bygge på en avveining mellom søkerens interesser og tjenestemessige hensyn. Universitetet i Oslo ønsker imidlertid å ha en liberal holdning til permisjon, spesielt i forbindelse med omstillingsmessige utfordringer og behov for fleksibilitet.

Ved gjensidig personalutveksling med andre statlige etater eller enkelthospitering i annen statlig virksomhet, skal det normalt gis permisjon i inntil to år, jf myndighetenes intensjoner om en mobilitets- og rotasjonsordning innen det statlige tariffområdet.

Midlertidig tjenestegjøring i internasjonalt arbeid, som internasjonale organisasjoner, norske hjelpetiltak i utviklingsland eller arbeid ved forsknings- og utdanningsinstitusjoner i utlandet bør normalt gis adgang til permisjon. Tjenestens tarv må i slike tilfeller være meget tungtveiende for å avslå søknad om permisjon. Samme prinsipp gjelder dersom den tilsattes ektefelle/samboer skal delta i denne type arbeid.

Intern rotasjon betraktes som et verdifullt virkemiddel både i forhold til gjensidig overføring av kunnskap mellom enheter/nivåer og som ledd i individuell kompetanseutvikling. Likeledes kan intern mobilitet bidra til å styrke de ansattes forståelse av og kjennskap til institusjonens totale virksomhet. Såfremt tjenesten tillater det, bør det derfor gis permisjon ved overgang til annen stilling internt ved universitetet, særlig dersom forflytningen vil bidra til videre faglig utvikling for den ansatte.

Søknad om permisjon ved overgang til annen stilling ved ekstern institusjon vil være gjenstand for individuell, skjønnsmessig vurdering fra arbeidsgivers side. Søknaden skal blant annet vurderes ut fra konkrete forhold i virksomheten, herunder mulighetene for å få tjenesten forsvarlig ivaretatt under fraværet.

Permisjonstiden ved overgang til annen stilling bør normalt ikke overstige ett år.

UiO skal for øvrig ha en liberal holdning til søknader om permisjon for å ivareta utrednings- eller forskningsoppdrag av midlertidig varighet. Tjenestefri ved andre former for faglig utvikling, kurs og tilsvarende kompetanseutviklingstiltak gis i samsvar med de retningslinjer som er nedfelt i statens særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning m v.

Søkeren må vanligvis ha en viss tjenestetid i sin nåværende stilling ved UiO (normalt 2-3 år) før permisjon for å tiltre annen stilling kan innvilges. Ved gjentatt permisjon skal det normalt kreves ytterligere en viss tjenestetid før ny permisjon kan innvilges.

§ 12 Fravær i forbindelse med forskningstermin m m

Universitetsstyret har fastsatt regler for forskningstermin.

§ 13 Ferie og ferielister

Ferien avvikles i henhold til ferielovens bestemmelser, og gjeldende tariffavtaler. Det skal settes opp ferielister i så god tid som mulig, jf ferieloven § 6 punkt 1.

Merknad: UiOs lokale særavtale om ferie ble sagt opp til bortfall 28. mai 2001

§ 14 Attester

Tilsatte som fratrer sin stilling etter lovlig oppsigelse får skriftlig attest. Slik attest gis for øvrig til alle som ber om det. Attesten skal inneholde navn, fødselsdag og fødselsår, stilling og dato for tiltredelse, eventuelt fratredelse av stillingen. Dessuten kan nærmeste foresatte tjenestemyndighet eller nærmeste faglige overordnede gi opplysninger om hvilke arbeidsområder den tilsatte har hatt, og en vurdering av arbeidet m v. For øvrig gjelder arbeidsmiljøloven §15-15.

Kap. 2 Tilsettingsreglement for det vitenskapelige personalet

Del I Kunngjøring

§ 1 Kunngjøring av stillinger

I henhold til tjenestemannsloven § 2 skal ledige stillinger vanligvis kunngjøres offentlig og tilsetting foretas etter alminnelig konkurranse.

Kunngjøringen omfatter både den teksten som benyttes i selve kunngjøringen og en eventuelt mer utførlig stillingsbeskrivelse ("stillingsbetenkning") som denne teksten bygger på.

I de tilfellene hvor ordinære prosedyrer for kunngjøring, innstilling og tilsetting fravikes innenfor rammene av personalreglementet, gjelder likevel de ordinære kvalifikasjonskravene for de respektive stillingsgruppene.

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 2 kunngjør tilsettingsorganet selv undervisnings- og forskerstillinger. Medlem av tilsettingsorgan kan likevel alltid kreve at Universitetsstyret foretar kunngjøringen. Administrasjonen kunngjør øvrige stillinger.

