Prosedyre for håndtering av HMS-avvik

Formål

Prosedyren skal sikre at alle HMS-avvik meldes og behandles for å ivareta de involverte og forhindre gjentakelse. Prosedyren skal sikre at alvorlige ulykker håndteres og varsles raskt og riktig.

Virkeområde

Denne prosedyren gjelder alle enheter ved UiO.

Fremgangsmåte

Innmelding

Ansatte skal melde HMS-avvik ved å bruke skjema for melding om HMS-avvik i SiFra. Personopplysninger om hvem som var involvert i avviket/hendelsen skal ikke registreres i skjemaet. HMS-avviket sendes automatisk til riktig leder basert på melders organisasjonstilhørighet. Studenter skal melde HMS-avvik i Si-fra systemet.

Behandling

Leder skal

• kvalitetssikre og klassifisere HMS-avviket, sørge for at HMS-avviket er tilstrekkelig belyst og at det ikke inneholder sensitive personopplysninger
• informere om HMS-avviket til verneombudet i verneområdet der HMS-avviket har oppstått
• i samråd med innmelder og verneombud vurdere saken og identifisere mulige tiltak
• beslutte tiltak
• følge opp gjennomføringen av de besluttede tiltakene
• lukke saken
• sørge for nødvendig rapportering 

Ved alvorlige ulykker og alvorlige nestenulykker skal leder gjennomføre en analyse av HMS-avviket og sørge for at den skadede (om mulig) og verneombud deltar på analysen. Leder kan ta med andre deltagere ved behov. Mal for analyse av HMS-avvik (word) kan brukes. Dersom analysen viser at ansatte eller studenter har blitt eksponert for registreringspliktig kjemikalie eller faktor, så skal enheten rapportere dette til Enhet for HMS og beredskap. Skjema for eksponeringsregistrering skal da brukes.

Rapportering

• Leder skal rapportere statistikk over meldinger om HMS-avvik til Arbeidsmiljøutvalget /Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU).
• Ved ulykker som har medført alvorlig skade og alvorlig nestenulykke skal leder sende kopi av HMS-avviket og analysen til LAMU.
• Ved HMS-avvik som har ført til eksponering for registreringspliktig kjemikalie eller faktor, skal leder sende skjema for eksponeringsregistrering til Enhet for HMS og beredskap i lukket konvolutt.
• Ved ulykker som har medført alvorlig skade (Arbeidstilsynets definisjon) eller død skal leder snarest, og senest samme dag, varsle ledelsen, nærmeste politimyndighet og Arbeidstilsynet (AT). Varslingen til AT skal også bekreftes skriftlig av leder gjennom skjemaet Melding om arbeidsulykke som har voldt død eller alvorlig personskade (arbeidstilsynet.no).
• Ved mulig skade som vil avdekkes senere, sykefravær og personskade der lege er oppsøkt (yrkesskade), samt ved dødsulykker, skal leder innen 3 dager sende melding om yrkesskade til NAV for ansatt eller for student (nav.no) .
• Når melding om yrkesskade er sendt til NAV skal leder og ansatt også sende Skademelding til Statens pensjonskasse (SPK) (pdf) (spk.no) for ansatte som er innmeldt der.
• Ved el-ulykke skal leder sende skjema for el-ulykke med personskade til Direktoratet for sikkhehet og beredskap (DSB) (dsb.no).
• Ved ulykker og unormale hendelser som er varslingspliktige etter Strålevernforskriften, skal leder snarest og senest innen 3 dager sende rapport til Direktoratet for strålevern og atomsikkerthet (dsa.no). Sentral strålevernkoordinator i Enhet for HMS og beredskap skal bistå.
• Ved utslipp av genmodifiserte organismer (GMO) skal leder samme dag rapportere til Helsedirektoratet på epost: postmottak.5050spbh@helsedir.no. Følgende opplysninger oppgis: Hva som har skjedd. Hvorfor det skjedde. Identiteten og mengden av GMO som er sluppet ut. Opplysninger som er nødvendige for å vurdere uhellets virkninger for helse og miljø. Hvilke tiltak som er iverksatt.

Verktøy

Arkivering av HMS-dokumenter

Mal for analyse av HMS-avvik (word)

Skjema for eksponeringsregistrering

Referanser

1. Arbeidsmiljøloven
2. Forurensningsloven
3. Forskrift om organisering ledelse og medvirkning
4. Forskrift om utførelse av arbeid
5. Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler
6. Brann- og eksplosjonsvernloven
7. Forskrift om brannforebygging
8. Forskrift om sikkerhet ved arbeid i og drift av elektriske anlegg
9. Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg
10. Forskrift om elektriske forsyningsanlegg
11. Forskrift om strålevern og bruk av stråling (strålevernforskriften)
12. Forskrift om innesluttet bruk av genmodifiserte dyr (dyreforskriften)
13. Forskrift om innesluttet bruk av genmodifiserte mikroorganismer
14. Forskrift om innesluttet bruk av genmodifiserte planter (planteforskriften)
15. ISO 45001
16. Policy for avvikshåndtering

Dokumentinfo og endringslogg

Fagansvarlig enhet: Enhet for HMS og beredskap