Reglement for godkjenning av studentforeninger ved Universitetet i Oslo

1. Hva er en studentforening ved UiO?

Med en studentforening ved UiO menes en samling av minimum fire studenter som demokratisk forener seg om formål og frivillig aktivitet til gode for studentmiljøet ved UiO eller til innsats overfor grupper utenfor universitetet. En studentforening ved UiO er godkjent etter dette reglement og utgjør ved det en egen juridisk ansvarlig enhet - selvstendig fra UiO.

2. Hvorfor registrering av studentforeninger?

Godkjenning og registrering av studentforeninger gjør det mulig for UiO å:

• kunne komme i kontakt og tilby UiOs studentforeninger fordeler og støtte
• synliggjøre mangfoldet av studentforeninger i universitetsmiljøet
• tydeliggjøre hvilke forventninger og krav som stilles for å være godkjent studentforening
• sikre at støtten til studentforeningene primært kommer studenter ved UiO til gode

3. Hvorfor være godkjent studentforening ved UiO?

Godkjente studentforeninger ved UiO blir presentert gjennom UiO og SiO Foreningers nettsider og kan:

• få råd og veiledning til etablering og drift av SiO Foreninger
• delta på SiO Foreningers kurs
• benytte «ved UiO» eller «ved Universitetet i Oslo» i navnet på foreningen
• benytte UiOs merke for godkjente studentforeninger
• lage egne nettsider med serverplass hos UiO
• søke om økonomisk støtte fra Velferdstingets Kulturstyre
• søke om lån av lokaler til foreningens aktivitet, jf. Reglement for studentforeninger som bruker lokaler ved UiO
• stå på stand/ drive informasjonsvirksomhet på campus, jf. Reglement for stands og plakater
• delta med eget stand på Foreningsdager ved semesterstart
• bli nominert til prisene «Årets studentforening» og «Årets nyskaping». Vinnerforeningene får 10 000 kr. hver

4. Hvordan bli godkjent som studentforening ved UiO?

Søknad om å bli godkjent studentforening skjer ved utfylling av elektronisk registreringsskjema på «Min Forening» på «Min Side» ved SiO Foreninger.

1. Opplysningene som oppgis her er offentlige og omfatter følgende:
   1. Foreningens navn, formål, adresse, e-postadresse og eventuelt organisasjonsnummer
   2. Foreningens vedtekter som lastes opp via «Min Side»
   3. Foreningens kontaktperson med kontaktinformasjon
   4. En kort presentasjon av foreningen som viser dens tilknytning til UiO
   5. Beskrivelse av foreningens aktivitet og formål på engelsk
   6. Antall medlemmer i foreningen
   7. Oversikt over foreningens eventuelle undergrupper, eller om foreningen er undergruppe av en annen forening
2. For godkjenning eller vurdering av foreningens aktivitet forbeholder UiO seg retten til å kunne:
   1. be om ytterligere opplysninger fra foreningen
   2. kreve at opplysningene foreningen oppgir skal dokumenteres
   3. foreta medlemskontroll av foreningen, jf. Rutine for medlemskontroll