Når Universitetsstyret, evt styrets tilsettingsutvalg skal tilsette, fremmer fakultetsstyret eller et annet tilsvarende sammensatt organ ved fakultetet, eller tilsvarende organ ved enheter uten fakultetstilknytning, forslag til kunngjøringer og stillingsbeskrivelser.

Fakultetets tilsettingsorgan eller et annet tilsvarende sammensatt organ ved fakultetet, eller tilsvarende organ for enheter uten fakultetstilknytning, fremmer forslag til kunngjøring og stillingsbeskrivelse for Universitetsstyret når et medlem av disse organene i henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 2 krever at Universitetsstyret skal foreta kunngjøringen.

Universitetsstyret kan i henhold til § 2 nr 7 i forskrift til tjenestemannsloven foreta tilsetting i undervisnings- og forskerstilling uten forutgående kunngjøring når særlige grunner taler for det. Slik tilsetting kan ikke foretas hvis mer enn ett medlem av Universitetsstyret motsetter seg dette.

Kunngjøring kan unnlates når vikarer og andre midlertidige tjenestemenn skal tilsettes for kortere tid enn ett år, og ved tilsetting i eksternt finansiert stilling når særskilte grunner taler for det. Leder av tilsettingsorganet eller den person som lederen bemyndiger har fullmakt til å godkjenne tilsetting uten kunngjøring i hvert enkelt tilfelle. Jf tjenestemannsloven § 6 nr 2 c, og § 2 nr 6 i forskrift til tjenestemannsloven.

Når midlertidig tilsetting er foretatt etter ordinær tilsettingsprosedyre og etter offentlig kunngjøring der det er blitt oppgitt mulighet for senere fast tilsetting, kan tilsettingsorganet fatte vedtak om fast tilsetting uten ny kunngjøring. For øvrig vises til § 5 nr 1 og 2 i forskrift til tjenestemannsloven, jf universitets- og høgskolelovens § 6-5 om tidsbegrenset tilsetting av vitenskapelig personale. Midlertidig tilsatt tjenestemann i henhold til forskriftens § 5 nr 1 og universitets- og høgskolelovens § 6-5 tilsettes fast dersom stillingen er utlyst med mulighet for kvalifiseringsperiode og vedkommende har kvalifisert seg ved utløpet av perioden.

Når stillinger kunngjøres bør søknadsfristen være minimum fire uker for professorater og minmum tre uker for andre stillinger.

Offentlig kunngjøring skjer ved melding til NAV og når det er hensiktsmessig i dagspressen, i samsvar med de til enhver tid gjeldende regler for statens annonsering i dagspressen. I tillegg skal stillingene kunngjøres internt ved universitetet.

Vitenskapelige stillinger skal som regel kunngjøres internasjonalt gjennom ERA-More NORGE-prosjektet.

§ 2 Kunngjøringens innhold

Kunngjøringen skal inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav. Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om lønnsvilkår, søknadsfrist, arbeidssted og særlige vilkår for stillingen. Videre bør det angis fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig og hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen og arbeidsmiljøet.

Det vises for øvrig til Regler for tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger § 3, Regler om framgangsmåten ved tilsetting i førstelektorstillinger § 3, Regler om framgangsmåten ved tilsetting i førstebibliotekarstillinger § 3, Retningslinjer for ansettelse av universitetslektorer ved UiO, Regler for bruk av forskerstillinger ved UiO og Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO. Kunngjøring av utdanningsstillinger skal inneholde de opplysninger som er angitt i Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatsstillinger ved UiO, pkt 2.

For undervisnings- og forskerstillinger fastsetter universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 2 at hvis det ene kjønn er klart underrrepresentert innen den aktuelle stillingskategori på vedkommende fagområde, skal de som er av dette kjønn spesielt inviteres til å søke. Det skal legges vekt på likestillingshensyn ved tilsetting. Tilsettingsorganet kan bestemme at en stilling kun skal kunngjøres for det underrepresenterte kjønn. Jf også hovedavtale i staten (hovedavtalen) § 21 punkt 3.

I henhold til hovedavtalen § 21 skal kunngjøringen videre opplyse om de bestemmelser om kjønnskvotering som er fastsatt i Universitetet i Oslos tilpasningsavtale, dersom stillingsgruppen omfattes av kvoteringsreglene.

