Personalreglement ved Universitetet i Oslo

Personalreglement ved Universitetet i Oslo (UiO)

Forhandlet frem den 11. juni 2019.

Reglementet gjelder for ansettelse i stillinger ved UiO som omfattes av statsansatteloven, i det omfang det ikke er gitt særlig regulering i eller i medhold av lov om universiteter og høgskoler.

Fullmaktsforhold ved innstilling og ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger er med hjemmel i lov om universiteter og høgskoler fastsatt av universitetsstyret. Slike stillinger omfattes dermed ikke av personalreglementets bestemmelser om innstillende og ansettende myndighet. Øvrige bestemmelser i personalreglementet gjelder derimot også for undervisnings- og forskerstillinger.

Oversikt over fullmaktsforhold ved ansettelse i stillinger ved UiO fremgår av fullmaktskart.

Del I Generelt

1. Definisjoner, generelt om ansettelsesmyndighet mv.

1.1  Universitetsstyret har vedtatt at ansettelse i følgende lederstillinger foretas av universitetsstyret selv:

• universitetsdirektør
• fakultetsdirektør, bibliotekdirektør, avdelingsdirektør i LOS (UiO: Ledelsen og støtteenheter) intern revisor og assisterende universitetsdirektør
• dekan og museumsdirektør

1.2 Universitetsstyret har fastsatt fullmaktsforhold ved innstilling og ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger (lønnsplan 17.510), utdanningsstillinger (lønnsplan 17.515) og forskerstillinger (lønnsplan 90.400) gjennom:

• Regler for ansettelse i professorater og førsteamanuensisstillinger
• Regler for bruk av forskerstillinger
• Retningslinjer for ansettelse av universitetslektorer
• Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger

1.3 For stillinger som ikke omfattes av pkt. 1.1 og pkt. 1.2 er fullmakt til å ansette lagt til ansettelsesråd, se personalreglementet pkt. 6. 

1.4 "Statsansatt" betyr i dette reglement enhver ansatt arbeidstaker i virksomheten.

2. Unntak fra reglementsbestemmelsene

2.1 Reglene i punkt 3-8 gjelder ikke for ansettelse av statsansatte inntil seks måneder, forutsatt at det foreligger lovlig adgang til midlertidig ansettelse, jf. personalreglementets pkt. 2.4. I disse ansettelsessakene gjelder ikke kravene til offentlig utlysning, innstilling og ansettelse, jf. statsansatteloven § 7 første ledd (lovdata.no). Vedtak om ansettelse kan i slike tilfeller fattes av øverste leder ved fakultet eller enhet på tilsvarende organisatoriske nivå, eller den denne gir fullmakt.

2.2 For ansettelser inntil ett år kan offentlig utlysning av ledig stilling unnlates, jf. statsansatteloven § 7 annet ledd (lovdata.no), forutsatt at det foreligger lovlig hjemmel for midlertidig ansettelse, jf. personalreglementets pkt. 2.4. Nærmeste leder avgir i slike tilfeller innstilling og øverste leder ved fakultet eller enhet på tilsvarende organisatoriske nivå, eller den denne gir fullmakt, har ansettelsesretten. Av hensyn til kvalifikasjonsprinsippet må også ansettelser inntil et år kunngjøres der ordinær ansettelsesprosess kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Ansettelsesforhold uten forutgående offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen på ett år.

2.3 En ansettelse eller forlengelse av ansettelsesforholdet som vil strekke seg ut over seks måneder eller ett år, jf. nr. 2.1 og 2.2 ovenfor, skal behandles etter personalreglementets gjeldende regler om kunngjøring, innstilling og ansettelse.

2.4 Ansettelse etter nr. 2.1 eller 2.2 ovenfor kan bare skje dersom det foreligger hjemmel for midlertidig ansettelse etter statsansatteloven § 9 (lovdata.no), eventuelt adgang til åremål regulert i eller i medhold av universitets- og høyskoleloven.

2.5 Ansettelser med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke omfattes ikke av personalreglementets bestemmelser om innstilling og ansettelse, jf. statsansatteloven § 7 tredje ledd (lovdata.no). Vedtak om ansettelse kan i slike tilfeller fattes av øverste leder ved fakultet eller enhet på tilsvarende organisatoriske nivå, eller den denne gir fullmakt.

Del II Utlysning, innstilling og forslag til ansettelse

3. Utlysning av stillinger

3.1 Ledige stillinger skal, med unntak av de som er nevnt i personalreglementets pkt.. 2.1 og 2.2, utlyses offentlig, jf. statsansatteloven § 4 første ledd (lovdata.no). Kunngjøringsplikten har sammenheng med kvalifikasjonsprinsippet, som krever at den som er best kvalifisert etter en helhetlig vurdering av relevant utdanning, praksis og personlig egnethet skal ansettes. Stillingene må derfor kunngjøres for å sikre fri konkurranse ved at alle potensielle kandidater gis anledning til å melde sin interesse.

