Formål
Formålet med prosedyre for dokumentstyring i HMS-ledelsessystemet er å sikre at dokumenter er forståelige og lett identifiserbare, publiseres, fjernes og arkiveres likt for å sikre brukervennlighet og gjenfinning.
Virkeområde
Denne prosedyren gjelder for alle enheter ved UiO.
Ansvar
Leder har ansvar for at det foreligger et HMS-ledelsessystem og for å godkjenne policyer og prosedyrer i HMS-ledelsessystemet.
Fremgangsmåte
Leder skal sørge for at dokumenter i HMS-ledelsessystemet oppdateres ved behov og ta verneombudet med på råd ved utvikling av HMS-ledelsessystemet. Leder skal sørge for at gjeldende dokumentversjon er tilgjengelig der de skal brukes og at utdaterte versjoner fjernes. Leder skal sørge for ansatte som ikke forstår norsk har tilgang til nødvendige deler av HMS-ledelsessystemet på et språk de forstår.
Policyer og prosedyrer bør lages etter samme mal. Mal for policy og prosedyre kan brukes. Begreper og definisjoner bør være de samme i hele HMS-ledelsessystemet.
Leder skal sørge for at policyer og prosedyrer er datert og godkjent av leder. Når policyer og prosedyrer endres, skal leder sørge for at de dateres og godkjennes på nytt. Funksjon for godkjenning av dokumenter i Vortex kan brukes.
Rapportering
Endringer i HMS-ledelsessystemet skal dokumenteres og rapporteres til arbeidsmiljøutvalget. Leder er ansvarlig for rapportering.
Arkivering
HMS-dokumenter skal arkiveres som beskrevet i Arkivering av HMS-dokumenter.
Referanser
Dokument-ID
- Utarbeidet av: Enhet for HMS og beredskap
- Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
- Godkjenningsdato: 19.05.2017
- Utgave: 2
- Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-70