§ 3 Vilkår for fornyet kunngjøring

Dersom innstillings- eller tilsettingsorganet ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen og stillingsbeskrivelsen eller det foreligger reelle feil i kunngjøringen, skal stillingen normalt kunngjøres på nytt.

Dersom det har gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, kan innstillings- og tilsettingsorganet bestemme at stillingen kunngjøres på nytt.

Dersom en finner at det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, kan tilsettingsorganet bestemme at stillingen kunngjøres på nytt.

Del II Innstilling

§ 4 Behandling av søknader

Det skal utarbeides en søkerliste etter Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 1. januar 2009, § 25.

I henhold til Forvaltningslovsforskriftens § 15 har en søker rett til å gjøre seg kjent med samtlige søkeres navn, alder, utdanning og yrkespraksis. Slike opplysninger sammenfattes i en egen liste (utvidet søkerliste).

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 3 skjer tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger på grunnlag av sakkyndig bedømmelse ut fra kunngjøringen og stillingsbeskrivelsen. I stillinger hvor det stilles krav om pedagogiske kvalifikasjoner, skal det foretas en særskilt vurdering av om søkerne oppfyller disse.

Universitetsstyret har delegert til innstillings- eller tilsettingsorganet å bestemme at det skal holdes prøveforelesninger eller andre prøver før tilsetting foretas. På samme måte kan søkeren innkalles til intervju.

Dersom det ved prøveforelesningen eller andre prøver, intervjuet eller på annen måte kommer fram nye opplysninger av betydning for vurderingen av søkerne, skal disse opplysningene nedtegnes.

Jf

  • Regler om framgangsmåten ved tilsetting i førstebibliotekarstillinger §§ 5 og 6

  • Reglement om framgangsmåten ved tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger, §§ 7-10

  • Retningslinjer for ansettelse av universitetslektorer §§ 4-6

  • Retningslinjer for ansettelse i postoktor- og stipendiatstillinger pkt 3-7

  • Regler for bruk av forskerstillinger

  • Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO

§ 5 Innstillingsorgan

I henhold til universitets- og høgskolelovens § 6-3 nr 5 har Universitetsstyret besluttet at instituttstyre eller tilsvarende organ ved andre enheter skal foreta innstilling til undervisnings- og forskerstillinger som Universitetsstyret ikke har tilsettingsmyndigheten for. Ved enheter som ikke har instituttstyre gir nærmeste foresatte tjenestemyndighet innstilling. Et eget utvalg innstiller i de tilfellene nærmeste foresatte tjenestemyndighet er medlem av tilsettingsorganet.

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 5 foretar fakultetsstyret innstilling av professorer som tilsettes av Universitetsstyret.

Merknad: Etter universitetstyrets delegering av tilsettingsmyndighet i 2004 er bestemmelser om innstilling til vitenskapelige stillinger spesifisert i reglementene for de ulike stillingskategoriene, i Normalregler for fakulteter og Normalregler for institutter. Fullmaktsforhold ved innstilling er dessuten nærmere konkretisert i det enkelte fakultets administrasjonsreglement og i reglementene for museer, sentre og lignende.

Instituttnivået innstiller ved tilsetting i utdanningsstillinger og vitenskapelige mellomgruppestillinger. For utdanningsstillinger kan innstillingsmyndigheten delegeres videre, dersom tilsettingsmyndigheten er overført fra fakultetsnivå til instituttnivå.

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 3 skal søkere til undervisnings- og forskerstillinger bedømmes av oppnevnte sakkyndige før innstilling avgis av innstillingsorganet. Universitetsstyret har besluttet at innstillingsorganet eller annet tilsvarende sammensatt organ på samme forvaltningsnivå som innstillingsorganet normalt skal oppnevne minst tre sakkyndige som avgir uttalelse på grunnlag av kunngjøring og stillingsbeskrivelse samt søknadene med vedlegg. I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 3 skal begge kjønn være representert blant de sakkyndige. Innstillingsorganet kan i det enkelte tilfelle bestemme at de sakkyndige skal avgi individuelle vurderinger.

Innstillingsorganet innstiller på bakgrunn av de sakkyndiges vurdering, eventuelle prøveforelesninger eller andre prøver og eventuelt intervju med de aktuelle søkerne, og andre forhold som bør tas med i betraktning. Nærmere bestemmelser om de sakkyndige og om utformingen av kunngjøringen og stillingsbeskrivelsen er gitt i egne bestemmelser.

Jf Reglement om framgangsmåten ved tilsetting i professorater og førsteamanuensisstillinger § 12.

For utdanningsstillinger gjelder Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger pkt 9.