3.2 Arbeidsgiver skal informere arbeidstakerne om ledige stillinger i virksomheten, jf. arbeidsmiljølovens § 14-1 (lovdata.no). Stillinger som utlyses offentlig skal derfor også utlyses internt.

3.3 UiOs praksis er at søknadsfrist som hovedregel er minimum fire uker for professorstillinger, tre uker for øvrige vitenskapelige stillinger og to uker for teknisk-administrative stillinger.

3.4 Hvis det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, eller det på vesentlige punkt er aktuelt å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, så bør stillingen normalt utlyses på nytt. Det samme gjelder hvis det har gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, eller om forhold knyttet til stillingen har endret seg vesentlig.

4. Uttalelse om innstilling, innstilling, forslag til ansettelse mv.

4.1 Universitetsstyret har fastsatt fullmaktsforhold ved innstilling i følgende lederstillinger:

• For fakultetsdirektør, avdelingsdirektør i LOS, forskningssjef ved UiO: Energi, UiO: Norden, UiO: Livsvitenskap og tilsvarende lederstillinger, intern revisor og assisterende universitetsdirektør avgis innstilling av universitetsdirektøren. Det oppnevnes et utvalg som bistår universitetsdirektøren under vurdering av kandidater. Tjenestemannsorganisasjonene skal være representert i utvalget med en felles representant. Ved ansettelse i fakultetsdirektørstilling skal dekanen være representert i utvalget.
• For universitetsdirektør avgis innstilling av et innstillingsutvalg sammensatt blant medlemmer i universitetsstyret, med studentrepresentasjon
• For dekan og museumsdirektør avgis innstilling av fakultetsstyret, henholdsvis museumsstyret

4.2 Universitetsstyret har fastsatt fullmaktsforhold ved innstilling i undervisnings- og forskerstillinger, utdanningsstillinger og forskerstillinger, se personalreglementets pkt. 1.2.

4.3 For stillinger som ikke omfattes av reglementets pkt. 4.1 og pkt. 4.2 skal nærmeste leder avgi innstilling, jf. statsansatteloven § 5 første ledd (lovdata.no). Nærmeste leder bør utpeke ressurspersoner som rådgivere i vurderingen av kandidater, dvs. medarbeidere som har god innsikt i den aktuelle stillingens ansvarsområde. Dersom nærmeste leder er medlem av ansettelsesorganet, avgir vedkommende i stedet forslag til ansettelse, jf. statsansatteloven § 5 annet ledd (lovdata.no). I slike situasjoner er ansettelsesrådet ikke bundet til kun å ansette en kandidat som er foreslått, men kan velge blant samtlige søkere.

4.4 Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles eller foreslås i den rekkefølge de bør komme i betraktning, jf. statsansatteloven § 5 tredje ledd (lovdata.no). Dersom det innstilles færre enn tre må begrunnelsen være at det ikke er så mange som tre kvalifiserte kandidater.

5. Innsynsrett

Søkernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forvaltningslovforskriften (lovdata.no). Søkerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til ansettelse.

Del III Ansettelse

6. Ansettelsesorgan

6.1 Statsansatte som ikke omfattes av dette personalreglementets pkt. 1.1 og pkt. 1.2 ansettes av ansettelsesråd, med unntak av kortvarige ansettelser som omfattes av reglementets pkt. 2.1 og pkt. 2.2.

6.2 Antall ansettelsesråd ved UiO fastsettes av universitetsstyret, jf. universitets- og høyskoleloven § 11-1 nr. 5 (lovdata.no). På tidspunktet for etablering av dette personalreglementet er det ansettelsesråd ved fakultetene, ved Universitetsbiblioteket, et felles ansettelsesråd for museene og et felles ansettelsesråd for enheter tilknyttet LOS. Museene har hvert sitt ansettelsesråd for ansettelse i lederstillinger som er direkte underlagt museumsdirektøren.

6.3 Ansettelsesråd ved fakultetene, Universitetsbiblioteket, museene og LOS skal bestå av fire representanter fra arbeidsgiversiden med vara og fire representanter fra arbeidstakersiden med vara, jf. statsansatteloven § 6 annet ledd (lovdata.no). I tillegg oppnevner UiO leder av ansettelsesrådet med vara.

6.4 Et særskilt ansettelsesråd ansetter instruktørtannleger og spesialtannleger. Rådet består av en representant fra arbeidsgiversiden med vara og en representant fra arbeidstakersiden med vara. I tillegg oppnevner UiO leder av ansettelsesrådet med vara.

7. Oppnevning av representanter i ansettelsesråd

7.1 Representantene i ansettelsesråd bør ha samme organisatoriske tilknytning, dvs. i sin stilling høre inn under samme ansettelsesråd, som den ledige stillingen, med mindre særlige hensyn tilsier noe annet.

