Automatisk filtrering av meldinger

Denne siden beskriver hvordan du kan sette opp filtrering og sortering av e-postmeldinger via webmailtjenesten.

Vi anbefaler å opprette e-postfiltre i webmail (OWA), fordi meldingene da filtreres på e-posttjeneren før de kommer fram til din e-postkonto. Dette er mer praktisk fordi sorteringen er uavhengig av programmet du bruker til å lese/sende e-post. Meldingene blir sortert likt uansett om du leser e-post via webmail, Outlook, Evolution, på hjemmemaskinen din eller på mobile enheter.

Hva gjør e-postfiltre?

Filter-funksjonaliteten brukes til å sortere e-post i ulike mapper, videresende meldinger og avvise e-post etter kriterier du spesifiserer selv. Du kan la all e-post fra spesielle lister samles i egne mapper, videresende e-post fra din mor til din private e-postadresse, og la reklame havne rett i søppelkassa.

Endre filtre

Du kan opprette og endre filtre ved hjelp av andre e-postprogram (Outlook, Evolution, m.fl.), men vi anbefaler at du kun oppretter og endrer på filtrene dine i webmail. Endrer du et filter du har opprettet i webmail via et annet e-postprogram, kan filteret bli ødelagt og slutte å virke.

Opprette eller endre filtre i webmail

1. Logg på webmail (OWA – Outlook Web App) med UiO-brukernavn og -passord. Klikk på Verktøy-ikonet (ser ut som et tannhjul). Velg Options i menyen som dukker opp.

2. For å opprette et nytt filter, klikker du først på organize email i menyen til venstre på siden.

I høyre del av vinduet klikker du på pluss-tegnet og velger hva slags filter du vil opprette. Alle typer filtre kan opprettes fra det første menyvalget (Create a new rule for arriving messages). De andre valgene i menyen er mye brukte filtertyper. Hvis et av disse passer til det filteret du vil opprette, sparer du litt tid ved å velge det. 

 
 
 
3. Det vises nå en ny filterdefinisjon. Gi filteret et beskrivende navn i den øverste tekstboksen, slik at du enkelt kan se hva de forskjellige filtrene gjør når du har flere.
 

Regel

Regelen sier noe om hvilke kriterier e-post skal velges ut i fra. Det vanligste er tekst i Subject eller Body eller Sender (avsender) eller Recipient (mottaker) av meldinger.

I eksempelet her har jeg valgt å ville sortere basert på Subject.

Handling

Jeg har nå valgt ut hvilke e-postmeldinger jeg ønsker å gjøre noe med (altså e-post med frasen over i Subject-feltet). Nå må jeg velge hva filteret skal gjøre med dem.
 
 
Jeg velger å flytte disse meldingene til en folder (mappe), og angir dermed hvilken mappe jeg vil flytte dem til (LOGS).
 
I dette steget kan du også opprette nye mapper hvis du trenger det.
 
 
Vi har nå et ferdig filter:
 
For å lagre filteret, klikker du på knappen Save nederst.

Oversikt over filtre

Etter at du har opprettet et filter for første gang, vil du under hovedmenyvalget Organize email finne en tabell som viser alle filtrene du har (og eventuelle filtersett). Filtrene er navngitt (av deg), og de er prioritert slik at det øverste filteret er prioritert høyest. Det høyest prioriterte filteret vil sjekkes først, og så nedover i rekkefølge fram til siste filter er sjekket eller e-posten har truffet en regel du har lagt til «Stop evaluating rules» på som handling.
 
For å gjøre endringer i filterrekkefølgen, klikker du på et filter/filtersett og drar det til ønsket plassering.
Publisert 26. okt. 2016 09:55 - Sist endret 8. nov. 2016 09:21