For universitetsbibliotekarer avgis innstilling av et innstillingsorgan på tre medlemmer. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet er leder og oppnevner i tillegg ytterligere ett medlem. Det tredje medlem oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap. Dersom tjenestemannsorganisasjonene ikke blir enige seg imellom om hvem som skal oppnevnes, skal den organisasjonen som har flest antall organiserte tjenestemenn i stillingsgruppen bli representert i innstillingsorganet. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet er ansvarlig for utforming av innstilling bygget på en faglig vurdering.

§ 6 Innstillingen

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 har Universitetsstyret besluttet at innstillingsorganet foretar en vurdering og rangering av søkerne på grunnlag av de sakkyndiges vurdering, søknadene og de opplysninger som framkommer i eventuelle prøveforelesninger eller andre prøver, eventuelt intervju eller på annen måte.

I henhold til tjenestemannsloven § 4 nr 4 skal vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning, når det er flere kvalifiserte søkere til en stilling.

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 har Universitetsstyret besluttet at innstillingen for undervisnings- og forskerstillinger skal gi opplysninger om de enkelte søkerne, deres utdanning, vitenskapelige produksjon, pedagogiske kvalifikasjoner, yrkeserfaring og eventuell annen relevant praksis. Det skal gis en skriftlig uttalelse om innstilte søkeres kvalifikasjoner og egnethet for stillingen sett på bakgrunn av kunngjøringsteksten og stillingsbeskrivelsen (betenkningen), de sakkyndiges vurdering samt en begrunnelse for den rekkefølge de innstilte søkerne er satt opp i. For stillinger som krever pedagogisk basiskompetanse skal det stadfestes om søkeren har slik kompetanse i henhold til Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO.

For utdanningsstillinger gjelder UiOs retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO, etablert med virkning fra juli 2010.

Del III Tilsetting

§ 7 Tilsettingsorgan

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 1 tilsettes professorer av Universitetsstyret.

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 1 benyttes fakultetsstyret eller tilsvarende organ som tilsettingsorgan for de vitenskapelige tjenestemenn som ikke tilsettes av Universitetsstyret. Et eget sentralt tilsettingsorgan tilsetter for enheter uten fakultetstilknytning.

Merknad: Universitetsstyret delegerte i 2004 tilsettingsmyndighet for ulike vitenskapelige stillinger. Tilsetting i vitenskapelig stilling foretas av et styre, tilsettingsutvalg eller lignende. Som det fremgår av universitets- og høgskolelovens § 6-3, første ledd, skal studentene være representert i tilsettingsorganet.

Myndighet i forhold til tilsetting er fordelt som følger:

Universitetsstyrets tilsettingsutvalg:

  • tilsetting av professor for faglig ledelse (SKO 1404)

  • tilsetting i professor I-stilling (SKO 1013) uten kunngjøring ("kallelse")

  • andre saker som dekanen eller et innstillings- eller tilsettingsorgan på fakultetet ønsker å forelegge for universitetsstyrets tilsettingsutvalg

I saker som er delegert til fakultet og hvor én eller flere av søkerne kommer med en begrunnet innsigelse til saksbehandlingen, skal universitetsstyrets tilsettingsutvalg få tilsendt kopi av søkerens merknader samt en orientering om fakultetets behandling av denne. Tilsettingsutvalget vil på dette grunnlaget avgjøre om det vil ta saken opp til behandling.

Fakultetsnivå har myndighet til å tilsette i følgende tilfeller:

  • tilsetting av professor I (SKO 1013) med kunngjøring

  • tilsetting av professor II med og uten kunngjøring

  • forlenget tilsetting av professor II

  • mellomgruppestillinger

  • utdanningsstillinger.

Fakultetsstyret kan delegere tilsettingsmyndigheten for utdanningsstillinger til instituttnivå, i de tilfeller hvor vurderingen fra sakkyndig komité er enstemmig

Det er et eget felles tilsettingsorgan for tilsetting i rekrutterings- og mellomgruppestillinger ved enheter uten fakultetstilknytning.

Et eget tilsettingsorgan tilsetter universitetsbibliotekarer. Jf dette kapitlets § 9 andre avsnitt.

Med hjemmel i tjenestemannsloven § 6 nr 2 c og 3 kan tilsetting i arbeidsforhold med kortere varighet enn ett år foretas av administrasjonen etter behandling i innstillingsorganet. Samme prosedyre kan med hjemmel i § 2 nr 6 i forskrift til tjenestemannsloven foretas ved tilsetting i eksternt finansiert stilling når særlige grunner taler for det.

