Team med røde data

Hva er røde data – og hva gjelder i Teams?

Røde data, også kalt fortrolig eller sensitiv informasjon, er opplysninger som kan skade offentlige interesser, universitetet, enkeltpersoner eller samarbeidspartnere dersom de kommer på avveie og blir kjent for uvedkommende. Eksempler inkluderer personopplysninger, helseopplysninger, vurderinger og fortrolige interne dokumenter. Les mer om klassifisering av informasjon på UiO

Microsoft Teams kan brukes til å samarbeide om dokumenter som inneholder røde data, men da må noen grunnleggende krav være oppfylt for å ivareta informasjonssikkerheten.

Følsomhetsetikett er påbudt

Dokumenter som inneholder røde data og som skal lagres i Teams, må merkes med følsomhetsetikett før de lastes opp. Dette sikrer at innholdet krypteres og tilgangsstyres. I tillegg forhindres kopiering, utskrift og skjermdumping av dokumentet.

For å legge på følsomhetsetikett må du bruke skrivebordsversjonen av Word, Excel eller PowerPoint. Det er ikke mulig å sette etikett gjennom nettversjonen av Office-programmene eller direkte i Teams.

Obs! Husk å merke dokumentet før du laster det opp. Les mer om hvordan du legger til følsomhetsetikett på Office-dokumenter.

Viktig: Ikke lim inn røde data direkte i meldinger i Teams – verken i chat eller i poster. Meldinger kan ikke merkes med følsomhetsetikett.

Hvordan lagres dokumenter i Teams?

Når du laster opp et dokument i en Teams-kanal, lagres det automatisk i en SharePoint-mappe som hører til den kanalen. Hvem som får tilgang til dokumentet, avhenger av hvem som har tilgang til teamet og kanalen – med mindre du har endret tillatelsene manuelt. Derfor er det viktig å laste opp dokumenter i riktig kanal, spesielt hvis dokumentet er merket med en følsomhetsetikett. Da sikrer du at det bare deles med de som skal ha tilgang.

Del som lenke – ikke som vedlegg

Dokumenter som inneholder røde data skal ikke sendes som vedlegg – verken i e-post eller i meldinger i Teams. Del alltid dokumentet som en lenke. Dette gir bedre sikkerhet og kontroll over hvem som har tilgang til innholdet.

Når du deler en lenke, kan du:

• gi spesifikke personer lese- eller skriverettigheter
• trekke tilbake tilgangen ved behov
• sette en utløpsdato for tilgangen
• sikre at mottakeren alltid har tilgang til den nyeste versjonen

Les mer om hvorfor det er tryggere å dele lenker enn å sende vedlegg

Bruk tilgangsstyringen i Teams

Hvis du skal samarbeide med flere om røde data over tid, bør du opprette et team der de som du samarbeider med har tilgang. Da slipper du å gi tilgang til hvert dokument – teamets medlemsliste styrer automatisk hvem som har tilgang.