5. Kriterier for å være en godkjent studentforening:

Studentforeningen må

1. være en selvstendig juridisk og organisatorisk enhet både i vedtekter og praksis
2. ha vedtekter hvor det fremgår at:
   1. foreningen har en demokratisk oppbygning som gir mulighet for medvirkning og innflytelse for alle foreningens medlemmer
   2. foreningens øverste organ er årsmøtet hvor alle medlemmer har møte- og stemmerett, styret velges, samt at eventuell årsberetning og regnskap skal legges frem og godkjennes av medlemmene.
   3. foreningens formål er å drive virksomhet for og med studenter ved UiO eller engasjere studenter til innsats overfor målgrupper utenfor universitetet.
   4. foreningens formål og virksomhet ikke er i strid med Lov om universiteter og høyskoler, annen norsk lov eller forskrift, eller andre bestemmelser fastsatt av departement eller UiO. Foreningen kan heller ikke formidle informasjon eller reklame for virksomhet som er i strid med nevnte bestemmelser.
   5. eventuelt økonomisk overskudd skal benyttes til foreningens formål/målgruppe, da foreningens styre eller medlemmer for øvrig ikke kan ta ut økonomisk utbytte fra en studentforening.
   6. foreningen har avklart ideell mottaker av foreningens verdier ved eventuell nedleggelse, jf.pkt.8 om avvikling av en studentforening
3. i hovedsak rekruttere medlemmer blant studentmassen ved UiO og har minimum fire medlemmer. Det skal oppgis antall medlemmer og foreningen skal:
   1. bestå av minst 75 % studenter eller tidligere UiO-studenter, hvor minst 50 % av medlemmene er semesterregistrert ved UiO gjeldende semester
   2. ha en kontaktperson som er semesterregistrert på årsenhet eller program ved UiO og sitter i styret.
   3. ha et styre hvor minst 50 % av styrets medlemmer er semesterregistrert ved UiO
   4. føre medlemsregister med navn og fødselsdato.
4. være en selvstendig demokratisk enhet fra en eventuell moderorganisasjon. Dersom foreningen har faste vedtekter fra moderforeningen eller det ikke kommer frem i foreningens vedtekter at foreningen er av og for studenter ved UiO, må dette forklares spesielt i beskrivelsen av foreningens virksomhet
5. følge kriterier for registrering og oppdatering av informasjon og medlemslister som følge av dette reglement, jf. pkt. 4 og 6
6. følge generelle og spesifikke regler ved lån av rom ved UiO
7. Foreninger med særlig tilknytning til universitetet, men som ikke oppfyller alle kriteriene, kan likevel etter en samlet vurdering av UiO bli godkjent som studentforeninger.

6. Oppdatering av informasjon fra studentforeninger

1. Godkjente studentforeninger skal oppdatere registrert informasjon slik at informasjonen ikke er eldre enn seks måneder. 
2. Informasjon om kontaktperson skal oppdateres løpende ved endringer i foreningen.
3. Dersom det er foretatt endringer i vedtektene, skal et oppdatert eksemplar av vedtektene lastes opp.

7. Mislighold

1. En studentforening mister sin godkjenning automatisk dersom foreningen, etter påminnelse fra SiO Foreninger, ikke oppdaterer informasjon innen angitt frist, jf.pkt.6. Studentforeningen kan, etter å ha kontaktet SiO Foreninger, få tilbake godkjenningen dersom informasjon etter oppdatering oppfyller kriteriene i pkt. 5.
2. En studentforening kan miste sin godkjenning dersom foreningen
   1. ikke lenger oppfyller kriteriene som studentforening jf. pkt. 5 og 6.  Studentforeningen kan søke om ny godkjenning ved å registrere seg på nytt ved påfølgende semesterstart.
   2. ved sin praksis bryter med kriteriene jf. pkt. 5 eller bryter avtaler som foreninger har gjort med universitetet. Ved grove brudd kan studentforeningens godkjenning og registrering oppheves med øyeblikkelig virkning.
3. Tvilstilfeller etter pkt. 2 avgjøres av Seksjon for forvaltning av forskning og utdanning. I denne type saker skal foreningen høres før foreningens godkjenning opphører. Vedtaket kan påklages av foreningen innen tre uker for behandling i Universitetsstyret.
4. Studentforeninger kan ved brudd på kriterier jf. pkt. 5 og 6 eller avtaler med UiO ilegges en karantenetid på 6 måneder før det på nytt kan søkes om godkjenning.  

8. Publisering av informasjon

Deler av den registrerte informasjonen publiseres på SiOs nettsider og lenkes derfra til UiOs sider (jf. pkt. 4). Dette inkluderer navn på kontaktperson, samt telefonnummer og epostadresse til kontaktperson og studentforening.

9. Avvikling av en studentforening:

Økonomisk overskudd ved avvikling overføres ideell mottaker i tråd med foreningens vedtekter. Hvis dette ikke er mulig overføres økonomisk overskudd til UiOs aktivitetsmidler som er et støttefond øremerket frivillig studentaktivitet ved UiO.

10. Forvaltning av reglementet og administrasjon av ordningen

Reglementet forvaltes på vegne av universitetsdirektøren av Seksjon for studiekvalitet (SK) og registreringsordningen administreres av SiO Foreninger på vegne av UiO.

11. Fastsettelse og endring av reglementet

Dette reglementet og senere endringer fastsettes av universitetsdirektøren. Godkjente studentforeninger skal informeres om endringer i reglementet.