§ 8 Tilsettingsorganets kompetanseområde

Tilsettingsorganet fatter vedtak om tilsetting for ett år og lengre tidsrom.

Tilsetting i arbeidsforhold med kortere varighet enn ett år og tilsetting i eksternt finansiert stilling når særlige grunner taler for det, skjer etter reglene i dette kapitlets § 7 fjerde avsnitt. Unntatt er arbeidsforhold med varighet under seks måneder og arbeidsforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer ukentlig eller med mindre enn 15/40 av full lønn for tilsvarende heltidsstilling, der rektor, dekan eller bibliotekdirektør eller den person som de to sistnevnte bemyndiger foretar selvstendig tilsetting uten forutgående behandling i innstillings- og tilsettingsorgan, jf tjenestemannsloven §§ 6 nr 1 og 6 nr 2 e. Ordningen gjelder ikke professor II.

Tilsettingsorganet selv fatter også vedtak i saker om ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed. Jf tjenestemannsloven § 17 nr 3. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan tjenestemenn i stedet for suspensjon midlertidig overføres til annen, mindre betrodd tjeneste i henhold til tjenestemannsloven § 17 nr 4.

§ 9 Tilsettingsorganets sammensetning

Sammensetningen av tilsettingsorganet for de vitenskapelige tjenestemenn som ikke tilsettes av Universitetsstyret, foretas i henhold til universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 1.

Et eget tilsettingsorgan på fem medlemmer tilsetter universitetsbibliotekarer. Bibliotekdirektøren leder tilsettingsorganet, som har to arbeidsgiverrepresentanter i tillegg. Den ene av disse oppnevnes av bibliotekdirektøren og den andre av bibliotekstyret. To representanter oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap. En av disse representantene skal tilhøre universitetsbibliotekargruppen.

Universitetet har et eget felles tilsettingsorgan for vitenskapelige stillinger ved ikke-fakultære enheter unntatt Universitetsbiblioteket. Universitetsstyret fastsetter hvordan slikt tilsettingsorgan skal sammensettes, jf universitets- og høgskoleloven § 6-3 nr 1.

Universitetsstyret har nedsatt et tilsettingsutvalg som på vegne av styret behandler tilsettingssaker. Tilsettingsutvalget er sammensatt av rektor (utvalgets leder) og utvalgte interne styremedlemmer, henholdsvis to representanter fra fast vitenskapelig personale, en fra teknisk-administrativt personale og en student.

Tilsettingsorganet kan i spesielle tilfeller gi en representant fra tjenestemannsorganisasjonene anledning til å delta i møtet med talerett, men ikke stemmerett.

§ 10 Saksbehandling i tilsettingsorganet

Tilsettingsorganets leder har ansvaret for saksbehandlingen i tilsettingsorganet.

Universitetsstyret har i besluttet at tilsettingsorganet skal fatte vedtak i møter med vanlig flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.

Tilsettingsorganet er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme.

Det skal føres møtebok for tilsettingsorganet, med oversikt over hvordan den enkelte har stemt. Mindretallet må selv formulere sine dissenser, og medlemmene har anledning til å grunngi sine standpunkter ved protokolltilførsel. Slik protokolltilførsel avgis før tilsettingsorganet har avsluttet behandlingen av saken i møte. Det må angis i protokolltilførselen om en krever saken behandlet i samsvar med tjenestemannsloven § 4 nr 5 (om tilsetting av en som ikke er innstilt), § 5 nr 3 (om uenighet i tilsettingsorganet om en tilsetting) eller § 18 nr 2 (om saksbehandling når det i tilsettingsutvalget ikke er flertall for oppsigelse m m).

§ 11 Melding om tilsetting

Den som tilsettes ved Universitetet i Oslo skal underrettes skriftlig om tilsettingen, og det inngås en skriftlig kontrakt i samsvar med arbeidsmiljøloven § 14-6. I underretningen om tilsettingsvedtaket skal det angis en frist for når vedkommende må gi beskjed om at tilbudet om tilsetting blir akseptert og eventuelt fra hvilket tidspunkt tiltredelse senest må finne sted.

Ved midlertidig tilsetting skal tjenestemannen i henhold til tjenestemannsloven § 5 nr 5 i tillegg underrettes skriftlig om tilsettingens varighet, eventuelt om hvilket oppdrag som skal utføres. Har den midlertidige tjenesten vart mer enn ett år, skal tjenestemannen ha minst en måneds varsel før fratredelse. Jf tjenestemannsloven § 7 nr 2.

