Prosedyre for gjennomføring av vernerunde

Formål

Prosedyren skal sikre at alle enhetene ved UiO gjennomfører årlig vernerunde på alle områder, samt halvårlige egenkontrollrunder (egenkontrollskjema for brukerne av UiO sine bygninger -word).

Virkeområde

Denne prosedyren gjelder alle verneområder ved UiO.

Ansvar

Leder har ansvar for å planlegge, gjennomføre og dokumentere vernerunden og egenkontrollrunden.

Fremgangsmåte

Vernerunden skal bestå av et formøte, en befaring og et avslutningsmøte. Leder skal ta verneombudet med på råd ved planlegging, gjennomføring og oppfølging.

Planlegging

• Leder skal sette tidspunkt for vernerunden og invitere verneombudet.
• Det kan lages en årsplan som sikrer at alle verneområdene blir gjennomgått årlig.
• Leder skal invitere andre støttespillere og sentrale personer ved behov. Dette kan f.eks. være en representant fra Enhet for BHT, driftspersonell, HMS-koordinator, osv.
• Leder skal avgjøre om vernerunden skal omfatte studentenes læringsmiljø, og skal i så fall invitere studentrepresentanten fra LAMU.
• Leder skal informere de ansatte om når vernerunden gjennomføres.

Gjennomføring

• Formøte: Leder og verneombud skal delta på formøtet. I tillegg kan andre relevante deltagere inviteres. Leder skal gå gjennom status for tiltakene fra forrige vernerunde og innmeldte avvik, og bestemme tema for årets vernerunde sammen med de andre møtedeltagerne.
• Befaring: Leder, verneombud og eventuelle andre deltagere skal gjennomføre en befaring i lokalene og snakke med medarbeiderne. Sjekkliste og tiltaksplan for vernerunde (word) kan brukes, eventuelt kan det gjøres lokale tilpasninger.
• Avslutningsmøte: Leder, verneombud og eventuelle andre deltagere skal delta på avslutningsmøtet. Leder skal oppsummere funnene på vernerunden og ferdigstille sjekkliste og tiltaksplan for vernerunde etter innspill fra møtedeltagerne.

Oppfølging

• Leder skal informere de ansatte om tiltaksplanen.
• Leder skal sørge for at tiltaksplanen gjennomføres, og det anbefales at tiltakene følges opp i CIM-avviksmodul.

Rapportering

Leder skal sende årsplaner for vernerunde, sjekkliste og tiltaksplan for vernerunde til LAMU og styret for enheten.

Arkivering

Arkivering av HMS-dokumenter

Referanser

Regelverk og andre rammevilkår

Dokument-ID

• Utarbeidet av: Enhet for HMS og beredskap
• Godkjent av: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe
• Godkjenningsdato: 19.05.2017
• Utgave: 3
• Saks- og dokumentnr. i ePhorte: 2012/11454-99