7.2 NTL, Forskerforbundet, Akademikerne og Parat oppnevner hver en arbeidstakerrepresentant med vara i ansettelsesrådene som til sammen har ni medlemmer, jf. reglementets pkt. 6.3. Representantene for de ansatte representerer ikke sin egen organisasjon når de er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere.

7.3 Øverste leder, eller den som bemyndiges, ved fakultetene, Universitetsbiblioteket, museene og LOS oppnevner ansettelsesrådets leder og arbeidsgiversidens fire representanter med vara.

7.4 I ansettelsesrådet for instruktørtannleger og spesialtannleger, jf. reglementets pkt. 6.4, som til sammen har tre medlemmer, oppnevner NTL, Forskerforbundet, Akademikerne og Parat i fellesskap en representant. Dersom tjenestemannsorganisasjonene ikke blir enige om hvem som skal oppnevnes, skal den organisasjonen som har størst medlemstall innen stillingsgruppene instruktørtannlege og spesialtannlege oppnevne representant.

7.5 Representantene i ansettelsesråd oppnevnes som hovedregel for en periode på to år om gangen.

8. Saksbehandling i ansettelsesrådet

8.1 Ansettelsesrådet fatter vedtak om hvem som skal ansettes, jf. statsansatteloven § 6 første ledd (lovdata.no), unntak fra prøvetid, jf. statsansatteloven § 15 første ledd (lovdata.no), samt ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed, jf. statsansatteloven § 30 første ledd (lovdata.no). Ansettelsesrådet skal vurdere om ansettelser skjer i henhold til gjeldende lovverk, herunder hjemmel for midlertidighet.

8.2 Ansettelsesrådet skal som hovedregel fatte vedtak i møter, men saker kan behandles ved sirkulasjon dersom rådets medlemmer er enige om det. Dersom minst ett av ansettelsesrådets medlemmer krever møte i en konkret sak, skal saken behandles i møte.

8.3 I statsforvaltningen gjelder generelt at deltagelse i ansettelsesråd er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll. Dersom likevel enkelte av rådets medlemmer ikke deltar i behandlingen av en sak eller ikke underskriver møteprotokollen, er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar og underskriver.

8.4 Ansettelsesrådene er selvstendige forvaltningsorganer som skal bidra til uavhengige og betryggende saksbehandling. Dette innebærer blant annet plikten til å påse at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak fattes, jf. forvaltningsloven § 17. Medlemmene av ansettelsesråd er ikke underlagt instruksjonsmyndighet. Alle medlemmer av ansettelsesrådet kan stille spørsmål som er nødvendige for å opplyse saken, herunder om vurderinger knyttet blant annet til kvalifikasjonsvurdering, hjemmel for midlertidighet og søkere med særlige rettigheter. Dersom et flertall av ansettelsesrådets medlemmer mener saken ikke er tilstrekkelig opplyst kan saken sendes tilbake til administrasjonen for ny vurdering.

8.5 Innstillingen som legges frem fra innstillende myndighet skal være så utfyllende at ansettelsesrådet får tilgang til fullverdig vurderingsgrunnlag. Dersom et medlem av et ansettelsesråd eller et styre ønsker å ansette en søker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av søkeren fra den som avgir innstillingen, jf. statsansatteloven § 6 tredje ledd (lovdata.no). Dette gjelder ikke ved forslag til ansettelse, hvor ansettelsesrådet ikke bundet til å ansette en kandidat som er foreslått, men kan velge blant samtlige søkere.

8.6 Det endelige ansettelsesvedtaket tas inn i en protokoll som underskrives av alle eller godkjennes elektronisk. Saken avgjøres ved alminnelig flertallsbeslutning.

Del IV Andre bestemmelser

9. Klageorgan

Dersom en statsansatt i medhold av forvaltningsloven påklager et vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, er klageinstans universitetsstyret i saker hvor vedtak ikke er fattet av universitetsstyret selv. I saker hvor universitetsstyret har fattet vedtak er klageinstans fagdepartementet.

10. Ikrafttredelse og revisjon

10.1 Dette personalreglementet er forhandlet frem mellom UiO og organisasjonene NTL, Forskerforbundet, Akademikerne og Parat. Personalreglementet omfatter de forhold som er fastsatt som forhandlingsgjenstand i statsansatteloven, og er i samsvar med kravene i lovens § 2 fjerde ledd (lovdata.no).

Når det i reglementet er henvist til lovbestemmelser er dette gjort for å skape sammenheng i teksten. Henvisningene er ikke ment å skape rettigheter eller forpliktelser ut over det lovbestemmelser i seg selv anviser.

10.2 Personalreglementet trer i kraft 1. juli 2019 i samsvar med det partene er enige om, jf. statsansatteloven § 2 første ledd (lovdata.no) og hovedavtalens § 19 nr. 2 bokstav d.

10.3 Hver av partene i virksomheten og fagdepartementet kan når som helst kreve at personalreglementet tas opp til revisjon, jf. statsansatteloven § 2 femte ledd (lovdata.no).