De øvrige søkerne skal underrettes om at det er foretatt tilsetting i stillingen. Underretningen skal inneholde navnet på den søkeren som er tilsatt i stillingen.

Dersom stillingen krever pedagogisk basiskompetanse og søkeren mangler slik kompetanse, skal det presiseres i tilsettingsbrevet at vedkommende må skaffe seg kompetansen. Jf Regler for praktiseringen av kravet om pedagogisk basiskompetanse ved UiO.

Kap. 3 Tilsettingsreglement for teknisk-administrative stillinger

Del I Kunngjøring

§ 1 Kunngjøring av stillinger

I henhold til tjenestemannsloven § 2 skal ledige stillinger vanligvis kunngjøres offentlig og tilsetting foretas etter alminnelig konkurranse.

Administrasjonen kunngjør stillingen.

Kunngjøring kan unnlates når vikarer og andre midlertidige tjenestemenn skal tilsettes for kortere tid enn ett år, og ved tilsetting i eksternt finansiert stilling når særlige grunner taler for det. Jf tjenestemannsloven § 6 nr 2 c, og § 2 nr 4 i forskrift til tjenestemannsloven. Kunngjøring kan i spesielle tilfeller også unnlates ved tilsetting i arbeidsforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer ukentlig eller med mindre enn 15/40 av full lønn for tilsvarende heltidsstilling.

Når midlertidig tilsetting er foretatt etter ordinær tilsettingsprosedyre og etter offentlig kunngjøring der det er blitt oppgitt mulighet for senere fast tilsetting, kan tilsettingsorganet fatte vedtak om fast tilsetting uten ny kunngjøring.

Offentlig kunngjøring skjer ved melding til NAV og når det er hensiktsmessig i dagspressen, i samsvar med de til enhver tid gjeldende regler for statens annonsering i dagspressen. I tillegg skal stillingene kunngjøres internt ved universitetet.

Når stillinger kunngjøres offentlig bør søknadsfristen være på minimum to uker.

Universitetsstyret foretar utlysning i stillinger hvor det selv er tilsettingsmyndighet, jf universitets- og høgskolelovens § 11-1.

§ 2 Kunngjøringens innhold

Kunngjøringen skal inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav. Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om lønnsvilkår, søknadsfrist, arbeidssted og særlige vilkår for stillingen. Videre bør det angis fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig og hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen og arbeidsmiljøet.

I henhold til hovedavtale i staten (hovedavtalen) § 21, skal kunngjøringen opplyse om de bestemmelser om kjønnskvotering som er fastsatt i Universitetet i Oslos tilpasningsavtale, dersom stillingsgruppen omfattes av kvoteringsreglene. I så tilfelle skal kvinner oppfordres særskilt til å søke, i henhold til hovedavtalen § 21 punkt 3.

Utforming av kunngjøringstekst for de enkelte stillinger er underlagt arbeidsgivers styringsrett. Hvis stillingsgruppen omfattes dokumentet ”Stillingsstruktur teknisk-administrative stillinger” ved Universitetet i Oslo, må kunngjøringsteksten være basert på denne beskrivelsen.

§ 3 Vilkår for fornyet kunngjøring

Dersom innstillings- eller tilsettingsorganet ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen eller det foreligger reelle feil i den, skal stillingen normalt kunngjøres på nytt.

Dersom det har gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, kan innstillings- og tilsettingsorganet bestemme at stillingen kunngjøres på nytt.

Dersom en finner at det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, kan tilsettingsorganet bestemme at stillingen kunngjøres på nytt.

Del II Innstilling

§ 4 Behandling av søknader

Det skal utarbeides en søkerliste etter Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 1. januar 2009, § 25.

I henhold til Forvaltningslovsforskriftens § 15, har en søker rett til å gjøre seg kjent med samtlige søkeres navn, alder, utdanning og yrkespraksis. Slike opplysninger sammenfattes i en egen liste (utvidet søkerliste).

De søkerne som etter vurdering av søknadene synes å være best kvalifisert, skal intervjues. Dersom det ved intervjuet eller på annen måte kommer fram nye opplysninger av betydning for vurderingen av søkerne, skal disse opplysningene nedtegnes.

Innstillingen skal gi opplysninger om de enkelte søkerne, deres utdanning, yrkeserfaring og eventuell annen relevant praksis. Det skal gis en skriftlig vurdering av søkernes kvalifikasjoner og egnethet for stillingen sett på bakgrunn av kunngjøringsteksten, eventuelt intervju og søknadene med vedlegg, og gis en begrunnelse for rekkefølgen de innstilte søkerne er satt opp i.

§ 5 Innstillingsorgan

I henhold til universitets- og høgskoleloven § 11-1 nr 3 innstiller et innstillingsutvalg oppnevnt av Universitetsstyret ved tilsetting av universitetsdirektør.

Innstilling til stilling som dekan og museumsdirektør foretas av henholdsvis fakultetsstyret og museumsstyret, jf universitets- og høgskolelovens § 11-1 nr 3.

Innstilling i andre stillinger hvor Universitetsstyret er tilsettingsmyndighet skjer på grunnlag av innstilling fra universitetsdirektøren, universitets- og høgskolelovens § 11-1 nr 6.

For andre teknisk-administrative stillinger avgis innstilling av et innstillingsorgan på tre medlemmer med varamedlemmer. Nærmeste foresatte tjenestemyndighet er leder og oppnevner i tillegg ytterligere ett medlem. Det tredje medlemmet med varamedlem oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap. Dersom tjenestemannsorganisasjonene ikke blir enige seg imellom om hvem som skal oppnevnes, skal den organisasjonen som har flest antall organiserte tjenestemenn innen den aktuelle stillingskategori bli representert i innstillingsorganet. Jf prosedyrer for oppnevning av innstillingsutvalg.

Etter universitets- og høgskoleloven § 11-1 nr 6 skal universitetsdirektøren innstille ved tilsetting i fagdirektørstillinger.

Merknad: Rektor har på fullmakt stadfestet i 2010 at til stilling som fakultetsdirektør, fagdirektør (inkludert intern revisor) og bibliotekdirektør skal innstilling foretas av universitetsdirektøren, som oppnevner et utvalg til å bistå seg i arbeidet med vurdering av kandidater. Tjenestemannsorganisasjonene skal være representert i dette utvalget med en felles representant. Ved tilsetting i fakultetsdirektørstilling skal dekanen være representert i utvalget.

§ 6 Innstillingen

Innstillingsorganet etter § 5 foretar den endelige innstillingen.

Leder av innstillingsorganet er ansvarlig for å utforme innstilling bygget på en faglig vurdering, jf § 4 siste avsnitt.

I henhold til tjenestemannsloven § 4 nr 4 skal vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning, når det er flere kvalifiserte søkere til en stilling.

Det kan gjøres unntak fra denne paragraf ved tilsetting av tjenestemenn etter vilkårene i dette kapitlets § 8 andre avsnitt, etter godkjenning i innstillingsorganet.

Del III Tilsetting

§ 7 Tilsettingsorgan

  1. Universitetsstyret er tilsettingsorgan for universitetsdirektøren, ass. universitetsdirektør, bibliotekdirektøren, fakultetsdirektørene og fagdirektørene, og

    et tilsettingsråd er tilsettingsorgan for de øvrige stillinger,

i henhold til universitets- og høgskoleloven § 11-1.

I henhold til universitets- og høgskoleloven §11-1 nr 5 har Universitetsstyret fastsatt at det skal være egne tilsettingsorgan for stillinger ved

  • fakultetene (Det juridiske fakultet, Det medisinske fakultet, Det humanistiske fakultet og Det teologiske fakultet, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Det odontologiske fakultet, Det samfunnsvitenskapelige fakultet og Det utdanningsvitenskapelige fakultet)

  • Universitetsbiblioteket

  • Naturhistorisk museum og Kulturhistorisk museum (felles tilsettingsorgan)

  • For stillinger i sentraladministrasjonen og øvrige enheter uten fakultetstilknytning er det ett felles tilsettingsorgan.

Merknad: Museene har hvert sitt tilsettingsråd for tilsetting i lederstillinger som er direkte underlagt museumsdirektøren, jf § 8 i Reglement for Naturhistorisk museum og Kulturhistorisk museum av 23. oktober 2007.

Et eget tilsettingsorgan på tre medlemmer med varamedlemmer tilsetter instruktørtannleger og spesialtannleger. Fakultetsdirektøren eller den person som fakultetsdirektøren bemyndiger leder organet og oppnevner i tillegg en arbeidsgiverrepresentant. En representant oppnevnes av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap. Dersom tjenestemannsorganisasjonene ikke blir enige seg imellom om hvem som skal oppnevnes, skal den organisasjonen som har flest antall organiserte tjenestemenn innen den aktuelle stillingskategori bli representert i tilsettingsorganet.

Merknad: Rektor har på fullmakt stadfestet i 2010 at Universitetsstyret tilsetter i stilling som fakultetsdirektør, fagdirektør (inkludert intern revisor) og bibliotekdirektør.

Tilsettingsorgan ved arbeidsforhold med kortere varighet enn ett år og ved tilsetting i eksternt finansiert stilling når særlige grunner taler for det, går fram under i § 8 andre avsnitt.

§ 8 Tilsettingsorganets kompetanseområde

Tilsettingsorganet fatter vedtak om tilsetting for ett år og lengre tidsrom og ved arbeidsforhold som har lengre arbeidstid enn nevnt under neste avsnitt, siste ledd.

Tilsetting i arbeidsforhold med kortere varighet enn ett år kan med hjemmel i tjenestemannsloven § 6 nr 2 c og 3 avgjøres av innstillingsorganet med to tredelers flertall. Samme prosedyre kan med hjemmel i § 2 nr 6 i forskrift til tjenestemannsloven foretas ved tilsetting i eksternt finansiert stilling når særlige grunner taler for det, jf dette kapitlets § 6 siste ledd. Unntatt er arbeidsforhold med varighet under seks måneder og arbeidsforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer ukentlig eller med mindre enn 15/40 av full lønn for tilsvarende heltidsstilling, der administrasjonen foretar selvstendig tilsetting uten forutgående behandling i innstillings- og tilsettingsorgan, jf tjenestemannsloven § 6 nr 1 og nr 2 e.

Tilsettingsorganet selv fatter også vedtak i saker om ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed. Jf tjenestemannsloven § 17 nr 3. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan tjenestemenn istedenfor suspensjon overføres midlertidig til annen, mindre betrodd tjeneste i henhold til tjenestemannsloven § 17 nr 4.

§ 9 Tilsettingsorganenes sammensetning

Tilsettingsorganene skal bestå av ni medlemmer med varamedlemmer. Det skal være like mange ordinære representanter for tjenestemennene som for administrasjonen. I tillegg oppnevner administrasjonen lederen.

Hovedsammenslutningene som er forhandlingsberettiget ved Universitetet i Oslo etter tjenestetvistloven oppnevner et medlem hver, med et varamedlem.

Merknad: Antall medlemmer i tilsettingsråd ble endret fra 7 til 9 pr 1. januar 2006, fordi Forskerforbundet gikk ut av Akademikerne og det dermed var fire hovedsammenslutninger representert ved UiO.

§ 10 Saksbehandling i tilsettingsorganet

Tilsettingsorganets leder har ansvaret for saksbehandlingen i tilsettingsorganet.

Universitetsstyret har besluttet at tilsettingsorganet skal fatte vedtak i møter med vanlig flertall. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.

Tilsettingsorganet er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme.

Det skal føres møtebok for tilsettingsorganet, med oversikt over hvordan den enkelte har stemt. Mindretallet må selv formulere sine dissenser, og medlemmene har anledning til å grunngi sine standpunkter ved protokolltilførsel. Slik protokolltilførsel avgis før tilsettingsorganet har avsluttet behandlingen av saken i møte. Det må angis i protokolltilførselen om en krever saken behandlet i samsvar med tjenestemannsloven § 4 nr 5 (om tilsetting av en som ikke er innstilt), § 5 nr 3 (om uenighet i tilsettingsorganet om en tilsetting) eller § 18 nr 2 ( om saksbehandling når det i tilsettingsorganet ikke er flertall for oppsigelse m m). Jf også universitets- og høgskoleloven § 11-2.

§ 11 Melding om tilsetting

Den som tilsettes ved Universitetet i Oslo skal underrettes skriftlig om tilsettingen, og det inngås en skriftlig kontrakt i samsvar med arbeidsmiljøloven § 14-6. I underretning om tilsettingsvedtaket skal det angis en frist for når vedkommende må gi beskjed om at tilsettingen blir akseptert og eventuelt fra hvilket tidspunkt tiltredelse senest må finne sted.

Ved midlertidig tilsetting skal tjenestemannen i henhold til tjenestemannsloven § 5 nr 5 i tillegg underrettes skriftlig om tilsettingens varighet, eventuelt om hvilket oppdrag som skal utføres. Har den midlertidige tjenesten vart mer enn ett år, skal tjenestemannen ha minst en måneds varsel før fratredelse. Jf tjenestemannsloven § 7 nr 2.

De øvrige søkerne skal underrettes om at det er foretatt tilsetting i stillingen. Underretningen skal inneholde navnet på den søkeren som er tilsatt i stillingen.

Publisert 11. aug. 2010 12:51 - Sist endret 25. aug. 2014 09:30